Trong suy nghĩ của nhiều người,việc làm nhân viên văn phòng nói chung và việc làm hành chính nhân sự nói riêng là những người làm công việc nhàn hạ, không phải hoạt động nhiều. Thực chất, nghề hành chính văn phòng có khá nhiều áp lực và nhiều công việc phải làm.
Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên… Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.
Nhân viên văn phòng phải thực hiện nhiều công việc hành chính
2. Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc gì?
Như đã nói ở trên, nhân viên hành chính phải làm khá nhiều việc. Các công việc hành chính văn phòng cụ thể đó là:
2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến, giải quyết công việc trong thẩm quyền.
Lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty.
Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên bao gồm: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty.
Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.
Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên để lãnh đạo duyệt.
Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.
2.3. Công tác lễ tân
Nhận điện thoại, giao dịch với khách hàng.
Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.
Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp trong công ty.
Tổ chức các sự kiện với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.
2.4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.
2.5. Quản lý hồ sơ nhân sự
Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban.
Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
Theo dõi và có báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng.
Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.
Công việc của 1 nhân viên hành chính văn phòng khá nhiều. Vì thế nếu bạn đang muốn theo ngành này thì cần đáp ứng những yêu cầu sau:
3.1.Về tố chất
Công việc hành chính văn phòng yêu cầu những người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Ngoài ra, sự tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học, sắp xếp hiệu quả cũng là yếu tố cần thiết để trở thành nhân viên văn phòng hành chính. Thêm nữa, công việc hành chính khá nhẹ nhàng nhưng luôn phải vận động khá nhiều nên bạn cần có sức khỏe tốt để hoàn thành công việc này.
3.2. Về kỹ năng
Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng đó là: kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống, kỹ năng quản lý hành chính văn phòng, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng cơ bản…. Có càng nhiều kỹ năng sẽ là một điểm cộng cho bạn khi nộp CV xin việc hành chính văn phòng.
Nhà tuyển dụng khi khi lựa chọn nhân viên văn phòng sẽ đề cao sự đa năng của ứng viên. Vì thế những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm và đảm nhận được nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,…thì sẽ được đánh giá cao.
Công việc của một trợ lý giám đốc
4. Cơ hội phát triển cho nhân viên hành chính văn phòng
Nhiều người cho rằng ngành hành chính, văn phòng không có quá nhiều đất để cho nhân viên phát triển. Tuy nhiên, thực tế là ngành này cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau: Nhân viên, Thư ký, Quản trị.
4.1. Cấp bậc nhân viên
Mức lương ở cấp bậc này khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ, bao gồm các vị trí:
Nhân viên tiếp tân: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
Nhân viên hỗ trợ hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
4.2. Cấp bậc thư ký
Yêu cầu của cấp bậc này là nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên. Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ. Các vị trí có thể làm bao gồm:
Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Nhân viên hành chính văn phòng có mức lương khoảng 9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ. Yêu cầu với công việc này là: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trong ngành.
Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ) yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.
5. Tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng ở đâu?
5.1. Network
Có mối quan hệ sẽ giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề, trong đó có cả công việc. Hơn nữa, công việc văn phòng thì ở bất cứ đâu cũng cần nên chắc chắn bạn sẽ kiếm được nhiều công việc tốt cho mình.
Có rất nhiều nhà tuyển dụng đăng tải các thông tin tuyển trên ứng dụng tìm việc JobsGO. Vì thế, ứng viên có hàng tá lựa chọn cho công việc nhân viên văn phòng. Đặc biệt, thông tin tuyển dụng cũng như hồ sơ ứng tuyển được thực hiện nhanh chóng, đơn giản ngay trên điện thoại. Việc của bạn chỉ là tải App tìm việc JobsGO về điện thoại và hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển là có thể ứng tuyển vào vị trí công việc mình muốn.
Dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng nhân viên hành chính văn phòng vẫn là một công việc đáng thử với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài.
Nam Nguyễn
