Chúng ta ngày càng bận bịu với công việc hơn. Nhiều khi bạn nhận thấy có hàng tá việc cần thực hiện mà thời gian lại không đủ. Đó cũng là lý do khiến nhiều người sử dụng checklist. Vậy bạn có biết checklist là gì? Hãy cùng JobsGO giải đáp ở bài viết dưới đây.
Checklist là gì? Nó được hiểu là danh sách các công việc cụ thể để hướng đến thực hiện mục tiêu lớn, đảm bảo công việc diễn ra đúng quy trình, đúng thời gian, không bỏ sót.
Để có một checklist chuẩn, người thực hiện phải liệt kê các đề mục từ nhỏ đến lớn thật rõ ràng trong một ngày.
Giải đáp checklist nghĩa là gì?
Hiện nay, checklist đã được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các ngành nghề, lĩnh vực. Không chỉ người lãnh đạo mà nhân viên cũng sử dụng checklist để đảm bảo khối lượng công việc. Nó giúp chúng ta theo dõi, hoàn thiện nhiệm vụ theo cách chuyên nghiệp nhất.
Thông thường checklist xuất hiện ở dạng danh sách kèm các ô trống ở đầu trang bên trái. Người thực hiện có thể đánh dấu tích, nhân vào ô sau khi đã làm xong đề mục đó.
Nội dung trên có lẽ đã giúp bạn hiểu rõ checklist là gì? Tiếp theo, bạn đọc có thể tìm hiểu thêm mục đích sử dụng của bảng checklist như sau:
Mục đích sử dụng của Checklist trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn
Đối với người quản lý, lãnh đạo
Mục đích sử dụng của Checklist trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn
Họ sử dụng checklist để đánh giá tổng quát công việc của các bộ phận hoạt động dựa trên danh sách này. Từ đó kiểm soát được thiếu sót của cá nhân, phòng ban để đánh giá năng lực, khắc phục khó khăn còn vướng mắc. Ngoài ra, checklist còn giúp người quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức và họ có thể tập trung vào những công việc khác quan trọng hơn.
👉 Xem thêm: Workflow là gì? Cách xây dựng workflow hiệu quả
Đối với nhân viên
Nhân viên cũng là đối tượng sử dụng checklist tương đối nhiều. Checklist vừa thể hiện chuyên nghiệp vừa giúp giải quyết công việc dứt khoát hơn, nhanh, hiệu quả hơn. Đặc biệt, checklist là lời nhắc nhở họ không bỏ sót công việc quan trọng. Để từ đó họ đặt ra mục tiêu cho bản thân hợp lý và khoa học.
Mục đích của Checklist trong công nghệ code
Checklist không chỉ được sử dụng trong khối công việc của nhà hàng, khách sạn mà còn được phát huy ở lĩnh vực công nghệ code. Theo đó, Checklist sẽ được sử dụng để lập thành danh sách các chức năng Tester cần kiểm tra theo quy trình, giúp cho người thực hiện nắm rõ tổng thể chức năng của đoạn code.
Checklist được sử dụng trong công nghệ code để kiểm soát công việc theo từng mục đích khác nhau. Đảm bảo phần mềm hoạt động với mức độ bao phủ theo quy định cần thiết.
Không chỉ vậy, Checklist còn giúp cho tester giảm áp lực công việc, bỏ qua lỗi khi kiểm tra.
Mục đích của checklist trong việc chăm sóc sức khỏe
Checklist được sử dụng tương đối nhiều trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, hướng dẫn thực hiện lâm sàng. Ví dụ: Danh sách kiểm tra an toàn phẫu thuật theo WHO – danh sách này được phát hiện ra để cải thiện mức độ an toàn của người bệnh (có hiệu lực ở một nhóm bệnh viện Canada).
Mục đích của checklist trong việc chăm sóc sức khỏe
Ngoài ra, sử dụng Checklist trong vấn đề chăm sóc sức khỏe cũng đạt thành quả nhất định. Tại nước Anh, họ thường xuyên nghiên cứu, thực hiện kiểm tra việc cung cấp các dịch vụ chăm sóc y tế cho người cao tuổi nhập viện, cho thấy danh sách đối tượng được kiểm tra với hạn chế về đánh giá yếu trong chăm sóc sức khỏe cần được cải thiện hơn nữa để đảm bảo các yêu cầu tốt nhất.
Nhìn chung, checklist giúp công việc của chúng ta thực hiện theo đúng trình tự và đạt hiệu suất cao nhất. Không chỉ vậy, nó còn giúp chúng ta tự cải thiện chất lượng công việc theo mục đích ban đầu đề ra.
