Offboarding là gì? Xây dựng quy trình nghỉ việc chuyên nghiệp

Offboarding là gì? Offboarding là quá trình quản lý nhân sự liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng và giải quyết yêu cầu nghỉ việc của một nhân viên. Trong giai đoạn này, công ty thực hiện các bước quan trọng để đảm bảo việc chấm dứt hợp đồng diễn ra thuận lợi và an toàn thông tin của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về quy trình này, mời các bạn đọc bài viết dưới đây nhé.

1. Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình hoàn tất, kết thúc mối quan hệ lao động giữa một nhân viên với tổ chức hoặc công ty mà người đó đã làm việc. Đây là giai đoạn cuối cùng của vòng đời một nhân viên trong tổ chức và thường diễn ra khi người đó nghỉ việc, hết hạn hợp đồng lao động, hay bị sa thải.

Quá trình Offboarding đảm bảo rằng việc chấm dứt mối quan hệ lao động diễn ra một cách chuyên nghiệp và có trách nhiệm, từ đó duy trì mối quan hệ tốt giữa cựu nhân viên và tổ chức trong tương lai.

Xem thêm: Sa thải là gì? Quy định pháp luật về sa thải người lao động mới nhất

2. Vai trò của quy trình Offboarding

Quy trình Offboarding đóng vai trò quan trọng và mang tính chiến lược trong hoạt động quản lý nhân sự của một tổ chức. Nó giúp:

• Kết thúc mối quan hệ lao động một cách trơn tru: Quy trình Offboarding giúp đảm bảo rằng việc chấm dứt mối quan hệ lao động diễn ra một cách chuyên nghiệp và trơn tru. Điều này giúp tránh những xung đột và tranh chấp có thể xảy ra khi một nhân viên rời đi.
• Bảo vệ thông tin và tài sản của công ty: Quy trình Offboarding đảm bảo rằng nhân viên trả lại tất cả tài sản công ty và hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống, thông tin quan trọng sau khi họ rời đi. Điều này giúp bảo vệ các tài nguyên và thông tin quan trọng của tổ chức khỏi việc sử dụng sai mục đích hoặc rò rỉ thông tin.
• Hỗ trợ nhân viên trong việc chuyển tiếp: Quy trình Offboarding có thể cung cấp hỗ trợ cho nhân viên trong việc tìm kiếm công việc mới hoặc cải thiện kỹ năng của họ. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự chuyển tiếp của nhân viên sang môi trường làm việc mới và giúp họ tìm kiếm cơ hội phát triển.
• Xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của công ty: Khi một nhân viên rời đi, cách mà công ty đối xử, thực hiện quy trình Offboarding có thể ảnh hưởng đến hình ảnh, danh tiếng của công ty trong mắt cả nhân viên hiện tại lẫn tương lai và cả khách hàng, đối tác. Một quy trình Offboarding tốt giúp duy trì hình ảnh tích cực của công ty và đề cao tinh thần chuyên nghiệp.
• Thu thập thông tin phản hồi và cải thiện quy trình tuyển dụng: Quy trình Offboarding cũng cung cấp cơ hội để thu thập phản hồi từ cựu nhân viên về kinh nghiệm làm việc trong công ty. Thông tin này có thể hữu ích để cải thiện quy trình tuyển dụng của tổ chức, giúp cải thiện môi trường làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn trong tương lai.

3. Tìm hiểu quy Offboarding chuyên nghiệp

Offboarding là phần quan trọng của quản lý nhân sự và khi được thực hiện một cách chuyên nghiệp, nó giúp tạo ra một trải nghiệm tích cực cho nhân viên, đảm bảo rằng công ty vẫn duy trì uy tín tốt với cộng đồng làm việc và thị trường. Chi tiết quy trình Offboarding sẽ như sau:

