Quy trình nghỉ việc là một trong những vấn đề nhận được sự quan tâm đặc biệt của người lao động. Bởi khi nắm bắt được chính xác quy định, thủ tục, chúng ta có thể bảo vệ được quyền và lợi ích của bản thân. Vậy đâu là những vấn đề đáng lưu ý nhất về quy trình nghỉ việc? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để có được câu trả lời bạn nhé!
1. Quy Trình Nghỉ Việc Theo Quy Định Của Pháp Luật
Sơ đồ quy trình nghỉ việc
Hiện nay, quy trình nghỉ việc tại các doanh nghiệp được áp dụng chuẩn chỉnh theo các bước sau đây:
1.1. Soạn Và Nộp Đơn Xin Nghỉ Việc Đúng Thời Hạn
Khi có nguyện vọng nghỉ việc, người lao động cần viết đơn xin nghỉ theo mẫu tại phòng nhân sự hoặc tra cứu trên Google. Người lao động cần đảm bảo báo không quá muộn để tránh ảnh hưởng tới công việc và không được hưởng lương, thậm chí là bồi thường cho doanh nghiệp.
Cụ thể, Bộ Luật lao động 2019 và Nghị định 145/2020 có quy định về thời hạn xin nghỉ như sau:
Người lao động báo trước 30 ngày với hợp đồng lao động kéo dài từ 12 – 36 tháng.
Người lao động báo trước 3 ngày đối với hợp đồng lao động thời hạn dưới 12 tháng.
Người lao động báo trước 45 ngày đối với hợp đồng lao động không quy định rõ thời hạn.
Ngoài ra, quy trình xin nghỉ việc và thời hạn trên thực tế sẽ có sự khác biệt phụ thuộc vào ngành nghề đặc thù, mô hình doanh nghiệp,…
Đơn xin nghỉ sau khi hoàn tất sẽ được gửi tới cá nhân hoặc bộ phận có thẩm quyền như trưởng nhóm, quản lý, giám đốc hoặc phòng nhân sự. Phía tiếp nhận sẽ xem xét, xác định rõ ràng hơn về nguyện vọng nghỉ và đi đến thỏa thuận. Trường hợp không thống nhất được quản lý sẽ ký xác nhận, chuyển lại đơn và xem xét tối đa trong 2 ngày.
1.3. Xin Xác Nhận Của Bộ Phận Nhân Sự
Nhân viên được chấp thuận đơn xin nghỉ việc sẽ tiếp nhận đơn và chuyển tiếp đến phòng nhân sự. Tại đây, bộ phận nhân sự sẽ có sự thống nhất lần cuối và giải quyết yêu cầu liên quan trong tối đa trong 3 ngày làm việc.
1.4. Tiến Hành Duyệt Và Bàn Giao Công Việc
Quy trình nghỉ việc của nhân viên tiếp tục với bước duyệt và bàn giao công việc. Toàn bộ thời gian này không kéo dài quá 4 ngày. Trong thời gian này, người lao động có trách nhiệm bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu, tài sản,… và tham gia hỗ trợ, hướng dẫn người mới,… theo quy định công ty.
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm thanh lý hợp đồng dựa trên các tiêu chí quan trọng sau đây:
Đảm bảo hoàn thành tất cả công việc được giao trước khi nghỉ hoặc chuyển giao cho nhân sự mới.
Thông qua biên bản bàn giao đầy đủ tài sản, thiết bị làm việc, tài liệu, hồ sơ,…
Nộp bản cam kết nghỉ việc.
1.6. Quyết Định Cho Nghỉ Việc
Phòng nhân sự tổng hợp đầy đủ tài liệu, biên bản để soạn thảo quyết định nghỉ việc. Quyết định này chuyển cho giám đốc ký rồi tiếp tục gửi đến quản lý bộ phận và người lao động. Cùng với đó, bộ phận nhân sự lưu trữ một bản và gửi một bản cho bộ phận kế toán.
1.7. Thanh Toán Tiền Lương Và Các Chế Độ Còn Lại
Doanh nghiệp phải đảm bảo thanh toán toàn bộ tiền lương, bảo hiểm và các phúc lợi liên quan cho nhân viên trong vòng từ 1 – 4 tuần. Nếu nhân viên có thắc mắc, khiếu nại thì bộ phận nhân sự cũng phải có trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết triệt để.
2. Lưu Ý Khi Thực Hiện Quy Trình Nghỉ Việc
Quy trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ thuận lợi sẽ tiết kiệm thời gian và công sức cho cả hai bên. Các lưu ý dưới đây sẽ là tiền đề giúp cho quy trình nghỉ việc tối ưu nhất:
Lưu ý khi thực hiện quy trình nghỉ việc
2.1. Tính Thời Điểm
Thời điểm là yếu tố hàng đầu tạo nên quy trình nghỉ việc đúng quy định. Mục đích là để người lao động có thời gian định hướng chính xác còn doanh nghiệp có thể lắng nghe và đưa ra phương án tối ưu nhất tránh rối loạn bộ máy hay ảnh hưởng tới tiến độ chung.
2.2. Thông Báo Trước
Đây là ưu tiên quan trọng giúp cho quy trình nghỉ việc của nhân viên diễn ra liền mạch đồng thời hạn chế tối đa các sai sót. Để làm được điều này, doanh nghiệp nên thống nhất chi tiết thời hạn và điều khoản liên quan trong hợp đồng.
2.3. Chuẩn Bị Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc
Quy trình nghỉ việc chuẩn chỉnh khi từng yếu tố nhỏ được đảm bảo. Đơn xin nghỉ là một trong những vấn đề cần được đặc biệt quan tâm. Người lao động cần đảm bảo đơn có đảm bảo về mặt hình thức, nội dung cũng như giọng văn.
2.4. Đảm Bảo Sắp Xếp Lịch Hẹn Trao Đổi Trực Tiếp Với Công Ty
Ngoài gửi email, người lao động cần sắp xếp thời gian để trao đổi trực tiếp với quản lý và phòng nhân sự. Thông qua đó, cả hai bên sẽ đi đến thống nhất và có sự thay đổi tích cực hơn trong tương lai.
2.5. Bàn Giao Công Việc
Đây là lưu ý không thể bỏ qua đối với quy trình nghỉ việc đúng quy định. Tùy theo quy mô, tính chất, ngành nghề, doanh nghiệp sẽ tập trung vào một số hạng mục như sau:
Tiến độ công việc hiện tại.
Hướng dẫn sử dụng thiết bị, máy móc,…
Đào tạo, hướng dẫn,… người mới.
3. Một Số Luật Quy Định Về Quy Trình Nghỉ Việc
Một Số Luật Quy Định Về Quy Trình Nghỉ Việc
Quy trình nghỉ việc có liên hệ chặt chẽ với các quy định pháp luật. Bạn hãy tham khảo để bảo vệ tốt nhất quyền lợi bản thân và thể hiện trách nhiệm, nghĩa vụ trong mọi trường hợp.
Tiêu chí
Quy định pháp luật
Nội dung
Nhiệm vụ thanh toán tiền lương
Khoản 1, Điều 94 Bộ luật Lao động 2019
Người sử dụng lao động phải thanh toán đầy đủ tiền lương cho người lao động ngay cả trường hợp nghỉ trước thời hạn.
Thời hạn thanh toán tối đa 14 ngày tính từ ngày chấm dứt hợp đồng.
Trường hợp đặc biệt có thể kéo dài đến 30 ngày.
Khoản tiền được nhận
Điều 46 và Điều 114 Bộ luật Lao động 2019
Tiền lương chưa được thanh toán hết trong một hoặc nhiều tháng.
Trợ cấp thôi việc với đối tượng làm thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên.
Tiền phép năm tương ứng với số ngày nghỉ còn lại.
Trợ cấp thất nghiệp từ nguồn Bảo hiểm xã hội.
Sổ Bảo hiểm xã hội
Điều 48 Bộ luật Lao động
Người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho nhân viên ngay cả khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
Doanh nghiệp phải trả lại sổ cùng giấy tờ bản chính đã giữ trước đó.
4. Câu Hỏi Thường Gặp Về Quy Trình Nghỉ Việc
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về quy trình nghỉ việc được JobsGO tổng hợp, bạn có thể tham khảo:
4.1. Lý Do Nghỉ Việc Thế Nào Được Xem Là Chính Đáng?
4.2. Có Nên Thảo Luận Với Cấp Trên Trước Khi Quyết Định Nghỉ Việc Không?
Câu trả lời là có. Bởi ý kiến từ hai phía sẽ giúp bạn chắc chắn hơn với quyết định và dễ dàng hơn cho kế hoạch của cả hai bên trong tương lai
Hy vọng thông tin chia sẻ về quy trình nghỉ việc trong bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn có bước tiến mới trong công việc, luôn bảo vệ được quyền lợi bản thân và giữ đúng tinh thần trách nhiệm ở mọi môi trường làm việc.
Hồng Nguyễn
