Kế Toán Kho Là Gì? Tìm Hiểu Vai Trò Và 6 Kỹ Năng Cần Có Đối Với Kế Toán Kho

Kế toán kho là vị trí quan trọng của bộ phận kế toán trong mỗi công ty. Họ làm việc chủ yếu với hàng hóa, vật tư tại các khu vực kho bãi. Trong bài viết này, JobsGO sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết nhiệm vụ, công việc của kế toán kho và yêu cầu kỹ năng, kiến thức cụ thể cho vị trí này.

1. Kế Toán Kho Là Gì?

Kế toán kho là gì? Kế toán kho là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập – xuất – tồn; đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do thủ kho trình lên. Công việc mà kế toán kho thực hiện hàng ngày giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Thủ kho là gì?

2. Vai Trò Của Kế Toán Kho

Kế toán kho không chỉ đơn thuần là người theo dõi số liệu mà còn giúp đảm bảo quá trình quản lý hàng hóa được hỗ trợ một cách toàn diện. Dưới đây là những vai trò chính của kế toán kho:

2.1. Ghi Nhận và Phân Loại Hàng Hóa

• Ghi chép chi tiết: Mỗi giao dịch nhập – xuất hàng hóa cần được ghi nhận một cách chính xác trên hệ thống, từ số lượng, giá trị, đến thời gian giao dịch.
• Phân loại: Hàng hóa được phân loại theo các tiêu chí riêng biệt về loại, nguồn gốc và tình trạng để dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin khi cần thiết.

2.2. Xử Lý Giao Dịch Hàng Hóa

• Lập chứng từ: Công việc quan trọng bao gồm việc lập hóa đơn, chứng từ xuất – nhập kho nhằm đảm bảo mọi giao dịch đều có bằng chứng cụ thể.
• Đối chiếu: Hỗ trợ trong việc so sánh số liệu giữa thực tế và dữ liệu số trên hệ thống kế toán để phát hiện sớm những sai lệch, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời.

2.3. Theo Dõi Hàng Tồn Kho

• Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê thường xuyên nhằm nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa hiện có và chống lại tình trạng thất thoát hoặc lạm dụng.
• Cập nhật số liệu: Sử dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại để theo dõi tình trạng hàng tồn và tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực.

2.4. Lập Báo Cáo Tài Chính

• Báo cáo thường kỳ và đột xuất: Cung cấp các báo cáo tổng hợp về số liệu hàng tồn, doanh thu từ hàng hóa, chi phí quản lý kho cho ban lãnh đạo.
• Phân tích số liệu: Giúp quản lý nắm bắt các xu hướng kinh doanh, từ đó đề xuất các chiến lược xử lý hàng tồn hiệu quả nhất.

3. Kế Toán Kho Làm Gì?

Dưới đây là thông tin về các nhiệm vụ của kế toán kho.

3.1. Công Việc Chung

Các công việc chính mà một kế toán kho cần thực hiện bao gồm:

• Kiểm soát và kiểm kê hàng hóa: Kế toán kho cần nắm rõ tình hình hàng hóa. Để làm được điều này, họ phải thường xuyên kiểm soát số lượng hàng nhập – xuất tại kho; đồng thời cập nhật hạn sử dụng của hàng hóa để lên chiến lược tiêu thụ kịp thời.
• Lập chứng từ xuất – nhập kho: Chứng từ xuất – nhập kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng hàng hóa/vật tư/dụng cụ được nhập vào kho và xuất ra cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng. Ngoài ra, nó được sử dụng để cung cấp cho việc đối chứng sau này. Vì vậy, kế toán kho phải thận trọng trong việc ghi chép số liệu, kiểm tra và lưu giữ chứng từ.
• Hạch toán kế toán: Kế toán kho phải thường xuyên quan sát, tính toán, đo lường và ghi chép thông tin về tài sản/hàng hóa/vật tư; cũng như sự vận động của tài sản/hàng hóa/vật tư trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
• Kê khai thuế: Kế toán kho cần nộp đầy đủ tài liệu, chứng từ được yêu cầu, kê khai thuế đầu vào – đầu ra để tổng hợp đóng thuế theo quy định.
• Báo cáo thống kê hàng hóa tồn đọng: Từ thông tin này, kế toán kho sẽ đưa ra hướng giải quyết nhằm giảm thiểu hao hụt cho doanh nghiệp.
• Các công việc khác: Ngoài những công việc kể trên, kế toán kho còn có thể thực hiện các công việc khác. Chẳng hạn như kiến nghị nâng cấp kho hàng để tạo thuận tiện cho công việc; kiến nghị tuyển thêm nhân sự hỗ trợ công việc khi cần,…

3.2. Công Việc Hàng Ngày Của Kế Toán Kho

• Thực hiện việc xuất – nhập hàng hóa tại kho.
• Theo dõi, thống kê việc xuất – nhập hàng hóa; cập nhật số lượng hàng hóa đã xuất, nhập và hàng tồn trong kho.
• Lập hóa đơn, sổ sách, báo cáo,… gửi về phòng kế toán.
• Đề xuất phương án xuất – nhập, tích trữ hàng hóa nhằm tránh tình trạng thiếu hụt hàng.
• Lập chứng từ, hóa đơn.
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi cho phép xuất – nhập hàng.
• Lưu trữ/ nhập thông tin, số liệu hóa đơn, chứng từ vào hệ thống. Lập biên bản đối chiếu công nợ khi cần.
• Chủ động sắp xếp công việc, hàng hóa một cách hợp lý.
• Đưa ra đề xuất liên quan đến việc xuất – nhập hàng hóa, kho hàng để tăng hiệu quả công việc.

3.3. Công Việc Hàng Tháng Của Kế Toán Kho

• Đối chiếu số lượng hàng hóa trong sổ ghi chép với thực tế.
• Thống kê, lập báo cáo gửi lên phòng kế toán hàng tháng. Điều này giúp cấp trên nắm được tình hình và số lượng hàng hóa.
• Hạch toán, đối chiếu hóa đơn, chứng từ có trong tháng. Số liệu, chi phí cần được tính toán kỹ càng để doanh nghiệp nắm được tình trạng thu chi.
• Hoàn thành chứng từ, sổ sách, thực hiện chứng nhận giấy tờ để báo cáo với cấp trên.

4. Kỹ Năng Cần Có Đối Với Kế Toán Kho

Để trở thành một kế toán kho xuất sắc, bạn cần trau dồi những kiến thức, kỹ năng sau:

4.1. Nghiệp vụ chuyên môn

Các nghiệp vụ kế toán kho cơ bản bao gồm: giám sát hàng hóa tại kho, ghi chép chứng từ, hạch toán, kê khai thuế,… Đây là những kiến thức, kỹ năng mang tính đặc thù. Nếu không sở hữu chúng, bạn sẽ rất khó thích nghi và không thể hoàn thành các công việc được giao.

Xem thêm: Công việc của kế toán tiền lương

4.2. Sử dụng tốt các phần mềm kế toán

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, ngày càng có nhiều phần mềm máy tính được ứng dụng vào việc quản lý dữ liệu hàng hóa để tăng hiệu suất làm việc. Vì thế, hiện nay, khi tuyển dụng nhân viên kế toán, các doanh nghiệp thường yêu cầu ứng viên sử dụng tốt các phần mềm kế toán như Misa, Fast, LinkQ,…

4.3. Thành thạo tin học văn phòng

Với khối lượng dữ liệu khổng lồ cần xử lý mỗi ngày, kế toán kho không thể không thành thạo kỹ năng tin học văn phòng. Ngoài khả năng sử dụng tốt các phần mềm kế toán, bạn cần biết cách sử dụng:

• Excel
• Word
• Phần mềm phân tích dữ liệu

Xem thêm: Kế toán chi phí là gì?

4.4. Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc

Kế toán kho cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải biết sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên để biết cần phải hoàn thành việc gì trước, việc gì sau.

4.5. Kỹ năng quản lý thời gian

Khi biết cách quản lý thời gian, kế toán kho sẽ không để công việc bị tồn đọng, xử lý kịp thời các nhiệm vụ, tránh gây ra các thiệt hại không đáng có về hàng hóa và chứng từ.

4.6. Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ

Kế toán kho phải tiếp nhận cùng lúc nhiều số liệu, giấy tờ,… Điều đó đòi hỏi kế toán kho phải có sự cẩn thận, tập trung cao độ. Chỉ một nhầm lẫn nhỏ cũng có thể dẫn đến các sai sót lớn trong tương lai. Để tránh tình trạng đó, bạn cần cẩn thận, tỉ mỉ với từng con số.

Không chỉ thế, kế toán kho làm việc trực tiếp với hàng hóa/vật tư (tài sản và là tiền của công ty), vì vậy, trung thực là điều đặc biệt quan trọng.

5. Mức Lương Của Kế Toán Kho

Mức lương của vị trí kế toán kho phụ thuộc vào kinh nghiệm, quy mô doanh nghiệp và khu vực làm việc. Theo thống kê cập nhật năm 2024, mức lương cơ bản của kế toán kho có thể dao động như sau:

• Nhân viên mới: Với 1 – 2 năm kinh nghiệm, mức lương thường từ **7 đến 10 triệu đồng/tháng.
• Nhân viên có kinh nghiệm: Tại các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc công ty đa quốc gia, lương có thể lên đến 15 – 20 triệu đồng/tháng.

Những con số này có thể dao động theo từng doanh nghiệp, nhưng chung quy lại, kế toán kho là vị trí có tiềm năng thu nhập ổn định và có cơ hội tăng lương theo năng lực và kinh nghiệm làm việc.

Ngoài mức lương cơ bản được trả hàng tháng, kế toán kho sẽ được hưởng các quyền lợi khác như:

• Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của nhà nước sau khi hết 2 tháng thử việc.
• Các chế độ: sinh nhật, ốm đau, hiếu hỉ, team building, nghỉ lễ, nghỉ tết,…
• Thưởng các dịp đặc biệt trong năm: lễ, tết,…
• Tháng lương thứ 13
• Du lịch hàng năm
• Thưởng hiệu suất công việc

6. Kinh Nghiệm Làm Kế Toán Kho Hiệu Quả

Kế toán kho phải đảm nhiệm nhiều công việc tại kho hàng. Để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đúng thời hạn, kế toán kho cần có những biện pháp làm việc hợp lý. Dưới đây là một số bí quyết giúp kế toán kho làm việc hiệu quả hơn.

6.1. Khi Xuất Nhập Hàng

• Thực hiện kiểm tra chứng từ, hóa đơn cho mỗi lần xuất – nhập hàng một cách kỹ càng, tránh để sai sót làm ảnh hưởng tới các công việc về sau.
• Luôn lập đủ chứng từ, hóa đơn khi xuất – nhập hàng.
• Chuyển giấy tờ cho các bộ phận liên quan.

6.2. Theo Dõi Hàng Xuất – Nhập – Tồn

• Thường xuyên thống kê, theo dõi lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn trong kho để nắm rõ số lượng, tránh hao hụt.
• Cập nhật số liệu vào sổ sách, phần mềm kế toán để tăng độ chính xác và dễ dàng tra cứu.
• Sử dụng giấy ghi chú về ngày xuất – nhập hàng cho từng loại, giúp tiết kiệm thời gian.

6.3. Theo Dõi Hàng Tồn Kho Tối Thiểu

• Thường xuyên theo dõi số liệu để nhanh chóng nắm bắt được tình hình hàng hóa tồn trong kho.
• Đề xuất thay đổi mức tồn kho tối thiểu với cấp trên khi cần.

6.4. Thủ Tục Mua/Đặt Hàng

• Trực tiếp theo dõi quá trình nhập hàng tại kho và làm thủ tục cho hàng hóa.
• Trước khi ký kết hợp đồng, lập chứng từ/hóa đơn, kế toán kho cần kiểm tra kỹ thông tin tránh sai sót.

6.5. Sắp Xếp Hàng Hóa Trong Kho

• Sắp xếp hàng hóa lưu trữ trong kho một cách hợp lý.
• Đảm bảo nơi để hàng thoáng mát, đủ không gian để lưu trữ hàng.

6.6. Đảm Bảo Tiêu Chuẩn Hàng Hóa

• Sắp xếp hàng hóa theo hướng dẫn của nhà sản xuất để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
• Nắm rõ tình hình, hạn sử dụng hàng hóa.

6.7. Tuân Thủ Quy Định Về Phòng Cháy Chữa Cháy

• Kiểm tra cơ sở vật chất theo quy định để tránh tổn thất cho hàng hóa.
• Chuẩn bị đầy đủ và thường xuyên kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy.
• Trang bị kiến thức, kỹ năng phòng cháy chữa cháy.

7. Một Số Sai Lầm Cần Tránh Khi Làm Kế Toán Kho

Trong quá trình làm nghề, kế toán kho có thể mắc phải một trong những sai lầm sau:

7.1. Không Xác Định Được Định Mức Tồn Kho Định Kỳ

Mức tồn kho là số lượng hàng hóa được yêu cầu dự trữ tối thiểu trong kho, nhằm cung cấp hàng hóa/vật tư cho các phòng ban một cách kịp thời. Nếu định mức tồn kho được xác định quá thấp, hàng hóa không bổ sung kịp thời sẽ làm trì hoãn quá trình hoạt động/kinh doanh của công ty. Ngược lại, định mức tồn kho quá lớn sẽ gây ra tình trạng dư thừa, hàng hóa để lâu dẫn đến hết hạn, lỗi thời, mất đi không gian lưu trữ hàng hóa mới.

7.2. Sắp Xếp Hàng Hóa Thiếu Khoa Học

Việc sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng, khoa học giúp quá trình tìm kiếm, kiểm tra, nhập – xuất hàng diễn ra một cách nhanh chóng. Nhờ đó, nó giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và diện tích kho bãi.

Nhân viên kế toán kho không biết cách sắp xếp hàng hóa, vật tư sẽ gây ra nhiều thiệt hại không đáng có về hàng hóa, thời gian, công sức.

7.3. Không Thường Xuyên Kiểm Tra Hàng Hóa

Bằng cách kiểm tra hàng hóa mỗi ngày, kế toán kho sẽ nắm bắt chính xác số liệu hàng hóa đang được lưu trữ tại kho, hàng hỏng, hàng hóa sắp đến hạn sử dụng,… để có phương án xử lý kịp thời. Không chỉ thế, việc kiểm tra thường xuyên còn giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa, gây sai lệch số liệu hàng thực tế và trong giấy tờ.

7.4. Không Chú Trọng Đào Tạo Nâng Cao Trình Độ Nghiệp Vụ

Nghiệp vụ kế toán, phần mềm kế toán,… thường xuyên thay đổi, giúp công việc được hoàn thành hiệu quả hơn. Nếu không tích cực học tập, trau dồi kiến thức, kỹ năng, kế toán kho sẽ không bắt kịp thời cuộc, khó thăng tiến trong công việc.

7.5. Các Sai Lầm Khác

Ngoài những sai lầm phổ biến trên, kế toán kho còn có thể mắc các lỗi như:

• Nhầm lẫn giá hàng hóa do không quản lý quá trình mua hàng một cách sát sao, làm giảm lợi nhuận của công ty.
• Thiếu chữ ký các bên nhập – xuất khi làm chứng từ, hợp đồng.
• Quên ghi thời gian nhập – xuất hàng khi làm giấy tờ.

8. Cơ Hội Nghề Nghiệp Của Kế Toán Kho

Với vai trò quan trọng trong quản lý hàng hóa và tài sản của doanh nghiệp, kế toán kho mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn, đặc biệt là trong bối cảnh toàn cầu hóa và số hóa kinh doanh. Dưới đây là một số cơ hội cho những ai muốn phát triển trong lĩnh vực này:

• Khởi đầu cho sinh viên mới ra trường: Vị trí kế toán kho thường được xem là bước đệm hoàn hảo cho những người mới bắt đầu trong ngành kế toán, giúp họ làm quen với nghiệp vụ cơ bản và nắm bắt quy trình vận hành của doanh nghiệp.
• Cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý: Sau một thời gian tích lũy kinh nghiệm, nhân viên kế toán kho có thể chuyển sang các vị trí quản lý như trưởng bộ phận kho hoặc giám đốc vận hành, mở ra lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng và thu nhập cao hơn.
• Làm việc trong nhiều ngành công nghiệp: Từ sản xuất, bán lẻ, logistics cho đến dịch vụ, mọi doanh nghiệp đều cần đến một hệ thống quản lý kho bài bản. Đây là cơ hội để kế toán kho mở rộng kinh nghiệm và tích lũy kiến thức trong nhiều lĩnh vực.
• Tiềm năng tăng thu nhập: Ngoài mức lương cơ bản hấp dẫn, các doanh nghiệp còn có cơ chế thưởng, hoa hồng dựa trên hiệu quả công việc, cùng các chế độ phúc lợi khác như bảo hiểm và nghỉ lễ.

9. Phân Biệt Kế Toán Kho và Thủ Kho

Dù có nhiều giao điểm trong công việc, kế toán kho và thủ kho vẫn có những khác biệt về chức năng và nhiệm vụ:

Những điểm khác biệt này cho thấy, trong khi thủ kho tập trung chủ yếu vào công tác lưu trữ và quản lý vật lý hàng hóa, kế toán kho lại đảm bảo tính chính xác của số liệu và sự tuân thủ các quy trình kế toán từ góc độ tài chính.

10. Tìm Việc Kế Toán Kho Ở Đâu?

Nhu cầu tuyển dụng kế toán kho đang ngày càng tăng cao trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp chú trọng xây dựng hệ thống quản lý kho hiện đại. Để tìm được công việc phù hợp, bạn có thể tham khảo các kênh sau:

• Trang web tuyển dụng chuyên ngành: Các nền tảng như JobsGO… luôn cập nhật các thông tin tuyển dụng mới nhất về kế toán kho.
• Mạng xã hội và nhóm chuyên ngành: Tham gia các nhóm trên Facebook, LinkedIn chuyên về kế toán, logistics và quản lý kho để nhận thông báo việc làm cũng như chia sẻ kinh nghiệm.
• Trực tiếp liên hệ doanh nghiệp: Nhiều công ty cơ sở sản xuất, bán lẻ hoặc logistic có đội ngũ nội bộ tuyển dụng kế toán kho; hãy theo dõi website và các thông báo từ doanh nghiệp để không bỏ lỡ cơ hội.

Trên đây, JobsGO đã cung cấp thông tin chi tiết về kế toán kho. Hy vọng bài viết đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc liên quan đến công việc này. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm kế toán kho, hãy truy cập ngay vào jobsgo.vn nhé.

Câu hỏi thường gặp

1. Các Nghiệp Vụ Kế Toán Kho Là Gì?

Nghiệp vụ kế toán kho bao gồm quản lý, theo dõi, ghi chép thông tin về nhập, xuất, tồn kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa của doanh nghiệp.

2. Quy Trình Kế Toán Kho Là Gì?

Quy trình kế toán kho là chuỗi các hoạt động như nhập, xuất, kiểm kê, ghi chép thông tin về hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản của doanh nghiệp.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)