Nhân Viên Hành Chính Tổng Hợp

(1). Văn thư lưu trữ và quản lý hành chính

Quản lý hành chính

• Theo dõi và quản lý lịch công việc văn phòng của các nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm: Lịch họp theo tuần/ tháng, lịch nghỉ Lễ/ Tết theo quy định trong năm, tiếp nhận đăng ký và sắp xếp lịch sử dụng phòng họp,....
• Tham gia các cuộc họp với vai trò thư kí, ghi chép biên bản và lưu trữ, thông báo, chuyển thông tin tới các bộ phận liên quan.
• Xử lý các thủ tục hành chính với cơ quan hành chính công: Đăng ký biển bảng quảng cáo, đăng ký các giấy tờ cấp phép,...

Văn thư lưu trữ

• Là đầu mối tiếp nhận và quản lý công văn đi, công văn đến, giấy tờ của công ty, đồng thời có trách nhiệm chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.
• Soạn thảo văn bản (Quyết định, thông báo,...), trình kí và gửi đến các phòng ban nhận.
• Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan theo đúng quy định

(2). Công tác lễ tân, hậu cần, đời sống và công đoàn

• Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp/event, đặt lịch công tác/lịch hẹn cho sếp, ...

• Chuẩn bị tài liệu, nước, thiết bị,...cần thiết cho các cuộc họp/ đào tạo của công ty

• Ban đời sống: Tổ chức sinh nhật hàng tháng, liên hoan, du lịch hàng năm, workshop, khám sức khoẻ.... và hỗ trợ các sự kiện khác theo kế hoạch được phê duyệt từ BLĐ.

• Phối hợp với các phòng ban theo dõi, báo cáo tình trạng và thực hiện chế độ công đoàn cho nhân sự: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản....

(3). Tổng hợp mua bán và quản lý CCDC

• Tiếp nhận và tổng hợp các đề xuất mua bán văn phòng phẩm, CCDC và xử lý đúng quy trình

• Thực tiện cấp phát CCDC và bàn giao – nhận bàn giao với nhân sự trong trường hợp cấp mới – thu hồi

• Quản lý VPP, CCDC, kiểm kê, báo cáo tình trạng hàng tháng và đưa ra đề xuất sửa chữa/thay mới

• Theo dõi, thực hiện bảo trì, bảo dưỡng CCDC định kì và lưu trữ lịch sử thực hiện

• Lên danh sách CCDC và quản lý định mức tồn & đảm bảo tồn kho phục vụ cho việc cấp phát

• Theo dõi chi phí mua bán CCDC & VPP hàng tháng để đưa ra phương án điều chỉnh, giảm thiểu chi phí phù hợp trong từng thời điểm

(4). Báo cáo

(5). Hỗ trợ tuyển dụng (Không bắt buộc, Công ty thanh toán chi phí tuyển dụng theo đầu người)