Bảng checklist được dùng trong những mảng nào?
Hiện nay, checklist được ưa chuộng sử dụng trong rất nhiều mảng ngành nghề khác nhau bởi sự ưu việt của nó. Cụ thể như:
Trong hàng không: Checklist được sử dụng để kiểm tra các thủ tục trước khi bay, nhằm đảm bảo an toàn hàng không.
Trong công nghệ: Ứng dụng checklist trong việc kiểm tra khả năng hoạt động của các phần mềm, kiểm tra việc tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn mã hóa nhằm kịp thời phát hiện và ngăn ngừa sai sót.
Trong thể thao: Để giám sát, theo dõi tiến trình tập thể dục thể thao, từ đó giúp mọi người dễ dàng đánh giá hiệu quả của việc tập.
Trong đầu tư: Các nhà đầu tư sử dụng checklist như một công cụ nhằm theo sát tiến trình đầu tư, thông qua đó giúp họ đưa ra những phương án đầu tư hợp lý.
Phân biệt checklist và to-do list
Checklist và to-do list là 2 khái niệm khác nhau. Thế nhưng, hiện nay, mọi người đang thường xuyên bị nhầm lẫn trong quá trình sử dụng chúng. Vậy nên, trong phần này, JobsGO sẽ giúp bạn phân biệt rõ checklist và to-do list. Cụ thể:
Phân biệt checklist và to-do list
To-do list: Xây dựng to-do list tức là bạn cần liệt kê tất cả những việc cần làm. Các đầu mục này có thể không liên quan gì đến nhau. Một to-do list có thể bao gồm nhiều checklist.
Checklist: Được hiểu là toàn bộ những công việc, nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hoàn thành một quy trình nào đó một cách hiệu quả, chất lượng nhất. Chúng thường liên quan đến nhau và sắp xếp theo trình tự nhất định.
Ví dụ:
To-do list cho buổi sáng:
Viết thư cho mẹ.
Mua sắm.
Checklist cho việc “Mua sắm”:
Mua 1 áo phông và 1 quần dài cho em trai.
Mua 1 áo sơ mi và quần âu cho bố.
Mua ở những cửa hàng bán đồ nam gần nhà để tiết kiệm thời gian đi lại.
Chuẩn bị sẵn tiền mặt vì cửa hàng đó không chấp nhận thanh toán online.
Ưu, nhược điểm của checklist
Vậy, ưu nhược điểm của checklist là gì? Câu trả lời sẽ được JobsGO giải đáp ngay sau đây.
Ưu điểm của checklist là gì?
Ưu, nhược điểm của checklist là gì?
Có thể dễ dàng nhận thấy ưu điểm của checklist đó là giúp công việc được thực hiện dễ dàng, suôn sẻ hơn. Checklist luôn đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng quy trình, đạt hiệu quả cao nhất, đặc biệt còn giúp tối ưu hoá quá trình làm việc của cá nhân, doanh nghiệp.
Khi xây dựng checklist chuẩn, thích hợp còn giúp nhà lãnh đạo nắm được tình hình chung của toàn doanh nghiệp, từ đó sử dụng nhân lực hiệu quả. Cũng chính vì thế mà mỗi nhà quản lý phải biết căn cứ vào tình hình chung để xây dựng một checklist thích hợp nhất.
Nhược điểm của checklist
Bên cạnh những ưu điểm lớn trên thì checklist vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Đôi khi chúng ta phụ thuộc quá nhiều vào checklist sẽ hình thành thói ỉ lại, thụ động, rất dễ biến chúng ta từ một người năng động trở thành người thụ động. Checklist cũng không thể kiểm soát được trường hợp đột xuất. Vì thế mà mỗi người cần phải linh hoạt sử dụng nó hiệu quả.
Một mẫu checklist đầy đủ, hoàn chỉnh sẽ được tạo nên từ các đầu mục công việc cũng như mức độ hoàn thành chúng. Tham khảo ngay một vài mẫu checklist dưới đây để có cái nhìn chính xác hơn nhé!
Check list mẫu công việc tuyển dụng nhân sự
Form mẫu checklist công việc lĩnh vực dịch vụ khách sạn
Mẫu checklist hồ sơ, công việc Marketing
Checklist là một thói quen tốt mà chúng ta nên làm hàng ngày. Nó giúp bạn hoàn thành mọi công việc, mọi mục tiêu đề ra và không bỏ sót điều quan trọng. Rất hy vọng với bài viết này bạn đã hiểu rõ checklist là gì?
Hồng Nguyễn
