Việc xây dựng một bản kế hoạch nhân sự hiệu quả sẽ giúp các HR nói riêng và doanh nghiệp nói chung đạt được mục tiêu đề ra một cách tối ưu hơn. Qua bài viết dưới đây, JobsGO sẽ cập nhật một số mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho công ty cùng hướng dẫn cách lập kế hoạch nhanh nhất.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một tài liệu mô phỏng hoạt động tìm kiếm và chiêu mộ nhân lực theo tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra. Nó bao gồm các thông tin về số lượng nhân viên cần tuyển, các vị trí tuyển dụng, thời gian dự kiến cho quá trình phỏng vấn và ngân sách ước tính cho đợt tuyển dụng.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?
Một bản kế hoạch tuyển dụng chi tiết thường được phê duyệt bởi Giám đốc nhân sự. Nó giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về nhu cầu tuyển dụng của công ty. Nó cũng có thể bao gồm các yêu cầu về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và sự phù hợp với môi trường doanh nghiệp.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chiến lược tuyển dụng, nguồn tuyển dụng phù hợp và các hoạt động quảng cáo để thu hút ứng viên tiềm năng. Nó định rõ các bước tiến hành sàng lọc, phỏng vấn và kiểm tra ứng viên để đảm bảo lựa chọn nhân lực phù hợp với yêu cầu công việc cũng như giá trị của tổ chức.
2. Tại sao cần có mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự?
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một công cụ hữu ích để hỗ trợ quá trình tuyển dụng và đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng được thực hiện một cách có hệ thống, đạt hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự:
Tính nhất quán: Mẫu kế hoạch tuyển dụng giúp đảm bảo tính nhất quán trong việc tiếp cận và đánh giá ứng viên. Nó xác định các tiêu chí tuyển dụng và quy trình sàng lọc, chắc chắn rằng tất cả các ứng viên đều được xem xét theo cùng một tiêu chuẩn.
Hiệu quả: Mẫu kế hoạch tuyển dụng giúp tăng tính hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Nó giúp nhân sự tuyển dụng có một hướng dẫn rõ ràng về các bước và hoạt động cần thực hiện, từ việc xác định nhu cầu tuyển dụng cho đến việc thu hút, chọn lọc và tuyển dụng ứng viên.
Tiết kiệm thời gian và công sức: Mẫu kế hoạch này cung cấp một khung làm việc sẵn có, giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng từ đầu. Người sử dụng chỉ cần tùy chỉnh mẫu theo yêu cầu cụ thể của tổ chức.
Đảm bảo tính pháp lý và công bằng: Mẫu kế hoạch có thể bao gồm các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan đến việc tuyển dụng. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng tuân thủ các quy định pháp lý và thực hiện một cách công bằng, không phân biệt đối xử.
Điều chỉnh và cải tiến: Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự có thể được sửa đổi, cải tiến theo thời gian và các yêu cầu cụ thể của tổ chức. Việc duy trì một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự linh hoạt cho phép tổ chức điều chỉnh và thích nghi với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh, nhu cầu tuyển dụng cùng các yếu tố khác liên quan.
Tính chuẩn mực: Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập chuẩn mực và tiêu chí tuyển dụng cho các vị trí công việc. Nó giúp đảm bảo rằng các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cá nhân được xác định một cách rõ ràng, cụ thể.
Tăng khả năng dự đoán: Một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự đáng tin cậy cung cấp thông tin về số lượng nhân viên cần tuyển, thời gian dự kiến và ngân sách ước tính. Điều này giúp ban lãnh đạo, phòng nhân sự dự đoán và lập kế hoạch cho quá trình tuyển dụng một cách chính xác, kịp thời.
Tăng khả năng đánh giá: Nhờ có mẫu kế hoạch này mà quản lý tuyển dụng có thể đánh giá sự phù hợp của ứng viên với các tiêu chí tuyển dụng đã xác định và đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên cơ sở đó.
Đảm bảo tính bền vững: Một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự thích hợp cung cấp một phương pháp hệ thống để thu hút và tuyển dụng nhân lực chất lượng cao. Điều này giúp đảm bảo tính bền vững của lực lượng lao động và sự phát triển của tổ chức trong dài hạn.
