Payroll là gì? Căn cứ để xây dựng Payroll hiệu quả

Bạn có bao giờ thắc mắc về cách doanh nghiệp quản lý và chi trả lương cho hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân viên mỗi tháng? Đằng sau mỗi phiếu lương là một hệ thống phức tạp được gọi là Payroll. Vậy Payroll là gì? Tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng trong mọi tổ chức? Bài viết này của JobsGO sẽ giải đáp toàn bộ thắc mắc.

Xem nhanh nội dung

1. Payroll là gì?
2. Chức năng của Payroll
3. Căn cứ để xây dựng Payroll
4. Tham khảo mẫu Payroll chuẩn
5. Những vấn đề thường gặp khi xây dựng Payroll

1. Payroll là gì?

Payroll là toàn bộ quy trình tính toán, quản lý và chi trả lương, thưởng, các khoản phúc lợi, và các khoản khấu trừ (thuế, bảo hiểm) cho người lao động trong một tổ chức.

Đây là một chức năng quan trọng liên quan đến cả tài chính và nhân sự, đảm bảo rằng nhân viên được thanh toán chính xác, đúng hạn, đồng thời doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế và luật lao động hiện hành. Quản lý Payroll hiệu quả giúp duy trì sự hài lòng của nhân viên và độ tin cậy của doanh nghiệp.

Payroll tiếng Việt là gì?

>>> Xem thêm: Payslip là gì?

2. Chức năng của Payroll

Payroll không chỉ đơn thuần là việc chi trả lương; nó là một hệ thống đa chức năng, đóng vai trò sống còn trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru và hợp pháp của doanh nghiệp. Dưới đây là những chức năng chính của Payroll:

Tính toán và thanh toán lương: Chức năng trọng tâm của Payroll là xác định chính xác tổng thu nhập (lương cơ bản, thưởng, phụ cấp) và số tiền thực lĩnh của nhân viên sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ. Sau đó, thực hiện chi trả lương đúng hạn thông qua các phương thức thanh toán đã định.
Quản lý khấu trừ và đóng góp bắt buộc: Payroll đảm nhiệm việc tính toán và thu hộ các khoản khấu trừ theo luật định như thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), đảm bảo doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ đóng góp cho cơ quan nhà nước một cách đầy đủ và kịp thời.
Tuân thủ pháp luật và báo cáo: Chức năng này bao gồm việc tạo ra các báo cáo tài chính, bảng lương chi tiết và các hồ sơ thuế cần thiết để nộp cho cơ quan quản lý. Việc đó giúp công ty luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế và luật lao động, tránh các rủi ro pháp lý.
Lưu trữ và cung cấp dữ liệu nhân sự: Payroll có vai trò lưu trữ an toàn và có hệ thống lịch sử trả lương, thông tin về mức lương, các thay đổi về phúc lợi và các dữ liệu quan trọng khác. Dữ liệu này là cơ sở cho việc phân tích chi phí, lập ngân sách và phục vụ các đợt kiểm toán nội bộ.

Chức năng của Payroll

>>> Xem thêm: Trade BO là gì?

3. Căn cứ để xây dựng Payroll

Để xây dựng một hệ thống Payroll vững chắc và hợp pháp, bộ phận Kế toán/Nhân sự cần dựa trên nhiều nguồn thông tin và quy định khác nhau. Các căn cứ này đảm bảo tính minh bạch, công bằng, và tuân thủ các quy định của nhà nước cũng như nội bộ công ty.

3.1. Quy định pháp luật

Đầu tiên và quan trọng nhất, quy trình Payroll phải tuân thủ chặt chẽ theo các điều lệ, quy định của pháp luật hiện hành. Điều này bao gồm Bộ luật Lao động, luật thuế thu nhập cá nhân, luật bảo hiểm xã hội và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Việc nắm vững các quy định về mức lương tối thiểu vùng, tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc, cách tính thuế giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, xử phạt hành chính, và đảm bảo quyền lợi cơ bản cho người lao động.

>>> Xem thêm: Thị trường tiền tệ là gì?

3.2. Quy chế lương của doanh nghiệp

Căn cứ nội bộ mang tính quyết định là quy chế lương, thưởng, budget và phúc lợi của doanh nghiệp. Văn bản này quy định chi tiết về cơ cấu lương (lương cơ bản, phụ cấp, hoa hồng), các tiêu chí đánh giá hiệu suất (KPI) để tính thưởng, và chính sách về các khoản phúc lợi khác. Quy chế lương được xây dựng rõ ràng là cơ sở để bộ phận Payroll áp dụng tính lương một cách thống nhất, công bằng và phù hợp với chiến lược đãi ngộ của công ty.

>>> Xem thêm: Outsource là gì?

3.3. Bảng chấm công

Dữ liệu đầu vào không thể thiếu để tính lương chính là bảng chấm công. Bảng này ghi nhận thời gian làm việc thực tế, thời gian tăng ca, nghỉ phép có lương, và các dữ liệu vắng mặt của từng nhân viên trong kỳ tính lương. Độ chính xác của bảng chấm công là yếu tố then chốt, giúp xác định số ngày công thực tế, làm căn cứ tính lương cơ bản, lương ngoài giờ, đảm bảo tính công bằng và chính xác cho nhân viên.

>>> Xem thêm: Mẫu bảng tính lương theo giờ chuẩn trong doanh nghiệp

3.4. Mức lương ngành theo thị trường

Khi xây dựng mức lương, doanh nghiệp cần tham khảo mức lương ngành theo thị trường. Việc này giúp công ty định vị được mức đãi ngộ cạnh tranh so với các đối thủ cùng ngành, từ đó thu hút và giữ chân nhân tài.

Mặc dù không trực tiếp ảnh hưởng đến việc tính toán bảng lương hàng tháng, nhưng việc nghiên cứu thị trường đóng vai trò là căn cứ chiến lược để điều chỉnh và xây dựng thang bảng lương nội bộ một cách hợp lý.

Payroll được xây dựng dựa trên những căn cứ nào?

>>> Xem thêm: Lương cứng là gì?

4. Tham khảo mẫu Payroll chuẩn

Bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho quy trình tính lương? Tải ngay mẫu Payroll chuẩn này để áp dụng ngay các thành phần minh bạch nhất, giúp doanh nghiệp bạn quản lý chi phí nhân sự chính xác và hiệu quả.

TẢI MẪU PAYROLL

5. Những vấn đề thường gặp khi xây dựng Payroll

Quy trình Payroll phức tạp đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Dưới đây là những vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình thực hiện:

Sai sót dữ liệu đầu vào: Dữ liệu chấm công và thông tin nhân sự thu thập thủ công dễ sai lệch, dẫn đến việc tính toán và chi trả lương không chính xác hoặc chậm trễ.
Thiếu tuân thủ pháp luật: Không cập nhật kịp thời các quy định mới về thuế, bảo hiểm xã hội khiến doanh nghiệp dễ tính toán sai và bị cơ quan quản lý phạt.
Vấn đề bảo mật thông tin: Việc quản lý hồ sơ lương thưởng không tập trung và bảo mật kém có thể gây rò rỉ dữ liệu nhạy cảm, làm mất niềm tin của nhân viên.
Khó khăn xử lý tình huống đặc biệt: Tính toán lương cho các trường hợp phức tạp như tăng ca, nghỉ việc hoặc thai sản thường mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót nếu thiếu quy trình chuẩn.

Những vấn đề thường gặp khi xây dựng Payroll

>>> Xem thêm: Quota là gì?

Bài viết trên của JobsGO đã phân tích chi tiết về Payroll và các yếu tố quan trọng cấu thành lên hệ thống Payroll hiệu quả. Payroll góp phần tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy sự hài lòng và gắn bó của nhân viên. Hiểu rõ Payroll là gì sẽ giúp bạn nắm bắt được những thành tố trong bảng lương của mình khi trở thành nhân viên của các doanh nghiệp hoặc quản lý hiệu quả hơn nếu bạn là nhà tuyển dụng.

>>> Có thể bạn quan tâm: Portfolio là gì?

Câu hỏi thường gặp

1. Chu kỳ Payroll phổ biến nhất là gì?

Chu kỳ phổ biến nhất là hàng tháng, nhưng một số doanh nghiệp có thể sử dụng chu kỳ nửa tháng (bi-weekly) hoặc hàng tuần.

2. Công cụ nào hỗ trợ quản lý Payroll hiệu quả?

Các phần mềm quản lý nhân sự (HRM) hoặc phần mềm kế toán chuyên biệt là công cụ hiệu quả nhất để tự động hóa và quản lý Payroll.

3. Tính Payroll sai có thể gây ra hậu quả gì?

Gây ra sự không hài lòng của nhân viên, bị phạt do không tuân thủ quy định thuế, và dẫn đến các vấn đề pháp lý về lao động.

4. Payroll trong ngân hàng là gì?

Trong ngân hàng, Payroll là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp để tự động hóa việc chi trả lương cho nhân viên thông qua chuyển khoản vào tài khoản cá nhân.

5. Payroll là nghề gì?

Payroll là nghề chuyên trách về việc quản lý và thực hiện toàn bộ quy trình tính lương, thưởng, các khoản khấu trừ (thuế, bảo hiểm), chi trả thu nhập cho người lao động, đồng thời đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động và thuế.