3.1 Tiếp nhận, xử lý các thông tin nghỉ việc

Bước đầu tiên trong quy trình Offboarding là tiếp nhận, xử lý thông tin nghỉ việc. Các việc cần làm bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu nghỉ việc từ nhân viên: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ đã nhận được yêu cầu nghỉ việc từ phía nhân viên.
• Tạo hồ sơ chấm dứt hợp đồng: Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu cần thiết để chấm dứt hợp đồng lao động. Hồ sơ này sẽ được trình cho nhân viên yêu cầu nghỉ việc để ký xác nhận.
• Kế hoạch phỏng vấn sau nghỉ việc: Doanh nghiệp cần chuẩn bị một kế hoạch cho buổi phỏng vấn sau nghỉ việc. Điều này có thể bao gồm cuộc gặp mặt hoặc buổi liên hoan chia tay để tôn vinh nhân viên và chia sẻ lời cảm ơn với họ về đóng góp trong thời gian làm việc tại công ty.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan: Sau khi yêu cầu nghỉ việc đã được chấp nhận và xử lý, doanh nghiệp cần thông báo cho các bộ phận liên quan, đặc biệt là bộ phận nhân sự. Thông báo này giúp họ lên kế hoạch đăng tuyển hoặc điều động nhân sự mới để đảm bảo sự ổn định và tiếp tục hoạt động của doanh nghiệp.

3.2 Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết

Bộ phận nhân sự và bộ phận quản lý có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu quan trọng liên quan đến quá trình Offboarding. Các văn bản và giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Cam kết bảo mật thông tin: Để đảm bảo an ninh thông tin, nhân viên nghỉ việc cần ký cam kết bảo mật thông tin của doanh nghiệp mà họ đã được tiếp cận trong quá trình làm việc.
• Biên bản bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu: Đây là văn bản ghi lại quá trình bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu từ nhân viên nghỉ việc cho người thay thế hoặc đồng nghiệp còn lại.
• Biên bản trả lại trang thiết bị công ty: Để đảm bảo các trang thiết bị công ty được trả lại một cách đầy đủ, nhân viên nghỉ việc cần ký biên bản xác nhận việc trả lại các trang thiết bị công ty họ đã sử dụng trong quá trình làm việc.
• Giấy tờ liên quan đến công nợ, thuế, bảo hiểm: Điều này bao gồm việc chuẩn bị giấy tờ liên quan đến lương còn lại, thuế và bảo hiểm cho nhân viên nghỉ việc.
• Thư mời tham dự buổi tiệc chia tay: Cuối cùng, để tôn vinh nhân viên nghỉ việc và cùng nhau chia tay trong không khí ấm cúng, doanh nghiệp có thể gửi thư mời đến nhân viên tham gia buổi tiệc liên hoan chia tay.

Xem thêm: Nghỉ việc cần lấy những giấy tờ gì để không mất quyền lợi?

3.3 Bàn giao công việc

Để đảm bảo sự liên tục và không ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận hoặc vị trí công việc mà nhân viên đang đảm nhiệm, doanh nghiệp cần thiết lập một kế hoạch cụ thể về nhân sự thay thế khi có nhân viên nghỉ việc.

Trước khi nhân viên rời đi, công ty cần đưa ra quyết định về việc tuyển dụng người thay thế hoặc phân công nhân viên hiện tại để tiếp quản vị trí cụ thể. Việc này giúp chuẩn bị và bàn giao công việc kịp thời cho người mới hoặc người được giao nhiệm vụ mới, tránh tình trạng hỗn loạn và sự gián đoạn trong công việc.

Với việc lựa chọn người thay thế nội bộ, công ty có thể xem xét các nhân viên có thể phù hợp với vị trí cần thay thế dựa trên năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Điều này giúp tận dụng các nguồn lực có sẵn trong công ty và giảm thiểu thời gian dành cho quá trình đào tạo mới.

Nếu công ty quyết định tuyển dụng người mới từ bên ngoài, cần lên kế hoạch cụ thể cho quá trình tuyển dụng, đào tạo mới, để đảm bảo người mới có thời gian để hòa nhập và làm quen với môi trường làm việc.

Xem thêm: Quy định về bàn giao công việc khi nghỉ việc

3.4 Phỏng vấn thôi việc

Trong buổi phỏng vấn này, nhân viên có cơ hội bày tỏ những suy nghĩ và cảm xúc về trải nghiệm làm việc tại công ty. Nhân viên có thể chia sẻ về những điểm mạnh và điểm yếu của công ty, đề xuất các cải tiến trong quá trình quản lý, phát triển nhân sự hoặc đưa ra gợi ý về cách cải thiện chính sách phúc lợi và sự hỗ trợ tăng cường cho nhân viên.

