Họp hành luôn là điều cần thiết, diễn ra thường xuyên tại các doanh nghiệp hiện nay. Mục đích chính của các cuộc họp là tổng kết hoạt động đã thực hiện, đưa ra phương án xử lý những hạn chế và kế hoạch trong tương lai. Tuy nhiên, không ít nhân viên, thậm chí cả lãnh đạo hiện nay rơi vào tình trạng “chết trong phòng họp”. Vậy điều đó có nghĩa là gì? Làm sao để không trở thành nạn nhân?
“Chết trong phòng họp” – hiểu như thế nào cho đúng?
“Chết trong phòng họp” – hiểu như thế nào cho đúng?
“Chết trong phòng họp” hiểu đơn giản thì nó nói về những buổi họp tồi tệ, vô nghĩa. Ở đó, câu chuyện chỉ xoay quanh những lý lẽ, phương án thụt lùi, tìm ra vấn đề nhưng không biết cách để giải quyết. Điều này cũng phản ánh người lãnh đạo tồi, không có khả năng đưa doanh nghiệp đi lên, phát triển.
Tình trạng “chết trong phòng họp” diễn ra khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Dẫu biết rằng họp là một phần không thể thiếu giúp chúng ta củng cố, phát triển hơn nữa. Song, mỗi nơi, mỗi nhà lãnh đạo lại có cách triển khai khác nhau. Có những buổi họp mang đến cảm giác đáng sợ, là một phần gây tốn kém thời gian, nhân lực trong công việc. Trường hợp tệ nhất là nó trở thành nguồn gốc của sự căng thẳng, gây nhiều trở ngại trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Vậy làm cách nào để chúng ta không rơi vào tình trạng này? Hãy cùng tham khảo một số bí quyết được JobsGO chia sẻ ở phần tiếp theo nhé!
Làm sao để không trở thành nạn nhân “chết trong phòng họp”?
Chắc chắn không ai mong muốn bản thân bị “chết trong phòng họp”, mãi giậm chân tại chỗ, thậm chí là đi lùi trong sự nghiệp phải không nào? Vậy thì các bạn cần ghi nhớ những “mẹo” quan trọng khi tham gia các cuộc họp như sau:
Nắm rõ mục đích của cuộc họp
Nắm rõ mục đích của cuộc họp
Điều đầu tiên, dưới tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn sẽ cần phải biết được mục đích của cuộc họp này là gì? Bạn hãy tự hỏi bản thân mình xem cuộc họp có thực sự quan trọng, cần thiết hay không? Mục tiêu này có bắt buộc phải triển khai, thực hiện qua các cuộc họp hay là dễ dàng giải quyết được qua phương thức khác (ví dụ như email hay gọi điện thoại)?
Việc đặt ra một lý do, mục đích cụ thể, rõ ràng là không thể thiếu đối với mỗi cuộc họp dù ở mức độ nào. Trước mỗi cuộc họp, bạn hãy gửi một thông báo chi tiết về mục đích của nó cho những người có liên quan để họ chuẩn bị tinh thần, tài liệu cần thiết. Bằng cách này, cuộc họp sẽ diễn ra hiệu quả hơn rất nhiều.
Một nhà lãnh đạo giỏi là người có thể nhận ra được các vấn đề xảy ra trong quá trình họp. Bạn không thể tổ chức một cuộc họp với nhân viên rồi cứ thao thao bất tuyệt trong khi mọi người đều đang ngồi nghe trong sự ngán ngẩm, chán nản, không hào hứng. Hay bạn cũng không thể cố chấp tranh cãi với nhân viên về những điều tồi tệ đã xảy ra khiến doanh nghiệp gặp nguy hiểm. Bạn cần biết vấn đề nằm ở đâu và đưa ra giải pháp để chấm dứt tình trạng đó ngay lập tức. Có như vậy thì tình trạng “chết trong phòng họp” mới không diễn ra.
Nhận ra các vấn đề trong cuộc họp
Tạo sự hấp dẫn ngay từ đầu
Để một cuộc họp có giá trị, không trở nên vô nghĩa thì tương tác với mọi người là điều rất quan trọng. Người lãnh đạo sẽ cần tạo sự hứng thú, hấp dẫn và cơ hội cho nhân viên ngay từ đầu để các ý kiến, quan điểm được thể hiện bởi nhiều người. Ví dụ trong quá trình trao đổi, bạn có thể đưa ra câu hỏi với một người bất kỳ “bạn nghĩ sao về điều này?” để cuộc họp diễn ra sôi nổi, có đóng góp, có phản biện và cuối cùng đưa ra được giải pháp, giải quyết được vấn đề mấu chốt của buổi họp.
Chắc chắn một ngày không thể chỉ dành cho các cuộc họp. Lãnh đạo và nhân viên đều có rất nhiều công việc cần phải thực hiện. Do đó, các cuộc họp thường được dự định diễn ra trong khoảng thời gian nhất định như 30 phút – 1 tiếng. Tuy nhiên, sẽ không có gì là tuyệt đối, đôi khi có vấn đề phát sinh thì 30 phút hay 1 tiếng là không đủ. Những lúc như vậy, bạn cần có sự linh hoạt và bỏ qua việc canh giờ để kết thúc.
Bởi thực tế, các cuộc họp kết thúc mà không có tổng kết rõ ràng thì chỉ là lãng phí thời gian. Do đó, cách tốt nhất là hãy lựa chọn thời gian hợp lý, tránh bị gián đoạn bởi những công việc khác bạn nhé.
Chú ý vấn đề thời gian của cuộc họp
Biết châm ngòi cho sự xung đột
Một cuộc họp thành công hay thất bại còn tùy thuộc vào những xung đột diễn ra trong suốt quá trình trao đổi. Nếu bạn chỉ tổ chức một buổi để thuyết trình cho nhân viên nghe về kế hoạch dự án thì thực sự nó không cần thiết. Bạn chỉ cần gửi một email đến những người liên quan và họ sẽ thực hiện theo.
Để có được một cuộc họp “sống’, bạn cần biết cách để tạo nên các ý kiến, quan điểm trái chiều của mọi người, để họ tranh luận rồi đi đến kết quả cuối cùng. Những cuộc họp “chết” thường diễn ra quá nhàm chán, thiếu kịch tính và nhân viên không được lên tiếng cho các vấn đề được đưa ra.
Như vậy, có thể thấy việc để “chết trong cuộc họp” không chỉ khiến bạn tốn rất nhiều thời gian, công sức mà còn bỏ lỡ những cơ hội tốt. Mong rằng qua những chia sẻ trên đây, các nhà lãnh đạo, nhân viên trong doanh nghiệp sẽ hiểu và biết cách để khắc phục tình trạng này nhé.
Hồng Nguyễn
