Chuyên Viên Soạn Thảo, Xây Dựng Quy Trình

Mô tả Công việc
1. Phân tích và đánh giá hiện trạng
Thu thập thông tin: Khảo sát, đánh giá hoạt động thực tế của các phòng ban trong tổ chức.
Xác định nhu cầu: Tìm hiểu các vấn đề, lỗ hổng hoặc rủi ro trong hệ thống vận hành hiện tại.
Đánh giá quy trình cũ: Kiểm tra và đề xuất cải tiến quy trình, quy định đã có.
2. Thiết kế và xây dựng quy trình, quy định, quy chế
Phân tích quy trình: Xác định các bước công việc, trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan.
Xây dựng tài liệu: Soạn thảo các quy trình, quy định, quy chế đảm bảo tính logic, minh bạch và phù hợp với thực tế.
Phối hợp nội bộ: Làm việc với các phòng ban để lấy ý kiến, đảm bảo sự đồng thuận và khả năng áp dụng.
Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo tất cả các quy định và quy chế xây dựng tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
3. Triển khai và hướng dẫn áp dụng
Truyền thông: Tổ chức các buổi họp, đào tạo để giới thiệu và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy trình, quy định mới.
Hỗ trợ áp dụng: Hỗ trợ các phòng ban trong quá trình triển khai, giải đáp thắc mắc và xử lý các vướng mắc.
4. Cập nhật và cải tiến hệ thống
Theo dõi và đánh giá: Kiểm tra việc thực hiện các quy trình, quy định sau khi ban hành, đánh giá hiệu quả thực tế.
Cập nhật thường xuyên: Điều chỉnh, bổ sung các quy trình, quy định để phù hợp với sự thay đổi của công ty hoặc quy định pháp luật.
Tìm kiếm giải pháp cải tiến: Áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro.
5. Báo cáo và tư vấn
Lập báo cáo: Tổng hợp, báo cáo tình hình áp dụng hệ thống quy trình, quy định, quy chế.
Tư vấn cho lãnh đạo: Đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình quản lý, đảm bảo vận hành hiệu quả và đạt mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Yêu cầu kỹ năng và kinh nghiệm
Chuyên môn:
Hiểu biết sâu về quản trị doanh nghiệp, quản lý quy trình, iso...
Am hiểu pháp luật lao động, kinh tế, và các quy định pháp lý liên quan.
Kỹ năng cần thiết:
Phân tích và tư duy hệ thống: Xây dựng quy trình logic, hiệu quả.
Soạn thảo và tổ chức tài liệu: Kỹ năng viết rõ ràng, chi tiết và có tính hệ thống.
Kỹ năng giao tiếp: Làm việc hiệu quả với các phòng ban, hướng dẫn nhân viên thực hiện quy trình.
Giải quyết vấn đề: Khả năng nhận diện và xử lý các vấn đề phát sinh trong thực tế.
Kinh nghiệm:
Có kinh nghiệm trong việc thiết lập quy trình, quy định tại doanh nghiệp.
Kinh nghiệm làm việc trong các tổ chức có cấu trúc phức tạp là một lợi thế.
Thu thập thông tin: Khảo sát, đánh giá hoạt động thực tế của các phòng ban trong tổ chức.
Xác định nhu cầu: Tìm hiểu các vấn đề, lỗ hổng hoặc rủi ro trong hệ thống vận hành hiện tại.
Đánh giá quy trình cũ: Kiểm tra và đề xuất cải tiến quy trình, quy định đã có.
Phân tích quy trình: Xác định các bước công việc, trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan.
Xây dựng tài liệu: Soạn thảo các quy trình, quy định, quy chế đảm bảo tính logic, minh bạch và phù hợp với thực tế.
Phối hợp nội bộ: Làm việc với các phòng ban để lấy ý kiến, đảm bảo sự đồng thuận và khả năng áp dụng.
Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo tất cả các quy định và quy chế xây dựng tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Truyền thông: Tổ chức các buổi họp, đào tạo để giới thiệu và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy trình, quy định mới.
Hỗ trợ áp dụng: Hỗ trợ các phòng ban trong quá trình triển khai, giải đáp thắc mắc và xử lý các vướng mắc.
Theo dõi và đánh giá: Kiểm tra việc thực hiện các quy trình, quy định sau khi ban hành, đánh giá hiệu quả thực tế.
Cập nhật thường xuyên: Điều chỉnh, bổ sung các quy trình, quy định để phù hợp với sự thay đổi của công ty hoặc quy định pháp luật.
Tìm kiếm giải pháp cải tiến: Áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro.
Lập báo cáo: Tổng hợp, báo cáo tình hình áp dụng hệ thống quy trình, quy định, quy chế.
Tư vấn cho lãnh đạo: Đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình quản lý, đảm bảo vận hành hiệu quả và đạt mục tiêu chiến lược của tổ chức.