Back office là một trong những khối rất quan trọng đối với một doanh nghiệp, góp phần tạo nên sự thành công trong các hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy back office là gì? Back office gồm những bộ phận nào? Tìm hiểu ngay với JobsGO bạn nhé!
Back office hay còn được viết tắt là BO. Đây là thuật ngữ chỉ một khối gồm các bộ phận hậu cần hay hành chính văn phòng của một doanh nghiệp, không phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
Back office là gì?
Các nhân viên thuộc back office không gặp gỡ, liên hệ trực tiếp với khách hàng, song họ vẫn có mối quan hệ mật thiết với nhân viên thuộc khối front office. Back office thường sẽ thực hiện các nhiệm vụ nhằm hỗ trợ khối front office, thúc đẩy hoạt động kinh doanh, phát triển của doanh nghiệp.
2. Vai trò của bộ phận back office
Back office là khối quan trọng, không thể thiếu đối với một doanh nghiệp. Dù không trực tiếp mang lại doanh thu từ khách hàng, song back office vẫn được xem là “xương sống”, mang những trách nhiệm lớn đối với quá trình vận hành, phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể, vai trò của khối back office là:
2.1 Là “xương sống” của doanh nghiệp
Các bộ phận trong khối back office thực hiện, xử lý toàn bộ những nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp ở nhiều khía cạnh khác nhau. Chẳng hạn như bộ phận nhân sự sẽ tuyển dụng, kế toán sẽ tính lương – thanh toán lương cho nhân viên,… Đây đều là những hoạt động không thể thiếu và không phải ai cũng làm được. Vì vậy mà back office được ví như “xương sống”, giúp duy trì “sự sống” cho doanh nghiệp.
2.2 Thúc đẩy doanh nghiệp hoạt động năng suất
Khối back office thường sẽ tập trung vào những công việc, hoạt động chiếm nhiều thời gian hơn để cung cấp thông tin quan trọng, cần thiết cho những bộ phận, phòng ban khác. Điều này giúp thúc đẩy năng suất, doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn.
2.3 Bảo mật toàn bộ dữ liệu
Ngoài những vai trò trên, back office còn quản lý, sắp xếp và bảo mật những thông tin quan trọng của doanh nghiệp, không để lộ bất kỳ điều gì ra bên ngoài. Cũng bởi vậy mà các bộ phận back office thường được đào tạo rất bài bản, chuyên nghiệp.
Vai trò của bộ phận back office
3. Những bộ phận back office phổ biến hiện nay
Trong khối back office có rất nhiều bộ phận khác nhau, phổ biến nhất phải kể đến đó là:
3.1 Kế toán
Kế toán là bộ phận không thể thiếu đối với một doanh nghiệp. Họ sẽ đảm nhiệm các công việc liên quan đến tài chính, doanh thu hoạt động của doanh nghiệp như nhập dữ liệu, tạo bảng cân đối kế toán, cập nhật hồ sơ tài chính, thanh toán lương, giải quyết các vấn đề về thuế,…
Bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm nhân tài cho doanh nghiệp. Họ sẽ tuyển, xác nhận các cuộc hẹn phỏng vấn, nhận việc, chào đón nhân viên mới và duy trì hồ sơ của nhân viên.
Ngoài ra, nhân sự cũng sẽ làm những công việc liên quan đến quản lý chế độ phúc lợi nhân viên, tính lương, tạo bảng lương,…
Xem thêm: Ban Nhân sự là gì? Ban Nhân sự gồm những vị trí việc làm nào?
3.3 Sản xuất, kỹ thuật
Đây cũng là một bộ phận cần thiết đối với một doanh nghiệp. Muốn có được những sản phẩm tốt, chất lượng bán cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ cần có bộ phận sản xuất. Và để quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi, nhanh chóng thì sẽ cần có thiết bị máy móc cùng sự hỗ trợ của bộ phận kỹ thuật. Đây là 2 bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ, cùng nhau thực hiện các nhiệm vụ.
Ngoài ra, trong các doanh nghiệp phát triển công nghệ, dịch vụ thì bộ phận kỹ thuật sẽ đảm nhiệm công việc về phần mềm, phần cứng, cơ sở dữ liệu,… Nhiệm vụ của họ có thể là tạo ra các phần mềm quản lý, website dịch vụ, cài đặt mạng – máy tính,…
Doanh nghiệp muốn có những sản phẩm tốt, chất lượng đưa ra thị trường thì sẽ cần phải trải qua quá trình kiểm tra, kiểm định. Và đây chính là công việc của bộ phận kiểm soát chất lượng. Họ sẽ đảm bảo sự an toàn cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm.
4. Làm việc tại khối back office cần đáp ứng những tiêu chí gì?
Để có thể làm việc tại khối back office, bạn sẽ cần phải có những kỹ năng, kiến thức chuyên môn ở lĩnh vực, bộ phận nhất định. Đồng thời, bạn cũng phải đảm bảo được một số tố chất quan trọng. Cụ thể như sau:
4.1 Yêu cầu chuyên môn
Là những bộ phận then chốt, đóng vai trò “xương sống” và xử lý nhiều công việc quan trọng của doanh nghiệp nên back office yêu cầu rất cao về chuyên môn. Tùy vào từng vị trí mà bạn sẽ phải có những kiến thức nhất định, đặc biệt là những công việc mang tính chất đặc thù như kế toán, kỹ thuật,…
4.2 Các tố chất khác
Ngoài chuyên môn, để làm việc tại khối back office, bạn cũng cần có những tính cách, tố chất phù hợp như:
Chăm chỉ, cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc bởi bạn là người nắm giữ những thông tin, đầu việc quan trọng của doanh nghiệp.
Có tinh thần học hỏi, cầu tiến, không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng để hoàn thành công việc tốt.
Biết xây dựng các mối quan hệ nơi làm việc để hỗ trợ mọi người trong công việc.
Biết nắm bắt cơ hội để phát triển, thăng tiến.
5. Cơ hội và thách thức khi làm việc tại khối back office
Nhiều người cho rằng làm việc trong khối back office sẽ khó phát triển, nhiều khó khăn. Sự thật có phải như vậy? Cơ hội và thách thức khi làm việc tại back office như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu với JobsGO bạn nhé.
5.1 Cơ hội
Thực tế, back office gồm rất nhiều bộ phận khác nhau, vậy nên bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn nghề nghiệp, công việc cho bản thân. Thêm vào đó, các công ty hiện nay cũng chú trọng rất nhiều cho khối back office, tạo điều kiện để nhân viên phát triển, đặt ra lộ trình thăng tiến rõ ràng. Điều này mang đến nhiều cơ hội tốt dành cho các bạn. Hãy không ngừng cố gắng, nỗ lực để gặt hái được nhiều thành công nhé.
5.2 Thách thức
Bên cạnh những cơ hội thì làm việc tại back office cũng có một số thách thức đó là:
Áp lực: khối lượng công việc của khối back office khá nhiều, trong khi đó thời gian lại ít, điều này gây ra những áp lực lớn đòi hỏi bạn phải cố gắng để sắp xếp công việc và vượt qua.
Sức khỏe: vì nhiều việc, đôi khi gặp áp lực nên vấn đề sức khỏe của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng. Thậm chí, sẽ có những lúc bạn ốm đau nhưng công việc thì vẫn chờ đó, không đợi bạn khỏe rồi mới tiếp tục. Đây chính là một trong những khó khăn, thách thức lớn khi làm việc tại khối back office.
Lương: đối với các bộ phận back office, lương thường sẽ không quá cao và có sự khác nhau giữa các vị trí. Mức lương back office phổ biến sẽ chỉ từ 6 – 12 triệu đồng/tháng.
Lãnh đạo: vì cần hỗ trợ cho các bộ phận khác cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên bạn sẽ thường xuyên phải chịu sự thúc giục, yêu cầu khá khắt khe từ ban lãnh đạo. Muốn làm việc tại back office, bạn cần phải có tinh thần thép đấy nhé.
6. Sự khác biệt giữa khối back office và front office
Sự khác biệt giữa khối back office và front office
Giữa khối back office và front office trong doanh nghiệp có nhiều điểm khác biệt mà bạn cần phải phân biệt để có sự lựa chọn nghề nghiệp, công việc phù hợp.
Tiêu chí so sánh
Back office
Front office
Công việc
– Đảm nhận những nhiệm vụ, công việc liên quan đến nội bộ doanh nghiệp.
– Tiếp nhận các đơn thư, khiếu nại từ khách hàng chuyển đến front office.
– Đảm nhận những nhiệm vụ, công việc liên quan đến tiếp xúc với khách hàng bên ngoài.
– Đưa ra các phương pháp, hướng giải quyết khi khách hàng gặp vấn đề, đề xuất thanh toán cho khách hàng,…
Vai trò
Thúc đẩy hoạt động, năng suất và bảo mật dữ liệu cho doanh nghiệp.
Bán hàng, mang loại doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Mối quan hệ
Ít mối quan hệ với khách hàng.
Nhiều mối quan hệ với khách hàng.
Hy vọng rằng bài viết trên đây của JobsGO sẽ giúp bạn đọc hiểu đúng, hiểu rõ về “back office là gì?” cùng những thông tin xoay quanh khối back office trong doanh nghiệp. Nếu còn thắc mắc nào về chủ đề này, hãy để lại bình luận phía dưới để JobsGO giải đáp bạn nhé.
Hồng Nguyễn
