“OKR là gì?” là câu hỏi được nhiều người quan tâm trong thời gian gần đây, đặc biệt là trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Đây là một phương pháp quản trị hiệu quả giúp các tổ chức và cá nhân xác định, theo dõi và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Để hiểu rõ hơn về mô hình OKR, bạn hãy đọc ngay bài viết dưới đây nhé.
OKR là viết tắt của Objectives and Key Results, dịch ra có nghĩa là mục tiêu và kết quả then chốt. Đây là một phương pháp thiết lập mục tiêu và theo dõi hiệu quả được nhiều tổ chức, cá nhân áp dụng. Nó bao gồm 2 yếu tố chính:
Objectives (mục tiêu): Đây là những mục đích hoặc đích đến cụ thể mà tổ chức, nhóm, cá nhân muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu cần phải rõ ràng, đo lường được và đủ thách thức để thúc đẩy sự phát triển.
Key Results (kết quả then chốt): Đây là các chỉ số định lượng giúp đánh giá mức độ tiến bộ trong việc hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Kết quả then chốt phải cụ thể, có thể đo lường được và có thời hạn cụ thể.
Phương pháp OKR có nguồn gốc từ năm 1954 khi Peter Drucker giới thiệu khái niệm “Quản lý theo mục tiêu” (MBO). Sau đó, vào năm 1968, Andrew Grove tại Intel đã phát triển MBO thành khuôn khổ OKR như hiện nay. John Doerr, một cựu nhân viên của Intel đã giới thiệu OKR cho Google và từ đó phương pháp này trở nên phổ biến rộng rãi.
OKR Là Gì?
Ví dụ về một OKR:
Mục tiêu (Objective): Tăng doanh thu từ kênh bán hàng trực tuyến lên 20% trong quý tới.
Kết quả then chốt (Key Results):
Tăng lượt truy cập website bán hàng lên 30% so với quý trước.
Nâng tỷ lệ chuyển đổi khách truy cập thành khách hàng lên 5%.
Giới thiệu thành công ít nhất 2 chương trình khuyến mãi mới.
OKR đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Nhờ áp dụng OKR, doanh nghiệp có thể:
2.1 Tăng Sự Tập Trung
Phương pháp OKR giúp tăng cường sự tập trung của tổ chức, nhóm và cá nhân vào những mục tiêu quan trọng nhất. Bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu cần đạt được và các kết quả then chốt để đo lường tiến độ, mọi người có thể tập trung nỗ lực vào những nhiệm vụ trọng yếu, loại bỏ những công việc không cần thiết và sử dụng hiệu quả các nguồn lực có hạn. Điều này giúp tránh sự phân tâm và đảm bảo mọi người cùng hướng tới những mục đích chung.
2.2 Tạo Sự Liên Kết
OKR góp phần tạo ra sự liên kết giữa các mục tiêu của tổ chức, nhóm và cá nhân. Các mục tiêu và kết quả then chốt được xây dựng dựa trên chiến lược tổng thể của tổ chức, đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng tới cùng một hướng đi. Từ đó tăng cường sự đồng bộ, phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận khác nhau trong tổ chức, tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và hiệu quả.
2.3 Tạo Sự Cam Kết
Phương pháp OKR khuyến khích sự cam kết và chịu trách nhiệm của mọi thành viên trong tổ chức. Bằng cách tham gia vào quá trình xác định mục tiêu và kết quả then chốt, mọi người cảm thấy gắn kết hơn với những mục tiêu đó, có động lực để đạt được chúng. Việc đo lường, theo dõi tiến độ một cách công khai cũng tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm giải trình, thúc đẩy mọi người nỗ lực hết mình.
2.4 Theo Dõi Các Rủi Ro
Mô hình OKR cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để theo dõi và quản lý rủi ro. Khi đặt ra các kết quả then chốt cụ thể, có thể đo lường được, tổ chức sẽ dễ dàng nhận biết những khu vực có vấn đề hoặc rủi ro tiềm ẩn. Điều này cho phép tổ chức kịp thời đưa ra các giải pháp khắc phục và điều chỉnh nhằm giảm thiểu tác động của rủi ro.
