Cách chấm công phổ biến nhất hiện nay là tính lương theo thời gian làm việc thực tế của nhân viên. Những hoạt động phức tạp và khó quản lý ấy sẽ được đơn giản hóa qua các mẫu bảng tính lương theo giờ hiện đại được kể đến trong bài viết sau đây. Hãy cùng nhau tìm hiểu nào!
Bảng chấm công được xem như là một bảng nhật ký ghi chép rõ ràng những ngày làm việc thực tế mà bạn đã thực hiện được trong tháng. Những ngày nghỉ việc, nghỉ dưỡng, nghỉ phép của bạn đều sẽ được ghi lại trong file excel, những bảng mẫu này sẽ làm căn cứ để doanh nghiệp quyết định số lương phải trả cho nhân viên.
Thông thường, bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm việc thực hiện và quản lý mẫu bảng tính lương theo giờ của nhân viên.
Không phải tự nhiên mà mọi doanh nghiệp đều phải lập ra file excel tính lương cho nhân viên, một tổ chức lớn thì không làm việc vô bổ mà không đem lại kết quả đâu. Mẫu bảng tính lương theo giờ phục vụ cho những mục đích sau:
Mục đích quản lý nhân viên
Mọi hoạt động của nhân viên như là ngày làm việc, ngày nghỉ, thông tin BHXH,… đều có thể ảnh hưởng đến mức lương mà doanh nghiệp phải chi trả cho bạn. Vì thế nên bảng chấm công theo giờ được coi như là một tệp dữ liệu lưu trữ quyết định chính xác lương của từng người.
Bảng chấm công hỗ trợ việc quản lý nhân viên diễn ra tốt hơn
File excel chấm công sẽ được thực hiện dựa trên hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và nhân viên. Sau khi hoàn thành mẫu bảng tính lương theo giờ, mọi thông tin sẽ được công khai đến nhân viên để giải quyết các thắc mắc phát sinh một cách minh bạch. Điều này đảm bảo được quyền lợi tuyệt đối cho người lao động.
Mục đích lưu trữ và truy xuất dữ liệu khi cần thiết
Các bảng chấm công ngày trước thông thường đều được làm thủ công bằng tay, đôi khi lại xuất hiện sơ sót và rất khó để có thể lưu trữ được lâu dài, vì xấp giấy chấm công sẽ ngày càng nhiều hơn, khá bất tiện.
Hiện nay thì mọi hoạt động chấm công của người lao động đều được thực hiện qua file excel tiện lợi, đem lại sự thuận tiện cho những người quản lý trong việc truy và xuất dữ liệu trong cơ sở dữ liệu chung thuộc về doanh nghiệp. Hạn chế tối đa được những nhược điểm mà phương pháp chấm công cũ kỹ xưa để lại. Đồng thời, việc hiểu rõ offboarding là gì cũng là một phần quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự, giúp đảm bảo rằng các quy trình khi nhân viên rời khỏi công ty được thực hiện một cách suôn sẻ.”
Mẫu bảng tính lương theo giờ chính xác nhất hiện nay
Bảng chấm công theo giờ được tổng hợp bằng file Excel
Hằng ngày, người đảm nhiệm trọng trách chấm công cho nhân viên sẽ căn cứ vào tình hình thực tế, và điền vào bảng mẫu tính lương theo giờ sau đây:
Cột A ghi mã số của từng nhân viên hiện đang làm việc trong công ty, doanh nghiệp. Thông thường mã số này là duy nhất, không ai giống ai cả.
Cột B ghi họ và tên của nhân viên tương ứng với mã số ở cột A.
Cột C là giới tính hiện hữu của nhân viên trong doanh nghiệp, công ty.
Cột 1 đến cột 31 ghi các ngày chấm công, từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng đó. Trong đó, cột IN là giờ bắt đầu vào làm việc và cột OUT là giờ tan làm của nhân viên.
Cột 32 ghi tổng số giờ công thực tế của nhân viên thực hiện được trong tháng đó.
Cột SỐ PHÚT ĐI MUỘN sẽ được tự động tính bằng công thức đặt sẵn, tính chuẩn xác đến từng phút đi muộn của người lao động nên hạn chế được sự chậm trễ trong công việc.
Cột SỐ PHÚT VỀ SỚM được tự động tính bằng công thức được định sẵn, tính được tổng số phút về sớm của từng nhân viên thuộc công ty, doanh nghiệp đó.
Hạn chế của mẫu bảng tính lương theo giờ bằng Excel
Một số hạn chế nhất định của việc tính giờ công bằng bảng mẫu Excel bao gồm:
Dễ gặp phải sai sót khi nhập, xuất dữ liệu
Nếu nhân viên không đủ trình độ tin học văn phòng, thì việc nhập và xuất dữ liệu trên Excel sẽ vô cùng khó khăn, nhất là đối với việc thực hiện các dạng bảng mẫu tính lương. Điều này sẽ dẫn đến tổn thất rất lớn đấy nhé!
Khả năng quản lý bị hạn chế
Một mẫu bảng tính lương theo giờ được thực hiện bằng Excel chỉ có hạn mức không được vượt quá 65.000 dòng trên 1 file dữ liệu, vì thế rất khó có thể quản lý đối với những doanh nghiệp lớn.
Để khắc phục thì chỉ còn cách tách ra thành các dạng file Excel nhỏ hơn để lưu giữ dữ liệu từng phòng ban, nhưng cách làm này vẫn đem đến khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin của nhân viên.
Việc quản lý nhân sự không hề dễ dàng chút nào. Hy vọng mẫu bảng tính lương theo giờ phía trên sẽ phần nào giúp ích được cho các bạnvà đừng quên chuẩn bị các chứng từ thanh toán cần thiết để đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra thuận lợi. Chúc mọi công việc của các bạn đều sẽ được thuận buồm xuôi gió nhé!
van.dao
