Mùa dịch bệnh phải làm việc online thực sự khiến nhiều nhân viên gặp khó khăn vì chưa kịp thích ứng. Lúc này, nhà quản lý nên làm gì để khích lệ tinh thần nhân viên?
Điều khiến nhân viên hoang mang nhất khi phải nghỉ đi làm chính là việc có bị cắt giảm lương hay các chế độ khác hay không? Đối với nhiều công ty nhỏ hoặc còn non trẻ, nhân viên thậm chí còn lo lắng về việc mình có bị “bất chợt cho nghỉ việc” hay không? Những lúc như vậy, những hành động “đảm bảo” của lãnh đạo chính là liều thuốc tinh thần giá trị nhất.
Hầu hết các doanh nghiệp đều chịu ảnh hưởng tiêu cực vì dịch bệnh kéo dài phức tạp. Vậy nên đôi khi sẽ khó để duy trì các điều kiện lương thưởng như bình thường. Các nhà quản lý hoàn toàn có thể chia sẻ với nhân viên về vấn đề này. Cùng với đó là lời đảm bảo về những điều kiện cơ bản nhất như lương và duy trì việc làm tại nhà. Khi tất cả mọi người đều phải cùng nhau chia sẻ những khó khăn trong mùa dịch, nếu công ty có thể sắp xếp công việc làm tại nhà cũng như duy trì lương cứng thì sẽ tạo một nguồn động việc rất lớn cho nhân viên.
2.Trao đổi với nhân viên để thiết lập hệ thống làm việc phù hợp
Chúng ta không thể phủ nhận sự thực rằng: việc làm việc online tại nhà có thể sẽ diễn ra trong một thời gian dài. Với điều kiện đó, để đảm bảo công việc cho nhân viên, công ty cần có một hệ thống làm việc đủ tốt và phù hợp. Vậy nên, điều đầu tiên mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần làm chính là setup hệ thống làm việc online.
Có nhiều công ty đã quen với phương thức làm việc này, nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp, bộ phận không hề quen chút nào. Từ yếu tố công cụ làm việc, KPI,… cho đến cách thức liên hệ nội bộ đều cần xem xét kỹ lưỡng. Hệ thống này trước hết là phải phù hợp với tính chất công việc. Thứ hai là phải phù hợp và nhân viên có thể dễ dàng thích ứng. Các công cụ hỗ trợ hiện nay rất phong phú, mỗi công cụ lại có những tính năng nổi trội khác nhau. Các quản lý có thể tham khảo những công ty, bộ phận tương tự để tìm được công cụ phù hợp nhất.
3.Tập trung vào hiệu quả là việc thay vì các quy định “chấm công”
Làm việc từ xa là điều khiến khá nhiều quản lý đau đầu, đặc biệt đối với những công ty trước giờ đều làm việc theo phong cách “chấm công”. Cũng có rất nhiều bộ phận mà ở bất kỳ doanh nghiệp nào thì cũng làm việc theo phong cách này. Tuy nhiên, chính việc làm tại nhà khiến cho phong cách làm việc này không còn phù hợp nữa. Vậy nên các quản lý cần tập trung nhiều hơn vào vấn đề hiệu quả công việc.
Một môi trường có quá nhiều tác nhân khách quan như ở nhà cần có một thước đo đánh giá công việc khác. Thước đo này sẽ được thiết lập dựa trên mức độ công việc bình thường của nhân viên, cũng như thay đổi một chút cho phù hợp với các điều kiện bất khả kháng. Hãy họp bàn với nhân viên của bạn về vấn đề này. Lắng nghe nhân viên một cách thận trọng và cân nhắc những ý kiến khách quan. Tuy nhiên, công ty cũng không nên quá nhẹ tay mà giảm chỉ tiêu xuống quá thấp. Điều này một mặt ảnh hưởng không tốt đến công ty ngay trong giai đoạn khó khăn. Mặt khác khiến nhân viên ỷ lại mà không tập trung công việc.
