Bản mô tả công việc là gì? Gồm những đầu mục nào? Có những lưu ý nào khi soạn thảo một bản mô tả công việc?
Nhà tuyển dụng cần phải tìm kiếm ứng viên và đưa ra những điểm mạnh, mặt tốt của doanh nghiệp để thu hút nhân tài. Song, điều này không đồng nghĩa với việc bạn cần tăng thêm nhân sự của phòng tuyển dụng hoặc đầu tư quá nhiều vào những phần mềm, phương pháp tuyển dụng tân tiến. Đôi khi, bạn chỉ cần tập trung vào những yếu tố căn bản nhất của quy trình tuyển dụng: một bản mô tả công việc hiệu quả, thu hút ứng viên.
Tối ưu hóa các bản mô tả công việc là rất cần thiết vì nó không chỉ cung cấp cho người tìm việc thông tin họ cần để xác định xem vị trí đó có phù hợp với họ hay không – mà còn khiến họ hào hứng khi ứng tuyển vào công ty. Một bản mô tả công việc hiệu quả sẽ phải cân bằng giữa việc cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết để ứng viên hiểu được vai trò và nhiệm vụ của vị trí cần tuyển đồng thời phải được giữ ở một độ dài ngắn gọn, nội dung súc tích, và thân thiện với người đọc.
Bản mô tả công việc (thường được gọi là JD) tóm tắt các yêu cầu, nhiệm vụ và tính chất công việc, địa điểm làm việc, yêu cầu về bằng cấp, số năm kinh nghiệm và kỹ năng, chế độ phúc lợi của vị trí đang cần tuyển. Bản mô tả công việc còn có thể bao gồm các thông tin quan trọng của công ty như sứ mệnh, mục tiêu, văn hóa công ty và các lợi ích mà công ty cung cấp.
Một bản mô tả công việc chuẩn sẽ cung cấp đầy đủ chi tiết để ứng viên xác định xem họ có đủ tiêu chuẩn và phù hợp với vị trí này hay không.
Cấu trúc bản mô tả công việc và những lưu ý khi viết
Để xây dựng được một bản mô tả công việc hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu kỹ về công việc đó. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu viết bản mô tả công việc, hãy đảm bảo rằng bạn đã trao đổi với Giám đốc nhân sự và các thành viên trong phòng, những người sẽ làm việc với vị trí đang cần tuyển, cũng như bất kỳ ai hiện có cùng chức danh với người bạn đang tuyển dụng. Hãy hỏi họ những kỹ năng mà một ứng viên phù hợp sẽ cần, trách nhiệm và công việc hàng ngày của họ sẽ liên quan đến những gì, v.v. Bạn cũng nên tiến hành nghiên cứu thị trường để đảm bảo rằng những gì bạn đang cung cấp cho ứng viên ngang bằng với những gì các bên khác đang cung cấp.
Khi soạn thảo một bản mô tả công việc để hỗ trợ đăng tuyển, đối với từng đầu mục, bạn cần lưu ý những điều sau:
1. Chức danh
Hãy đảm bảo rằng chức danh công việc của bạn phải thật cụ thể: Một chức danh công việc chi tiết, cụ thể sẽ hiệu quả hơn các chức danh chung chung, vì vậy đưa những cụm từ mô tả chính xác vai trò, công việc vào phần chức danh công việc.
Chức danh công việc trong bảng mô tả công việc cần cụ thể và rõ ràng
Tránh sử dụng ngôn ngữ nội bộ có thể gây nhầm lẫn cho người tìm việc: Sử dụng ngôn ngữ tiêu chuẩn, ví dụ như đối với các cấp bậc, sử dụng “Intern, Junior, Senior…”.
2. Tóm tắt công việc
Mở đầu bằng một bản tóm tắt mạnh mẽ, thu hút sự chú ý: Bản tóm tắt của bạn nên cung cấp một cái nhìn tổng quan về công ty của bạn và kỳ vọng đối với vị trí.
Thu hút người đọc của bạn bằng các điểm đặc biệt, độc đáo của công ty bạn: Bản mô tả công việc sẽ giới thiệu về công ty và thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn. Hãy đưa ra những thông tin chi tiết về văn hóa doanh nghiệp của bạn để thuyết phục ứng viên làm việc cho bạn.
Cung cấp chính xác địa điểm làm việc: Cung cấp vị trí làm việc chính xác để tối ưu hóa bài đăng tuyển dụng của bạn và giúp nó xuất hiện cao hơn trong kết quả tìm kiếm việc làm.