Chia sẻ thông tin và tương tác: Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một công cụ quan trọng để chia sẻ thông tin và tương tác giữa các bộ phận và thành viên trong quá trình tuyển dụng. Nó định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi bên liên quan, từ người quản lý tuyển dụng đến nhân viên phòng nhân sự và các bộ phận liên quan khác.
Tại sao cần có mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự?
3. Tham khảo mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới nhất
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự của công ty được thực hiện bởi bộ phận quản lý nhân sự. Sau khi hoàn thiện, nó sẽ được đề xuất và trình lên ban Giám đốc để được kiểm duyệt và thông qua. Sau khi kế hoạch đã được phê duyệt, công ty sẽ thực hiện các bước tuyển dụng theo đúng kế hoạch đã được đặt ra.
Nếu bạn đang quan tâm, tìm hiểu về mẫu kế hoạch này, hãy tải và tham khảo ngay mẫu dưới đây:
Tùy vào nhu cầu từng giai đoạn mà doanh nghiệp có thể xây dựng các mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự khác nhau. Tuy nhiên, có 2 loại phổ biến nhất đó là ngắn hạn và dài hạn như sau:
3.1 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn là một kế hoạch tuyển dụng được thiết lập để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng ngắn hạn của tổ chức. Doanh nghiệp có thể gặp phải nhu cầu tăng cường lực lượng lao động trong các trường hợp sau:
Mở rộng hoạt động kinh doanh: Khi tổ chức mở rộng hoạt động, mở các văn phòng hoặc chi nhánh mới, nhu cầu tuyển dụng ngắn hạn có thể phát sinh để đáp ứng yêu cầu về nhân lực mới.
Dự án đặc biệt: Các dự án đặc biệt có thể yêu cầu sự gia tăng ngắn hạn trong lực lượng lao động để đảm bảo thành công của dự án. Điều này có thể bao gồm việc tuyển dụng nhân viên có kỹ năng đặc thù hoặc chuyên môn.
Thay thế nhân viên: Kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn cũng có thể được sử dụng để thay thế nhân viên nghỉ việc hoặc tạm thời vắng mặt, như khi nhân viên nghỉ thai sản, nghỉ hưu hoặc đi du lịch dài ngày.
Khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn, tổ chức cần xác định số lượng, loại vị trí cần tuyển, thời gian dự kiến và nguồn tuyển dụng phù hợp. Một nguồn tuyển dụng thường được sử dụng cho tuyển dụng ngắn hạn là nhân viên tạm thời, hợp đồng ngắn hạn hoặc dịch vụ cung ứng lao động.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn cần được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo rằng các vị trí được điền đầy đủ, đúng thời hạn. Nó thường được tích hợp vào kế hoạch tuyển dụng tổng thể của tổ chức, nhằm đảm bảo sự liên kết và phù hợp với chiến lược nhân sự và mục tiêu kinh doanh chung.
Tham khảo mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới nhất
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn là một kế hoạch chi tiết và bền vững được xây dựng để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng, phát triển nhân sự trong tương lai của tổ chức. Mục tiêu chính của kế hoạch này là đảm bảo sự đồng nhất, liên tục của lực lượng lao động trong thời gian dài, nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và phát triển của tổ chức.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn thường được phát triển dựa trên các yếu tố sau:
Chiến lược nhân sự: Kế hoạch này phải phù hợp với chiến lược và mục tiêu của tổ chức. Nó phải xem xét các yếu tố như sự mở rộng, phát triển mới, thay đổi cơ cấu tổ chức và yêu cầu kỹ năng trong tương lai.
Dự báo nhu cầu nhân sự: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn yêu cầu dự báo và đánh giá nhu cầu nhân sự của tổ chức trong tương lai. Điều này có thể dựa trên sự phân tích xu hướng thị trường, sự mở rộng dự án, kế hoạch phát triển sản phẩm và các yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Quy trình tuyển dụng: Kế hoạch này nên mô tả quy trình tuyển dụng chi tiết, bao gồm các bước từ việc xác định nhu cầu, đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra tham chiếu và việc chọn lựa cuối cùng. Nó cũng nên xác định nguồn tuyển dụng, công cụ và phương pháp sử dụng trong quá trình tuyển dụng.
Phát triển nhân sự: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn không chỉ tập trung vào việc tuyển dụng mà còn quan tâm đến việc phát triển nhân sự hiện có. Nó có thể bao gồm các chương trình đào tạo, khuyến khích sự nâng cao năng lực và tạo điều kiện phát triển sự nghiệp cho nhân viên.
Đánh giá và cải tiến: Kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn cần được đánh giá định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Quá trình đánh giá có thể bao gồm việc kiểm tra sự thành công của các chiến lược tuyển dụng, đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển dụng, đo lường chất lượng nhân lực đã được tuyển dụng và xem xét đội ngũ nhân viên hiện tại để xác định các vị trí cần phát triển, nâng cao kỹ năng.
Ngoài ra, kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn cần được điều chỉnh để phản ánh sự thay đổi trong môi trường kinh doanh và yêu cầu công việc. Việc duy trì và cập nhật kế hoạch này giúp tổ chức linh hoạt và phản ứng nhanh chóng đối với các thay đổi trong nhu cầu nhân sự cũng như môi trường kinh doanh.
Để xây dựng một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chuẩn, hiệu quả, các bạn có thể tham khảo quy trình 6 bước sau:
4.1 Xác định nhu cầu nhân lực
Nguồn nhân lực là một sức mạnh quan trọng của doanh nghiệp. Để tuyển dụng được nhân lực tốt, doanh nghiệp cần thực hiện bước đầu tiên là xác định nhu cầu của mình. Điều này bao gồm việc đặt ra câu hỏi như:
Doanh nghiệp đang cần gì?
Mục đích tuyển dụng đợt này là gì?
Quy mô và hoạt động vận hành trong tương lai của doanh nghiệp như thế nào?
…
Bằng cách trả lời những câu hỏi này, doanh nghiệp sẽ có khả năng xác định nhu cầu nhân lực mà công ty cần tìm kiếm và sở hữu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ xác định được số lượng nhân lực và thời gian làm việc cần thiết.
4.2 Đánh giá chung tình hình nhân sự
Trước khi tuyển dụng nhân sự mới, doanh nghiệp cần đánh giá lại tình hình chung nguồn nhân sự hiện có trong tổ chức của mình. Đánh giá nhân sự hiện có giúp phòng tuyển dụng có cái nhìn khách quan về tình hình thực tế và từ đó có thể bổ sung hoặc cải thiện nguồn nhân lực thông qua các đợt tuyển dụng tiếp theo. Thậm chí, việc đánh giá nhân sự hiện có còn giúp doanh nghiệp xem xét khả năng thay thế nhân sự mới hoặc nâng cấp nhân sự hiện tại.
Việc đánh giá nhân sự cũng cho phép xem xét xem lượng công việc, chính sách, đãi ngộ, văn hóa doanh nghiệp đã đủ để nhân sự hiện tại phát triển và làm việc hiệu quả hay chưa? Từ những thông tin thu thập được, kế hoạch tuyển dụng có thể được cải thiện liên tục, dựa trên tình hình thực tế của nguồn nhân lực, nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu của doanh nghiệp.
Thông qua việc đánh giá nhân sự hiện có, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong quá trình tuyển dụng, phát triển nhân sự, từ đó tạo ra một đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng được yêu cầu của công việc và mục tiêu tổ chức.
4.3 Lập kế hoạch tổng quan
Sau khi xác định nhu cầu nhân lực, đánh giá chung tình hình nhân sự, việc lập kế hoạch tổng quan là bước quan trọng để định hình chiến lược và phương pháp tuyển dụng. Kế hoạch tổng quan bao gồm việc xác định các bước cụ thể và thời gian thực hiện trong quá trình tuyển dụng.
Đầu tiên, phòng tuyển dụng cần xác định số lượng nhân lực cần tuyển và các vị trí tuyển dụng tương ứng. Tiếp theo, các HR cần thiết lập lịch trình tuyển dụng như các giai đoạn như công bố thông tin tuyển dụng, thu thập hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và chọn lọc ứng viên.