Văn hóa doanh nghiệp là điều vốn dĩ khó xây dựng dù có làm việc offline. Chính văn hóa cũng là yếu tố gắn kết nhân viên và doanh nghiệp. Vậy nên, dù làm việc online mùa dịch thì các nhà quản lý cũng không nên bỏ qua yếu tố này.
Giao tiếp online vừa có lợi vừa khó khăn đối với việc gắn kết văn hóa doanh nghiệp. Khi giao tiếp online, công ty có thể dễ dàng thực hiện các challenge, thử thách, trào lưu hay các cuộc thi thú vị. Tuy nhiên, cũng với cách thức này, nhân viên có thể sẽ cảm thấy ngại ngùng, phiền phức mà né tránh. Vậy nên, câu hỏi quan trọng nhất được đặt ra chính là “hoạt động nào thì phù hợp với doanh nghiệp của bạn?”
Vẫn là câu chuyện phù hợp. Điều này yêu cầu nhà quản lý cần thực sự hiểu được nhân viên của mình. Cách xác định cơ bản có thể giúp bạn tìm ra câu trả lời nhanh hơn chính là nhìn vào đặc điểm chung nhất của công ty và nhân viên.
Công ty bạn làm về lĩnh vực gì?
Nhân viên của bạn phần lớn thuộc độ tuổi nào?
Môi trường làm việc của công ty bạn vốn truyền thống hay năng động, hiện đại?
Những đặc điểm “xã hội học” cơ bản đó sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ra cách thức gắn kết mọi người phù hợp nhất. Nếu là một công ty có phong cách công sở truyền thống, nhà quản lý có thể hướng đến các hoạt động hướng đến đời sống nhiều hơn như chia sẻ câu chuyện, các hoạt động tại nhà hay tổ chức các cuộc thi thực hành đơn giản liên quan đến công việc. Ngược lại, đối với công ty trẻ, năng động, các hoạt động giải trí, ứng dụng nhiều công nghệ, các challenge thú vị sẽ là sự lựa chọn tối ưu hơn.
5.Truyền đạt thông tin một cách tích cực.
Truyền đạt thông tin là một câu chuyện gì đó rất khó diễn đạt và kiểm soát. Cũng giống như việc luôn có những tin đồn len lỏi nơi công sở, các thông tin được chia sẻ trong giai đoạn này cũng nhạy cảm như vậy. Sẽ không lạ khi nhân viên tò mò việc công ty mình có “chao đảo” vì một dịch bệnh hay không khi thấy quản lý chia sẻ một dùng status đầy “tâm trạng”. Hay đôi khi chỉ vì vài câu nói lỡ lời cũng có thể khiến nhân viên bắt đầu suy đoán và truyền tai nhau về những thông tin tiêu cực. Tất cả những điều “biết đâu bất ngờ” ở trên đều có thể xảy ra. Và chúng khẳng định tầm quan trọng của những thông tin xuất phát từ người quản lý.
Hãy đảm bảo người quản lý là bạn đang truyền đi những thông tin tích cực. Đôi khi là một nguồn năng lượng làm việc nào đó, hay những câu chuyện thú vị khi làm việc từ xa với nhân viên,… Tất cả những điều này sẽ khiến nhân viên an tâm làm việc hơn vì họ biết mọi chuyện vẫn ổn. Có thể ổn định tâm lý nhân viên cũng là một kỹ năng và trách nhiệm mà người quản lý phải hoàn thành. Trong hoàn cảnh khó khăn, tinh thần của nhân viên cũng chính là KPI đặt biệt của người quản lý.
Dịch bệnh COVID-19 đã mang lại một chút khó khăn cũng như một chút trải nghiệm thú vị đối với tất cả doanh nghiệp. Thích ứng và vượt qua khó khăn chính là bài học giúp doanh nghiệp ngày một trưởng thành vững vàng hơn. Mong rằng những gợi ý ở trên của JobsGO sẽ giúp các nhà quản lý có thêm những biện pháp để cùng nhân viên đi qua mùa dịch bệnh một cách an toàn và tích cực nhất.
Linh Lê
