Payroll có vai trò đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ về nó. Vậy nên, trong bài viết này, JobsGO sẽ giúp bạn hiểu rõ “Payroll là gì?” cũng như cách xây dựng Payroll hiệu quả.
Payroll là gì? Có thể thấy, đây là một thuật ngữ được sử dụng vô cùng phổ biến hiện nay. Nó biểu thị rất nhiều ý nghĩa như: bảng lương, sổ lương, tổng quỹ lương,… Nhưng nhìn chung, bảng lương vẫn là ý nghĩa thông dụng và được nhắc tới nhiều nhất khi nói về Payroll.
Nội dung chính của một bảng lương là:
Danh sách nhân viên.
Số ngày chấm công, tăng ca hay nghỉ phép…
Mức lương cùng các khoản thưởng, phụ cấp, trợ cấp…
Các khoản giảm trừ như BHXH, BHYT, thuế thu nhập cá nhân…
Payroll là gì?
2. Payroll có những chức năng gì?
Payroll không chỉ tập trung vào vấn đề lương thưởng mà còn sở hữu rất nhiều chức năng khác. Nhưng nhìn chung, lập bảng chấm công, tính lương thưởng hàng tháng vẫn là chức năng quan trọng nhất của Payroll.
Ngoài ra, Payroll còn được sử dụng như một công cụ quản lý, đánh giá nhân viên. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ nắm được tổng số nhân viên, số lượng nhân viên chính thức cũng như thử việc…
Bên cạnh đó, khi nhìn vào Payroll, doanh nghiệp có thể đánh giá nhân viên nào làm việc chăm chỉ, có hiệu quả cao.
3. Xây dựng Payroll dựa vào những căn cứ nào?
Để xây dựng được Payroll (bảng lương) chính xác, doanh nghiệp cần dựa vào rất nhiều căn cứ khác nhau, cụ thể là:.
3.1 Quy chế lương
Quy chế lương là văn bản được ban hành với các điều khoản liên quan đến lương của người lao động. Đây chính là yếu tố giúp bảo đảm quyền lợi cho người lao động trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Quy chế lương thường được xây dựng với các nội dung chính như: tên chức danh, quy định về chế độ tiền lương, thưởng, công thức tính lương và một số chế độ đãi ngộ khác như BHYT, BHXH…
3.2 Mức lương tối thiểu vùng
Xây dựng Payroll dựa vào những căn cứ nào?
Mức lương tối thiểu vùng là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp có thể xây dựng bảng lương cho nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác. Theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu vùng được quy định như sau:
Mức lương tối thiểu của vùng I là: 4.420.000 đồng/ tháng.
Mức lương tối thiểu của vùng II là: 3.920.000 đồng/ tháng.
Mức lương tối thiểu của vùng III: 3.430.000 đồng/ tháng.
Mức lương tối thiểu của vùng IV: 3.070.000 đồng/ tháng.
Theo quy định, doanh nghiệp cần trả mức lương cao hơn 7% mức lương tối thiểu của vùng.
Thông thường, mức lương trung bình sẽ được quyết định thông qua thỏa thuận của doanh nghiệp và người lao động. Nhìn chung, nó còn tùy thuộc vào kinh nghiệm, kỹ năng… của ứng viên cũng như mặt bằng lương của vị trí tuyển dụng đó trên thị trường.
3.4 Quy định về các khoản trích theo lương
Khoản trích theo lương sẽ bao gồm các mục phổ biến như BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Theo quy định chung, doanh nghiệp sẽ phải đóng 23.5% tổng chi phí và người lao động cũng có trách nhiệm đóng góp với khoảng 10.5% lương.
3.5 Bảng chấm công tính lương hàng tháng
Để xây dựng bảng lương, bảng chấm công là yếu tố không thể bỏ qua. Bảng chấm công bao gồm toàn bộ số ngày công mà nhân viên đi làm trong tháng, số ngày phép, số ngày công tác… Từ đó, doanh nghiệp có thể tính chính xác tổng lương cho mỗi nhân viên.
4. Những vấn đề thường gặp khi tính Payroll và cách giải quyết
Một số vấn đề phổ biến thường gặp phải trong quá trình tính Payroll là:
4.1 Tính sai lương cho nhân viên
Những vấn đề thường gặp khi tính Payroll
Tổng lương thực tế nhận được không khớp với số công cùng các khoản thu nhập bên cạnh lương cơ bản như thưởng doanh số, KPI… là lỗi thường xảy ra. Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy sự thiếu chuyên nghiệp trong cách làm việc của doanh nghiệp, dẫn đến nảy sinh những bất mãn trong quá trình làm việc.
4.2 Không công khai bảng lương rõ ràng
Lương thưởng là một vấn đề hết sức nhạy cảm. Tuy nhiên, nhiều công ty hiện nay vẫn còn rất mơ hồ trong việc xây dựng quy chế lương thưởng hay không công khai minh bạch với nhân viên. Đây cũng là một trong những lý do khiến nhân viên cảm thấy không hài lòng và giảm tỷ lệ gắn bó lâu dài với công ty.
4.3 Trả lương sai thời hạn
Trả lương chậm trễ, sai thời gian đã thông báo với nhân viên cũng là một vấn đề thường gặp tại các doanh nghiệp hiện nay. Nếu tình trạng này tiếp tục tiếp diễn, doanh nghiệp rất khó để giữ chân nhân tài ở lại làm việc và cống hiến.
4.4 Các khoản phụ phí và tăng lương theo thâm niên chưa đầy đủ
Bên cạnh tiền lương, thưởng, các khoản trợ cấp như tiền xăng xe, điện thoại, tiền ăn trưa… hay được tăng lương theo thâm niên cũng là yếu tố được nhiều nhân viên quan tâm. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn bỏ qua việc xây dựng các khoản lương tăng theo cấp bậc, chức danh, thâm niên.
Để giải quyết những vấn đề gặp phải trong quá trình xây dựng bảng lương ở trên, doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn cả về thời gian, tiền bạc và con người… để có thể thiết lập quy chế lương thưởng rõ ràng ngay từ đầu. Nếu nguồn lực của doanh nghiệp không đáp ứng được, doanh nghiệp có thể tính đến phương án sử dụng phần mềm tính lương tự động hoặc thuê ngoài các đơn vị cung cấp giải pháp xây dựng Payroll. Như vậy, việc tính lương có thể được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn.
5. Cách xây dựng bảng lương và tính lương hiệu quả cho doanh nghiệp
Cách xây dựng bảng lương và tính lương hiệu quả cho doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ đặt ra những quy định và yêu cầu khác nhau về việc quản lý nhân sự và tiền lương. Các vấn đề chấm công, chế độ thưởng phạt, chính sách đãi ngộ… được xây dựng dựa trên quy mô, tiềm lực tài chính của từng doanh nghiệp. Vậy nên, cách xây dựng bảng lương và tính lương ở mỗi công ty sẽ có sự khác biệt nhất định.
Hiện nay, có những công ty muốn tập trung phát triển bộ máy quản lý nhân sự nên họ sẵn sàng đầu tư tiền bạc, thời gian và con người trong việc xây dựng bảng lương và tính lương. Tuy nhiên, một số công ty khác lại chọn phương pháp outsource (thuê ngoài) để tiết kiệm chi phí bồi dưỡng và mở rộng bộ máy nhân sự. Ngoài ra, với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, nhiều phần mềm đã được tích hợp nhằm giúp việc tính lương diễn ra nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Hy vọng qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ “Payroll là gì?”. Có thể thấy, Payroll dường như đã trở thành một phần không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp hiện nay, là động lực thôi thúc nhân viên làm việc và cống hiến cho sự phát triển bền vững của công ty.
Hồng Nguyễn
