12 KPI mẫu chi tiết cho các phòng ban trong doanh nghiệp

Muốn nhân viên làm việc hiệu quả thì nhà quản lý phải xây dựng KPI phù hợp và chất lượng. Nếu bạn chưa biết nên thiết lập mẫu KPI như thế nào thì hãy tham khảo và tải ngay các file KPI mẫu được JobsGO chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!

1. Tổng hợp file KPI mẫu cho các bộ phận trong doanh nghiệp

Mỗi phòng ban, vị trí công việc sẽ có KPI áp dụng khác nhau. Dưới đây JobsGO có tổng hợp và gửi đến bạn 12 mẫu KPI cho những vị trí phổ biến và hot nhất hiện nay:

1.1 Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

Bộ phận kinh doanh là lực lượng trực tiếp mang doanh thu về cho doanh nghiệp thông qua việc tiếp cận, tư vấn và chốt hợp đồng với khách hàng. Đây cũng là nhóm cần được theo dõi sát sao để nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả bán hàng, nắm bắt tình hình thị trường và kịp thời điều chỉnh chiến lược nhằm đạt mục tiêu doanh số.

Là người đứng đầu phòng kinh doanh, bạn đã biết các chỉ số cần có trong KPI cho nhân viên bộ phận mình hay chưa? Nếu chưa, hãy tham khảo ngay mẫu KPI cho nhân viên kinh doanh tại đây .

Bảng KPI cho nhân viên kinh doanh

1.2 Mẫu KPI cho bộ phận kế toán

Bộ phận kế toán đảm nhiệm công tác quản lý tài chính, đảm bảo mọi hoạt động thu chi, báo cáo và hạch toán được thực hiện chính xác, minh bạch. Áp dụng KPI giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc, nhận diện sớm sai sót và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Do từng vị trí như kế toán tổng hợp, kế toán công nợ hay kế toán ngân hàng có đặc thù riêng, hệ thống KPI cần được thiết lập phù hợp với nhiệm vụ cụ thể của từng người.

>>> Tham khảo: Mẫu kpi cho nhân viên sales tại đây

1.3 File Excel KPI cho phòng nhân sự

Phòng nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ đội ngũ nhân viên, đồng thời đảm nhận công tác tuyển dụng, đào tạo và duy trì nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Các chỉ số KPI nhân sự giúp theo dõi hiệu quả công việc, tối ưu chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự, qua đó gắn kết mục tiêu của phòng ban với định hướng chung của công ty.

Thông thường, mẫu KPI của phòng Nhân sự sẽ bao gồm: tổng số nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc, chi phí tuyển dụng, tiến độ đào tạo và hiệu quả quản lý hồ sơ nhân sự.

Tải ngay file mẫu KPI cho nhân sự tại đây .

Mẫu KPI đánh giá nhân viên hành chính nhân sự

1.4 Mẫu KPI cho nhân viên kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật phụ trách kiểm tra, bảo dưỡng và xử lý các sự cố liên quan đến thiết bị, máy móc hoặc hệ thống vận hành của doanh nghiệp. Các chỉ số KPI giúp theo dõi tiến độ công việc, đánh giá khả năng phản ứng, chất lượng sửa chữa và mức độ hỗ trợ kỹ thuật. Nhờ đó, nhà quản lý có thể nắm bắt hiệu quả hoạt động của đội ngũ kỹ thuật và điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế. Tải file tại đây.

>>> Xem thêm: Xây dựng KPI cho nhân viên Kỹ thuật như thế nào để đạt chuẩn?

1.5 Mẫu KPI cho bộ phận đầu tư

Bộ phận đầu tư chịu trách nhiệm tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc hoạch định chiến lược phát triển, phân bổ nguồn vốn và triển khai kế hoạch theo từng giai đoạn. Nhóm này còn thực hiện nghiên cứu thị trường, tìm kiếm cơ hội sinh lời, đồng thời giám sát hiệu quả của các dự án đang triển khai. Vì đặc thù công việc đòi hỏi tính chính xác và tầm nhìn dài hạn, các chỉ số KPI được thiết lập giúp nhà quản lý đánh giá năng lực và hiệu quả hoạt động của bộ phận một cách khách quan.

Tham khảo mẫu KPI bộ phận đầu tư tại đây.

Bảng kpi mẫu bộ phận đầu tư

1.6 Mẫu KPI cho bộ phận kho

Bộ phận kho chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và xuất nhập hàng hóa trong doanh nghiệp. Các chỉ số KPI giúp theo dõi hiệu quả vận hành, từ độ chính xác khi kiểm kê, tốc độ xử lý đơn hàng cho đến tỷ lệ giao hàng đúng hạn. Thông qua đó, nhà quản lý có thể đánh giá chất lượng hoạt động kho bãi, phát hiện điểm cần cải thiện và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Tham khảo mẫu KPI cho bộ phận kho: tại đây.

1.7 Mẫu KPI cho bộ phận công nghệ thông tin

Bộ phận công nghệ thông tin chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống mạng, phần mềm và thiết bị trong doanh nghiệp hoạt động ổn định, an toàn. Nhóm này còn hỗ trợ các phòng ban trong quá trình làm việc, xử lý sự cố kỹ thuật và bảo mật dữ liệu. KPI dành cho bộ phận IT giúp đánh giá tốc độ phản hồi, hiệu quả khắc phục lỗi và mức độ sẵn sàng của hệ thống công nghệ.

Tham khảo mẫu KPI cho bộ phận CNN: tại đây.

KPI công nghệ thông tin giúp đo hiệu quả xử lý sự cố, bảo mật dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật

1.8 Mẫu đánh giá KPI cho bộ phận Marketing

Phòng Marketing đóng vai trò thúc đẩy hình ảnh thương hiệu, triển khai chiến dịch truyền thông và gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Các chỉ số KPI thường được dùng để đánh giá hiệu quả hoạt động bao gồm hiệu quả quảng cáo, kết quả của chương trình khuyến mại, mức độ ảnh hưởng từ hoạt động quan hệ công chúng và hiệu suất các kênh Internet Marketing. Dựa trên các chỉ số này, nhà quản lý có thể theo dõi kết quả từng chiến dịch, phân bổ ngân sách hợp lý và điều chỉnh chiến lược tiếp thị phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Để nắm rõ hơn về các chỉ số KPI dành cho phòng Marketing, các bạn có thể tham khảo mẫu tại đây .

>>> Xem thêm: Tham khảo mẫu KPI cho nhân viên content trong phòng Marketing

1.9 Mẫu KPI cho bộ phận sản xuất

Bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm đảm bảo quá trình tạo ra sản phẩm đáp ứng đúng tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng và tiến độ. Các chỉ số KPI giúp nhà quản lý theo dõi năng suất, mức độ tuân thủ quy trình và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.

Ngoài ra, hệ thống KPI còn hỗ trợ đánh giá kết quả làm việc của từng cá nhân, giúp điều chỉnh kế hoạch sản xuất phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Tham khảo mẫu KPI bộ phận sản xuất: Tại đây.

KPI sản xuất giúp theo dõi năng suất, chất lượng và tiến độ, đảm bảo quy trình đạt mục tiêu

2.10 Bảng đánh giá KPI mẫu cho quản lý dự án

Trong quản lý dự án, các chỉ số KPI giúp theo dõi tiến độ và hiệu quả của từng giai đoạn triển khai. Một bảng KPI mẫu thường bao gồm những nội dung chính như thời gian bắt đầu và hoàn thành dự án, mức độ sử dụng nguồn nhân lực, hiệu suất thực hiện theo từng lộ trình và chi phí đầu tư. Những dữ liệu này giúp nhà quản lý đánh giá khả năng hoàn thành mục tiêu, kiểm soát rủi ro và đưa ra điều chỉnh phù hợp để đảm bảo dự án được thực hiện đúng kế hoạch.

Tham khảo mẫu KPI quản lý dự án chuẩn xác nhất tại đây .

