Thư Ký Văn Phòng Ban Giám Hiệu

Công tác tổng hợp thông tin và dữ liệu

• Thực hiện các nghiên cứu theo yêu cầu của Ban Giám hiệu để phân tích và tổng hợp thông tin theo chuyên đề;
• Tổ chức thu thập các thông tin và dữ liệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý ở cấp độ chung của Ban Giám hiệu;
• Hỗ trợ tham mưu cho Ban Giám hiệu trong các lĩnh vực hợp tác quốc tế được triển khai.

Quản lý, điều phối lịch làm việc của Ban Giám hiệu và hỗ trợ các cuộc họp của Ban Giám hiệu

• Sắp xếp và quản lý lịch các cuộc họp, sự kiện và các hoạt động khác của Ban Giám hiệu nhằm đảm bảo Ban Giám hiệu có đủ thời gian và thông tin cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả;
• Chuẩn bị các tài liệu và thông tin cần thiết cho các cuộc họp bao gồm việc lập kế hoạch, chuẩn bị báo cáo và biên bản cuộc họp;
• Tham gia ghi chú các nội dung quan trọng trong cuộc họp và sau đó chia sẻ thông tin với các bên liên quan theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

Công tác hành chính - văn thư

• Thực hiện các công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ và chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ công văn, hồ sơ theo quy định của Trường;
• Thực hiện các công tác hành chính cho hoạt động hợp tác quốc tế;
• Thực hiện soạn thảo các nội quy, quy định, quy trình và chính sách;
• Tổ chức nhận và chuyển các loại công văn, giấy tờ với các cơ quan bên ngoài, các bộ phận trong Trường có liên quan theo đúng địa chỉ và đúng nguyên tắc về văn thư hành chính;
• Theo dõi công văn đến và công văn đi, sau đó báo cáo cho Ban Giám hiệu xử lý và theo dõi tiến độ thực hiện;
• Hỗ trợ công tác các buổi tiếp đón, làm việc với các đoàn khách quốc tế và các đối tác của nhà trường, các lễ ký kết thỏa thuận, hoạt động hội thảo và các sự kiện khác.

Sắp xếp và chuẩn bị thủ tục cho Ban Giám hiệu đi công tác trong và ngoài nước

• Chuẩn bị tờ trình, sắp xếp phương tiện đi lại, chỗ ở, tạm ứng và thanh toán tạm ứng các khoản chi phí theo Quy chế chi tiêu nội bộ.

Các công tác khác

• Báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám hiệu;
• Thực hiện các nhiệm vụ và công việc khác theo yêu cầu từ Văn phòng Ban Giám hiệu.