Toàn tập cách sử dụng Excel để quản lý dự án

Job ngon - Thu nhập trên 26Tr - Không kinh nghiệm - Mời bạn ứng tuyển

Ngoài khả năng nhập liệu và tính toán, Excel còn là công cụ tuyệt vời giúp dân văn phòng triển khai, quản lý dự án. Vận dụng tốt những tính năng sẵn có, Excel không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn, khoa học hơn mà còn đảm bảo tối ưu và vô cùng hiệu quả.

Cách sử dụng Excel để quản lý dự án qua Gantt Chart

Gantt Chart (hay còn được gọi là biểu đồ Gantt), là công cụ quản lý dự án qua sơ đồ rất phổ biến trên thế giới. Với bảng dữ liệu dạng lưới, cùng các thanh ngang thể hiện thời gian của từng công việc, biểu đồ Gantt cho phép người dùng dễ dàng hình dung khối lượng, hạng mục cùng các đầu việc được phân chia. Trên cơ sở đó, người quản trị dự án dễ dàng nằm lòng công việc và dự kiến được thời gian hoàn thành.

Biểu đồ Gantt có thể thực hiện trên giấy, hay trực tiếp xây dựng và quản lý trên Excel. So với hình thức viết tay thủ công, Gantt Chart trên Excel có nhiều ưu điểm về tính nhanh gọn, tiện lợi và đặc biệt linh động trong sửa đổi. Muốn khai thác hiệu quả của biểu đồ Gantt trong quản lý công việc bằng Excel, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Cách sử dụng Excel để quản lý dự án thực chất không quá phức tạp. Trước hết bạn cần chuẩn bị 1 bảng dữ liệu, trong đó có các nhiệm vụ cụ thể, đi kèm là ngày bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc và thời gian hoàn thành. (Cách sử dụng các hàm Excel JobsGO đã giới thiệu ở bài trước).

Một lời khuyên cho bạn ở công đoạn này là nên bổ sung ít nhất 2 cột: tỷ lệ hoàn thành (% completion) và số ngày đã thực hiện (Days completed).

Bước 2: Tạo dựng biểu đồ

Cách làm biểu đồ trong Excel:

• Tại thanh công cụ trên cùng màn hình, chọn Insert >> Chart >> Bar >> Stacked Bar
• Tiếp theo, bạn nạp dữ liệu vào Chart bằng cách chọn thẻ Chart Tool >> Design >> Select Data
• Từ đây, bạn chọn vùng dữ liệu và thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start Date, bấm Add
• Đưa Start Date lên trước mục Days trong vùng Legend Entries sau đó sửa lại mục Horizontal.

Sau khi thực hiện các bước trên, bạn cần sắp xếp lại một chút các Task trên biểu đồ sao cho phù hợp với mong muốn riêng bằng cách bấm vào các task và chọn Categories in reverse order trong cửa sổ Axis Option. 

Bước 3: Hoàn thành và theo dõi

Như vậy là bạn đã hoàn thành cách sử dụng Excel để quản lý dự án qua biểu đồ Gantt Chart. Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, bạn thực hiện các thao tác:

• Chọn Add Chart Element trên thanh công cụ >> More Error Bar Options >> Add Error Bars based on Series >> Start date
• Với bảng tùy chọn hiện ra, bạn thiết lập các trạng thái phù hợp, điều chỉnh màu sắc và độ độ thanh gantt theo như mong muốn.
  

Một số lưu ý cho bạn như sau:

• Chỉ nên giữ lại số ngày thực hiện các task. Như trong ví dụ trên, phần tô vàng là tính từ mốc bắt đầu, phần xanh là số ngày chính xác cho thời gian thực hiện. Để xóa phần tô vàng, bạn click vào thanh biểu đồm chọn Format Data Series >> Chọn No Fill trong mục Fill >> Chọn No Line trong mục Border
• Muốn thay đổi khoản thời gian của biểu đồ cho sát với thực tế, bạn cần Format Sells cho các vị trí để ngày chính xác, sau đó nhập và ô Minimum và Maximum của tùy chọn Bounds.

Một số Tips hay phải biết khi quản lý công việc qua Excel

Trong cách sử dụng Excel để quản lý dự án nói trên, bạn sẽ gặp phải một số khó khăn nếu kỹ năng sử dụng Excel chưa thực sự tốt. Ngoài việc tham khảo các hàm tính toán, thì những tips dưới đây có thể hữu ích với bạn:

Cách dãn dòng trong Excel

Bôi đen dòng bạn muốn dãn sau đó di chuyển chuột xuống dòng kẻ Line ở cột số thứ tự. Khi hiện lên hình mũi tên, bạn giữ và kéo chuột đến khi dòng có độ dãn phù hợp.

