Nhân Viên Chăm Sóc Khách Hàng

Địa điểm làm việc: Tòa nhà văn phòng Zen Plaza, Thành phố Hồ Chí Minh
Báo cáo cho: Quản lý, Giám sát Bộ phận Kinh doanh
MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
I. Tóm tắt nhiệm vụ
1. Thực hiện các nhiệm vụ của nhân viên lễ tân hành chính của tòa nhà;
2. Chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng đến tòa nhà và khách thuê bao gồm việc cung cấp, theo dõi và giám sát báo cáo kết quả các dịch vụ cung cấp cho khách thuê và theo yêu cầu của khách thuê;
3. Giải quyết các vấn đề yêu cầu hoặc thắc mắc của khách thuê một cách nhanh chóng và hiệu quả;
4. Kiểm soát và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách thuê, đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an ninh và an toàn tại các khu vực công cộng;
5. Đảm bảo khách hàng luôn hài lòng với dịch vụ cung cấp và hỗ trợ khách thuê trong các hoạt động tại tòa nhà;
6. Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết tất cả các công việc nêu trên trong tòa nhà.
II. Trách nhiệm cụ thể
1. Thực hiện các nhiệm vụ của nhân viên Lễ tân tòa nhà
1.1. Tiếp đón khách hàng
- Chào đón khách đến tòa nhà với thái độ chuyên nghiệp và thân thiện;
- Xác định nhu cầu của khách và hướng dẫn họ đến đúng phòng hoặc người cần gặp;
- Đảm bảo khu vực lễ tân luôn sạch sẽ, ngăn nắp và thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của tòa nhà.
1.2. Quản lý điện thoại tổng đài và email thông tin
- Trả lời các cuộc gọi điện thoại và email đến tòa nhà, chuyển tiếp các cuộc gọi hoặc tin nhắn đến bộ phận hoặc người liên quan;
- Giải đáp các thắc mắc cơ bản từ khách hàng hoặc đối tác liên quan đến dịch vụ hoặc thông tin của tòa nhà.
1.3. Hỗ trợ hành chính
- Quản lý lịch hẹn và phòng họp, sắp xếp và thông báo cho các bên liên quan;
- Hỗ trợ việc in ấn, sao chép, và phân phát tài liệu khi cần thiết;
- Quản lý thư từ, bưu kiện và các tài liệu khác được gửi đến tòa nhà;
- Phát hành công văn, thư tín, thông báo lưu hành nội bộ của Công ty;
- Gửi thư cho các bộ phận thông qua đơn vị cung cấp Viettel post và Sagawa.
1.4. Quản lý an ninh
- Theo dõi và ghi chép thông tin về khách ra vào tòa nhà;
- Phối hợp với bộ phận Bảo vệ để đảm bảo an toàn cho khách và nhân viên;
- Cung cấp thẻ khách và hướng dẫn quy trình an ninh khi cần thiết.
1.5. Quản lý thông tin tòa nhà
- Cung cấp thông tin, cập nhật các công ty khách thuê văn phòng tại tòa nhà;
- Cung cấp thông tin về các dịch vụ và tiện ích của tòa nhà khi được yêu cầu.
1.6. Hỗ trợ sự kiện
- Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ của tòa nhà, bao gồm việc chuẩn bị và sắp xếp khu vực lễ tân;
- Đặt hoa cho sự kiện: khai trương văn phòng khách thuê, hoa tiệc công ty và các chủ đề khác.
1.7. Thực hiện các công việc liên quan PCCC khi có sự cố, phát ghi âm, đọc loa.
1.8. Tuân thủ chính sách KPI cho nhân viên và bộ phận được ban hành bởi Tổng Giám đốc Zen Plaza.
2. Chăm sóc khách hàng, khách thuê
2.1. Ghi nhận ý kiến, phản hồi từ khách thuê và phản ánh đến các bộ phận liên quan;
2.2. Giải quyết và phản hồi các thắc mắc, khiếu nại của khách thuê liên quan đến chất lượng dịch vụ, an ninh và vệ sinh;
2.3. Quản lý các dịch vụ cung cấp cho khách thuê, bao gồm việc đối chiếu định kỳ các dịch vụ mà khách hàng sử dụng;
2.4. Cung cấp thông tin cập nhật của khách thuê trên các bảng chỉ dẫn và trang web tòa nhà cho Marketing;
2.5. Hỗ trợ khách thuê trong các hoạt động như thi công, vận chuyển, và các dịch vụ khác liên quan đến không gian thuê;
2.6. Phối hợp với các bộ phận liên quan để cung cấp các dịch vụ phát sinh theo yêu cầu của khách thuê.
3. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo phân công của Quản lý và Ban Giám đốc.