To do list là cụm từ thường được dùng để chỉ danh sách những việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Và để hiểu rõ hơn To do list là gì? Vai trò của To do list cũng như các ứng dụng quản lý hiệu quả, bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây để có thể có được câu trả lời nhé.
Về bản chất, To do list là một danh từ ghép trong Tiếng Anh để chỉ danh sách những việc cần ưu tiên thực hiện trong ngày, tuần, tháng,…
Tuy nhiên, không phải vì vậy mà To do list chỉ được sử dụng cho mục đích lên danh sách những việc cần làm. Theo đó, tùy theo mục đích sử dụng, bạn có thể biến tấu thành danh sách những mục tiêu cần thực hiện, kế hoạch trong tương lai hay những dự định lâu dài.
Không chỉ đơn thuần là danh sách ghi chú nhiệm vụ, công việc cần thực hiện, To do list còn có thể đem đến cho bạn những lợi ích tuyệt vời như:
Quản lý và tiết kiệm thời gian tốt hơn.
Ghi nhớ các công việc, nhiệm vụ quan trọng.
Thực hiện công việc theo trình tự và không quên hay bỏ sót.
Tái thiết lập kế hoạch của bản thân.
Giúp bản thân có trách nhiệm hơn với các công việc, mục tiêu đã đề ra.
Giảm áp lực, căng thẳng khi có quá nhiều công việc.
Dễ dàng bắt đầu công việc được sắp xếp thay vì tìm kiếm, phân loại.
👉 Xem thêm: Workflow là gì? Cách xây dựng workflow hiệu quả
Lợi ích của việc sử dụng To do list.
Lưu ý khi làm Todolist
Dưới đây là danh sách các mẹo về cách tạo To do list hiệu quả mà bạn nên ghi nhớ.
Theo sát thực tế
Có tham vọng là tốt, nhưng khi lên danh sách các việc cần làm, bạn hãy cố gắng bám sát vào thực tế, đưa ra những kỳ vọng hợp lý về những gì bạn có thể hoàn thành trong ngày/ tuần/ tháng. Nếu kế hoạch của bạn quá “viển vông”, bạn có thể thấy nó không hiệu quả và không còn muốn tạo To do list nữa.
Làm cho các nhiệm vụ trở nên thực tế có thể giúp bạn cảm thấy thành công và khuyến khích bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian quy định.
Dự kiến đúng thời gian thực hiện
Đặt giới hạn thời gian cho một nhiệm vụ có thể biến một ý tưởng thành một hành vi cụ thể. Deadline sẽ ngăn cản sự trì hoãn trong bạn và “ép” bạn hành động.
Trước khi bắt đầu, bạn hãy dành 5 đến 10 phút xem xét tất cả các khía cạnh liên quan đến danh sách việc cần làm để thiết lập lịch trình phù hợp. Và điều quan trọng là bạn phải tôn trọng những gì đã đặt ra để không liên tục đẩy lùi thời gian thực hiện công việc.
Cách tốt nhất để bạn hoàn thành mục tiêu là chia nhỏ các nhiệm vụ. Nó giống như việc bẻ gãy từng cây đũa dễ hơn bẻ gãy một bó đũa. Bằng cách hoàn thành từng nhiệm vụ nhỏ, bạn sẽ có thêm động lực để làm việc. Cuối cùng, mục tiêu lớn sẽ được hoàn thành mà không có bất cứ căng thẳng nào.
👉 Xem thêm: Checklist là gì? Mẫu checklist công việc tham khảo
Lập To do list theo trình tự ưu tiên
Khi viết To do list, bạn nên xếp hạng vị trí cho từng công việc. Hãy để những công việc cấp bách và quan trọng lên đầu, sau đó đến những nhiệm vụ cấp bách và cuối cùng là những nhiệm vụ không quan trọng. Bằng cách này, bạn sẽ không bỏ lỡ những việc nhất định phải làm. Và cho dù không đủ thời gian để thực hiện tất cả mọi thứ trong kế hoạch thì những gì bạn không hoàn thành cũng chỉ là những vấn đề nhỏ, không ảnh hưởng tới bản thân và những người xung quanh.
Làm thế nào để tạo To do list hiệu quả?
Dự phòng tình huống phát sinh
Mỗi ngày có rất nhiều vấn đề phát sinh mà không ai lường trước được. Do đó, khi tạo To do list, bạn không nên sắp xếp thời gian quá chặt chẽ. Vì điều này không chỉ khiến bạn trở nên căng thẳng khi phải liên tục hoàn thành hết việc này đến việc khác mà còn khiến bạn không có thời gian trống để phản ứng với những điều bất ngờ có thể xảy ra.
Chẳng hạn, thời gian để bạn nấu một bữa cơm là 1 tiếng, nhưng khi lên kế hoạch bạn nên để thời gian 1,5 tiếng. Nửa tiếng đó là thời gian để bạn phản ứng với những tình huống như hết gia vị cần đi mua, nồi hỏng phải đi mượn,…
Liên kết với bộ phận khác
Trong trường hợp công việc được thực hiện bởi nhiều người, bạn nên trao đổi và thống nhất với những người liên quan về cách thức làm việc và deadline; đồng thời yêu cầu họ hoàn thành đúng những điều đã cam kết. Khi đó, các bộ phận hiểu và tự sắp xếp công việc của họ để đáp ứng mục tiêu chung.
Sử dụng các app ghi chú
Thay vì viết danh sách công việc cần thực hiện lên giấy như cách thủ công, bạn có thể sử dụng các app ghi chú có sẵn trên điện thoại. Những app này giúp bạn lưu giữ, sửa đổi thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. Không chỉ thế, nhiều app còn có tính năng thông báo; chúng sẽ tạo các tín hiệu (chuông, rung,…) để nhắc cho bạn biết đến giờ bạn cần thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Các ứng dụng tạo To-do list hiệu quả
Hiện nay, có nhiều cách tạo To do list khác nhau để mỗi người có thể đưa ra những lựa chọn phù hợp nhất với bản thân. Theo đó, bạn có thể lựa chọn cách tạo To do list bằng sổ tay, Bullet Journal hay ứng dụng điện tử. Mỗi cách sẽ có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, tạo To do list thủ công là cách làm đã quen thuộc nên chúng tôi sẽ giới thiệu một số ứng dụng tạo To do list để bạn có thể trải nghiệm:
Notion
Nhắc đến các ứng dụng tạo To do list được các bạn trẻ ưa chuộng hiện nay, chắc chắn không thể bỏ qua Notion. Notion là ứng dụng tạo ghi chú được tích hợp nhiều tính năng vô cùng tiện lợi cho người sử dụng. Với ứng dụng này, bạn không chỉ dễ dàng tạo các To do list mà còn có thể trang trí theo phong cách cá nhân, viết những đoạn lệnh đơn giản để sắp xếp tiện ích theo mục đích sử dụng hay lưu trữ các thông tin quan trọng để tham khảo.
Nói cách khác, Notion không chỉ là ứng dụng tạo To do list mà giống như một cuốn sổ tay điện tử giúp bạn ghi chú, lên danh sách công việc, lưu trữ thông tin, viết, trang trí Blog,…
Sử dụng Notion cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những thao tác kéo thả cơ bản là đã có thể có được To do list ưng ý cho bản thân. Hiện tại, ứng dụng có hỗ trợ trên đa nền tảng như Mobile, Web, Desktop App để bạn có thể có nhiều lựa chọn.
Due
Due cũng là một trong những ứng dụng giúp tạo To do list hiệu quả bạn có thể tham khảo. Khi sử dụng Due, bạn không cần tạo tài khoản phức tạp mà chỉ cần lên danh sách các công việc cần thực hiện. Tất cả các nhiệm vụ còn lại thuộc về Due. Ứng dụng sẽ lên lịch nhắc nhở tuần tự cho đến khi bạn hoàn thành To do list của mình. Đặc biệt, ứng dụng này còn có thể sử dụng khi không có Internet nên bạn không cần lo lắng khi không có Wifi hay các thiết bị kết nối mạng.
Trello
Với những ai thường xuyên tạo To do list trên các thiết bị điện tử thông minh thì chắc hẳn không còn xa lạ với ứng dụng Trello. Với thiết kế thông minh, Trello cho phép người dùng có thể tạo nhiều Board khác nhau để thuận tiện nhất trong việc xây dựng To do list. Trong mỗi Board Trello, bạn có thể tạo nhiều To do list khác nhau để ghi nhớ công việc cần thực hiện. Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể xóa ngay Board đó để tiếp tục với những công việc mới tiếp theo.
Trello – ứng dụng quản lý thời gian, công việc cho dân văn phòng.
Wunderlist
Ứng dụng To do list đáng trải nghiệm cuối cùng trong bài viết chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn là Wunderlist. Không chỉ hỗ trợ các tính năng tạo To do list, Wunderlist còn giúp bạn xây dựng các nhiệm vụ, dự án quan trọng phục vụ cho công việc. Wunderlist hiện có đầy đủ trên tất cả các nền tảng như Window, IOS, MacOS, Android,… để người dùng thoải mái lựa chọn. Khác với các ứng dụng kể trên, Wunderlist sở hữu tính năng ghi nhớ các công việc có tần suất lặp lại cao để nhắc nhở người dùng. Tính năng này cực phù hợp cho những ai cần học ngoại ngữ nhưng chưa kiên trì thực hiện được.
Liệt kê danh sách các việc cần làm cho phép bạn quản lý thời gian và đạt được nhiều thành tích hơn trong ngày. Vì vậy, hãy tạo To do list ngay từ bây giờ nhé!
Hồng Nguyễn
