Kế toán kho là vị trí quan trọng của bộ phận kế toán trong mỗi công ty. Họ làm việc chủ yếu với hàng hóa, vật tư tại các khu vực kho bãi. Trong bài viết này, JobsGO sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết nhiệm vụ, công việc của kế toán kho và yêu cầu kỹ năng, kiến thức cụ thể cho vị trí này.
Kế toán kho là gì? Kế toán kho là người chịu trách nhiệm chính trong việc lập hóa đơn chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng nhập – xuất – tồn; đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do thủ kho trình lên. Công việc mà kế toán kho thực hiện hàng ngày giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp.
Dưới đây là thông tin về các nhiệm vụ của kế toán kho.
2.1. Công Việc Chung
Các công việc chính mà một kế toán kho cần thực hiện bao gồm:
Kiểm soát và kiểm kê hàng hóa: Kế toán kho cần nắm rõ tình hình hàng hóa. Để làm được điều này, họ phải thường xuyên kiểm soát số lượng hàng nhập – xuất tại kho; đồng thời cập nhật hạn sử dụng của hàng hóa để lên chiến lược tiêu thụ kịp thời.
Lập chứng từ xuất – nhập kho: Chứng từ xuất – nhập kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng hàng hóa/vật tư/dụng cụ được nhập vào kho và xuất ra cho các bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng. Ngoài ra, nó được sử dụng để cung cấp cho việc đối chứng sau này. Vì vậy, kế toán kho phải thận trọng trong việc ghi chép số liệu, kiểm tra và lưu giữ chứng từ.
Hạch toán kế toán: Kế toán kho phải thường xuyên quan sát, tính toán, đo lường và ghi chép thông tin về tài sản/hàng hóa/vật tư; cũng như sự vận động của tài sản/hàng hóa/vật tư trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
Kê khai thuế: Kế toán kho cần nộp đầy đủ tài liệu, chứng từ được yêu cầu, kê khai thuế đầu vào – đầu ra để tổng hợp đóng thuế theo quy định.
Báo cáo thống kê hàng hóa tồn đọng: Từ thông tin này, kế toán kho sẽ đưa ra hướng giải quyết nhằm giảm thiểu hao hụt cho doanh nghiệp.
Các công việc khác: Ngoài những công việc kể trên, kế toán kho còn có thể thực hiện các công việc khác. Chẳng hạn như kiến nghị nâng cấp kho hàng để tạo thuận tiện cho công việc; kiến nghị tuyển thêm nhân sự hỗ trợ công việc khi cần,…
2.2. Công Việc Hàng Ngày Của Kế Toán Kho
Thực hiện việc xuất – nhập hàng hóa tại kho.
Theo dõi, thống kê việc xuất – nhập hàng hóa; cập nhật số lượng hàng hóa đã xuất, nhập và hàng tồn trong kho.
Lập hóa đơn, sổ sách, báo cáo,… gửi về phòng kế toán.
Đề xuất phương án xuất – nhập, tích trữ hàng hóa nhằm tránh tình trạng thiếu hụt hàng.
Lập chứng từ, hóa đơn.
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi cho phép xuất – nhập hàng.
Lưu trữ/ nhập thông tin, số liệu hóa đơn, chứng từ vào hệ thống. Lập biên bản đối chiếu công nợ khi cần.
Chủ động sắp xếp công việc, hàng hóa một cách hợp lý.
Đưa ra đề xuất liên quan đến việc xuất – nhập hàng hóa, kho hàng để tăng hiệu quả công việc.
2.3. Công Việc Hàng Tháng Của Kế Toán Kho
Đối chiếu số lượng hàng hóa trong sổ ghi chép với thực tế.
Thống kê, lập báo cáo gửi lên phòng kế toán hàng tháng. Điều này giúp cấp trên nắm được tình hình và số lượng hàng hóa.
Hạch toán, đối chiếu hóa đơn, chứng từ có trong tháng. Số liệu, chi phí cần được tính toán kỹ càng để doanh nghiệp nắm được tình trạng thu chi.
Hoàn thành chứng từ, sổ sách, thực hiện chứng nhận giấy tờ để báo cáo với cấp trên.
Kế Toán Kho Làm Gì?
3. Kỹ Năng Cần Có Đối Với Kế Toán Kho
Để trở thành một kế toán kho xuất sắc, bạn cần trau dồi những kiến thức, kỹ năng sau:
3.1. Nghiệp vụ chuyên môn
Các nghiệp vụ kế toán kho cơ bản bao gồm: giám sát hàng hóa tại kho, ghi chép chứng từ, hạch toán, kê khai thuế,… Đây là những kiến thức, kỹ năng mang tính đặc thù. Nếu không sở hữu chúng, bạn sẽ rất khó thích nghi và không thể hoàn thành các công việc được giao.
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, ngày càng có nhiều phần mềm máy tính được ứng dụng vào việc quản lý dữ liệu hàng hóa để tăng hiệu suất làm việc. Vì thế, hiện nay, khi tuyển dụng nhân viên kế toán, các doanh nghiệp thường yêu cầu ứng viên sử dụng tốt các phần mềm kế toán như Misa, Fast, LinkQ,…
3.3. Thành thạo tin học văn phòng
Với khối lượng dữ liệu khổng lồ cần xử lý mỗi ngày, kế toán kho không thể không thành thạo kỹ năng tin học văn phòng. Ngoài khả năng sử dụng tốt các phần mềm kế toán, bạn cần biết cách sử dụng:
Kế toán kho cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải biết sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên để biết cần phải hoàn thành việc gì trước, việc gì sau.
3.5. Kỹ năng quản lý thời gian
Khi biết cách quản lý thời gian, kế toán kho sẽ không để công việc bị tồn đọng, xử lý kịp thời các nhiệm vụ, tránh gây ra các thiệt hại không đáng có về hàng hóa và chứng từ.
3.6. Trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ
Kế toán kho phải tiếp nhận cùng lúc nhiều số liệu, giấy tờ,… Điều đó đòi hỏi kế toán kho phải có sự cẩn thận, tập trung cao độ. Chỉ một nhầm lẫn nhỏ cũng có thể dẫn đến các sai sót lớn trong tương lai. Để tránh tình trạng đó, bạn cần cẩn thận, tỉ mỉ với từng con số.
Không chỉ thế, kế toán kho làm việc trực tiếp với hàng hóa/vật tư (tài sản và là tiền của công ty), vì vậy, trung thực là điều đặc biệt quan trọng.
4. Mức Lương Của Kế Toán Kho
Theo số liệu thống kê mới nhất năm 2024 của JobsGO, một kế toán kho có kinh nghiệm 1 – 2 năm sẽ có mức lương phổ biến trong khoảng 7 – 10 triệu đồng/tháng. Tại các công ty lớn, kế toán kho có thể được trả mức lương lên tới 15 – 20 triệu đồng.
Ngoài mức lương cơ bản được trả hàng tháng, kế toán kho sẽ được hưởng các quyền lợi khác như:
Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của nhà nước sau khi hết 2 tháng thử việc.
Các chế độ: sinh nhật, ốm đau, hiếu hỉ, team building, nghỉ lễ, nghỉ tết,…
Thưởng các dịp đặc biệt trong năm: lễ, tết,…
Tháng lương thứ 13
Du lịch hàng năm
Thưởng hiệu suất công việc
5. Kinh Nghiệm Làm Kế Toán Kho Hiệu Quả
Kinh Nghiệm Làm Kế Toán Kho Hiệu Quả
Kế toán kho phải đảm nhiệm nhiều công việc tại kho hàng. Để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đúng thời hạn, kế toán kho cần có những biện pháp làm việc hợp lý. Dưới đây là một số bí quyết giúp kế toán kho làm việc hiệu quả hơn.
5.1. Khi Xuất Nhập Hàng
Thực hiện kiểm tra chứng từ, hóa đơn cho mỗi lần xuất – nhập hàng một cách kỹ càng, tránh để sai sót làm ảnh hưởng tới các công việc về sau.
Luôn lập đủ chứng từ, hóa đơn khi xuất – nhập hàng.
Chuyển giấy tờ cho các bộ phận liên quan.
5.2. Theo Dõi Hàng Xuất – Nhập – Tồn
Thường xuyên thống kê, theo dõi lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn trong kho để nắm rõ số lượng, tránh hao hụt.
Cập nhật số liệu vào sổ sách, phần mềm kế toán để tăng độ chính xác và dễ dàng tra cứu.
Sử dụng giấy ghi chú về ngày xuất – nhập hàng cho từng loại, giúp tiết kiệm thời gian.
5.3. Theo Dõi Hàng Tồn Kho Tối Thiểu
Thường xuyên theo dõi số liệu để nhanh chóng nắm bắt được tình hình hàng hóa tồn trong kho.
Đề xuất thay đổi mức tồn kho tối thiểu với cấp trên khi cần.
5.4. Thủ Tục Mua/Đặt Hàng
Trực tiếp theo dõi quá trình nhập hàng tại kho và làm thủ tục cho hàng hóa.
Trước khi ký kết hợp đồng, lập chứng từ/hóa đơn, kế toán kho cần kiểm tra kỹ thông tin tránh sai sót.
5.5. Sắp Xếp Hàng Hóa Trong Kho
Sắp xếp hàng hóa lưu trữ trong kho một cách hợp lý.
Đảm bảo nơi để hàng thoáng mát, đủ không gian để lưu trữ hàng.
5.6. Đảm Bảo Tiêu Chuẩn Hàng Hóa
Sắp xếp hàng hóa theo hướng dẫn của nhà sản xuất để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Nắm rõ tình hình, hạn sử dụng hàng hóa.
5.7. Tuân Thủ Quy Định Về Phòng Cháy Chữa Cháy
Kiểm tra cơ sở vật chất theo quy định để tránh tổn thất cho hàng hóa.
Chuẩn bị đầy đủ và thường xuyên kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Trang bị kiến thức, kỹ năng phòng cháy chữa cháy.
6. Một Số Sai Lầm Cần Tránh Khi Làm Kế Toán Kho
Một Số Sai Lầm Cần Tránh Khi Làm Kế Toán Kho
Trong quá trình làm nghề, kế toán kho có thể mắc phải một trong những sai lầm sau:
6.1. Không Xác Định Được Định Mức Tồn Kho Định Kỳ
Mức tồn kho là số lượng hàng hóa được yêu cầu dự trữ tối thiểu trong kho, nhằm cung cấp hàng hóa/vật tư cho các phòng ban một cách kịp thời. Nếu định mức tồn kho được xác định quá thấp, hàng hóa không bổ sung kịp thời sẽ làm trì hoãn quá trình hoạt động/kinh doanh của công ty. Ngược lại, định mức tồn kho quá lớn sẽ gây ra tình trạng dư thừa, hàng hóa để lâu dẫn đến hết hạn, lỗi thời, mất đi không gian lưu trữ hàng hóa mới.
6.2. Sắp Xếp Hàng Hóa Thiếu Khoa Học
Việc sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng, khoa học giúp quá trình tìm kiếm, kiểm tra, nhập – xuất hàng diễn ra một cách nhanh chóng. Nhờ đó, nó giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và diện tích kho bãi.
Nhân viên kế toán kho không biết cách sắp xếp hàng hóa, vật tư sẽ gây ra nhiều thiệt hại không đáng có về hàng hóa, thời gian, công sức.
6.3. Không Thường Xuyên Kiểm Tra Hàng Hóa
Bằng cách kiểm tra hàng hóa mỗi ngày, kế toán kho sẽ nắm bắt chính xác số liệu hàng hóa đang được lưu trữ tại kho, hàng hỏng, hàng hóa sắp đến hạn sử dụng,… để có phương án xử lý kịp thời. Không chỉ thế, việc kiểm tra thường xuyên còn giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa, gây sai lệch số liệu hàng thực tế và trong giấy tờ.
6.4. Không Chú Trọng Đào Tạo Nâng Cao Trình Độ Nghiệp Vụ
Nghiệp vụ kế toán, phần mềm kế toán,… thường xuyên thay đổi, giúp công việc được hoàn thành hiệu quả hơn. Nếu không tích cực học tập, trau dồi kiến thức, kỹ năng, kế toán kho sẽ không bắt kịp thời cuộc, khó thăng tiến trong công việc.
6.5. Các Sai Lầm Khác
Ngoài những sai lầm phổ biến trên, kế toán kho còn có thể mắc các lỗi như:
Nhầm lẫn giá hàng hóa do không quản lý quá trình mua hàng một cách sát sao, làm giảm lợi nhuận của công ty.
Thiếu chữ ký các bên nhập – xuất khi làm chứng từ, hợp đồng.
Quên ghi thời gian nhập – xuất hàng khi làm giấy tờ.
7. Cơ Hội Nghề Nghiệp Của Kế Toán Kho Như Thế Nào?
Cơ hội nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán kho đang ngày càng rộng mở, đặc biệt là trong bối cảnh doanh nghiệp đã hiểu rõ về tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa hiệu suất và giảm chi phí. Với kỹ năng chuyên sâu về quản lý hàng tồn, kế toán kho sẽ nhận được những cơ hội sau:
Điểm khởi đầu phù hợp cho sinh viên mới tốt nghiệp: Nhiệm vụ mà kế toán kho đảm nhiệm đơn giản hơn nhiệm vụ của những vị trí kế toán khác như kế toán tổng hợp, kế toán thuế,… Chính vì vậy, vị trí này là bước đầu tuyệt vời dành cho người mới gia nhập lĩnh vực kế toán. Khi làm việc dưới vai trò một kế toán kho, sinh viên mới ra trường sẽ được làm quen với nghiệp vụ kế toán, đồng thời phát triển các kỹ năng cần thiết.
Đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp và tiến xa hơn trong hành trình sự nghiệp: Với hiểu biết sâu rộng về lưu thông hàng hóa và quản lý hàng tồn kho, kế toán kho có thể có những đóng góp quan trọng trong quá trình ra quyết định của Ban lãnh đạo công ty, đặc biệt là trong việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động. Khi đó, kế toán kho sẽ có cơ hội thăng chức lên các vị trí quản lý; từ đó có thu nhập tốt hơn.
Tham gia vào ngành nghề đa dạng: Kế toán kho không chỉ hoạt động trong các doanh nghiệp sản xuất, mà còn có cơ hội làm việc trong lĩnh vực bán lẻ, logistics, dịch vụ và nhiều ngành công nghiệp khác.
Trên đây, JobsGO đã cung cấp thông tin chi tiết về kế toán kho. Hy vọng bài viết đã giúp các bạn giải đáp được thắc mắc liên quan đến công việc này. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm kế toán kho, hãy truy cập ngay vào jobsgo.vn nhé.
Câu hỏi thường gặp
1. Kế Toán Kho Khác Gì Thủ Kho?
Kế toán kho và thủ kho có một số điểm khác nhau như sau:
Đặc điểm
Kế toán kho
Thủ kho
Nhiệm vụ chính
Quản lý, ghi chép và báo cáo về các giao dịch liên quan đến tồn kho.
Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho.
Chức năng
Theo dõi tình trạng xuất nhập kho.
Báo cáo doanh số bán hàng và tình trạng tồn kho.
Tham gia vào quá trình đặt hàng và tái tồn kho.
Quản lý các loại vật liệu và sản phẩm.
Nhận, kiểm tra và lưu trữ hàng hóa.
Đảm bảo chất lượng hàng hóa.
Xử lý đơn đặt hàng và thực hiện đóng gói.
Xử lý và ghi chép thông tin về hàng hóa.
Trách nhiệm
Chịu trách nhiệm ghi nhận, phân loại hàng hóa.
Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành kho mỗi ngày.
2. Các Nghiệp Vụ Kế Toán Kho Là Gì?
Nghiệp vụ kế toán kho bao gồm quản lý, theo dõi, ghi chép thông tin về nhập, xuất, tồn kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng hóa của doanh nghiệp.
3. Quy Trình Kế Toán Kho Là Gì?
Quy trình kế toán kho là chuỗi các hoạt động như nhập, xuất, kiểm kê, ghi chép thông tin về hàng tồn kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản của doanh nghiệp.
Hoàng Yến
