Cùng JobsGO tìm hiểu thông tin chi tiết về vai trò, nguyên tắc viết báo cáo nội bộ và tải xuống 5 mẫu báo cáo phiên bản mới năm 2023 hoàn toàn miễn phí.
Báo cáo là một văn bản tập hợp thông tin có cấu trúc, được sử dụng để lưu trữ và truyền đạt về một hoặc nhiều sự kiện xảy ra trong hoàn cảnh hiện hành.
Vậy báo cáo nội bộ là gì? Báo cáo nội bộ là tài liệu được sử dụng trong tổ chức. Điều này có nghĩa là chúng chỉ được xem và đánh giá bởi những người lao động đang làm việc tại công ty.
Các báo cáo có thể liên quan đến nhiều chủ đề khác nhau như tài chính, bán hàng, tiếp thị, nguồn nhân lực, các nghiên cứu,…
Báo cáo nội bộ bị tiết lộ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động của công ty. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã yêu cầu nhân viên ký Thỏa thuận bảo mật thông tin bao gồm các quy định phạt khi làm rò rỉ thông tin nội bộ ảnh hưởng xấu tới tổ chức.
Ví dụ:
Công ty dược phẩm A là công ty sản xuất thuốc điều trị các bệnh tim mạch. Công ty đã hoạt động lĩnh vực này được một thời gian và hiện đang nghiên cứu một loại thuốc làm tăng nồng độ oxy trong máu, giúp hỗ trợ hoạt động của não bộ. Gần đây, Giám đốc Dự án đã ban hành một báo cáo nội bộ cung thông tin về hoạt động của thuốc và kết quả thu được trong giai đoạn thử nghiệm trên người.
Thử nghiệm cho thấy các tác dụng phụ không mong muốn và người quản lý đã đề xuất thay đổi một số thành phần để giảm tác dụng phụ. Bằng cách nào đó, báo cáo đã bị rò rỉ và được phát tán bởi các bên truyền thông. Điều này đã khiến giá cổ phiếu của công ty sụt giảm nghiêm trọng, gây thiệt hại lớn cho các nhà đầu tư và cổ đông.
Công ty đã tiến hành một cuộc điều tra và sa thải 3 nhân viên vì làm lộ thông tin trong báo cáo. Công ty có quyền thực hiện điều này vì 3 nhân viên nói trên đã ký Thỏa thuận bảo mật thông tin với quy định cấm tiết lộ bất kỳ báo cáo nội bộ nào.
2. Vai trò của báo cáo nội bộ
Căn cứ vào nội dung của báo cáo, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định phù hợp để điều chỉnh các hoạt động của một hoặc nhiều phòng ban, thậm chí cả doanh nghiệp. Không chỉ thế, báo cáo nội bộ còn được sử dụng như cơ sở để doanh nghiệp làm các báo cáo khác và thực hiện các nghĩa vụ, bao gồm nghĩa vụ đóng thuế.
3. Nguyên tắc viết báo cáo nội bộ
Khi viết báo cáo nội bộ, bạn cần tuân thủ các nguyên tắc sao:
Tính chính xác: Nguyên tắc đầu tiên cũng như quan trọng nhất khi viết báo cáo dành riêng cho các nhân sự trong doanh nghiệp là đảm bảo tính chính xác. Chỉ khi hiểu đúng, hiểu rõ các vấn đề đang tồn đọng, nhà quản lý mới có thể đưa ra quyết định hợp lý. Ngược lại, viết báo cáo sai sự thật có thể khiến các cấp lãnh đạo đưa ra đường hướng sai lầm, ảnh hưởng tới hoạt động của công ty.
Tính thống nhất: Các nhà quản lý thường nhận được nhiều loại báo cáo mỗi tháng, mỗi quý. Việc nhận được các báo cáo có hình thức, bố cục nhất quán cho phép họ nhanh chóng nắm bắt thông tin.
Tính thẩm mỹ: Báo cáo nên được viết với font chữ, cỡ chữ phù hợp; ngoài ra, việc căn chỉnh, sử dụng các khoảng trắng, đường viền, đổ màu cũng cần thiết. Bằng cách này, báo cáo có thể thu hút sự chú ý của người xem tới những dữ liệu quan trọng.
Tính hiệu quả: Nếu bạn đang sử dụng báo cáo dạng Excel, Google Sheet; đừng quên sử dụng công thức và các trường tự động nếu có thể. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh những sai lầm có thể xảy ra khi tính toán thủ công.
4. 5 mẫu báo cáo nội bộ quan trọng mọi doanh nghiệp nên biết
Dưới đây là 5 mẫu báo cáo nội bộ quan trọng, liên quan đến tình hình kinh doanh, tài chính các doanh nghiệp cần có.
4.1 Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ/ Báo cáo tài chính nội bộ
Báo cáo kết quả kinh doanh nội bộ giúp xác định tình hình kinh doanh, lỗ lãi thực tế của doanh nghiệp; đồng thời cho thấy hiệu quả của công việc đang áp dụng thực tế và xác định điểm hòa vốn để cân đối tài sản doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thông qua báo cáo này, nhà quản lý cũng có thể nhận rõ quy mô, cơ cấu tài sản của doanh nghiệp và tính chính xác của khả năng tạo ra lợi nhuận. Những mẫu báo cáo doanh thu nội bộ danh cho bạn như sau:
4.1.1 Mẫu báo cáo doanh thu nội bộ 01: Mẫu B02 – DN ban hành kèm theo Thông tư 200/2014
Cung cấp thông tin về danh mục nguyên vật liệu, sản phẩm đang được doanh nghiệp giữ trong kho. Thông qua đó, nhà quản lý có thể đánh giá hàng tồn kho đang vượt quá hay thấp hơn mức an toàn.
Bạn đang cần một mẫu báo cáo nội bộ để cung cấp cho quản lý của mình thông tin chính xác về tình hình hàng hóa, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp? Hãy tải xuống các mẫu báo cáo trên và sử dụng ngay. Hoàn toàn miễn phí!
Bảo Danh
