Chuyên Viên Dịch Vụ Khách Hàng (Khám Đoàn)

Tổng quan công việc:

Vị trí này chịu trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục đăng ký, điều phối công tác lấy xét nghiệm ngoại viện; Điều phối, hỗ trợ khách hàng trong quá trình khám nội viện và phối hợp với các bộ phận liên quan chuẩn bị đón đoàn: danh sách, hồ sơ, khu vực khám, lịch trình…

• Chuẩn bị giấy tờ hồ sơ liên quan đến công tác lấy mẫu ngoại viện (Danh sách khám, phiếu chỉ định,..,). Thực hiện checkin, hướng dẫn khách hàng các thủ tục liên quan tại điểm lấy mẫu. Ghi nhận kết quả, tổng hợp báo cáo sau buổi lấy mẫu;
• Chuẩn bị trước khám: hồ sơ, giấy tờ, sắp xếp kết quả xét nghiệm,…
• Tiếp nhận, hướng dẫn khách hàng các thủ tục đăng ký khám nội viện;
• Hướng dẫn, hỗ trợ khách hàng đến từng khu vực khám theo quy trình (khám nội, mắt, tai mũi họng, X-quang, lấy mẫu xét nghiệm,…). Sắp xếp thứ tự khám hợp lý để tối ưu về thời gian;
• Giải đáp các thắc mắc của khách trong đoàn về nội dung khám, thời gian trả kết quả, những tiện ích tại phòng khám,các quy định liên quan,…;
• Giám sát tiến độ khám, theo dõi tình hình của từng khu vực khám để đảm bảo không bị gián đoạn. Phối hợp với các khoa/phòng chuyên môn để đảm bảo luồng khám của khách hàng;
• Ghi nhận các phản ánh, khiếu nại từ khách hàng, xử lý trong phạm vi cho phép/ báo cáo lãnh đạo lãnh đạo cấp trên nếu vượt quá thẩm quyền;
• Quản lý hồ sơ và kết quả khám: Đảm bảo thông tin cá nhân và kết quả khám được ghi nhận chính xác và đầy đủ;
• Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Tham gia vào các hoạt động truyền thông nội bộ, khảo sát hài lòng bệnh nhân;
• Phối hợp với phòng Hành chính quản trị và khối Điều dưỡng trong công tác tổ chức lấy mẫu ngoại viện;
• Phối hợp với các phòng ban chuyên môn trong khám nội viện;
• Phối hợp với phòng KHTH trong công tác bàn giao, quản lý hồ sơ khách hàng.
• Nắm rõ lịch trực/ lịch khám của các bác sĩ và điều dưỡng;
• Các công việc khác theo phân công của phụ trách bộ phận.

• Trình độ: Tốt nghiệp đại học/cao đẳng; Ưu tiên các ngành y tế, điều dưỡng, quản trị, dịch vụ;
• Kinh nghiệm làm việc: Ít nhất 01 năm vị trí tương đương tại các Bệnh viện, phòng khám Quốc tế (Chấp nhận sinh viên mới ra trường). Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực khám sức khỏe định kỳ, chăm sóc khách hàng y tế hoặc sự kiện y tế cộng đồng;
• Kỹ năng: Giao tiếp tốt, tổ chức – điều phối linh hoạt, thành thạo tin học văn phòng;
• Phẩm chất: Cẩn thận, nhiệt tình có trách nhiệm trong công việc. Năng động, thân thiện, bình tĩnh, xử lý tình huống tốt, có tinh thần làm việc nhóm;
• Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (không bắt buộc);
• Thành thạo tin học văn phòng.