Nhân Viên Đặt Phòng / Reservation Officer

- Be responsible for double-checking and finalizing all booking requests of all segments before one day arrivals (for Front Office use) to ensure all necessary information is received from arriving guests & input correctly in PMS (Property Management System) to facilitate their arrival and comfort prior to and during their stays.
Chịu trách nhiệm việc kiểm tra và xác nhận tất cả các yêu cầu đặt phòng một ngày trước khi khách đến (cho bộ phận lễ tân) và cập nhật chính xác vào hệ thống quản lý đặt phòng của khách sạn để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng trước và trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn.
- Be aware of OTAs extranets and know how to export Reservation Reports to double-check with PMS system to make sure of no any missing reservations.
Biết cách sử dụng và đối chiếu thông tin đặt phòng từ hệ thống OTA với hệ thống quản lý đặt phòng của khách sạn để đảm bảo sự chính xác và không có bất kỳ yêu cầu đặt phòng nào bị bỏ sót.
- Check and be responsible of negotiating the charged no-show and cancelled reservations of all segments with clients or bookers as compensation for Hotel according to the policies.
Kiểm tra và chịu trách nhiệm đàm phán trực tiếp với khách hàng hoặc người đặt phòng thay cho khách về chi phí đền bù khi khách hàng hủy đặt phòng hoặc không đến ở sau khi yêu cầu đặt phòng đã được xác nhận theo đứng như chính sách của khách sạn đã đề ra.
- Follow up daily booking traces of other departments regarding to booking requests or handle all the complaints with effective ways within 24 hours.
Theo dõi và trả lời các yêu cầu, thắc mắc về yêu cầu đặt phòng của khách hàng từ các bộ phận khác cũng như xử lý các yêu cầu; thắc mắc của khách hàng một cách hiệu quả trong vòng 24 giờ.
- Manage and respond all daily booking requests (accommodation, cut-off date, advance deposit, room list, payment…) from direct bookings or partners (Corp and TA) by emails or phones.
Quản lý và xử lý tất cả các yêu cầu đặt phòng hàng ngày (phòng ở, ngày cut-off, đặt cọc, danh sách đặt phòng, thanh toán, … ) từ những yêu cầu của khách hàng đặt phòng trực tiếp hoặc từ các đối tác có hợp đồng (công ty thương mại và công ty du lịch) qua thư điện tử hoặc điện thoại.
- Manage daily booking databases; receiving, handling and processing all reservations and keep accurate records as many of reservation requests into confirmed reservation letters to the guests and then carefully input it into Opera (PMS) reservation system in a timely manner.
Quản lý dữ liệu đặt phòng hàng ngày; tiếp nhận, xử lý và giải quyết tất cả các yêu cầu đặt phòng; lưu giữ thông tin và gửi xác nhận đặt phòng cho khách và sau đó cập nhập dữ liệu 1 cách cẩn thận vào hệ thống quản lý đặt phòng kịp thời nhất.
- Inform immediately related departments (FO or HSKP team) of any last-minute bookings, VIP, same day transportation or any unusual information concerning the expected arrivals for further actions.
Cập nhật các yêu cầu đặt phòng vào phút chót, khách VIP, yêu cầu đặt xe trong ngày... cho các bộ phận liên quan (Lễ tân và bộ phận Buồng phòng) hoặc bất ký thông tin thay đổi nào về yêu cầu đặt phòng của khách sắp đến.