Cung cấp thông tin về trách nhiệm và nghĩa vụ cốt lõi của vị trí: Hãy đảm bảo danh sách trách nhiệm và nghĩa vụ của công việc chi tiết nhưng ngắn gọn. Đồng thời nhấn mạnh các nhiệm vụ yêu cầu đặc thù đối với vị trí hoặc công ty của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang tuyển dụng cho vị trí “Quản lý sự kiện” và vị trí này yêu cầu chuyên môn về truyền thông mạng xã hội để quảng bá sự kiện, hãy nhấn mạnh chi tiết này để đảm bảo ứng viên hiểu các yêu cầu và có thể xác định xem họ có đủ tiêu chuẩn hay không.
Trách nhiệm và nghĩa vụ là mục quan trọng hàng đầu trong một bản mô tả công việc
Mô tả cụ thể công việc hàng ngày của vị trí cần tuyển dụng: Điều này sẽ giúp các ứng viên hiểu rõ về môi trường làm việc và các hoạt động mà họ sẽ thực hiện hàng ngày. Thông tin càng chi tiết sẽ giúp ứng viên xác định xem vai trò và công ty có phù hợp hay không, giúp bạn thu hút ứng viên tốt và phù hợp nhất cho vị trí của mình.
Mô tả vai trò của vị trí cần tuyển dụng trong bộ máy tổ chức: Cho ứng viên biết họ sẽ báo cáo cho ai và vai trò của người đó trong tổ chức của bạn, giúp ứng viên nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hơn và hiểu hơn về vai trò và tầm ảnh hưởng của họ đến doanh nghiệp.
4. Trình độ và kĩ năng
Cung cấp danh sách các kỹ năng cứng và mềm cần thiết: Bảng mô tả công việc cần nêu rõ yêu cầu của vị trí về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc trước đây, kỹ năng và các chứng chỉ liên quan. Bạn cũng có thể đưa ra các yêu cầu về kỹ năng mềm, như giao tiếp và giải quyết vấn đề, cũng như các đặc điểm tính cách mà bạn nghĩ là phù hợp với công việc để tuyển dụng thành công.
Hãy đảm bảo rằng danh sách các yêu cầu về trình độ và kỹ năng ngắn gọn, súc tích: Mặc dù bạn có thể rất dễ dàng liệt kê ra mọi yêu cầu mà bạn hình dung cho ứng viên lý tưởng của mình, tuy nhiên, quá nhiều yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng có thể làm mất lòng các ứng viên tiềm năng. Theo một cuộc khảo sát, 63% ứng viên cho biết họ chọn không nộp đơn xin việc vì họ cảm thấy họ không có đủ kiến thức hay không biết sử dụng công cụ được liệt kê trong bản JD. Hơn 47% nói rằng họ không nộp đơn vì họ không có đủ số năm kinh nghiệm cụ thể được liệt kê trong bản mô tả công việc.
Đó là lý do tại sao việc xác định những kỹ năng và trình độ cần có so với nên có của vị trí đang cần tuyển dụng là rất quan trọng để khuyến khích đa dạng ứng viên nộp.
Cung cấp thông tin về khoảng lương mà công ty bạn sẵn sàng cho vị trí: Các ứng viên chất lượng luôn tìm kiếm cơ hội đáp ứng được nhu cầu về mức lương của họ. Tuy nhiên, theo một cuộc khảo sát thực tế năm 2019, gần 70% ứng viên cho biết họ chưa bao giờ hoặc chỉ thỉnh thoảng thấy các bản mô tả công việc mà có chứa thông tin về mức lương.
Chế độ phúc lợi luôn là mối quan tâm hàng đầu của ứng viên khi đọc bản mô tả công việc
Liệt kê các đặc quyền và lợi ích mà bạn cung cấp
Ứng viên sẽ nhận được gì? Khuyến khích nhiều ứng viên ứng tuyển vào công ty bạn hơn bằng cách chia sẻ những lợi ích bạn cung cấp cho nhân viên của mình, chẳng hạn như:
– Môi trường làm việc dân chủ, hiện đại, chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và ổn định lâu dài.
– Được đóng BHXH, BHYT, BH thất nghiệp theo quy định của nhà nước.
– Được hưởng chế độ chăm sóc sức khỏe toàn diện.
– Được hưởng các quyền lợi khác theo chính sách của công ty.
Tham khảo những mẫu mô tả công việc tối ưu, hiệu quả cho nhiều vị trí, ngành nghề được JobsGO tổng hợp tại đây.
Hoàn Nguyễn
