Workflow là gì? 7 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Đánh giá post

Workflow là gì? Nó quan trọng như thế nào với doanh nghiệp? Nên áp dụng mô hình này vào thời điểm nào là phù hợp? Cách xây dựng một Workflow giúp quy trình làm việc được tối ưu ra sao? Cùng tìm hiểu qua chia sẻ bổ ích trong bài viết dưới đây nhé!

Workflow là gì?

Workflow là gì? Workflow dịch sang tiếng Việt là luồng làm việc hay dòng chảy công việc. Workflow còn có thể hiểu là quy trình làm việc.

Quy trình là công việc lặp đi lặp lại, bao gồm các đầu việc cần hoàn thành để đạt được kết quả. Quy trình này cần đảm bảo độ chính xác, phù hợp với quy mô doanh nghiệp và phải mang lại hiệu suất tốt. Bất cứ tổ chức nào cũng cần có quy trình minh bạch, rõ ràng để các bộ phận trong công ty dễ dàng tiếp cận, hoạt động theo.

workflow
Workflow là gì?

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về Workflow, cùng đi vào ví dụ sau:

  • Trường hợp doanh nghiệp cài đặt sẵn Workflow trong quy trình bán hàng: Hệ thống sẽ tự động gửi email kèm theo hóa đơn mua hàng đến đối tác, khách hàng, đại lý,.. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác theo từng đơn hàng.
  • Trường hợp doanh nghiệp thiết kế Workflow dành riêng cho bộ phận Telesale: Khi khách hàng gặp vấn đề khó khăn, nhân viên chăm sóc khách hàng chưa kịp giải quyết, hệ thống sẽ tự động gửi email bàn giao đến các phòng ban liên quan như: Kỹ thuật, kế toán, marketing trong doanh nghiệp.

👉 Xem thêm: Quy trình tuyển dụng: Nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên như thế nào?

Tầm quan trọng của Workflow đối với doanh nghiệp

Tầm quan trọng của Workflow đối với mỗi doanh nghiệp ứng dụng nó được thể hiện như sau:

Thiết lập quy trình công việc trực quan

Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một bản sơ đồ logic và trực quan về quy trình làm việc. Tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp và thể hiện rõ ràng nên không bị sai sót khi công việc quá tải.

Vận dụng Workflow truyền tải công việc sẽ kích thích trí nhớ của người dùng. Thông qua đó họ sẽ ghi nhận nhiệm vụ của mình nhanh chóng và bắt đầu công việc thật dễ dàng. Các khâu, công đoạn khác nhau trong quy trình làm được duy trì tuần tự để không xảy ra thiếu sót khi vận hành.

workflow là gì
Tầm quan trọng của Workflow đối với doanh nghiệp 

Loại bỏ các quá trình, nhiệm vụ dư thừa

Những doanh nghiệp lớn thường có khối lượng công việc nhiều khiến các khâu hoạt động luôn phức tạp và dày đặc nhiệm vụ. Nhà lãnh đạo công ty nắm rõ Workflow để áp dụng nó cho việc tạo dựng sơ đồ quy trình làm việc rõ ràng sẽ giúp mọi thứ trở nên đơn giản hóa, dễ kiểm soát, dễ vận hành hơn.

Dựa vào sơ đồ quy trình làm việc, doanh nghiệp, nhà quản lý có thể dễ dàng phát hiện lỗ hổng, những nhiệm vụ dư thừa để có sự điều chỉnh phù hợp nhất. Toàn bộ quy trình vận hành từ đầu đến cuối có thể theo dõi chi tiết, để thay đổi hoặc xóa bỏ các thao tác không cần thiết kịp thời.

👉 Xem thêm: Timeline là gì? Mẫu timelime làm việc hiệu quả

Tăng cường trách nhiệm

Doanh nghiệp hiểu và đưa công việc vận hành theo mô hình Workflow sẽ nâng cao được tinh thần tự giác và trách nhiệm của nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ nắm rõ được nhiệm vụ, xác định được vai trò của bản thân để hoàn thành công việc đúng tiến độ đặt ra.

Đưa công việc vào một trật tự

Khi doanh nghiệp áp dụng mô hình này sẽ dễ dàng nhận biết công việc và tiến hành chúng một cách trật tự. Cụ thể như sau:

  • Cách bắt đầu một công việc sẽ như thế nào?
  • Cách thực hiện các công việc ra sao?
  • Những mục tiêu quan trọng cần đạt được là gì?
  • Tránh những lỗi sai sót xảy ra trong quá trình làm việc.

👉 Xem thêm: Checklist là gì? Ứng dụng checklist hiệu quả

Giảm chi phí vận hành

Vận dụng sơ đồ Workflow sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết được đâu là phương án hợp lý và tối ưu nhất để phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó xây dựng các quy trình làm việc khoa học nhất để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.

👉 Xem thêm: Xây dựng quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp

Thời điểm thích hợp để sử dụng Workflow

workflow la gi
Thời điểm thích hợp để sử dụng Workflow

Thời điểm nào cần áp dụng mô hình Workflow vào quy trình làm việc? Khi nào thích hợp để dùng Workflow sẽ được xác định qua các yếu tố sau:

  • Các dự án phức tạp với nhiều quy trình khác nhau cần dùng đến mô hình Workflow.
  • Công việc cần có sự phối hợp thực hiện từ nhiều team và luôn yêu cầu kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất.
  • Doanh nghiệp có nhiều bộ phận khác nhau với quy trình làm việc luôn đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận này.
  • Doanh nghiệp muốn cải cách quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức nhằm đạt hiệu suất tốt hơn.

