Bạn có bao giờ tự hỏi những con số trên phiếu lương của mình được tính toán như thế nào không? Hay đơn giản là tại sao số tiền vào tài khoản mỗi tháng lại khác nhau? Đằng sau những con số ấy là cả một hệ thống phức tạp – gọi là payroll. Hãy cùng JobsGO khám phá xem payroll là gì và nó ảnh hưởng đến cuộc sống của chúng ta như thế nào.
Payroll (bảng lương) là thuật ngữ trong quản lý nhân sự và kế toán doanh nghiệp, đề cập đến toàn bộ quy trình tính toán, quản lý, chi trả lương cho người lao động trong một tổ chức. Đây không đơn thuần chỉ là việc trả lương cơ bản mà còn bao gồm nhiều yếu tố phức tạp như tính toán các khoản thưởng, phụ cấp, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các khoản đóng góp bắt buộc khác theo quy định của pháp luật.
Payroll Là Gì?
Trong môi trường doanh nghiệp, hệ thống payroll đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo quyền lợi của nhân viên và tuân thủ các quy định pháp luật về lao động. Hệ thống này không chỉ giúp tổ chức quản lý chi phí nhân sự một cách hiệu quả mà còn thể hiện tính minh bạch trong việc chi trả lương thưởng. Payroll cũng cung cấp các báo cáo cần thiết giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược về nhân sự và ngân sách.
2. Payroll Đầy Đủ Gồm Những Gì?
Một payroll đầy đủ bao gồm những yếu tố sau:
Thông tin cơ bản về nhân viên: Đây là nền tảng quan trọng nhất, bao gồm mã số nhân viên, họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, số điện thoại liên hệ, email, số CCCD, số tài khoản ngân hàng để nhận lương… Ngoài ra, còn có các thông tin liên quan đến công việc như vị trí, phòng ban, ngày bắt đầu làm việc, các chứng chỉ chuyên môn và bằng cấp liên quan.
Các thành phần lương cơ bản và phụ cấp: Lương cơ bản được xác định dựa trên hợp đồng lao động. Các khoản phụ cấp có thể bao gồm phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi lại, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại (nếu có) và các loại phụ cấp khác theo chính sách của công ty. Việc tính toán các khoản này cần tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật và thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Chấm công và giờ làm việc: Hệ thống payroll theo dõi thời gian làm việc thực tế của nhân viên, bao gồm giờ vào/ra, số ngày công thực tế, số giờ làm thêm, các ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương và các trường hợp đặc biệt khác. Việc tính toán chính xác thời gian làm việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lương và các khoản phụ cấp của nhân viên.
Các khoản khấu trừ và đóng góp: Nội dung các khoản trên bao gồm bảo hiểm bắt buộc như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo tỷ lệ quy định. Ngoài ra còn có thuế thu nhập cá nhân được tính toán theo biểu thuế lũy tiến, các khoản đóng góp công đoàn và các khoản khấu trừ khác như tạm ứng lương, các khoản vay từ công ty (nếu có).
Thưởng và khoản bổ sung: Các khoản này thường bao gồm thưởng hiệu suất công việc, thưởng dự án, thưởng cuối năm, thưởng các dịp lễ tết và các khoản thưởng đặc biệt khác. Ngoài ra còn có các khoản bổ sung như trợ cấp nghỉ phép năm chưa sử dụng, các khoản bồi thường (nếu có) và phúc lợi khác theo chính sách của công ty.
Hệ thống báo cáo và quản lý hồ sơ: Thành phần này bao gồm các báo cáo tổng hợp lương hàng tháng, báo cáo thuế, báo cáo bảo hiểm xã hội, phiếu lương chi tiết cho từng nhân viên, phân tích chi phí nhân sự và hệ thống lưu trữ hồ sơ payroll. Các báo cáo trên không chỉ phục vụ mục đích quản lý nội bộ mà còn đáp ứng yêu cầu của các cơ quan chức năng trong các đợt thanh tra, kiểm tra định kỳ.
Công cụ phân tích và dự báo: Phần phân tích dự báo giúp doanh nghiệp xác định xu hướng chi phí nhân sự, ngân sách lương cho các kỳ tiếp theo, đánh giá hiệu quả của các chính sách lương thưởng và đưa ra các quyết định chiến lược về nhân sự. Các công cụ này thường được tích hợp với phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) và các hệ thống quản lý tài chính khác của doanh nghiệp.
3. Các Chức Năng Của Payroll
Chức năng chính của payroll là tính toán, quản lý và chi trả lương cho nhân viên một cách chính xác, hiệu quả. Cụ thể:
Các Chức Năng Của Payroll
3.1 Tính Toán Lương, Thưởng
Chức năng tính toán lương, thưởng đòi hỏi sự chính xác và đồng bộ trong xử lý dữ liệu. Hệ thống sẽ tự động tính toán lương cơ bản dựa trên mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động, số ngày công thực tế và các yếu tố ảnh hưởng khác. Ngoài lương cơ bản, hệ thống còn tính toán các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, điện thoại, đi lại, ăn trưa và các loại phụ cấp được quy định theo chính sách của công ty.
Payroll cũng xử lý được các loại thưởng như thưởng theo hiệu suất công việc, thưởng dự án, sáng kiến, thưởng định kỳ (quý/năm) và thưởng các dịp lễ tết. Việc tính toán thưởng thường dựa trên các tiêu chí đánh giá KPI, mức độ hoàn thành công việc, đóng góp của nhân viên và kết quả kinh doanh của công ty. Hệ thống cũng tự động tính toán các khoản phát sinh như lương làm thêm giờ, phụ cấp ca đêm hay chế độ đặc biệt.
3.2 Quản Lý Thuế Và Bảo Hiểm
Chức năng quản lý thuế, bảo hiểm trong hệ thống payroll đảm bảo việc tuân thủ các quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân và các loại bảo hiểm bắt buộc. Đối với thuế thu nhập cá nhân, hệ thống tự động tính toán thuế theo biểu thuế lũy tiến, áp dụng các khoản giảm trừ gia cảnh và xử lý các trường hợp đặc biệt như thu nhập không thường xuyên hoặc thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau.
Về quản lý bảo hiểm, payroll theo dõi, tính toán các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho cả phần người lao động và người sử dụng lao động. Hệ thống cũng cập nhật các thay đổi về mức đóng, điều chỉnh lương tối thiểu vùng và các quy định mới về bảo hiểm. Ngoài ra, payroll còn hỗ trợ lập báo cáo định kỳ cho cơ quan thuế , bảo hiểm xã hội, theo dõi quá trình đóng bảo hiểm của từng nhân viên, quản lý các trường hợp nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội.
3.3 Quản Lý Chấm Công Và Ngày Phép
Payroll được tích hợp với các thiết bị chấm công điện tử hoặc phần mềm chấm công online để ghi nhận chính xác thời gian vào/ra của nhân viên. Dữ liệu chấm công được tự động xử lý để tính toán số giờ làm việc thực tế, giờ làm thêm và các trường hợp đi muộn/về sớm.
Hệ thống cũng theo dõi được số ngày phép năm của từng nhân viên, bao gồm số ngày phép được cấp, số ngày đã sử dụng và số ngày còn lại. Payroll còn quản lý các loại phép khác như nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương và các trường hợp nghỉ đặc biệt khác. Quy trình xin phép, phê duyệt được số hóa, cho phép nhân viên gửi đơn xin phép trực tuyến và quản lý có thể phê duyệt nhanh chóng thông qua hệ thống. Việc tích hợp quản lý chấm công, ngày phép với hệ thống payroll giúp đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương và các chế độ phúc lợi liên quan.
3.4 Chi Trả Lương
Chức năng chi trả lương là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của hệ thống payroll, đảm bảo việc thanh toán lương thưởng cho nhân viên được thực hiện đúng hạn và chính xác. Hệ thống có nhiệm vụ tạo các bảng tổng hợp chi trả lương, trong đó chi tiết đầy đủ các khoản thu nhập như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ. Quá trình chi trả lương thường được thực hiện thông qua chuyển khoản ngân hàng, với việc tạo tự động các file chuyển lương theo định dạng của từng ngân hàng.
Ngoài ra, hệ thống còn tạo phiếu lương chi tiết cho từng nhân viên, bao gồm đầy đủ thông tin về các khoản thu nhập, khấu trừ, giúp nhân viên dễ dàng theo dõi, đối chiếu. Việc chi trả lương cũng được tích hợp với hệ thống kế toán, tạo các bút toán kế toán liên quan đến lương, giúp đảm bảo tính chính xác, nhất quán trong hạch toán kế toán. Hệ thống cũng lưu trữ lịch sử chi trả lương, cho phép tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
3.5 Báo Cáo Và Phân Tích
Chức năng báo cáo, phân tích trong hệ thống payroll cung cấp các công cụ để theo dõi và đánh giá chi phí nhân sự của doanh nghiệp. Payroll tạo ra các báo cáo định kỳ về tổng quỹ lương, chi phí nhân sự theo phòng ban, xu hướng tăng giảm lương và các chỉ số quan trọng khác. Về mặt phân tích, hệ thống cung cấp các công cụ phân tích chuyên sâu như phân tích cơ cấu chi phí nhân sự, so sánh mức lương theo vị trí/phòng ban, phân tích xu hướng biến động nhân sự và chi phí liên quan. Các công cụ trực quan hóa dữ liệu như biểu đồ, đồ thị giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và đưa ra các quyết định chiến lược về chính sách nhân sự. Hệ thống cũng hỗ trợ dự báo chi phí nhân sự trong tương lai, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách hiệu quả.
3.6 Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên
Payroll lưu trữ đầy đủ thông tin cá nhân của nhân viên như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số CCCD, thông tin liên hệ, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và các chứng chỉ chuyên môn. Payroll còn bao gồm các thông tin liên quan đến công việc như vị trí công tác, phòng ban, mã số nhân viên, ngày vào làm cũng như lịch sử công tác trong doanh nghiệp.
Hệ thống cũng quản lý các tài liệu quan trọng như hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, các quyết định bổ nhiệm/điều chuyển, khen thưởng/kỷ luật và các văn bản liên quan khác. Tính năng cảnh báo tự động giúp theo dõi các mốc thời gian quan trọng như gia hạn hợp đồng, đánh giá định kỳ, tăng lương và các sự kiện quan trọng khác trong quá trình làm việc của nhân viên. Việc số hóa hồ sơ nhân viên không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và cập nhật thông tin khi cần thiết.
3.7 Đảm Bảo Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật
Chức năng đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật trong payroll bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý liên quan đến quản lý nhân sự và tiền lương. Hệ thống được thiết kế để cập nhật, áp dụng các quy định mới về luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các quy định liên quan khác. Điều này bao gồm điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng, cập nhật các mức đóng bảo hiểm bắt buộc và áp dụng các thay đổi trong chính sách thuế.
Hệ thống cũng tích hợp các công cụ kiểm tra, cảnh báo tự động để đảm bảo việc tuân thủ các quy định về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, làm thêm giờ và các chế độ phúc lợi bắt buộc. Nó theo dõi, đảm bảo việc chi trả lương, thưởng đúng hạn theo quy định của pháp luật, đồng thời tự động tạo các báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý nhà nước như báo cáo thuế, báo cáo bảo hiểm xã hội và các báo cáo thống kê lao động. Việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến lương cũng được thực hiện theo đúng quy định về thời hạn và phương thức lưu trữ.
3.8 Bảo Mật Và Lưu Trữ Dữ Liệu
Hệ thống được thiết kế với nhiều lớp bảo mật khác nhau, bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố và hệ thống phân quyền truy cập chi tiết. Mỗi người dùng trong hệ thống được cấp các quyền truy cập khác nhau dựa trên trách nhiệm công việc, đảm bảo rằng họ chỉ có thể truy cập những thông tin cần thiết cho công việc của mình.
Về mặt lưu trữ dữ liệu, hệ thống thường sử dụng các giải pháp lưu trữ đám mây hoặc máy chủ riêng với cơ chế sao lưu tự động và định kỳ. Dữ liệu được lưu trữ theo cấu trúc có tổ chức, cho phép dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết. Hệ thống cũng duy trì nhật ký hoạt động chi tiết, ghi lại mọi thao tác truy cập, chỉnh sửa dữ liệu, giúp theo dõi, kiểm soát các hoạt động trong hệ thống.
Bên cạnh đó, hệ thống còn được trang bị các công cụ phát hiện, ngăn chặn các truy cập trái phép, tấn công mạng và rò rỉ dữ liệu. Các biện pháp bảo mật được cập nhật thường xuyên để đối phó với các mối đe dọa mới. Đối với việc lưu trữ dài hạn, hệ thống tuân thủ các quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự, đồng thời cung cấp các công cụ để số hóa và lưu trữ an toàn các tài liệu giấy tờ quan trọng.
Ngoài ra, payroll còn có các quy trình khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố, đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Việc chuyển giao, chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban hoặc với các bên thứ ba (như ngân hàng, cơ quan thuế) được thực hiện thông qua các kênh mã hóa an toàn, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế và quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
4. Xây Dựng Payroll Dựa Vào Những Căn Cứ Nào?
Xây dựng một hệ thống payroll hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các quy định của pháp luật. Bằng cách dựa trên các căn cứ dưới đây, bộ phận đảm nhiệm sẽ xây dựng được một hệ thống payroll đáp ứng được nhu cầu của cả doanh nghiệp và người lao động.
Xây Dựng Payroll Dựa Vào Những Căn Cứ Nào?
4.1 Quy Chế Lương
Quy chế lương là văn bản pháp lý nội bộ quan trọng của doanh nghiệp, quy định toàn bộ hệ thống chính sách về tiền lương và thu nhập của người lao động. Văn bản này cần được xây dựng một cách khoa học, chi tiết và phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. Trong quy chế lương phải thể hiện rõ phương pháp xác định đơn giá tiền lương, cách tính lương cho từng vị trí công việc, các yếu tố tác động đến mức lương như: trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, thâm niên công tác, độ phức tạp của công việc.
Ngoài ra, quy chế lương còn bao gồm các quy định về điều kiện tăng lương, xét duyệt nâng bậc lương, chuyển ngạch lương và các chế độ phụ cấp như: phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm. Quy chế lương phải đảm bảo tính công bằng trong nội bộ và có tính cạnh tranh so với thị trường, tạo động lực cho người lao động phát huy năng lực, cống hiến cho doanh nghiệp.
4.2 Mức Lương Tối Thiểu Vùng
Mức lương tối thiểu vùng là một trong những căn cứ quan trọng nhất khi xây dựng payroll, được Chính phủ quy định và điều chỉnh định kỳ hàng năm. Việc phân chia mức lương tối thiểu theo vùng dựa trên đặc điểm phát triển kinh tế – xã hội của từng địa phương, mức sống và chỉ số giá tiêu dùng của người dân.
Hiện nay, Việt Nam chia thành 4 vùng với các mức lương tối thiểu khác nhau. Trong đó: Vùng I áp dụng cho các thành phố lớn và khu vực phát triển có mức lương cao nhất, giảm dần xuống Vùng IV cho các địa phương có điều kiện kinh tế kém phát triển hơn. Chính phủ đã ban hành Nghị định 74/2024/NĐ-CP quy định về mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, tăng 6% so với mức quy định ở Nghị định 90/2019/NĐ-CP:
Vùng
Mức lương tối thiểu
Vùng I
4.960.000 đồng/tháng
Vùng II
4.410.000 đồng/tháng
Vùng III
3.860.000 đồng/tháng
Vùng IV
3.450.000 đồng/tháng
Doanh nghiệp phải đảm bảo mức lương thực trả cho người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, kể cả đối với người lao động đang trong thời gian thử việc. Việc tuân thủ quy định về mức lương tối thiểu vùng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội trong việc đảm bảo đời sống cho người lao động.
4.3 Mức Lương Trung Bình
Mức lương trung bình thị trường là chỉ số tham chiếu quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách lương hợp lý và cạnh tranh. Để xác định mức lương trung bình, doanh nghiệp cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: báo cáo khảo sát lương của các công ty tư vấn nhân sự uy tín, dữ liệu từ các hiệp hội ngành nghề, thông tin tuyển dụng trên thị trường. Việc phân tích mức lương trung bình cần được thực hiện chi tiết theo từng vị trí công việc, ngành nghề, khu vực địa lý và quy mô doanh nghiệp. Theo Tổng cục Thống kê, trong quý III/2024, thu nhập bình quân lao động Việt Nam đạt 7,6 triệu đồng mỗi tháng.
Doanh nghiệp cũng cần xem xét các yếu tố như: chế độ phúc lợi, thưởng, cơ hội thăng tiến để có cái nhìn tổng thể về thu nhập của người lao động trên thị trường. Việc nắm bắt chính xác mức lương trung bình thị trường giúp doanh nghiệp xây dựng được chính sách lương phù hợp, vừa đảm bảo chi phí nhân sự hợp lý, vừa có khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.
4.4 Quy Định Về Các Khoản Trích Theo Lương
Các khoản trích theo lương là những khoản đóng góp bắt buộc theo quy định của pháp luật, bao gồm:
Bảo hiểm xã hội (BHXH): Người lao động đóng 8% và người sử dụng lao động đóng 17.5% trên mức lương đóng bảo hiểm.
Bảo hiểm y tế (BHYT): Tỷ lệ đóng là 1.5% đối với người lao động và 3% đối với người sử dụng lao động.
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): BHTN có mức đóng là 1% cho mỗi bên. Riêng kinh phí công đoàn, người sử dụng lao động phải đóng 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động.
Kinh phí công đoàn.
Doanh nghiệp còn phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động theo biểu thuế luỹ tiến từng phần. Việc tính toán và nộp các khoản trích này phải được thực hiện đúng hạn, đầy đủ để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như tuân thủ quy định của pháp luật.
4.5 Bảng Chấm Công Tính Lương Hàng Tháng
Bảng chấm công là công cụ quản lý thời gian làm việc và là căn cứ quan trọng để tính lương cho người lao động. Bảng chấm công chuẩn cần thể hiện đầy đủ các thông tin như:
Số ngày làm việc thực tế.
Giờ làm thêm (có phân biệt giờ làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ).
Nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ không lương, đi công tác, đi học tập và các trường hợp vắng mặt khác.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các hệ thống chấm công điện tử hiện đại như: máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt, hoặc ứng dụng di động, giúp việc theo dõi thời gian làm việc trở nên chính xác, thuận tiện hơn. Các hệ thống này thường được tích hợp với phần mềm quản lý nhân sự và tính lương, giúp tự động hóa quá trình tổng hợp dữ liệu chấm công để tính toán. Doanh nghiệp cũng cần xây dựng quy trình kiểm soát chấm công chặt chẽ, có sự tham gia xác nhận của người lao động, quản lý trực tiếp, bộ phận nhân sự để đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong việc tính lương.
5. Những Vấn Đề Thường Gặp Khi Tính Payroll Và Cách Giải Quyết
Việc tính toán payroll là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chính xác cao. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp thường gặp phải một số vấn đề.
Những Vấn Đề Thường Gặp Khi Tính Payroll Và Cách Giải Quyết
5.1 Tính Sai Lương Cho Nhân Viên
Nguyên nhân của việc tính sai lương thường xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau.
Thứ nhất, do sai sót trong quá trình nhập liệu thông tin nhân viên như: mức lương cơ bản, hệ số lương, các khoản phụ cấp, hay thông tin cá nhân không chính xác.
Thứ hai, việc tính toán các khoản khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân có thể bị sai do không cập nhật kịp thời các quy định mới của pháp luật hoặc áp dụng sai biểu thuế.
Thứ ba, sai sót trong việc tính toán các khoản thưởng, phụ cấp đặc biệt hay các chế độ đãi ngộ khác do thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan.
Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ.
Đầu tiên, cần xây dựng quy trình kiểm tra chéo trong quá trình tính lương, với sự tham gia của nhiều bộ phận như kế toán, nhân sự và quản lý trực tiếp.
Tiếp theo, đầu tư vào hệ thống phần mềm tính lương chuyên nghiệp, có khả năng tự động hóa các quy trình tính toán và giảm thiểu sai sót do con người.
Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên phụ trách payroll về các quy định mới của pháp luật và kỹ năng sử dụng phần mềm.
Một biện pháp khác có thể áp dụng là thiết lập hệ thống báo cáo, kiểm soát nội bộ chặt chẽ để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong quá trình tính lương.
5.2 Không Công Khai Bảng Lương Rõ Ràng
Việc không công khai bảng lương một cách rõ ràng là vấn đề phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, gây ra nhiều bất cập trong quản lý nhân sự. Tình trạng này thường biểu hiện qua việc người lao động không được cung cấp đầy đủ thông tin về cách tính lương, các khoản phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ. Điều này dẫn đến sự thiếu minh bạch trong chính sách lương, gây ra tâm lý không tin tưởng và bất mãn trong đội ngũ nhân viên. Việc không công khai bảng lương còn có thể vi phạm quy định của pháp luật lao động về quyền được thông tin của người lao động.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống công khai thông tin lương bổng minh bạch và chuyên nghiệp. Cụ thể:
Xây dựng sổ tay nhân viên chi tiết về chính sách lương thưởng, trong đó nêu rõ cách tính các khoản thu nhập, phụ cấp và khấu trừ.
Tổ chức các buổi phổ biến, đối thoại định kỳ về chính sách lương để giải đáp thắc mắc của người lao động.
Thiết lập hệ thống portal nhân viên, nơi mỗi người có thể truy cập, xem chi tiết bảng lương của mình, bao gồm các khoản cộng, trừ và giải thích chi tiết.
Định kỳ rà soát, cập nhật thang bảng lương, đảm bảo tính công bằng và cạnh tranh trên thị trường.
5.3 Trả Lương Sai Thời Hạn
Nguyên nhân của tình trạng trả lương sai thời hạn có thể đến từ nhiều yếu tố như: dòng tiền của doanh nghiệp không đều, quy trình phê duyệt và giải ngân phức tạp, sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận, hoặc hệ thống quản lý payroll chưa hiệu quả. Việc trả lương trễ không chỉ vi phạm quy định của pháp luật lao động mà còn tạo ra tâm lý bất an cho người lao động, ảnh hưởng đến năng suất làm việc và tỷ lệ nghỉ việc.
Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ với những bước sau:
Lập kế hoạch tài chính chi tiết, dự phòng nguồn tiền cho việc chi trả lương.
Xây dựng quy trình phê duyệt và giải ngân lương rõ ràng, với thời gian xử lý cụ thể cho từng bước.
Áp dụng công nghệ trong việc chuyển lương, sử dụng các dịch vụ ngân hàng hiện đại để đảm bảo việc chi trả lương được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
Thiết lập hệ thống cảnh báo sớm về các vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc trả lương đúng hạn.
Xây dựng kế hoạch dự phòng và phương án xử lý khủng hoảng trong trường hợp xảy ra vấn đề về thanh toán lương.
5.4 Các Khoản Phụ Phí Và Tăng Lương Theo Thâm Niên Chưa Đầy Đủ
Vấn đề về các khoản phụ phí và tăng lương theo thâm niên chưa đầy đủ là một thách thức lớn trong quản lý payroll. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng, áp dụng chính sách phụ cấp, thưởng và tăng lương một cách công bằng. Tình trạng này thường xuất phát từ việc thiếu hệ thống đánh giá năng lực, thành tích rõ ràng, chưa có quy định cụ thể về điều kiện và tiêu chí tăng lương, hoặc thiếu sự theo dõi, cập nhật thông tin thâm niên của nhân viên.
Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý phụ cấp và tăng lương toàn diện như:
Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực và thành tích rõ ràng, làm cơ sở cho việc xét tăng lương cũng như phụ cấp.
Thiết lập hệ thống theo dõi thâm niên công tác tự động, có khả năng cảnh báo khi đến thời điểm xét tăng lương cho nhân viên.
Xây dựng chính sách phụ cấp đa dạng, phù hợp với đặc thù công việc và đóng góp của từng vị trí.
Định kỳ rà soát và điều chỉnh các chính sách này để đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường lao động.
Xây dựng cơ chế kiểm soát, đánh giá hiệu quả của các chính sách phụ cấp và tăng lương.
Thường xuyên tổ chức khảo sát ý kiến người lao động về tính hợp lý của các chính sách này.
Cập nhật các xu hướng mới về chế độ đãi ngộ trên thị trường để điều chỉnh chính sách cho phù hợp.
Đảm bảo việc truyền thông rõ ràng về các chính sách này đến toàn bộ nhân viên, giúp họ hiểu rõ quyền lợi và có động lực phấn đấu trong công việc.
6. Cách Xây Dựng Bảng Lương Và Tính Lương Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp
Việc xây dựng một hệ thống payroll hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể vận dụng những đề xuất sau để quy trình xây dựng bảng lương và tính lương được tối ưu hóa:
Cách Xây Dựng Bảng Lương Và Tính Lương Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp
6.1 Xác Định Các Yếu Tố Cấu Thành Lương
Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống lương toàn diện dựa trên nhiều yếu tố cấu thành khác nhau. Lương cơ bản được xác định dựa trên vị trí công việc, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc của nhân viên. Các khoản phụ cấp đặc thù phản ánh điều kiện làm việc riêng biệt như độc hại, xa nhà hoặc trách nhiệm quản lý. Hệ thống thưởng hiệu quả công việc khuyến khích nhân viên đạt được các mục tiêu đề ra. Chế độ đãi ngộ bổ sung bao gồm bảo hiểm sức khỏe, đào tạo và phát triển nghề nghiệp tạo nên gói thu nhập tổng thể hấp dẫn. Doanh nghiệp cũng cần thiết lập các mức phạt hợp lý đối với những vi phạm kỷ luật lao động.
6.2 Phân Loại Nhân Viên
Hệ thống phân loại nhân viên khoa học giúp việc quản lý lương trở nên hiệu quả. Doanh nghiệp tiến hành phân nhóm nhân viên theo cấp bậc từ nhân viên thử việc, nhân viên chính thức đến quản lý các cấp. Mỗi phòng ban được thiết lập thang bảng lương riêng phù hợp với tính chất công việc, ví dụ:
Nhân viên kinh doanh thường có cơ cấu lương với tỷ lệ hoa hồng cao.
Nhân viên hành chính có mức lương cố định ổn định.
Đội ngũ chuyên gia được áp dụng chính sách đãi ngộ đặc biệt nhằm giữ chân nhân tài.
Lao động thời vụ hoặc bán thời gian có cách tính lương riêng dựa trên số giờ làm việc thực tế.
6.3 Nghiên Cứu Thị Trường Và Xây Dựng Chính Sách Lương Cạnh Tranh
Việc xây dựng một hệ thống lương hoàn chỉnh sẽ giúp công ty thu hút, giữ chân nhân tài và tạo động lực cho người lao động. Doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về thị trường lao động, bao gồm khảo sát mức lương của các công ty cùng ngành, phân tích xu hướng thị trường và nhu cầu của người lao động. Từ đó xây dựng chính sách lương thưởng cạnh tranh, phù hợp với năng lực tài chính của công ty và đảm bảo tính công bằng, minh bạch. Chính sách này cần được thiết kế linh hoạt để có thể điều chỉnh theo biến động của thị trường và hiệu suất làm việc của nhân viên.
6.4 Thiết Lập Quy Trình Và Công Cụ Tính Lương
Việc thiết lập quy trình và công cụ tính lương chuyên nghiệp là bước thiết yếu. Quy trình này cần được chuẩn hóa từ việc chấm công, tính lương cơ bản, các khoản phụ cấp, thưởng, đến khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và các khoản bảo hiểm bắt buộc. Công cụ tính lương hiện đại cần được áp dụng để đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian.
Trong xu thế số hóa, việc ứng dụng công nghệ vào hệ thống payroll là xu hướng tất yếu. Các phần mềm quản lý nhân sự và tính lương tự động không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, báo cáo, phân tích dữ liệu lương một cách hệ thống. Hiện nay, doanh nghiệp có thể thuê outsource (bên thứ ba chuyên trách thực hiện hệ thống payroll), họ sẽ cung cấp đầy đủ dịch vụ và thiết bị, ứng dụng cần thiết giúp giảm chi phí và tăng cường hiệu quả payroll.
6.5 Ứng Dụng Công Nghệ Vào Hệ Thống Payroll
Hệ thống payroll hiện đại được tích hợp các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning) và xử lý dữ liệu lớn (Big Data) giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ chấm công đến tính lương. Các phần mềm quản lý nhân sự và tính lương tự động không chỉ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, báo cáo, phân tích dữ liệu một cách hệ thống. Cách này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực của bộ phận nhân sự, đồng thời đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong việc tính lương.
6.6 Đánh Giá Hiệu Quả Payroll Và Điều Chỉnh Thường Xuyên
Để đảm bảo tính hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả của hệ thống payroll thông qua các chỉ số như tỷ lệ sai sót trong tính lương, thời gian xử lý, mức độ hài lòng của nhân viên. Việc điều chỉnh, cập nhật hệ thống cần được thực hiện định kỳ để đáp ứng những thay đổi về luật pháp, chính sách công ty và nhu cầu của người lao động. Đồng thời, việc tạo lập cơ chế phản hồi cho nhân viên về vấn đề lương bổng cũng rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp phát hiện, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, mà còn tăng cường sự tin tưởng giữa công ty và người lao động.
6.7 Tạo Cơ Chế Phản Hồi Cho Nhân Viên
Cơ chế phản hồi cần được thiết kế một cách có hệ thống, cho phép người lao động dễ dàng nêu lên những thắc mắc, góp ý về chính sách lương thưởng và các vấn đề liên quan. Phản hồi payroll có thể được thực hiện thông qua nhiều kênh khác nhau như hộp thư góp ý điện tử, đường dây nóng, các cuộc họp định kỳ với bộ phận nhân sự, hay thậm chí là các ứng dụng chat bot tự động hỗ trợ giải đáp các câu hỏi thường gặp về lương. Một cơ chế phản hồi hiệu quả không chỉ giúp phát hiện, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình tính lương, mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc cởi mở và tin tưởng.
Payroll không chỉ là một công việc hành chính mà còn là yếu tố cốt lõi trong việc xây dựng mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên. Một hệ thống payroll hiệu quả sẽ góp phần tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy sự hài lòng và gắn bó của nhân viên. Hiểu được payroll là gì sẽ giúp bạn nắm bắt được những thành tố trong bảng lương của mình khi trở thành nhân viên của các doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
1. Payroll Trong Ngân Hàng Là Gì?
Payroll trong ngân hàng là dịch vụ mà ngân hàng cung cấp để doanh nghiệp có thể thanh toán lương cho nhân viên một cách nhanh chóng và thuận tiện. Thay vì trả lương bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ chuyển khoản số tiền lương vào tài khoản ngân hàng của từng nhân viên.
2. Payroll Register Là Gì?
Payroll register (bảng đăng ký tiền lương/sổ lương) là một tài liệu kế toán quan trọng dùng để ghi chép và theo dõi chi tiết về tiền lương của tất cả nhân viên trong một kỳ tính lương, bao gồm các thông tin như lương cơ bản, phụ cấp, các khoản khấu trừ, thuế và tổng số tiền lương thực nhận.
3. Bộ Phận Payroll Là Gì?
Bộ phận payroll là bộ phận trong một công ty có trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình tính toán và thanh toán lương cho nhân viên.
4. Payroll Outsourcing Là Gì?
Payroll outsourcing (gia công dịch vụ payroll) là việc một công ty thuê outsource để thực hiện toàn bộ hoặc một phần các công việc liên quan đến việc tính toán và thanh toán lương.
5. Payroll Taxes Là Gì?
Payroll taxes (thuế lương) là các loại thuế mà người sử dụng lao động phải nộp cho chính phủ liên quan đến việc trả lương cho nhân viên, bao gồm thuế thu nhập cá nhân, thuế bảo hiểm xã hội, thuế bảo hiểm y tế và một số loại thuế khác tùy thuộc vào từng quốc gia, địa phương.
6. Pay Stub Là Gì?
Pay stub (hay còn gọi là phiếu lương) là tài liệu mà người sử dụng lao động cung cấp cho nhân viên. Tài liệu này tóm tắt các khoản thu nhập và các khoản khấu trừ của nhân viên trong một kỳ lương cụ thể.
Hồng Nguyễn