2.5 Kéo Dài Mục Tiêu
OKR là một chu kỳ lặp đi lặp lại, trong đó các mục tiêu và kết quả then chốt được đánh giá và điều chỉnh định kỳ. Điều này giúp duy trì sự tập trung và cam kết của mọi người trong suốt quá trình thực hiện. Khi một chu kỳ OKR kết thúc, tổ chức có thể xem xét lại mục tiêu, đánh giá những thành công, thất bại, rút ra bài học kinh nghiệm và thiết lập các mục tiêu mới cho chu kỳ tiếp theo. Quy trình này giúp kéo dài mục tiêu, đảm bảo rằng tổ chức luôn tiến về phía trước, liên tục cải thiện và phát triển.
OKR cam kết hay còn gọi là Committed OKR, là loại OKR mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân cam kết sẽ hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là những mục tiêu và kết quả then chốt quan trọng, ưu tiên hàng đầu, mọi người sẽ phải nỗ lực hết mình để đạt được chúng.
OKR cam kết thường được thiết lập cho các sáng kiến chiến lược then chốt, các dự án lớn hoặc những lĩnh vực hoạt động trọng yếu của tổ chức. Chúng thường có tính thách thức cao và đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ từ tất cả các bên liên quan. Việc đạt được các OKR cam kết sẽ có tác động lớn đến hiệu suất và thành công của tổ chức.
Khi thiết lập OKR cam kết, tổ chức cần đảm bảo rằng các mục tiêu và kết quả then chốt là rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được, có thời hạn cụ thể. Việc theo dõi và báo cáo tiến độ thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo mọi người cùng hướng tới cùng một mục tiêu và kịp thời xử lý bất kỳ vấn đề nào phát sinh.
3.2 OKR Mở Rộng
OKR mở rộng, hay còn gọi là Stretch OKR, là loại OKR có tính thách thức cao, đòi hỏi sự nỗ lực vượt trội và sự sáng tạo để đạt được. Chúng thường được sử dụng để thúc đẩy sự đổi mới, phát triển và học hỏi trong tổ chức.
OKR mở rộng thường đặt ra những mục tiêu đầy tham vọng, có vẻ khó đạt được với các nguồn lực và khả năng hiện tại của tổ chức. Tuy nhiên, chính sự thách thức này sẽ khuyến khích mọi người vượt ra khỏi vùng an toàn, tìm kiếm các giải pháp sáng tạo và đẩy mạnh sự phát triển.
Khi thiết lập OKR mở rộng, tổ chức cần tạo ra một môi trường an toàn để thử nghiệm, sẵn sàng chấp nhận rủi ro và học hỏi từ những thất bại. Điều quan trọng là phải khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và không trừng phạt những nỗ lực thực sự mặc dù không đạt được kết quả mong đợi.
OKR mở rộng thường được sử dụng song song với OKR cam kết. Trong khi OKR cam kết tập trung vào các mục tiêu then chốt, OKR mở rộng giúp tổ chức khám phá các cơ hội mới, thử nghiệm những ý tưởng táo bạo và mở rộng ranh giới của sự phát triển.
Bằng cách kết hợp cả hai loại OKR này, tổ chức có thể đạt được sự cân bằng giữa tập trung vào những mục tiêu quan trọng, đồng thời thúc đẩy sự đổi mới, học hỏi và phát triển bền vững.
4. Các Bước Xây Dựng Mô Hình OKR Chuẩn
Các Bước Xây Dựng Mô Hình OKR Chuẩn
Để xây dựng một mô hình OKR hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
4.1 Xác Định Mục Tiêu
Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng mô hình OKR là xác định rõ ràng các mục tiêu mà tổ chức, nhóm hoặc cá nhân muốn đạt được. Các mục tiêu này cần phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược của tổ chức, đồng thời cũng phải thể hiện những kỳ vọng và khát vọng của các thành viên trong tổ chức. Việc xác định mục tiêu nên được thực hiện thông qua quá trình tham vấn, lắng nghe và thảo luận rộng rãi để tạo ra sự đồng thuận, cam kết.
4.2 Xác Định Kết Quả Muốn Đạt Được
Sau khi đã xác định được các mục tiêu, bước tiếp theo là thiết lập các kết quả then chốt để đo lường tiến độ trong việc đạt được mục tiêu đó. Các kết quả then chốt cần phải cụ thể, có thể đo lường được và có thời hạn cụ thể. Chúng nên được xác định dựa trên dữ liệu và phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo tính khả thi, phù hợp với nguồn lực sẵn có.
