Quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Đây là quy trình giúp đảm bảo nguồn lực tài chính để thực hiện các công việc sản xuất, kinh doanh và giải quyết các nhiệm vụ trong doanh nghiệp.
Khoản tạm ứng là một số tiền hoặc hàng hóa do doanh nghiệp cung cấp tạm thời cho người nhận nhằm thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc cụ thể được phê duyệt.
Tạm ứng – thanh toán tạm ứng là gì?
Thanh toán tạm ứng nghĩa là khi công việc được hoàn thành và kết thúc, người nhận tạm ứng phải lập một bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo các chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ số tạm ứng đã nhận và sử dụng (theo từng lần hoặc từng khoản). Bảng thanh toán cũng phải ghi rõ khoản chênh lệch giữa số tạm ứng đã nhận và số tạm ứng đã sử dụng (nếu có).
2. Nguyên tắc tạm ứng – thanh toán tạm ứng
Người nhận tạm ứng phải là nhân viên làm việc tại doanh nghiệp. Đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên (trong các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính), việc được chỉ định bởi Giám đốc bằng văn bản là bắt buộc.
Người nhận tạm ứng, bất kể là cá nhân hay tổ chức, phải chịu trách nhiệm với số tiền hoặc hàng hóa tạm ứng mà họ nhận được và chỉ được sử dụng tạm ứng đó cho mục đích, công việc đã được phê duyệt trước đó.
Nếu khoản tạm ứng sử dụng không hết và người nhận không trả lại số dư cho quỹ, thì số tiền đó sẽ được trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trong trường hợp chi tiêu vượt quá số tiền đã nhận tạm ứng, doanh nghiệp sẽ chi trả số tiền thiếu hụt.
Để nhận được khoản tạm ứng cho kỳ tiếp theo, người nhận tạm ứng phải thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng của kỳ trước. Kế toán phải duy trì một sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng người nhận tạm ứng, ghi chép đầy đủ thông tin về việc nhận và thanh toán tạm ứng từng lần.
3. Quy trình tạm ứng công tác phí
Quy trình tạm ứng công tác phí
Quy trình tạm ứng công tác phí cho nhân viên sẽ bao gồm 8 bước:
Bước 1: Lập giấy đề nghị tạm ứng
Trong quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp, có những nhiệm vụ cần sử dụng một khoản tiền mặt để thực hiện. Vì vậy, nhân viên công ty cần lập một giấy đề nghị tạm ứng tiền để đáp ứng các nhu cầu đó.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng được quy định trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Mẫu số 03. Nhân viên lập đơn cần chú ý và điền đầy đủ các thông tin quan trọng trong giấy đề nghị này.
Bước 2: Trình trưởng phòng duyệt
Sau khi nhân viên hoàn thành việc lập giấy đề nghị tạm ứng, nó sẽ được chuyển đến trưởng phòng hoặc cán bộ quản lý của bộ phận để duyệt và ký.
Bước 3: Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng
Khi giấy đề nghị tạm ứng được trưởng phòng duyệt, nhân viên trình lên cho giám đốc xem xét và ký duyệt tạm ứng.
Bước 4: Kế toán thanh toán viết phiếu chi
Bộ phận kế toán thanh toán sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác của thông tin trên giấy đề nghị. Sau đó, họ sẽ lập phiếu chi tạm ứng và ký tên như người lập phiếu.
Mẫu phiếu chi tạm ứng được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC, mẫu số 02-TT. Kế toán thanh toán sẽ tuân thủ mẫu này để lập phiếu chi tạm ứng.
Sau khi kế toán thanh toán đã lập phiếu chi tạm ứng, phiếu chi sẽ được chuyển đến kế toán trưởng để tiến hành kiểm tra lại và ký duyệt chi tạm ứng.
Bước 6: Trình giám đốc duyệt chi
Khi kế toán trưởng đã ký vào phiếu chi, phiếu chi sẽ được chuyển đến kế toán thanh toán để trình giám đốc xem xét và ký duyệt.
Bước 7: Chi tiền cho nhân viên
Dựa trên phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của người đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc, thủ quỹ sẽ thực hiện việc chi số tiền được yêu cầu trên giấy tạm ứng cho nhân viên.
Bước 8: Hạch toán kế toán, lưu trữ chứng từ
Kế toán thanh toán sẽ thực hiện hạch toán vào các tài khoản kế toán và ghi chép đầy đủ vào sổ sách theo đối tượng tương ứng.
Thủ quỹ sẽ lưu giữ một hồ sơ đầy đủ, bao gồm giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi tạm ứng với nội dung, chữ ký đầy đủ của tất cả các thành phần tham gia theo quy định.
4. Thủ tục, quy trình thanh toán tạm ứng
Thủ tục, quy trình thanh toán tạm ứng
Thủ tục, quy trình thanh toán tạm ứng cho nhân viên trong doanh nghiệp được thực hiện như sau:
4.1 Quy trình, chứng từ tạm ứng
Bước 1: Nhân viên tập hợp các chứng từ phát sinh
Sau khi hoàn thành công việc được giao, nhân viên sẽ thu thập tất cả các chứng từ liên quan để lập đề nghị thanh toán và kiểm tra tổng số tiền đã được chi đã đạt đến mức nào.
Bước 2: Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ
Các chứng từ sẽ được nhân viên chuyển cho kế toán thanh toán để kiểm tra, rà soát tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn và chứng từ.
Đối với hóa đơn GTGT, cần đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của chúng.
Nếu có hóa đơn tiếp khách, cần đảm bảo rằng danh sách món ăn đi kèm được đính kèm đầy đủ.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt
Sau khi kế toán thanh toán đã thực hiện việc thanh toán tạm ứng, bộ chứng từ liên quan sẽ được chuyển đến kế toán trưởng để kiểm tra lại và ký duyệt giấy đề nghị thanh toán.
Bước 4: Giám đốc ký duyệt
Cuối cùng, kế toán thanh toán chuyển chứng từ để giám đốc ký.
4.2 Thủ tục thanh toán tạm ứng
Dựa trên hóa đơn và chứng từ đã được ký duyệt đầy đủ, kế toán thanh toán sẽ lập giấy đề nghị hoàn ứng.
Trong trường hợp cuối kỳ có số tạm ứng chi chưa được sử dụng hết, có thể nhân viên sẽ hoàn trả số tiền thừa (nếu vẫn còn phát sinh tạm ứng đối với đối tượng tương ứng) hoặc số dư có thể được chuyển sang kỳ tiếp theo để tiếp tục bù trừ.
Nếu cuối kỳ có phát sinh chi quá số tạm ứng, nhân viên có thể tiếp tục yêu cầu tạm ứng trong kỳ tiếp theo (nếu vẫn còn phát sinh tạm ứng đối với đối tượng tương ứng) hoặc số dư có thể được chuyển sang kỳ tiếp theo để tiếp tục bù trừ.
Tải ngay mẫu dưới đây để tham khảo chi tiết quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng nhé.
Qua quy trình tạm ứng – thanh toán tạm ứng, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự linh hoạt và tiện lợi trong việc sử dụng tài chính, giúp hoạt động sản xuất và kinh doanh được diễn ra thuận lợi. Đồng thời, việc thực hiện đúng quy trình cũng giúp tăng tính minh bạch, kiểm soát và trách nhiệm trong việc sử dụng nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Hy vọng rằng bài viết trên đã giúp bạn đọc nắm được thông tin cần thiết, phục vụ cho công việc của mình nhé.
Hồng Nguyễn
