4.5/5 - (141 votes)

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, tối ưu hóa môi trường làm việc đang trở thành yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức. Những thách thức như lãng phí thời gian, không gian lộn xộn hay thiếu tổ chức sẽ ảnh hưởng tới năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên. Bởi vậy, phương pháp 5S đã ra đời và được áp dụng thành công đầu tiên tại Nhật Bản. Cùng JobsGO tìm hiểu 5S là gì và quy trình triển khai phương pháp này trong doanh nghiệp nhé!

5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý xuất phát từ Nhật Bản, thường được áp dụng trong các nhà máy, doanh nghiệp sản xuất để tối ưu hóa môi trường làm việc. Tuy nhiên, trong lĩnh vực nhân sự và tuyển dụng, 5S lại trở thành một “kim chỉ nam” giúp chuẩn hóa quy trình, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao chất lượng đầu vào.

5S gồm 5 yếu tố:

  • Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ những gì không cần thiết, giữ lại những yếu tố quan trọng.
  • Seiton (Sắp xếp): Tổ chức và sắp xếp khoa học để dễ dàng sử dụng.
  • Seiso (Sạch sẽ): Giữ cho quy trình minh bạch, rõ ràng, dễ theo dõi.
  • Seiketsu (Săn sóc/tiêu chuẩn hóa): Đặt ra quy chuẩn để mọi người cùng tuân theo.
  • Shitsuke (Sẵn sàng/kỷ luật): Xây dựng thói quen, văn hóa kỷ luật để duy trì hiệu quả lâu dài.
5S là gì - image 1

Mô hình 5S trong tuyển dụng là gì?

Seiri (Sàng lọc) – Chọn lọc hồ sơ ứng viên phù hợp

Trong hàng trăm CV gửi về, chỉ một phần nhỏ thật sự khớp với JD. Áp dụng Seiri giúp doanh nghiệp:

  • Tạo bộ lọc hồ sơ theo yêu cầu cứng (hard skills) và yêu cầu mềm (soft skills).
  • Sử dụng AI hoặc phần mềm ATS để tự động phân loại hồ sơ.
  • Giảm thiểu thời gian đọc thủ công từng CV, tránh bỏ sót ứng viên chất lượng.

Chọn lọc hồ sơ ứng viên phù hợp

Seiton (Sắp xếp) – Quy trình tuyển dụng khoa học

Quy trình càng rõ ràng, HR càng dễ dàng phối hợp với các phòng ban khác. Ứng viên cũng sẽ cảm thấy được tôn trọng vì họ luôn biết mình đang ở bước nào. Một quy trình chuẩn có thể gồm:

  • Tiếp nhận & sàng lọc hồ sơ.
  • Vòng test năng lực.
  • Phỏng vấn sơ bộ HR.
  • Phỏng vấn chuyên môn.
  • Phỏng vấn văn hóa & quản lý.
  • Gửi offer & onboard

Seiso (Sạch sẽ) – Làm rõ JD, tiêu chí đánh giá minh bạch

Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng “JD một đằng, phỏng vấn một nẻo”, gây mất niềm tin nơi ứng viên.

Seiso nhấn mạnh:

  • JD cần đầy đủ: mô tả công việc, kỹ năng cần có, KPI kỳ vọng, quyền lợi.
  • Tiêu chí rõ ràng: định lượng (bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm) và định tính (thái độ, văn hóa phù hợp).
  • Tránh thiên vị: mọi ứng viên được đánh giá dựa trên cùng một khung tiêu chí.

Seiketsu (Săn sóc/tiêu chuẩn hóa) – chuẩn hóa quy trình phỏng vấn

Để đảm bảo công bằng:

  • HR nên xây dựng bộ câu hỏi cố định theo từng vị trí.
  • Các quản lý phỏng vấn cần có checklist để đánh giá ứng viên đồng nhất.
  • Sau phỏng vấn, cần có báo cáo lưu lại, tránh trường hợp quên chi tiết hoặc đánh giá cảm tính.

Shitsuke (Sẵn sàng/kỷ luật) – duy trì văn hóa tuyển dụng chuyên nghiệp

Doanh nghiệp cần coi ứng viên như khách hàng. Một số nguyên tắc Shitsuke trong tuyển dụng:

  • Phản hồi email/CV trong vòng 3–5 ngày làm việc.
  • Luôn thông báo kết quả (dù trúng tuyển hay không).
  • Giữ sự chuyên nghiệp, tôn trọng trong mọi giao tiếp.

Mục đích của 5S trong tuyển dụng là gì?

Tiết kiệm thời gian & chi phí tuyển dụng

Một quy trình rời rạc khiến HR mất nhiều vòng phỏng vấn và dễ tuyển sai người. 5S giúp tinh gọn, tránh lãng phí.

Nâng cao trải nghiệm ứng viên

Ứng viên được hướng dẫn rõ ràng, được phản hồi kịp thời sẽ có trải nghiệm tốt hơn. Đây chính là một phần quan trọng của Employer Branding.

Đảm bảo chất lượng nhân sự đầu vào

Khi tuyển dụng có hệ thống, khả năng chọn đúng người sẽ cao hơn. Nhân sự đầu vào chất lượng sẽ giảm chi phí đào tạo, tăng hiệu quả làm việc ngay từ đầu.

Xây dựng thương hiệu tuyển dụng bền vững

Một thương hiệu tuyển dụng mạnh sẽ giúp doanh nghiệp thu hút ứng viên tốt, giảm chi phí headhunt hoặc chạy quảng cáo tuyển dụng.

Phương pháp 5S áp dụng cho quản trị nhân sự

Checklist triển khai 5S trong phòng HR

  • Seiri: Bộ lọc hồ sơ ứng viên theo tiêu chí chuẩn.
  • Seiton: Áp dụng ATS để quản lý ứng viên.
  • Seiso: Xây dựng JD mẫu và bộ tiêu chí đánh giá rõ ràng.
  • Seiketsu: Chuẩn hóa bộ câu hỏi phỏng vấn.
  • Shitsuke: Quy định thời gian phản hồi ứng viên, đào tạo HR định kỳ.

phương pháp 5s

Ví dụ thực tế khi dùng 5S trong lọc CV & phỏng vấn

Một công ty startup đã áp dụng 5S bằng cách:

  • Tạo JD chuẩn theo từng vị trí.
  • Dùng AI lọc CV, giảm 40% khối lượng công việc thủ công.
  • Chuẩn hóa phỏng vấn qua Google Form đánh giá. → Kết quả: tỷ lệ ứng viên gắn bó sau thử việc tăng 25%.

Nhân sự đóng vai trò gì trong 5S?

Thành công của quy trình 5S phụ thuộc rất lớn vào sự tham gia và hợp tác của tất cả các cấp độ nhân sự trong tổ chức. Từ lãnh đạo đến nhân viên đều đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của quy trình 5S và đạt được mục tiêu cải thiện tổ chức, tăng năng suất làm việc. 5S không thể thành công nếu thiếu đi sự đóng góp từ bất kỳ mắt xích nào trong quy trình triển khai:

  • Lãnh đạo và quản lý: Lãnh đạo và quản lý có trách nhiệm xác định, thông báo về ý nghĩa, mục tiêu, lợi ích của 5S cho toàn bộ nhân viên. Họ cần tạo ra môi trường ủng hộ và định hướng cho quá trình triển khai, duy trì 5S.
  • Đội ngũ triển khai 5S: Đội ngũ này có trách nhiệm thực hiện các bước và hoạt động 5S trong doanh nghiệp. Họ sẽ triển khai các hoạt động như sắp xếp, sắp đặt, làm sạch, duy trì và tuân thủ quy tắc 5S.
  • Các nhân viên: Tất cả nhân viên trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm tham gia và thực hiện các hoạt động 5S trong vị trí, phạm vi công việc của mình. Họ cần tuân thủ quy tắc, quy trình 5S, duy trì sự sạch sẽ, gọn gàng và tổ chức trong môi trường làm việc của mình.
  • Các nhóm làm việc và tổ chức: Nhóm làm việc cùng tổ chức có thể được hình thành để đảm nhận trách nhiệm quản lý và thực hiện 5S trong các khu vực, bộ phận hoặc phòng ban cụ thể. Họ sẽ giám sát tiến trình, cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ cho việc triển khai và duy trì 5S.

>>> Xem thêm: Có nên chọn phụ nữ làm lãnh đạo?

Tóm lại, 5S không chỉ tập hợp các quy tắc sắp xếp mà còn là triết lý nền tảng cho môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ, an toàn và hiệu quả. Từ đó, mọi doanh nghiệp đều có thể tăng năng suất và cải thiện chất lượng công việc cho nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp lớn mạnh. Tìm hiểu thêm những kỹ năng của nhà lãnh đạo và cơ hội việc làm hấp dẫn khác ngay tại JobsGO!

Câu hỏi thường gặp

1. 5S Có Phải Chỉ Áp Dụng Cho Nhà Máy Sản Xuất Hay Không?

Không, 5S có tính ứng dụng rất rộng rãi, phù hợp với mọi loại hình tổ chức như văn phòng, bệnh viện, trường học, ngân hàng, cửa hàng bán lẻ và thậm chí cả trong không gian sống cá nhân.

2. Làm Thế Nào Để Duy Trì 5S Lâu Dài Trong Doanh Nghiệp?

Để duy trì 5S bền vững, cần có sự cam kết của lãnh đạo, đào tạo liên tục, sự tham gia chủ động của tất cả nhân viên, và thiết lập các hoạt động đánh giá, cải tiến định kỳ.

3. 5S Là Jidoka Phải Không?

5S không phải là Jidoka. 5S là phương pháp sắp xếp và quản lý nơi làm việc, còn Jidoka là nguyên tắc “tự động hóa có con người giám sát” để phát hiện và xử lý lỗi ngay lập tức.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)