Quy Trình Nghỉ Việc: 6 Lưu Ý Quan Trọng Khi Nghỉ Việc

Quy trình nghỉ việc là tổng hợp các thủ tục, hoạt động có trình tự mà người lao động và người sử dụng lao động cần phối hợp thực hiện khi chấm dứt hợp đồng lao động. Điều này bao gồm từ việc nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc, quản lý tiếp nhận, phòng nhân sự xử lý giấy tờ, cho đến việc bàn giao công việc, thanh toán các khoản lương, trợ cấp và hoàn trả giấy tờ liên quan. Bài viết này của JobsGO sẽ giúp bạn hiểu rõ về quy trình, những lưu ý quan trọng để quá trình nghỉ việc diễn ra suôn sẻ.

1. Quy Trình Nghỉ Việc Hợp Pháp Theo Quy Định Của Pháp Luật

Để đảm bảo quá trình chấm dứt hợp đồng lao động diễn ra minh bạch, đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần xây dựng file quy trình nghỉ việc với đầy đủ hướng dẫn và biểu mẫu. Bên cạnh đó, một sơ đồ quy trình nghỉ việc trực quan sẽ giúp người lao động và các phòng ban liên quan dễ dàng theo dõi, thực hiện đúng trách nhiệm của mình.

Lưu đồ quy trình nghỉ việc

1.1. Nhân Viên Soạn Và Nộp Đơn Xin Nghỉ Việc

Đây là bước khởi đầu của toàn bộ quy trình nghỉ việc, thể hiện nguyện vọng của người lao động muốn chấm dứt hợp đồng. Người lao động cần soạn một lá đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp, trình bày rõ ràng lý do nghỉ việc, ngày muốn nghỉ việc chính thức và cam kết hoàn thành việc bàn giao. Các mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp có thể được tìm thấy trên mạng hoặc hỏi phòng nhân sự của công ty.

Việc nộp đơn phải tuân thủ đúng thời hạn báo trước theo quy định của Bộ Luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Người lao động phải báo trước ít nhất 45 ngày.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 – 36 tháng: Người lao động phải báo trước ít nhất 30 ngày.
• Hợp đồng lao động thời hạn dưới 12 tháng: Người lao động phải báo trước ít nhất 3 ngày làm việc.

Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần báo trước như khi bị ngược đãi, không được trả lương đúng hạn, mang thai phải nghỉ việc theo quy định hoặc ốm đau, tai nạn đã điều trị quá thời hạn cho phép mà sức khỏe chưa hồi phục (Điều 35, Điều 36 Bộ luật Lao động 2019).

Hình thức nộp đơn có thể là đơn cứng có chữ ký và xác nhận của công ty hoặc gửi qua email chính thức, đảm bảo có bằng chứng về việc nộp đơn. Việc không nộp đơn hoặc nộp không đúng thời hạn báo trước có thể dẫn đến việc người lao động không được hưởng lương cho những ngày không báo trước, thậm chí phải bồi thường cho doanh nghiệp theo Điều 40 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm bồi thường nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương của những ngày không báo trước.

>>> Xem thêm: Thời gian báo trước khi nghỉ việc là bao nhiêu?

1.2. Quản Lý Tiếp Nhận Và Xem Xét Lý Do Nghỉ

Sau khi nhận được đơn xin nghỉ việc, quản lý trực tiếp của nhân viên (ví dụ: trưởng nhóm, quản lý bộ phận, giám đốc) là người đầu tiên tiếp nhận và xem xét nguyện vọng này. Quản lý sẽ trao đổi với nhân viên để hiểu rõ hơn lý do nghỉ việc, xem xét khả năng giữ chân hoặc tìm giải pháp thỏa đáng cho cả hai bên. Mục đích của bước này là đánh giá tác động của nhân viên nghỉ việc đối với hoạt động của bộ phận và đưa ra đề xuất lên cấp cao hơn. Trong vòng 1-2 ngày làm việc, quản lý sẽ ký xác nhận vào đơn và chuyển cho phòng nhân sự hoặc phản hồi lý do nếu không duyệt, đảm bảo sự minh bạch, kịp thời trong giao tiếp.

1.3. Xin Xác Nhận Của Bộ Phận Nhân Sự

Khi đơn xin nghỉ việc được người quản lý trực tiếp phê duyệt, nhân viên sẽ chuyển đơn này đến bộ phận nhân sự để tiếp tục xử lý. Tại đây, phòng nhân sự sẽ rà soát lại toàn bộ thông tin, kiểm tra điều kiện nghỉ việc theo hợp đồng lao động và quy định nội bộ, đồng thời thống nhất với các bên liên quan (nếu cần) để đưa ra quyết định cuối cùng. Trong vòng tối đa 3 ngày làm việc, bộ phận nhân sự có trách nhiệm xác nhận việc chấp thuận nghỉ việc và hướng dẫn các bước tiếp theo, bao gồm bàn giao công việc, tài sản, quyết toán chế độ cùng các thủ tục hành chính khác. Điều này nhằm đảm bảo quy trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, đúng quy định và hạn chế tối đa các vướng mắc phát sinh.

1.4. Tiến Hành Duyệt Và Bàn Giao Công Việc

Quy trình sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo là duyệt kế hoạch và thực hiện việc bàn giao công việc. Nó thường kéo dài không quá 4 ngày làm việc. Trong khoảng thời gian này, người lao động có trách nhiệm hoàn tất việc bàn giao toàn bộ công việc đang phụ trách, bao gồm tài liệu, dữ liệu, hồ sơ, tài sản được cấp phát, cũng như các tài khoản truy cập liên quan đến công việc. Đồng thời, nhân viên nghỉ việc cần phối hợp và hỗ trợ người được tiếp nhận vị trí mới (nếu đã có) thông qua việc hướng dẫn công việc, giải thích quy trình hoặc bàn giao chi tiết các dự án đang thực hiện. Mục tiêu là đảm bảo tính liên tục trong công việc và giảm thiểu rủi ro hoặc gián đoạn trong hoạt động của bộ phận liên quan.

>>> Xem thêm: Quy định về bàn giao công việc khi nghỉ việc

1.5. Thanh Lý Hợp Đồng Lao Động

Phòng nhân sự sẽ tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng lao động với người nghỉ việc. Việc thanh lý được thực hiện dựa trên một số tiêu chí quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ trong quá trình chấm dứt quan hệ lao động. Cụ thể, nhân sự chỉ được thanh lý khi:

• Đã hoàn thành toàn bộ công việc được giao hoặc đã chuyển giao đầy đủ cho người tiếp nhận theo đúng yêu cầu của cấp quản lý.
• Đã lập và ký biên bản bàn giao chi tiết, bao gồm tài sản công ty (như laptop, điện thoại, thẻ nhân viên…), hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc.
• Đã nộp bản cam kết nghỉ việc, xác nhận không còn vướng mắc hoặc tranh chấp liên quan đến công việc hay tài sản công ty.

Phòng nhân sự sẽ rà soát toàn bộ thông tin, hồ sơ liên quan. Khi mọi điều kiện được đáp ứng đầy đủ, hợp đồng lao động sẽ được thanh lý chính thức theo đúng quy định của pháp luật và nội quy công ty.

1.6. Quyết Định Cho Nghỉ Việc

Quyết định cho nghỉ việc sẽ được bộ phận nhân sự tổng hợp toàn bộ hồ sơ, biên bản và tài liệu liên quan để soạn thảo. Văn bản này cần được trình giám đốc ký duyệt trước khi chính thức ban hành. Sau khi ký, quyết định được chuyển đến các bên liên quan, bao gồm quản lý bộ phận và người lao động để thông báo chính thức việc chấm dứt hợp đồng. Đồng thời, phòng nhân sự lưu trữ một bản quyết định trong hồ sơ nhân sự và gửi một bản sao đến bộ phận kế toán để làm cơ sở cho việc quyết toán lương cùng các chế độ liên quan.

1.7. Thanh Toán Tiền Lương Và Các Phần Còn Lại

Đây là bước cuối cùng trong quy trình cho nhân viên thôi việc. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện thanh toán đầy đủ tiền lương, bảo hiểm và các chế độ phúc lợi còn lại cho người lao động trong khoảng thời gian từ 1 đến 4 tuần kể từ ngày nghỉ việc chính thức. Các khoản cần thanh toán bao gồm lương chưa chi trả, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc (nếu có), cùng các khoản hỗ trợ khác theo hợp đồng và quy định nội bộ. Trong trường hợp phát sinh thắc mắc, khiếu nại từ phía người lao động, phòng nhân sự cần chủ động tiếp nhận, phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý nhanh chóng, minh bạch và đúng pháp luật.

2. Các Quy Định Của Pháp Luật Về Quy Trình Nghỉ Việc

Việc nắm vững các quy định pháp luật là vô cùng quan trọng để đảm bảo quá trình nghỉ việc diễn ra đúng quy định, bảo vệ tối đa quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Quy trình nghỉ việc luôn phải tuân thủ chặt chẽ các điều khoản trong Bộ Luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Doanh nghiệp và người lao động đều phải nắm rõ luật

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động, bao gồm:

3. Những Lưu Ý Quan Trọng Trong Quy Trình Nghỉ Việc

Mặc dù quy trình nghỉ việc đã được thiết lập rõ ràng nhưng trong thực tế triển khai vẫn có thể phát sinh nhiều tình huống gây hiểu lầm, chậm trễ hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp. Vì vậy, việc nắm rõ những lưu ý quan trọng trong từng bước của quy trình không chỉ giúp quá trình chấm dứt hợp đồng diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật mà còn góp phần duy trì sự chuyên nghiệp, tôn trọng giữa các bên liên quan.

Lưu ý quy trình nghỉ việc pdf

3.1. Giao Tiếp Minh Bạch Và Chuyên Nghiệp

Giao tiếp là chìa khóa cho một quá trình nghỉ việc thành công. Cả phòng nhân sự, quản lý và nhân viên đều cần duy trì sự minh bạch trong mọi thông báo về quy trình, thời gian, trách nhiệm, quyền lợi. Người lao động nên thông báo ý định nghỉ việc trực tiếp với quản lý trước khi gửi đơn chính thức, thay vì chỉ gửi email. Điều này thể hiện sự tôn trọng và cho phép cấp trên có thời gian chuẩn bị. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lắng nghe chân thành những phản hồi từ nhân viên, ngay cả khi họ rời đi. Thái độ tôn trọng và lắng nghe từ cả hai phía sẽ giúp đi đến thống nhất, tránh gây áp lực, mâu thuẫn không cần thiết, tạo điều kiện cho một cuộc chia tay trong hòa bình.

>>> Xem thêm: 12 Lý do xin nghỉ việc thuyết phục sếp mà bạn cần biết

3.2. Tuân Thủ Đúng Thời Hạn Và Quy Định

Thời điểm là yếu tố hàng đầu quyết định sự suôn sẻ của quy trình nghỉ việc. Việc đảm bảo quy trình tuân thủ đúng các thời hạn báo trước theo hợp đồng lao động và quy định pháp luật là cực kỳ quan trọng. Đối với người lao động, tuân thủ thời hạn báo trước giúp họ nhận được đầy đủ các quyền lợi như bảo hiểm, phép, trợ cấp thôi việc và tránh phải bồi thường cho doanh nghiệp. Còn với doanh nghiệp, việc này giúp họ có đủ thời gian để tìm kiếm nhân sự thay thế, sắp xếp bàn giao công việc và đưa ra phương án tối ưu, tránh gây rối loạn bộ máy hoặc ảnh hưởng tiến độ chung của các dự án.

3.3. Chuẩn Bị Mẫu Đơn Xin Nghỉ Việc

Trong một quy trình nghỉ việc chỉn chu và hợp pháp, việc chuẩn bị đơn xin nghỉ việc là bước không thể xem nhẹ. Mẫu đơn cần được soạn thảo đầy đủ, đúng quy định về mặt hình thức, thể hiện rõ các thông tin cần thiết như lý do nghỉ, thời gian dự kiến nghỉ và cam kết bàn giao công việc. Đồng thời, người lao động nên sử dụng giọng văn lịch sự, tôn trọng và chuyên nghiệp để thể hiện thái độ nghiêm túc, tạo ấn tượng tốt trong quá trình chấm dứt hợp đồng.

>>> Xem thêm: Top 5 mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp và chuẩn nhất

3.4. Bàn Giao Công Việc Và Tài Sản Chi Tiết, Đầy Đủ

Đây là một lưu ý không thể bỏ qua, thể hiện tinh thần trách nhiệm cao nhất của người lao động trước khi rời đi. Việc bàn giao công việc cần được thực hiện một cách chi tiết và đầy đủ nhất có thể. Các hạng mục bàn giao có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô, tính chất, ngành nghề của doanh nghiệp nhưng thường bao gồm: tiến độ công việc hiện tại, danh sách khách hàng và đối tác quan trọng, các tài liệu, hồ sơ dự án, hướng dẫn sử dụng các thiết bị, phần mềm chuyên dụng, bất kỳ thông tin cần thiết nào để người tiếp nhận có thể làm việc hiệu quả. Họ phải lập biên bản bàn giao có chữ ký xác nhận của các bên liên quan (người bàn giao, người nhận, đại diện quản lý/nhân sự) để tránh những hiểu lầm hoặc tranh chấp về sau.

3.5. Thu Hồi Tài Sản Và Bảo Mật Thông Tin

Đối với doanh nghiệp, việc thu hồi tài sản và đảm bảo bảo mật thông tin là ưu tiên hàng đầu khi một nhân viên nghỉ việc. Phòng nhân sự và bộ phận IT cần phối hợp chặt chẽ để thu hồi các tài sản của công ty đã cấp phát (như máy tính, điện thoại, đồng phục, chìa khóa, thẻ ra vào) ngay khi nhân viên nghỉ việc chính thức. Đồng thời, tất cả các quyền truy cập (email công ty, phần mềm quản lý, dữ liệu nội bộ, tài khoản dự án) phải được thu hồi hoặc vô hiệu hóa kịp thời. Biện pháp này giúp giảm thiểu rủi ro bảo mật thông tin, ngăn chặn việc rò rỉ dữ liệu hoặc sử dụng sai mục đích, bảo vệ tài sản trí tuệ và bí mật kinh doanh của công ty.

3.6. Duy Trì Thái Độ Tích Cực Và Chuyên Nghiệp

Dù có những trải nghiệm không vui hoặc lý do nghỉ việc phức tạp, người lao động vẫn nên giữ thái độ tích cực, chuyên nghiệp trong suốt quá trình nghỉ việc và cả sau đó. Việc duy trì một thái độ hòa nhã, sẵn sàng hợp tác trong việc bàn giao và hoàn tất các thủ tục không chỉ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ mà còn giữ gìn danh tiếng cá nhân của bạn. Một thái độ chuyên nghiệp sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp, có lợi cho việc xin tham chiếu từ công ty cũ và cho các cơ hội công việc trong tương lai.

4. Những Điều Không Nên Làm Sau Khi Nghỉ Việc

Đừng để hình ảnh của bạn xấu đi trong mắt nhà tuyển dụng

Dù bạn đã rời khỏi công ty nhưng việc duy trì sự chuyên nghiệp và văn minh là điều cần thiết. Những hành động không đúng mực sau khi nghỉ việc có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, danh tiếng và cơ hội nghề nghiệp của bạn trong tương lai.

• Không nói xấu công ty cũ, sếp hoặc đồng nghiệp: Việc chỉ trích nơi làm cũ, dù ở đâu, đều có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến hình ảnh cá nhân. Nó khiến nhà tuyển dụng tương lai nghi ngờ về thái độ và sự chuyên nghiệp của bạn.
• Không rủ rê đồng nghiệp nghỉ việc: Mỗi người có định hướng riêng, việc lôi kéo dễ gây mất đoàn kết và ảnh hưởng đến nội bộ công ty. Đồng thời, hành động này cũng có thể làm giảm thiện cảm và uy tín của bạn trong mắt người khác.
• Không tiết lộ thông tin bí mật của công ty cũ: Việc chia sẻ thông tin như dữ liệu khách hàng, quy trình hay chiến lược kinh doanh là hành vi vi phạm đạo đức và pháp lý. Điều này không chỉ gây hậu quả pháp lý mà còn làm mất niềm tin nơi đối tác, đồng nghiệp và nhà tuyển dụng mới.

Một quy trình nghỉ việc rõ ràng, minh bạch và đúng luật giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động, đồng thời duy trì sự chuyên nghiệp, ổn định cho doanh nghiệp. Chúc bạn có một quá trình chuyển đổi công việc suôn sẻ, đạt được những bước tiến mới trong sự nghiệp, luôn bảo vệ được quyền lợi bản thân và giữ vững tinh thần trách nhiệm, chuyên nghiệp trong mọi hoàn cảnh. Khám phá các cơ hội việc làm mới và phù hợp nhất tại JobsGO.

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh Nghiệp Có Được Giữ Giấy Tờ Cá Nhân Của Nhân Viên Sau Khi Đã Nghỉ Việc Không?

Doanh nghiệp không được giữ giấy tờ cá nhân của người lao động sau khi nghỉ việc, bao gồm CCCD, bằng cấp, sổ BHXH,... theo quy định pháp luật.

2. Hồ Sơ Nghỉ Việc Gồm Những Gì?

Hồ sơ xin nghỉ việc gồm: đơn xin nghỉ việc, biên bản bàn giao công việc, xác nhận của quản lý, quyết định nghỉ việc và các giấy tờ liên quan khác nếu có.

3. Quy Trình Xin Nghỉ Việc Của Viên Chức Gồm Bao Nhiêu Bước?

Quy trình xin nghỉ việc của viên chức thường gồm 5 - 7 bước: nộp đơn, xét duyệt, bàn giao công việc, thanh lý tài sản, thanh toán chế độ và ban hành quyết định nghỉ việc.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)