4.3 Phổ Biến Cho Các Bộ Phận
Khi các mục tiêu và kết quả then chốt đã được xác định, bước tiếp theo là phổ biến, chia sẻ chúng với các bộ phận, nhóm và cá nhân liên quan trong tổ chức. Điều này giúp tạo ra sự hiểu biết chung và đảm bảo rằng mọi người cùng hướng tới cùng một mục tiêu. Quá trình phổ biến cần được thực hiện một cách minh bạch và rõ ràng để mọi người đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình.
4.4 Các Bộ Phận Kết Hợp Để Làm Việc
Các bộ phận, nhóm và cá nhân cần kết hợp, phối hợp với nhau để thực hiện công việc. Điều này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ, chia sẻ thông tin và nguồn lực, cũng như sự tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau. Việc tạo ra một môi trường làm việc hỗ trợ và khuyến khích sự hợp tác là rất quan trọng để đạt được thành công.
4.5 Truyền Thông
Trong quá trình triển khai mô hình OKR, truyền thông là một yếu tố then chốt. Cần có sự truyền thông liên tục và hiệu quả về các mục tiêu, kết quả then chốt, tiến độ và thách thức để đảm bảo mọi người đều nắm bắt được tình hình. Điều này giúp tạo ra sự minh bạch, tăng cường sự tin tưởng và cam kết của mọi người đối với quá trình.
4.6 Theo Dõi, Đánh Giá Kết Quả
Bước quan trọng tiếp theo là theo dõi và đánh giá kết quả một cách thường xuyên. Việc này giúp tổ chức nắm bắt được tiến độ, nhận diện những vấn đề, thách thức, từ đó có thể kịp thời điều chỉnh và áp dụng các hành động khắc phục. Quá trình theo dõi và đánh giá cần được thực hiện một cách công khai, minh bạch, với sự tham gia của tất cả các bên liên quan.
4.7 Áp Dụng Lặp Lại Mô Hình
OKR là một chu kỳ lặp đi lặp lại, nên sau khi hoàn thành một chu kỳ, tổ chức cần tiến hành đánh giá tổng thể và rút ra bài học kinh nghiệm. Dựa trên những đánh giá này, tổ chức sẽ xác định lại các mục tiêu, kết quả then chốt cho chu kỳ tiếp theo, điều chỉnh các chiến lược và kế hoạch phù hợp. Quá trình lặp lại này giúp tổ chức liên tục cải thiện, học hỏi và phát triển.
5. Các Nguyên Tắc Khi Xây Dựng, Triển Khai Mô Hình OKR
Các Nguyên Tắc Khi Xây Dựng, Triển Khai Mô Hình OKR
Có một số nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần nhớ khi triển khai mô hình OKR đó là:
5.1 Đảm Bảo Minh Bạch
Tính minh bạch là nguyên tắc quan trọng trong việc xây dựng và triển khai mô hình OKR. Tất cả các mục tiêu, kết quả then chốt, tiến độ và thách thức cần được chia sẻ một cách công khai với toàn bộ tổ chức. Điều này giúp tạo ra sự tin tưởng, cam kết và trách nhiệm giải trình, đồng thời khuyến khích sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận, nhóm và cá nhân.
5.2 Giới Hạn Các Mục Tiêu
Một nguyên tắc quan trọng là hạn chế số lượng mục tiêu để tập trung nguồn lực và nỗ lực. Thay vì đặt ra quá nhiều mục tiêu, tốt hơn nên tập trung vào một vài mục tiêu quan trọng nhất. Điều này giúp tổ chức duy trì được sự tập trung và đạt được hiệu quả cao hơn.
5.3 Trao Quyền Cho Nhân Viên
Triển khai thành công mô hình OKR đòi hỏi sự tham gia tích cực của tất cả nhân viên. Vì vậy, tổ chức cần trao quyền cho nhân viên, khuyến khích họ đóng góp ý kiến và tham gia vào quá trình ra quyết định. Điều này giúp tăng cường sự cam kết, trách nhiệm và động lực của nhân viên đối với các mục tiêu.
OKR không nên được sử dụng như một công cụ để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Thay vào đó, nó nên được coi là một khuôn khổ để hỗ trợ sự phát triển và thành công chung của tổ chức. Việc đánh giá nhân viên dựa trên OKR có thể gây ra tâm lý sợ hãi thất bại và làm giảm động lực của họ.
5.5 Áp Dụng Đều Đặn, Liên Tục
OKR không phải là một sáng kiến đơn lẻ, mà là một quá trình liên tục. Tổ chức cần áp dụng mô hình OKR một cách đều đặn, định kỳ xem xét, điều chỉnh các mục tiêu và kết quả then chốt. Điều này giúp duy trì sự tập trung, cam kết và liên tục cải thiện.
5.6 Không Sợ Thất Bại
Trong quá trình triển khai OKR, thất bại là điều khó tránh khỏi. Tổ chức cần tạo ra một môi trường an toàn để thử nghiệm, không trừng phạt những nỗ lực thực sự mặc dù không đạt được kết quả mong đợi. Thay vào đó, hãy khuyến khích học hỏi từ thất bại và áp dụng những bài học kinh nghiệm để cải thiện.
5.7 Có Trách Nhiệm Cá Nhân
Mặc dù OKR là một nỗ lực tập thể, nhưng mỗi cá nhân cần phải có trách nhiệm đối với những mục tiêu và kết quả then chốt được giao. Điều này đòi hỏi sự cam kết, tự giác và trách nhiệm cá nhân của mỗi thành viên trong tổ chức.
5.8 Thể Hiện Khát Vọng Lớn
Khi xây dựng mô hình OKR, tổ chức nên thể hiện những khát vọng lớn và có tính thách thức cao. Đây là cách để thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo và vượt ra khỏi giới hạn hiện tại. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo rằng các mục tiêu vẫn có tính khả thi và phù hợp với nguồn lực sẵn có.
6. Một Số Điều Cần Tránh Khi Xây Dựng Mô Hình OKR
Một Số Điều Cần Tránh Khi Xây Dựng Mô Hình OKR
Việc xây dựng và triển khai mô hình OKR cần được thực hiện một cách cẩn trọng để tránh mắc phải những sai lầm phổ biến. Dưới đây là một số điều cần tránh khi xây dựng mô hình OKR:
6.1 Không Hiểu Rõ Về Mô Hình OKR
Trước khi triển khai mô hình OKR, điều quan trọng là tất cả những người tham gia phải hiểu rõ về bản chất và cách thức hoạt động của mô hình này. Nếu thiếu sự hiểu biết đầy đủ, có thể dẫn đến việc áp dụng sai lầm, gây lãng phí nguồn lực và mất đi lợi ích tiềm năng. Do đó, tổ chức cần đầu tư vào việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên về OKR một cách toàn diện.
6.2 Có Quá Nhiều OKR
Một trong những nguyên tắc cơ bản của OKR là tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất. Nếu tổ chức đặt ra quá nhiều OKR, điều này sẽ làm giảm sự tập trung và phân tán nguồn lực. Hậu quả là các nỗ lực sẽ bị phân tán, khó đạt được các mục tiêu then chốt. Do đó, cần hạn chế số lượng OKR và chỉ tập trung vào những ưu tiên cao nhất.
6.3 Thiếu Sự Gắn Kết Giữa Các Cấp Độ
Trong một tổ chức, các OKR cần phải được liên kết chặt chẽ giữa các cấp độ khác nhau, từ tổ chức đến bộ phận, nhóm và cá nhân. Nếu thiếu sự gắn kết này, có thể dẫn đến tình trạng mỗi cấp độ đi theo hướng riêng, gây ra sự mâu thuẫn và thiếu hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu chung.
6.4 Quá Tham Vọng
Mặc dù OKR khuyến khích việc đặt ra các mục tiêu thách thức, nhưng cũng cần phải đảm bảo tính khả thi. Nếu các mục tiêu quá tham vọng, vượt quá khả năng của tổ chức, điều này sẽ gây ra sự thất vọng và mất động lực cho nhân viên. Do đó, cần cân bằng giữa tính thách thức và tính khả thi khi xây dựng OKR.
6.5 Không Theo Dõi, Đánh Giá Thường Xuyên
Theo dõi và đánh giá tiến độ là một phần quan trọng của mô hình OKR. Nếu tổ chức không thực hiện việc này một cách thường xuyên, họ sẽ khó có thể nhận biết và giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh. Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí nguồn lực hoặc không đạt được mục tiêu đã đề ra.
6.6 Không Có Sự Cam Kết
Sự thành công của OKR phụ thuộc rất nhiều vào sự cam kết và tham gia tích cực của tất cả các bên liên quan. Nếu thiếu sự cam kết từ lãnh đạo, nhân viên hoặc các bộ phận khác nhau, quá trình triển khai OKR sẽ gặp nhiều khó khăn và trở ngại. Do đó, tổ chức cần tạo ra sự cam kết thực sự từ mọi người bằng cách tham vấn, lắng nghe và trao quyền cho họ.
7. Một Số Doanh Nghiệp Áp Dụng Mô Hình OKR Thành Công
Mô hình OKR đã được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng thành công, giúp họ đạt được những mục tiêu quan trọng và duy trì sự phát triển bền vững. Dưới đây là một số ví dụ điển hình:
Google: Được coi là công ty đi đầu trong việc áp dụng OKR, Google đã sử dụng phương pháp này từ những ngày đầu thành lập. Nhà sáng lập Larry Page và Sergey Brin đã học cách sử dụng OKR từ John Doerr, một nhà đầu tư từ Kleiner Perkins. Việc áp dụng OKR đã giúp Google tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất, thúc đẩy sự đổi mới và duy trì vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ.
Intel: Được coi là nơi khởi nguồn của mô hình OKR, Intel đã áp dụng phương pháp này từ năm 1968 khi Andrew Grove giới thiệu “Management by Objectives” (Quản lý theo mục tiêu). Việc sử dụng OKR đã giúp Intel duy trì sự tập trung và hiệu quả trong hoạt động, đồng thời thúc đẩy sự đổi mới và phát triển liên tục.
Microsoft: Tập đoàn công nghệ khổng lồ Microsoft cũng đã áp dụng thành công mô hình OKR. Họ sử dụng OKR để thiết lập các mục tiêu chiến lược và theo dõi tiến độ trong các dự án lớn. Điều này giúp Microsoft duy trì sự tập trung và đạt được những thành tựu quan trọng trong nhiều lĩnh vực như hệ điều hành, phần mềm văn phòng và dịch vụ đám mây.
Spotify: Công ty âm nhạc trực tuyến Spotify đã áp dụng OKR để đảm bảo tất cả các nhóm làm việc đều hướng tới cùng một mục tiêu chung. Việc sử dụng OKR giúp Spotify duy trì sự tập trung, cải thiện hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu của người dùng một cách tốt hơn.
Siemens: Tập đoàn công nghiệp lớn Siemens đã áp dụng OKR để tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm giải trình trong các dự án của mình. Bằng cách sử dụng OKR, Siemens có thể theo dõi và đánh giá tiến độ một cách hiệu quả, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau.
LinkedIn: Mạng xã hội nghề nghiệp LinkedIn đã sử dụng OKR để thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho từng nhóm và cá nhân, đồng thời theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện. Điều này giúp LinkedIn duy trì sự tập trung và đạt được những bước tiến quan trọng trong việc phát triển sản phẩm và dịch vụ.
Những ví dụ trên đây cho thấy mô hình OKR đã được áp dụng thành công ở nhiều lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Việc sử dụng OKR giúp các công ty tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, thúc đẩy sự đổi mới và phát triển bền vững.
Như vậy, “OKR là gì?”, bạn đã hiểu rồi đúng không? Đây là một công cụ quản trị vô cùng hữu ích, giúp các tổ chức và cá nhân đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Việc áp dụng OKR một cách chính xác và linh hoạt sẽ góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
1. Mô Hình OKR Thường Áp Dụng Cho Những Doanh Nghiệp Nào?
Mô hình OKR có thể áp dụng hiệu quả cho các doanh nghiệp ở nhiều quy mô và lĩnh vực khác nhau, từ công ty khởi nghiệp đến tập đoàn lớn, từ ngành công nghệ đến tài chính, dịch vụ, sản xuất,...
2. Phân Biệt OKR Và KPI
OKR và KPI có 1 số điểm khác biệt như sau:
OKR
KPI
Là phương pháp thiết lập và theo dõi mục tiêu.
Là các chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động.
Tập trung vào kết quả cuối cùng.
Tập trung vào quá trình.
Thường có tính chất tương đối.
Thường có tính chất tuyệt đối.
Phạm vi rộng, bao gồm cả các mục tiêu chiến lược.
Phạm vi hẹp hơn, chủ yếu tập trung vào các hoạt động cụ thể.
Thay đổi theo từng chu kỳ hoặc dự án.
Thường ổn định và liên tục theo thời gian.
Được sử dụng để định hướng và thúc đẩy.
Được sử dụng để đo lường và theo dõi.
3. Viết OKR Như Thế Nào Cho Hiệu Quả?
Mục tiêu (Objectives) cần rõ ràng, cụ thể, đo lường được và dù có thách thức nhưng vẫn có thể đạt được.
Kết quả then chốt (Key Results) cần định lượng, có thời hạn và có tiêu chí đo lường rõ ràng.
Trang Bùi