So sánh 2 cột trong Excel 

Để so sánh một cách đơn giản xem liệu giá trị 2 cột trong bảng tính Excel của bạn có trùng nhau không, nhập “=EXACT(giải dữ liệu cột 1;giải dữ liệu cột 2)”

Nếu trùng nhau, hàm EXACT sẽ trả về giá trị True và trả về giá trị False nếu 2 cột không trùng nhau.

Liên kết dữ liệu giữa các sheet trong Excel 210

• Trên sheet 1, bạn chọn vùng dữ liệu cần liên kết sang sheet 2, sau đó nhấn Ctrl + C để copy
• Trên sheet 2, nhấn Ctrl + V để dán 
• Chọn Home >> Paste >> Paste Link để liên kết dữ liệu giữa 2 sheet

Tổng hợp dữ liệu từ nhiều Sheet trong Excel có cấu trúc giống nhau 

Đầu tiên, bạn cần đặt chuột tại 1 vị trí mới cần đặt dữ liệu, sau đó chọn Data >> Click vào Consolidate, từ ô Function, bạn chọn chức năng phù hợp với mong muốn.

Cách tính đơn giá trong Excel 

Để tính đơn giá trong Excel, bạn có thể áp dụng 1 trong 2 công thức (minh hoạ cho tính đơn giá ở ví dụ dưới)

=HLOOKUP(Mã hàng, Bảng đơn giá, MATCH(Mã công ty, cột Mã công ty, 0), 0)

=VLOOKUP(Mã công ty, Bảng đơn giá, MATCH(mã hàng, dòng mã hàng, 0), 0)

Cách tính tuổi trong Excel

Rất đơn giản, bạn chỉ cần nhập: “=YEAR(NOW())-YEAR(ô giá trị thời gian gốc)”

Hoặc “=DATEDIF(ô giá trị thời gian gốc,NOW(),”y”)”

Cách lọc dữ liệu – filter trong Excel

Chọn Filter/ Text Filters hoặc Number Filters sau đó chọn phép so sánh thích hợp

Trong Custom AutoFilter, chọn khoảng giới hạn lọc dữ liệu hợp lý và nhấn OK.

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng Filter để lọc dữ liệu bằng màu sắc và các điều kiện khác như mong muốn bằng các nút lệnh tương tự.

Cách trừ ngày trong Excel 

Có 2 cách:

• Nhập trực tiếp lệnh trừ 2 ô giá trị (VD: =B2-B1)
• Hoặc nhập lệnh: = DATEDIF (Giá trị bị trừ, giá trị cần trừ, “d”)

Cách in trong Excel

Để in 1 bảng tính/ phạm vi riêng lẻ

Nhấn giữ phím Ctrl rồi di chuột vào phạm vi muốn in, chọn File, Print rồi chọn chế độ in

Để in nhiều trang cùng lúc

Nhấn chuột phải vào 1 sheet bất kỳ rồi chọn Select All Sheets. Khi tất cả các sheet đã cùng hiện lên nổi bật, nhấn Ctrl+P để in.

Chuyển địa chỉ tương đối thành địa chỉ tuyệt đối trong Excel

Địa chỉ tương đối là địa chỉ có thể thay đổi khi chúng ta copy công thức trong Excel. Địa chỉ tương đối là địa chỉ ô luôn luôn cố định, không bị thay đổi chi chúng ta sao chép công thức. Để chuyển từ địa chỉ tương đối sang tuyệt đối, chúng ta chỉ cần thêm ký tự $ và trước số thứ tự cột.

Ví dụ, như trên hình, với giá tiền 1 ngày ở ô F68, để tính giá trị thành tiền, ta nhập công thức =F63*$F$68. Từ ô kết quả, bạn chỉ việc sao công thức xuống các dòng dưới để tính thành tiền cho từng khách.

? Xem thêm: 10+ công thức Excel thông dụng – Dân văn phòng nhất định phải biết

Kết luận

Hy vọng rằng cách sử dụng Excel để quản lý dự án mà JobsGO giới thiệu trên đây hữu ích với bạn. Chúc bạn vận dụng hiệu quả và cũng đừng quên tiếp tục dõi theo jobsgo.vn hàng ngày để biết thêm nhiều thông tin hữu ích.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)