Trong kế hoạch tổng quan, HR cần xác định nguồn lực và ngân sách dự trù cho quá trình tuyển dụng. Điều này bao gồm xác định số lượng nhân viên trong phòng tuyển dụng, công cụ và công nghệ hỗ trợ, nguồn lực tài chính để triển khai các hoạt động tuyển dụng.
Một phần quan trọng trong kế hoạch tổng quan là đặt ra các tiêu chí và quy trình chọn lọc ứng viên. Điều này liên quan đến việc xác định các yêu cầu về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm và các tiêu chí khác cho từng vị trí tuyển dụng.
4.4 Trình lãnh đạo phê duyệt
Kế hoạch tổng quan cần được trình lên ban quản lý hoặc ban Giám đốc để kiểm duyệt và phê duyệt. Điều này đảm bảo rằng kế hoạch tuyển dụng được thực hiện theo đúng quy trình và đáp ứng được nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp.
4.5 Điều chỉnh và lập kế hoạch chi tiết
Khi đã có sự phê duyệt từ lãnh đạo, tiếp theo phòng tuyển dụng cần điều chỉnh và tạo ra kế hoạch chi tiết để triển khai quy trình tuyển dụng.
Trước tiên, HR cần điều chỉnh kế hoạch tổng quan dựa trên các chỉ định và hướng dẫn từ ban lãnh đạo. Điều này có thể bao gồm việc xác định lại số lượng nhân lực cần tuyển, điều chỉnh thời gian và phạm vi tuyển dụng cũng như làm rõ yêu cầu, tiêu chí chọn lọc ứng viên,…
Điều chỉnh và lập kế hoạch chi tiết
Tiếp theo, HR cần lập kế hoạch chi tiết cho từng vị trí tuyển dụng. Một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự chuẩn nên bao gồm các thông tin sau:
Thông tin công ty:
Tên công ty và logo.
Thông tin liên hệ của công ty (địa chỉ, số điện thoại, email).
Thông tin về kế hoạch tuyển dụng:
Ngày tháng năm lập kế hoạch.
Ngày tháng năm dự kiến để tuyển dụng nhân sự.
Mục đích tuyển dụng đợt này và lý do cần tuyển dụng.
Tổng số lượng nhân sự cần tuyển dụng.
Các vị trí tuyển dụng:
Tên và mô tả chi tiết về từng vị trí cần tuyển dụng.
Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí.
Mô tả công việc, trách nhiệm và nhiệm vụ của từng vị trí.
Quy trình tuyển dụng: Mô tả các bước và quy trình tuyển dụng, bao gồm công việc như đăng tải thông tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra tư cách, tham khảo thông tin, lựa chọn ứng viên và thông báo kết quả.
Kinh phí tuyển dụng: Dự trù kinh phí tuyển dụng, bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí tiếp nhận, xử lý hồ sơ, chi phí phỏng vấn và các khoản chi phí khác liên quan.
Phương án tái cơ cấu nhân sự (nếu có):
Mô tả chi tiết về việc điều chỉnh và phân bổ lại nhân sự hiện có để đáp ứng nhu cầu công việc.
Đề xuất về việc cắt giảm nhân sự không cần thiết hoặc tái cơ cấu các phòng ban để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Hội đồng tuyển dụng:
Liệt kê thành viên trong hội đồng tuyển dụng, bao gồm tên và chức vụ của từng thành viên.
Mô tả trách nhiệm và vai trò của từng thành viên trong quá trình tuyển dụng.
Thời gian thực hiện kế hoạch:
Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của quá trình tuyển dụng.
Xác định các giai đoạn và các mốc thời gian quan trọng trong quá trình tuyển dụng như thời gian đăng tải thông tin tuyển dụng, thời gian tiếp nhận hồ sơ, thời gian phỏng vấn, và thời gian thông báo kết quả.
Mức lương và phúc lợi:
Xác định mức lương dự kiến cho từng vị trí tuyển dụng.
Mô tả các phúc lợi và chế độ đãi ngộ khác mà công ty cung cấp cho nhân viên mới.