5 Lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả

Theo phương pháp thống kế của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran đưa ra 5 lý thuyết cải cách quy trình công việc như sau:

  • Six Sigma: Đây là lý thuyết loại bỏ những hư hỏng, lỗi sai trong sản phẩm ở quy trình cuối. Để thực hiện được nó đòi hỏi nhân viên có kỹ năng phân tích và quan sát tốt. Có hai cách để thực hiện phổ biến là DMADV và DMAIC.
  • Quản lý chất lượng: Đây là lý thuyết giúp cải tiến và nâng cấp chất lượng sản phẩm qua việc kiểm soát chặt chẽ từ môi trường làm việc cho đến yếu tố tương tác giữa các nhân viên.
  • Tái cấu trúc khâu kinh doanh: Nhà lãnh đạo sẽ sử dụng các thuật toán để phân tích các khâu kinh doanh ở những cấp độ khác nhau.
  • Hệ thống Lean Systems: Lý thuyết giúp giảm chi phí không cần thiết, hướng đến quy trình làm việc gọn nhẹ, đơn giản, tăng khả năng cạnh tranh và dễ đối phó với biến động của thị trường.
  • Lý thuyết ràng buộc (TOC): Doanh nghiệp có thể nhận ra các mối liên kết yếu và các mối liên kết ràng buộc để loại bỏ khỏi quy trình.
workflow nghĩa là gì
Lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả

7 bước xây dựng một Workflow cơ bản

Để xây dựng mô hình Workflow cơ bản, các bạn áp dụng 7 bước như sau:

Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu

Bạn cần nắm rõ cách thức hoạt động của quy trình làm việc, xác định nguồn dữ liệu sẽ giúp bạn xây dựng Workflow cơ bản thành công. Bạn có thể phác thảo mô hình trên giấy hoặc thông qua thiết bị kỹ thuật số. Khi xây dựng phải thể hiện được nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân.

Tất cả các dữ liệu sẽ hình thành một trình tự công việc nhất định và thiết lập nên giới hạn những người tham gia thực hiện. Bạn nên thảo luận với những người đóng góp vào quy trình làm việc để tạo Workflow hiệu quả và phù hợp nhất.

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Hoàn thành được bước xác định nguồn dữ liệu, các bạn cần liệt kê các nhiệm vụ cần làm theo trình tự nhất định. Xây dựng biểu đồ kèm theo chuỗi công việc để biến nhiệm vụ phức tạp trở lên trực quan hơn. Tuy nhiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu để lên cấu trúc nhiệm vụ theo từng mục tiêu cho hợp lý để tạ thành quy trình làm việc khoa học.

👉 Xem thêm: Cách sử dụng To do list quản lý công việc hiệu quả

Bước 3: Chọn người chịu trách nhiệm

Lựa chọn những cá nhân phù hợp, họ sẽ là những người chịu trách nhiệm chính cho các nhiệm vụ được liệt kê. Khi xây dựng quy trình Workflow, một số công việc sẽ tự động sắp xếp, phân bổ cho các thành viên và người quản lý cần phê duyệt trước khi vận hành. Phân chia nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp nhân viên nắm và thực hiện chính xác công việc của bản thân.

Bước 4: Thiết kế sơ đồ quy trình làm việc

Bạn cần có ý tưởng về cách vẽ Workflow như thế nào cho hợp lý với quy trình làm việc của công ty. Từ đó sẽ giúp nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng hình dung trực quan về các nhiệm vụ cần thực hiện của mình. Đồng thời, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ thực hiện theo thời gian thực.

Trong trường hợp bạn không thành thạo trong việc vẽ mô hình bằng tay, các bạn có thể chọn công cụ tạo Workflow. Hiện nay có khá nhiều phần mềm tích hợp tính năng này cho bạn sử dụng. Bạn có thể thuyết kế sơ đồ Workflow tùy ý từ đơn giản cho đến phức tạp.

Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Bước này vô cùng quan trọng để nhận xét và kiểm tra quy trình công việc được tạo ra với Workflow có vận hành hiệu quả không. Muốn thực hiện được nó cần có sự hợp tác từ các thành viên thanh gia. Chạy thử một chương trình thử nghiệm sẽ giúp mọi người đánh giá đúng về công việc, từ đó tìm ra những điểm dư thừa để loại bỏ và giữ lại những bước cần thiết.

Bước 6: Hướng dẫn nhóm, tổ chức áp dụng quy trình làm việc mới

Việc mở ra một buổi đào tạo về Workflow và hướng dẫn mọi người áp dụng mô hình sẽ giúp họ tiếp cận và sử dụng một cách hiệu quả nhất. Bạn cũng cần chia sẻ cách thức lập 1 Workflow hoàn chỉnh để mọi thành viên nắm được và hình dùng trực quan về mô hình. Thông qua đó, mỗi cá nhân sẽ hiểu rõ về vai trò và nhiệm vụ của bản thân hơn.

phần mềm workflow là gì
7 bước xây dựng một Workflow cơ bản

Bước 7: Triển khai quy trình công việc mới

Triển khai quy trình công việc vào doanh nghiệp để mọi thứ hoạt động đúng với những gì đã được lên kế hoạch. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai cần giám sát để đánh giá và có sự sửa đổi kịp thời nhằm phát triển và duy trì Workflow hiệu quả nhất.

👉 Xem thêm: [Giải đáp] Vị trí công việc là gì? Những thông tin bổ ích dành cho bạn

Bài viết trên của JobsGO chắc hẳn đã giúp bạn hiểu rõ về Workflow là gì và biết cách áp dụng nó cho quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn. Còn chần chừ gì, bạn hãy triển khai ngay mô hình Workflow thôi nào!

Tìm việc làm ngay!

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: