Trong bộ máy của một công ty dù lớn hay nhỏ đều có một bộ phận được gọi là “Ban Nhân sự”. Bạn đã nghe đến bộ phận này rất nhiều rồi phải không? Nhưng bạn có thực sự hiểu “Ban Nhân sự là gì?”, “nhiệm vụ của họ ra sao?” và “chức năng của họ thế nào?”.
Ban Nhân sự là một bộ phận thiết yếu trong một doanh nghiệp dù ở lĩnh vực nào, quy mô như thế nào. Những vấn đề về nguồn nhân lực đều là công việc và trách nghiệm của bộ phận nhân sự. Họ tập trung vào việc phát triển và quản lý nhân lực, tối ưu hoá năng lực nhân viên.
Đối với sự thành công của một công ty, nhân sự đóng một vai trò rất lớn. Để làm việc một cách hiệu quả nhất đều nhờ vào việc sắp xếp, đào tạo hợp lý của bộ phận này. Hơn nữa sau khi đã có những thành tích nhất định, nguồn lực cần được củng cố trình độ để giữ vững phong độ và tiến xa hơn nữa. Ban Nhân sự sẽ giúp công ty hoạt động có tổ chức, nâng cao hiệu suất lao động để đạt được những mục đích đề ra.
Bộ phận nhân sự chịu trách nghiệm đảm bảo nguồn lực nhân sự đầy đủ, vững chắc để vận hành công ty. Trong suốt ba giai đoạn làm việc của một nhân viên: xin việc – làm việc – nghỉ việc đều có sự quản lý của Ban Nhân sự.
Ban Nhân sự có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên
Theo đó, 4 nhóm nhiệm vụ chính của Ban Nhân sự bao gồm: tuyển dụng, đào tạo, hành chính, các quyền lợi nhân viên.
Tuyển dụng
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, sàng lọc và lựa chọn ứng viên cho vị trí cần bổ sung của một doanh nghiệp. Tất cả các bộ phận đang thiếu nguồn lực sẽ thông qua Ban Nhân sự làm cầu nối để có được những ứng cử viên sáng giá nhất. Thành công của việc tuyển dụng không chỉ đánh giá trên số lượng ứng viên mà còn có chất lượng của ứng viên. Do đó họ cần có những kế hoạch để thu hút ứng viên và cần sự sáng suốt để chọn lọc những ứng viên phù hợp nhất.
Quy trình tuyển dụng cụ thể như sau:
Xây dựng và triển khai kế hoạch tuyển dụng đảm bảo đáp ứng nhu cầu của công ty.
Đăng tin tuyển dụng trên website của công ty hoặc các mạng xã hội, kênh tuyển dụng. Trong một số trường hợp có thể thông qua mối quan hệ với các trường đại học, cao đẳng để tiếp cận ứng viên. Cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin, yêu cầu của công việc.
Tổng hợp CV, chọn lọc dựa trên hồ sơ của ứng viên. Khi đã có một lượng ứng viên phù hợp sẽ tiến hành thông báo qua email và sắp xếp lịch phỏng vấn. Đồng thời cũng sẽ gửi thư từ chối cho những ứng viên không phù hợp
Thực hiện phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp (qua điện thoại, video call,…). Ở vòng này có thể có sự tham gia của các trưởng phòng bộ phận cần tuyển dụng và cùng lựa chọn, đưa ra kết quả cuối cùng.
Sau quá trình tuyển dụng là giai đoạn đào tạo và phát triển. Đó cũng là nhiệm vụ của Ban Nhân sự.
Để nhân viên mới nắm bắt công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả, đội ngũ nhân viên Hành chính – Nhân sự cần cung cấp các tài liệu liên quan đến phỏng ban, sản phẩm/ dịch vụ, quy trình hoạt động,… của công ty. Trong khi đó, nhân viên cũ sẽ được tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng, chuyên môn.
Lúc này, Ban Nhân sự cần liên hệ với các chuyên gia (nội bộ, hoặc thuê ngoài), tổ chức các buổi học.
Không chỉ dừng lại ở đó, sau khoá học bộ phận nhân sự vẫn sẽ tiếp tục quan sát và đánh giá nhân viên.
Những công việc liên quan đến thủ tục hay hợp đồng lao động đều sẽ thông qua phòng hành chính. Nhân viên sẽ được hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và giải quyết những vấn đề về giấy tờ lao động. Họ sẽ có trách nghiệm theo dõi và quản lý hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên. Bên cạnh đó, họ còn kiểm kê, lập báo cáo định kỳ về tài sản của công ty và chuyển giao hoá đơn đến các phòng ban.
Đảm bảo các quyền lợi của nhân viên
Quyền lợi của nhân viên sẽ bảo gồm tiền công và phúc lợi. Tiền công và tiền thưởng là phần lương trả cho nhiên viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ của mình. Phúc lợi là những đãi ngộ thêm dành cho nhân viên. Ban Nhân sự cần sắp xếp thỏa đáng cho nhân viên và quan trọng là đúng thời hạn. Việc này đóng vai trò giữ chân nhân viên cũng như tạo động lực để họ cố gắng hơn nữa.
Họ cần xây dựng một chế độ lương thưởng hợp lý theo từng vị trí trong công ty; phù hợp với công sức làm việc nhân viên bỏ ra. Ngược lại, Ban Nhân sự cũng chịu trách nhiệm xây dựng chế độ kỉ luật thích đáng đối với những trường hợp vi phạm.
Ngoài ra, đội ngũ nhân viên hành chính còn thực hiện:
Chấm công, quản lý việc đi muộn, nghỉ phép, nghỉ lễ một cách công bằng.
Hỗ trợ xử lý những tranh chấp lao động, những vấn đề về bảo hiểm.
Là một bộ phận hoàn chỉnh của doanh nghiệp, phòng Ban Nhân sự được tạo thành từ rất nhiều vị trí khác nhau.
Giám đốc nhân sự (Chief Human Resources Officer)
Đây là vị trí lớn nhất trong ngành nhân sự. Giám đốc nhân sự có nhiệm vụ quan sát toàn bộ khía cạnh liên quan đến nguồn lực của công ty và chịu trách nghiệm trong việc phát triển nhân lực. Bên cạnh đó, họ cần đưa ra những quyết định đúng đắn, xây dựng kế hoạch phù hợp.
Trưởng phòng nhân sự (Human Resources Manager – HR Manager)
Phòng nhân sự tham gia nhiều hoạt động quan trọng
Trưởng phòng nhân sự sẽ cùng tham gia với Giám đốc về việc đưa ra quyết định và xây dựng chiến lược tuyển dụng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân viên công ty. Tiếp đó, họ sẽ thực hiện và giám sát nhân viên trong việc tiến hành kế hoạch. Có thể nói họ là cầu nối giữa nhân viên và Giám đốc cấp cao.
Quản trị hành chính – nhân sự (Human Resources Admin – HR Admin)
Đúng như tên gọi, vị trí này sẽ đảm nhiệm công việc hành chính. Họ có nhiệm vụ quản lý hồ sơ nhân viên cùng những giấy tờ liên quan. Quản trị hành chính là người cập nhật toàn bộ dữ liệu của nhân viên để từ đó có sự sắp xếp hợp lý, xây dựng một bộ máy vững chắc.
Chuyên viên tuyển dụng (Recruitment Specialist)
Họ chính là những nhà tuyển dụng mà bạn sẽ gặp trong quá trình xin việc. Chuyên viên sẽ tham gia toàn bộ quá trình tuyển dụng, cung cấp thông tin của ứng viên với trưởng phòng, đồng thời thông báo quyết định “trúng hay rớt” cho ứng viên.
Chuyên viên đào tạo và phát triển (Training and Development Specialist)
Chuyên viên đào tạo tham gia phát triển nhân lực
Đây là những thành viên tham gia vào quá trình đào tạo và phát triển nhân lực của công ty đúng như tên gọi. Xây dựng kế hoạch, tham gia tổ chức, theo dõi và đánh giá nhân sự đều được thực hiện bởi họ.
Chuyên viên tiền lương và phúc lợi (Compensations and Benefits Specialist – C&B)
Chuyên viên tiền lương và phúc lợi là đội ngũ nhân viên chịu trách nhiệm quản lý, tính toán, trao đổi với nhân viên về tiền lương và phúc lợi đúng như tên gọi của họ. Chuyên viên sẽ phải đảm bảo tính công bằng, hợp lý và đặc biệt là trả lương đúng thời hạn cho nhân viên. Họ là một phần mấu chốt trong việc nhân viên có hài lòng với công ty hay không, có cảm thấy công sức bỏ ra là xứng đáng hay không.
Ban Nhân sự có thể có toàn bộ các vị nhân sự như trên hoặc không tùy thuộc vào quy mô công ty. Công ty quy mô nhỏ thường không có Giám đốc nhân sự. Tại một số đơn vị khác, Chuyên viên tuyển dụng có thể kiêm nhiệm công việc của Nhân viên Hành chính và Đào tạo. Thậm chí có những công ty chỉ có 1 – 2 thành viên trong Ban Nhân sự – những người này sẽ phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc khác nhau.
Kết luận
Qua bài viết này, hẳn bạn đã hiểu “Ban Nhân sự là gì?” và “công việc của họ ra sao?” rồi đúng không? Chúng ta có thể nhận thấy, Ban Nhân sự có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Đồng thời, bạn cũng có rất nhiều cơ hội công việc liên quan đến bộ phận này.
Hoàn Nguyễn