Đối với doanh nghiệp, việc lắng nghe ý kiến của nhân viên giúp tạo ra một môi trường làm việc đáng tin cậy và khuyến khích sự tham gia tích cực. Điều này thể hiện tôn trọng và quan tâm đến ý kiến của từng cá nhân, đồng thời giúp tạo ra sự đồng thuận, sự đồng lòng trong tổ chức. Các thông tin từ buổi phỏng vấn này cũng là nguồn thông tin quan trọng để phân tích, đánh giá hiệu quả các chính sách, quy trình trong công ty, nhằm thúc đẩy sự cải tiến và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nhân viên cũng như doanh nghiệp.

3.5 Thu hồi thông tin, thiết bị làm việc

Để đảm bảo an toàn thông tin nội bộ và tài liệu, cũng như bảo vệ nền tảng làm việc hiện tại của công ty, phía doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau đối với nhân viên nghỉ việc:

• Thu hồi thẻ nhân viên: Công ty cần thu hồi thẻ nhân viên, thẻ truy cập và bất kỳ tài sản nào họ sử dụng để di chuyển, truy cập vào các khu vực trong công ty.
• Thay đổi mật khẩu hoặc khóa tài khoản: Để ngăn chặn truy cập trái phép, công ty nên thay đổi mật khẩu hoặc khóa các tài khoản có liên quan đến nhân viên nghỉ việc. Điều này đảm bảo rằng họ không thể tiếp tục truy cập vào các hệ thống và dữ liệu quan trọng.
• Hủy bỏ quyền truy cập: Công ty cần hủy bỏ tất cả quyền truy cập của nhân viên nghỉ việc vào các tài khoản và hệ thống thông tin nội bộ của công ty, đảm bảo rằng họ không thể tiếp cận dữ liệu nhạy cảm.
• Thay đổi mật khẩu các tài khoản khác: Để tăng cường bảo mật, công ty cần thay đổi mật khẩu của tất cả các tài khoản mà nhân viên nghỉ việc có quyền truy cập trong quá trình làm việc.
• Xóa tên nhân viên khỏi ứng dụng quản lý nhân sự: Công ty nên xóa tên của nhân viên nghỉ việc khỏi ứng dụng quản lý nhân sự, đảm bảo rằng họ không còn trong danh sách nhân viên hiện tại của công ty.
• Thông báo với khách hàng và đối tác: Công ty cần thông báo cho khách hàng và đối tác về việc nhân viên nghỉ việc và sự thay đổi trong nhân sự, để đảm bảo không có ảnh hưởng tiêu cực đến sự hợp tác, tương tác giữa các bên.

3.6 Kết thúc quy trình Offboarding

Hoàn tất quy trình Offboarding, phía doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi tiệc chia tay nhỏ, thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của công ty đối với nhân viên nghỉ việc.

Với những nhân viên trẻ, tài năng, công ty cũng có thể hỗ trợ tối đa khi họ rời đi bằng cách giới thiệu họ với các đơn vị, doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực. Gửi thư giới thiệu là một cách giúp nhân viên nghỉ việc dễ dàng tìm kiếm cơ hội việc làm mới và tốt hơn.

4. Phân biệt Offboarding và Onboarding

Offboarding và Onboarding là hai khái niệm quan trọng liên quan đến quản lý nhân sự trong môi trường doanh nghiệp. Dưới đây là sự phân biệt giữa Offboarding và Onboarding:

Xem thêm: Giải pháp giúp doanh nghiệp onboard ứng viên từ xa

Như vậy, “Offboarding là gì?”, các bạn đã hiểu rõ rồi đúng không? Offboarding đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và bảo vệ an toàn thông tin doanh nghiệp khi nhân viên rời khỏi tổ chức. Việc thực hiện một quy trình Offboarding chuyên nghiệp, tỉ mỉ sẽ đảm bảo sự tôn trọng, sự hợp tác tốt đẹp giữa công ty và nhân viên nghỉ việc.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: