Giám Sát Bộ Phận Chăm Sóc Khách Hàng

PHẠM VI CÔNG VIỆC / SCOPE OF WORK

Thực hiện, quản lý và giám sát các hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng và bảo đảm bộ phận làm việc hiệu quả nhất, đảm bảo sự thoải mái cho cư dân, khách thuê và công nhân viên;/

Manage and supervise all functions of customer service and ensure the most effectiveness of the team to comfort residents and tenants;

Công việc hành chính / Administrative tasks:

• Nhận tất cả các cuộc gọi từ khách thuê/ cư dân;/ Receive all calls from residents or tenants;
• Quản lý dịch vụ taxi;/ Manage taxi service;
• Thông tin về bãi đỗ xe;/ Manage information about parking lots;
• Quản lý thẻ an ninh;/ Manage access cards;
• Dịch vụ chuyển phát nhanh;/ Manage express delivery service;
• Cung cấp báo cho khách thuê (áp dụng cho tòa nhà văn phòng);/ Provide newspaper for tenants (only applied to office building);
• Quản lý dịch vụ tìm kiếm đồ thất lạc;/ Manage Lost & Found service;
• Gửi tin nhắn và thư từ cho người thuê nhà;/ Send messages and letters to tenants;
• Cung cấp thông tin cần thiết cho tất cả khách thuê (áp dụng cho tòa nhà văn phòng);/ Provide fundamental information for all tenants (only applied to office building);
• Tương tác tốt với các bộ phận kỹ thuật, an ninh, vệ sinh;/ Well-cooperate with engineering team, security service and janitorial service;
• Cập nhật tất cả các tờ tham dự, lịch làm việc của nhân viên;/ Update timesheets, working schedules of staffs;
• Hướng dẫn Cư dân / Chủ căn hộ/ Nhà thầu của chủ hộ để theo dõi các quy tắc & quy định của tòa nhà như những việc liên quan đến việc di chuyển vào / ra trong quá trình thi công, đăng ký cư trú, v.v./ Instruct residents, contractors of residents about rules & procedures related to moving in/out when fit out, residence register, etc.
• Quản lý nhà thầu phụ khi có yêu cầu;/ Manage sub-contractors (if required);
• Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc lựa chọn nhân viên chăm sóc khách hàng;/ Interview and asset customer service officers;
• Phát triển và duy trì thái độ tích cực trong các chương trình đào tạo nghề trong bộ phận chăm sóc khách hàng;/ Develop and maintain positive attitude in vocational training programs for customer service;

Công việc giám sát / Managing tasks:

• Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc của nhân viên cấp dưới;/ Manage and be responsible for productivity of subordinate staffs;
• Phân bổ thời gian đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng khi cần thiết;/ Train customer service officers;
• Đảm bảo tất cả nhân viên duy trì tiêu chuẩn cao về ngoại hình, vệ sinh cá nhân, đồng phục chính xác và bảng tên theo hướng dẫn;/ Ensure all customer service staffs maintain high standard of appearance, personal hygiene, uniform, name badge as instructed;

Báo cáo / Report:

• Làm checklist hàng ngày của bộ phận chăm sóc khách hàng/ sảnh chính;/ Create daily checklist for customer service/ front office;
• Nhật kí làm việc hàng ngày;/ Daily logbook;
• Danh sách theo dõi yêu cầu công việc;/ Follow up job-requirement list;

Khác / Other tasks:

• Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của quản lý;/ Other tasks assigned by PM;
• Xây dựng mối quan hệ với chính quyền địa phương;/ Build up relationship with local authorities;
• Phối hợp với các bộ phận khác trong các hoạt động hàng ngày và tổ chức sự kiện, vv;/ Coordinate with other teams in daily operation and events, etc.