1.11 Mẫu KPI tài chính – doanh nghiệp

Bộ phận tài chính doanh nghiệp đảm nhận nhiệm vụ quản lý nguồn vốn, theo dõi dòng tiền và kiểm soát hoạt động thu chi của công ty. Các chỉ số KPI giúp đo lường hiệu quả sử dụng ngân sách, khả năng sinh lời và mức độ tuân thủ kế hoạch tài chính. Khi xây dựng mẫu KPI phù hợp giúp CEO đánh giá đúng năng lực nhân sự, tối ưu chi phí và đảm bảo hoạt động tài chính luôn minh bạch, cân đối.

Bạn có thể tham khảo mẫu KPI tài chính & doanh nghiệp chi tiết tại đây để áp dụng trong quá trình quản lý và lập kế hoạch.

KPI tài chính giúp theo dõi dòng tiền, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và quản lý chi phí doanh nghiệp

1.12 File mẫu KPI cho nhân viên SEO

File KPI dành cho nhân viên SEO giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả làm việc của từng cá nhân và toàn bộ chiến dịch tối ưu hóa công cụ tìm kiếm. Trong file này, các chỉ số được trình bày rõ ràng, bao gồm tỷ suất hoàn vốn (ROI), tỷ lệ chuyển đổi, lượng truy cập website, thứ hạng từ khóa và khả năng hiển thị trên công cụ tìm kiếm.

Ngoài ra, các thông số như số lượng Backlink, tỷ lệ nhấp chuột tự nhiên (CTR) và tỷ lệ thoát trang (Bounce Rate) cũng được tích hợp nhằm hỗ trợ nhà quản lý đánh giá chính xác hiệu suất SEO, từ đó điều chỉnh chiến lược phù hợp để cải thiện kết quả tìm kiếm và tăng trưởng lưu lượng truy cập.

Nhà quản lý có thể tham khảo mẫu KPI SEO chi tiết tại đây để thiết lập hệ thống đánh giá phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.

2. Lợi ích khi thiết lập KPI trong doanh nghiệp

KPI là công cụ đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, phòng ban hoặc toàn doanh nghiệp. Các chỉ số này được xây dựng dựa trên đặc thù công việc và thể hiện rõ ràng qua số liệu, tỷ lệ phần trăm giúp đánh giá hiệu suất chính xác, minh bạch.

KPI giúp doanh nghiệp định hướng rõ ràng, tránh rời rạc trong hoạt động, đồng thời biến mục tiêu tổng thể thành kế hoạch cụ thể, dễ theo dõi và đo lường. Khi tập trung vào các chỉ số then chốt, tổ chức có thể tiết kiệm thời gian, sử dụng hiệu quả nguồn lực và đạt được kết quả tốt hơn.

• Đối với cấp quản lý: KPI giúp người lãnh đạo theo dõi hiệu suất nhân viên một cách chính xác, từ đó đưa ra chính sách thưởng phạt hợp lý và định hướng nhân sự theo mục tiêu chung.
• Đối với nhân viên: Báo cáo KPI định kỳ giúp mỗi cá nhân nhận biết tiến độ công việc. Kết quả tích cực mang lại động lực phát triển, còn kết quả chưa tốt giúp họ xác định điểm cần cải thiện để nâng cao hiệu quả làm việc.

KPI là công cụ giúp đo lường hiệu quả làm việc và tiến độ đạt mục tiêu trong doanh nghiệp

3. Các bước xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

Để thực sự phản ánh đúng năng lực và hiệu quả công việc, doanh nghiệp cần xây dựng KPI theo quy trình rõ ràng gồm các bước sau:

• Chọn người phụ trách lập KPI: Người phụ trách thường là quản lý phòng ban hoặc cá nhân có chuyên môn sâu. Họ hiểu rõ quy trình làm việc, vai trò của từng vị trí và các chỉ số cần theo dõi. Khi tham khảo ý kiến từ các thành viên liên quan, quá trình thiết lập trở nên minh bạch hơn và tạo được sự đồng thuận chung.
• Xác định chỉ số KPI phù hợp: Sau khi thống nhất mục tiêu, doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc SMART để lựa chọn chỉ số: cụ thể, đo lường được, khả thi và có thời hạn rõ ràng. Mỗi phòng ban nên xác định bộ chỉ số riêng phù hợp với đặc thù công việc, giúp kết quả đánh giá sát thực tế hơn.
• Đánh giá hiệu suất công việc theo KPI: Giai đoạn này giúp xác định mức độ đóng góp của từng cá nhân vào mục tiêu chung. Các nhiệm vụ được phân loại theo mức độ ảnh hưởng và thời gian thực hiện để gán trọng số phù hợp. Kết quả đánh giá phản ánh đúng năng lực, đồng thời hỗ trợ nhà quản lý theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời khi cần.
• Xây dựng chính sách lương thưởng dựa trên KPI: Kết quả đánh giá là cơ sở để doanh nghiệp xác định mức thưởng, phạt hoặc điều chỉnh lương. Cách làm này tạo ra sự công bằng, khuyến khích nhân viên phấn đấu và duy trì tinh thần làm việc tích cực trong tập thể.
• Tối ưu và cập nhật KPI theo từng giai đoạn: KPI cần được rà soát định kỳ để phù hợp với mục tiêu và điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Giai đoạn đầu có thể bắt đầu với các mục tiêu ngắn hạn để thử nghiệm, sau đó dần hoàn thiện và mở rộng khi quy trình đã chứng minh được hiệu quả.

Nguyên tắc SMART giúp KPI rõ ràng, đo lường được và phù hợp với mục tiêu thực tế của doanh nghiệp

4. Một số lưu ý khi thiết lập file mẫu KPI cho các bộ phận

Khi thiết lập mẫu file mẫu KPI cho các vị trí, bộ phận, phòng ban trong công ty cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Không nên lạm dụng KPI quá mức, mà chỉ nên xây dựng mẫu KPI giúp nhân viên nắm được trọng tâm công việc. Từ đó nhân viên sẽ tập trung công sức, thời gian để đem lại lợi ích tốt nhất cho công ty.
• Quản lý cần có chiến lược cụ thể khi xây dựng KPI, điều này sẽ giúp định hướng mục tiêu cho nhân viên và công ty được đồng nhất.
• Mọi chỉ số KPI đặt ra đều có thể lượng hoá thành đơn vị tính. Từ đó nhà quản lý mới có thể đánh giá nhân viên công bằng, chính xác và dễ dàng theo dõi hiệu quả công việc của họ hơn.
• KPI phải được thường xuyên xem xét và thay đổi phù hợp với sự phát triển của công ty và thực tế năng lực nhân viên.

Nhìn chung, các chỉ số KPI giữ vai trò quan trọng trong việc theo dõi và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua KPI, nhà quản lý có thể đánh giá kết quả thực tế và định hướng phát triển cho từng phòng ban. JobsGO hy vọng bộ KPI mẫu được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp đo lường chính xác hiệu quả làm việc và đạt được mục tiêu đề ra.

>>> Tham khảo: Mẫu báo cáo nội bộ

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp bán lẻ cần theo dõi những chỉ số nào trong KPI?

Các chỉ số quan trọng gồm doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí vận hành, mức độ hài lòng khách hàng. Bạn có thể tham khảo mẫu KPI cho doanh nghiệp bán lẻ tại đây để xem chi tiết cách áp dụng từng chỉ số.

2. Bao lâu nên đánh giá lại KPI một lần?

Thông thường, doanh nghiệp nên xem xét và cập nhật KPI theo tháng hoặc theo quý.

3. KPI khác gì so với OKR?

KPI tập trung vào đo lường hiệu suất, còn OKR hướng đến mục tiêu và kết quả then chốt cần đạt được.

4. Khi nào cần lập form mẫu đánh giá KPI mới?

Khi thay đổi mục tiêu, chiến lược hoặc cơ cấu nhân sự.

5. Làm sao cập nhật dữ liệu trong mẫu KPI Excel nhanh chóng?

Dùng công thức tự động hoặc liên kết dữ liệu từ các sheet khác.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)