Dù đang ngồi trên ghế nhà trường hay đã có công ăn việc làm ổn định, chúng ta vẫn thường xuyên phải đối mặt với một vấn đề muôn thuở: Làm thế nào để giải quyết mâu thuẫn khi làm việc nhóm? Cần xử lý thế nào nếu mâu thuẫn (lại) xảy ra khi làm việc nhóm? Dưới đây JobsGO sẽ đi vào phân tích và cung cấp cho bạn những giải pháp tối ưu nhất nhé.

Làm việc nhóm: Xử lý thế nào khi mâu thuẫn (lại) xảy ra?
1. Các nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn khi làm việc nhóm

Thiếu sự gắn kết

Các thành viên trong team bạn gắn kết với nhau đến mức nào? Thực tế, sự gắn kết càng chặt chẽ, các thành viên càng sẵn sàng phấn đấu làm việc hiệu quả. Sự gắn kết của nhóm được đánh giá dựa trên mức độ hòa hợp, khả năng tin tưởng và tôn trọng ý kiến lẫn nhau. Ngược lại, việc các thành viên thiếu sự gắn kết, không tin tưởng lẫn nhau sẽ khiến nhóm làm việc thiếu chất lượng.

Giao tiếp không hiệu quả

Để cùng đạt được mục tiêu đề ra, đội nhóm của bạn cần biết giao tiếp một cách hiệu quả. Các thành viên nên sẵn sàng tinh thần để xem xét mọi ý kiến rồi cùng trao đổi với nhau. Mọi thành viên nên sử dụng một thái độ thẳng thắn nhưng không kém phần tinh tế khi nhận xét về quan điểm của người khác. Trường hợp việc giao tiếp thiếu hiệu quả sẽ dẫn đến xảy ra nhiều xung đột, nhóm không thể có tiếng nói chung.

>> 5 điểm chết của teamwork

Không có sự đồng nhất

Trong một nhóm có thể sẽ xuất hiện nhiều người đến từ nhiều vùng miền, sở hữu nền văn hóa và trình độ học vấn khác nhau. Do đó, đôi khi mọi người sẽ không có sự đồng nhất khi cùng nhìn nhận một vấn đề. Thay vì tập trung vào sự khác biệt, bạn nên hướng mọi người xem xét các điểm tương đồng như sở thích, kỹ năng chuyên môn,… để có thể giảm thiểu xung đột và dễ dàng giao tiếp hơn.

Cá nhân hóa công việc

Khi mỗi thành viên trong nhóm được “cá nhân hóa” công việc, một số người nghĩ rằng điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Tuy nhiên, nếu mỗi cá nhân chỉ chăm chăm làm việc của mình, hoàn toàn tách biệt khỏi mục tiêu chung của nhóm thì sẽ dễ dẫn đến sự thiếu hiệu quả. Để công việc được thực thi tốt nhất thì người lãnh đạo nhóm nên thường xuyên nhắc nhở mọi người về mục đích chung của dự án, đồng thời cân nhắc các hoạt động có thể gắn kết đội, nhóm với nhau hơn.

>> Gặp mâu thuẫn trong môi trường thực tập – giải quyết như thế nào?

2. Các cách tránh mâu thuẫn khi làm việc nhóm
Công nhận và tôn trọng sự khác biệt

Sự khác biệt về văn hóa thể hiện ở rất nhiều khía cạnh: ngôn ngữ, phong tục, hành vi, cách diễn đạt ý kiến,… Vì thế, nếu là lãnh đạo, bạn cần phải tìm hiểu văn hóa của tất cả các cá nhân làm việc dưới quyền kiểm soát của mình.

Ngoài việc tự tìm hiểu nhân viên, một cách khác không kém phần hiệu quả chính là khuyến khích các nhân viên tự tìm hiểu lẫn nhau qua các hoạt động kết nối, chia sẻ thường xuyên.

Điều này không chỉ có ích với các nhân viên, mà còn giúp các nhà lãnh đạo quan sát hành vi của của người mình tuyển dụng, từ đó đề xuất những điều chỉnh thích hợp để giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

➤ Thiết kế văn hóa làm việc chung
Khi đã thấu hiểu sự khác biệt của nhau, những người cùng một nhóm nên thiết kế một văn hóa làm việc chung. Mục đích của việc thiết kế văn hóa chung là để đạt được sự cam kết cùng làm việc của tất cả mọi người, đảm bảo rằng họ thực sự tình nguyện và thoải mái khi thực hiện văn hóa ấy.

Văn hóa làm việc chung phải được thiết kế dựa trên những vấn đề tồn tại trong một tập thể. Ngoài ra, người lãnh đạo phải có trách nhiệm giúp các nhân viên của mình hiểu rõ hơn về văn hóa này bằng cách viết mail hay tổ chức một buổi chia sẻ thông tin.

➤ Xác định vai trò riêng và chung của các thành viên

Trong một nhóm, điều tạo nên sự thành công là mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò của mình đối với cá nhân cũng như tập thể.
Nhà lãnh đạo nên chia nhỏ mục tiêu thành hai loại, ngắn hạn và dài hạn, từ đó xác định vai trò của các nhân viên trong quá trình đạt đến mục tiêu đó. Điều này vừa giúp hạn chế hiểu nhầm, vừa giúp phát triển nhận thức về vai trò của nhân viên đối với tập thể.
>> Mục tiêu dài hạn là gì? Cách đặt mục tiêu dài hạn hiệu quả?

➤ Tối đa hóa hiệu quả giao tiếp

Trong một số môi trường làm việc đa văn hóa, đa sắc tộc, mọi người sẽ thường phải trao đổi với nhau bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, với những người mà tiếng Anh là ngôn ngữ thứ 2 thì họ sẽ bắt gặp một số khó khăn trong giao tiếp. Nếu là người lãnh đạo trong môi trường này, bạn nên biết phát âm, sử dụng ngôn ngữ chuẩn, đảm bảo mọi người đều có thể hiểu ý mình. Sau mỗi cuộc họp, bạn nên tóm tắt lại cuộc họp, “highlight” những ý kiến nổi bật và đi đến kết luận để đảm bảo rằng không ai hiểu sai nội dung của buổi họp.

Nếu không làm việc trong môi trường đa văn hóa, việc ghi lại nội dung sau buổi họp cũng là điều hết sức quan trọng. Việc này giúp bạn nhận thức rõ hơn về ưu nhược trong quá trình trao đổi ý kiến để lần tới có thể hoàn thành tốt hơn.

>> Cách để làm việc nhóm hiệu quả?

➤ Xây dựng niềm tin

Xây dựng niềm tin là công việc lâu dài, không thể chỉ đơn giản xảy ra trong ngày một, ngày hai. Để xây dựng niềm tin đòi hỏi bạn phải thấu hiểu những người mình làm việc cùng. Do đó, bạn không nên chỉ chú trọng tiếp xúc với họ trong môi trường làm việc.

Người lãnh đạo các đội, nhóm nên chủ động tổ chức các buổi gặp mặt, sinh hoạt tập thể (team building), từ đó tạo điều kiện để các cá nhân thêm hiểu rõ nhau, thúc đẩy năng suất làm việc.

Làm việc nhóm: Xử lý thế nào khi mâu thuẫn (lại) xảy ra?

3. Các cách xử lý khi mâu thuẫn nhóm xảy ra

3.1 Xác định vấn đề gây mâu thuẫn

Xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề là việc làm đầu tiên để cải thiện tình hình. Tuy nhiên, bạn cần hạn chế sự chỉ trích, lên án bất kì một cá nhân cụ thể nào. 

3.2 Phê bình đúng cách

Nếu mâu thuẫn xảy ra do lỗi của một cá nhân, bạn nên cân nhắc những ưu điểm của họ trong quá trình làm việc. Nếu phải giải quyết lỗi lầm của họ trước mặt cả tập thể, hãy tập trung nhấn mạnh rằng các lỗi lầm tương tự cũng đã xuất hiện trong quá khứ và được giải quyết ổn thỏa. Bạn nên chú ý đừng vô tình làm đội nhóm tan rã vì sự gay gắt của mình. 

3.3 Thể hiện thái độ tích cực

Thái độ của từng thành viên quyết định hiệu quả cuối cùng của công việc. Do đó, nếu là nhân viên, hãy giữ thái độ tích cực. Nếu là lãnh đạo, hãy giúp nhân viên có thái độ tích cực. Bạn nên cho các thành viên cơ hội được nhận xét và thể hiện quan điểm về tất cả mọi thứ: từ vai trò, quy trình,… cho đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức trong quá trình làm việc.

3.4 Tìm điểm tương đồng

Để đội nhóm hiểu được nhau, bạn hãy tập trung vào điểm tương đồng của các thành viên. Để có cái nhìn thống nhất về cách giải quyết, bạn nên thuyết phục mọi người cùng tập trung vào tương lai, thảo luận về kế hoạch cụ thể như: tăng nguồn lực, giao tiếp theo cách khác, bổ sung một số cuộc họp hiệu quả hơn…

>> Môi trường làm việc lý tưởng: Tìm như thế nào?
>> Để thích ứng tốt hơn với sự thay đổi

3.5 Đề xuất những giải pháp thay thế

Nếu các thành viên không thống nhất trong cách giải quyết vấn đề cũ, hãy đề ra những giải pháp thay thế khác. Hành động này cho thấy bạn sẵn sàng linh hoạt thay đổi để đạt được mục tiêu tốt nhất cho tổ chức.

3.6 Thể hiện sự quan tâm đến quan điểm của người khác

Để lựa chọn giải pháp tối ưu cho vấn đề, bạn phải lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người, kể cả những người có vẻ “đối đầu” mình. Ai cũng muốn được tôn trọng và lắng nghe. Do đó, đây là một số hành động bạn nên làm để tỏ sự tôn trọng đối phương:

3.7 Khẳng định lại mục tiêu chung của nhóm

Sau khi đã trực tiếp giải quyết vấn đề, bạn cần đảm bảo rằng tất cả mọi người liên quan đều cảm thấy rằng họ được lắng nghe và tôn trọng. Bạn hãy tổng kết buổi giải quyết mâu thuẫn bằng cách đưa ra những phản hồi tích cực để mọi người trong nhóm đều cảm nhận họ có vai trò và trách nhiệm quan trọng.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên khuyến khích cả nhóm thảo luận về những thách thức khác có thể xảy ra, tạo tinh thần chủ động phát triển các giải pháp dành cho những thách thức đó. Hành động này vừa gia tăng mức độ gắn kết nhân viên vừa khiến những kế hoạch có thể được thực thi tốt hơn.

Trong một nhóm, không thể có chuyện ai cũng như ai. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa chúng ta luôn phải chịu đựng mâu thuẫn mỗi khi làm việc nhóm. Để làm việc nhóm hiệu quả, bạn nên bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng. Nếu có thể, hãy sẵn sàng đóng vai trò tiên phong trong mọi việc, đặc biệt là việc xử lý mâu thuẫn. Có vậy, bạn vừa có thể rèn luyện kỹ năng lãnh đạo, vừa có thêm kinh nghiệm để tự tin hơn trong các công việc sau này.

 

JobsGO

Đã băng bởi Linh Lê