Đánh giá và theo dõi:
Xác định cách thức đánh giá và theo dõi quá trình tuyển dụng, bao gồm việc đánh giá hiệu quả, chất lượng và thời gian thực hiện kế hoạch.
Đề xuất các biện pháp cải thiện và điều chỉnh dựa trên kết quả đánh giá.
Chữ ký và phê duyệt: Đề xuất, yêu cầu chữ ký phê duyệt từ các cấp quản lý có thẩm quyền như ban lãnh đạo công ty, trưởng bộ phận cần tuyển dụng, trưởng phòng hành chính nhân sự và người lập kế hoạch.
4.6 Duyệt kế hoạch và triển khai
Bước cuối cùng trong quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là duyệt kế hoạch và triển khai. Khi kế hoạch đã được hoàn thiện và đầy đủ thông tin, nó sẽ được trình lên ban quản lý hoặc ban Giám đốc để duyệt một lần nữa.
Trong quá trình duyệt kế hoạch, ban quản lý hoặc ban Giám đốc sẽ xem xét, đánh giá kế hoạch tuyển dụng, đảm bảo rằng nó phù hợp với chiến lược tổ chức, nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Họ cũng sẽ đảm bảo rằng kế hoạch có đủ nguồn lực và kinh phí để triển khai.
Sau khi kế hoạch được duyệt, quá trình triển khai sẽ bắt đầu. Phòng nhân sự và các bộ phận liên quan sẽ thực hiện các hoạt động tuyển dụng như đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ ứng viên, thực hiện phỏng vấn, đánh giá và chọn lọc ứng viên phù hợp,…
5. Một số lưu ý khi lập mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Một số lưu ý khi lập mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Khi lập mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự, có một số lưu ý quan trọng phòng tuyển dụng cần quan tâm để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và thành công của quy trình tuyển dụng.
Xác định rõ nhu cầu tuyển dụng: Đặt ra các mục tiêu, vị trí cụ thể mà công ty cần tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu công việc và phát triển.
Lập kế hoạch chi tiết: Xác định số lượng, yêu cầu về kỹ năng, trình độ cho từng vị trí, đưa ra lịch trình và ngân sách ước tính.
Phân công trách nhiệm: Giao nhiệm vụ cho các bộ phận liên quan, rõ ràng và minh bạch để đảm bảo sự chủ động, phối hợp trong quá trình tuyển dụng.
Định rõ tiêu chí tuyển chọn ứng viên: Xác định các yếu tố quan trọng như kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ, thái độ làm việc và phù hợp với văn hóa công ty để lựa chọn ứng viên phù hợp.
Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quy trình tuyển dụng, bảo vệ quyền lợi của ứng viên và công ty.
Đánh giá và cải thiện quy trình tuyển dụng: Xem xét hiệu quả của quy trình tuyển dụng, tìm cách cải thiện, áp dụng phương pháp mới và sử dụng công nghệ để nâng cao quá trình tuyển dụng.
Linh hoạt và thích ứng với thay đổi: Điều chỉnh kế hoạch tuyển dụng dựa trên sự thay đổi của môi trường kinh doanh, nhu cầu công việc để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá định kỳ: Theo dõi tiến độ và hiệu quả của quá trình tuyển dụng, đánh giá kết quả và điều chỉnh nếu cần thiết.
Lưu trữ và quản lý dữ liệu tuyển dụng: Đảm bảo lưu trữ và quản lý thông tin tuyển dụng một cách an toàn, bảo mật và sẵn sàng sử dụng khi cần thiết.
Đồng bộ hóa với chiến lược tổng thể của công ty: Kế hoạch tuyển dụng cần phù hợp với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.
Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự là công cụ quan trọng giúp định hình và quản lý quá trình tuyển dụng một cách hiệu quả. Nó đảm bảo sự nhất quán, chặt chẽ và linh hoạt trong việc thu hút, lựa chọn nhân lực tốt nhất cho công ty. Hy vọng những thông tin trên của JobsGO sẽ hữu ích cho bạn đọc đang quan tâm đến chủ đề này nhé.
Hồng Nguyễn
