KPI là chỉ số không còn quá xa lạ trong các doanh nghiệp hiện nay, nhằm thể hiện việc hoàn thành mục tiêu đặt ra trong công việc. Vậy hiểu chính xác về KPI là gì? Quy trình để xây dựng nên một hệ thống KPI dành cho tổ chức, doanh nghiệp như thế nào? Trong bài viết dưới đây, JobsGO sẽ cùng các bạn khám phá thông tin về KPI.
KPI là từ được viết tắt bởi thuật ngữ tiếng Anh là “Key Performance Indicator”. Đây có thể hiểu là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc của cá nhân, tổ chức nào đó.
Hay nói cách khác, KPI chính là một công cụ hiện đại giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý, triển khai các chiến lược để hoàn thành mục tiêu cho các bộ phận. Chỉ số này sẽ thể hiện thông qua các số liệu, tỷ lệ hay các chỉ tiêu định lượng và phản ánh về hiệu quả của các tổ chức hoặc là 1 hoạt động cụ thể.
Khái niệm KPI là gì?
Mục đích chính của việc sử dụng chỉ số KPI chính là nhằm đảm bảo được người lao động sẽ thực hiện theo đúng nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong công việc. Điều này cũng góp phần làm cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc trở nên minh bạch, rõ ràng hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể ngày càng nâng cao được hiệu suất công việc.
Tùy thuộc vào từng bộ phận, doanh nghiệp mà chỉ số KPI sẽ có sự khác nhau, thậm chí KPI của các cá nhân cũng sẽ không giống nhau.
Hiện nay, KPI đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp, thúc đẩy quá trình phát triển mạnh mẽ. Cụ thể, việc áp dụng KPI cho công việc mang lại những điều sau:
Đo lường mục tiêu của bạn
KPI thường bị nhầm trở thành mục tiêu chính của công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp đo lường các mục tiêu, chỉ tiêu. Đo lường theo phương pháp này để bạn thấy mình đang sai ở đâu? Từ đó đưa ra quyết định cải thiện để giúp bạn đạt được mục tiêu một cách nhanh hơn.
Tạo môi trường học hỏi
Theo nghiên cứu của Root Cause, các dữ liệu được tạo ra bằng cách đo lường các chỉ số của KPI có thể mang đến nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc. Khi bạn nhận thấy một điểm không thuận lợi trên KPI, bạn có cơ hội để nói chuyện với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể liên quan tới KPI. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể giảng giải cho các nhân viên về cách để làm những việc khác nhau. Đồng thời các công việc đó sẽ được thực hiện tốt hơn và đạt được mục tiêu đề ra.
Vai trò của chỉ số KPI đối với doanh nghiệp
Ngoài ra, bạn có thể phân tích, xem các thiết lập KPI đã đo lường được hiệu quả chưa? Nếu chưa thì cần có những sửa đổi cho phù hợp với các cá nhân, bộ phận.
Tiếp nhận thông tin quan trọng
KPI có thể cung cấp cung cấp bức ảnh tổng quan trực tiếp về hiệu suất chung của doanh nghiệp. Khi bạn đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực của bạn. Điều này nhằm “đánh bại” đối thủ cạnh tranh của bạn.
Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp có thể cho phép bạn thực hiện điều chỉnh hệ thống. Từ đó, bạn không còn làm thay đổi rầm rộ vào cuối mỗi tháng để đạt được mục tiêu của bạn.
Khuyến khích tinh thần trách nhiệm
Về cơ bản, KPI khuyến khích tinh thần trách nhiệm cho cả người lao động (nếu họ không thực hiện) và người sử dụng lao động (nếu KPI được coi là không thể truy cập). Chính vì vậy mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều đang triển khai, xây dựng 1 hệ thống KPI vô cùng chặt chẽ.
Nâng cao nhuệ khí
Động lực làm việc của nhân viên và sự hài lòng công việc cực kỳ quan trọng để nâng cao hiệu suất và văn hóa công ty. Nó thường có những khó khăn để thúc đẩy nhóm của bạn khi mà mục tiêu đề ra chỉ có thể đạt được một lần, một quý hoặc một năm một lần.
Đặt ra KPI giúp nâng cao nhuệ khí làm việc
Nhân viên của bạn có thể cảm thấy khá bổ ích và có động lực khi nhận được báo cáo tích cực mà đáp ứng được các tiêu chí nhất định của KPI theo từng thời điểm. Nó tạo ra một cảm giác kiên định và khiến họ tập trung vào việc muốn đạt được các mục tiêu của KPI.
Một hệ thống KPI tốt sẽ cải thiện kết quả thống kê bằng cách cân bằng vai trò lãnh đạo của bạn với hiệu suất của nhóm mình. Họ có thể sử dụng thông tin này để theo dõi công việc và tiến bộ của nhân viên. Từ đó tiến hành thảo luận để tìm ra, cung cấp thông tin phản hồi. Và cuối cùng chính là tăng sự hài lòng của công việc là mục tiêu sắp tới cần được đáp ứng.
Tại mỗi doanh nghiệp, tổ chức từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất thì đều có hệ thống KPI khác nhau để thực hiện một kế hoạch (có thể là chiến lược hoặc chiến thuật). Họ đều cần phải trải qua một quá trình mới thấy được kết quả của kế hoạch đó. Có 2 loại KPI phổ biến nhất đó là KPI mang tính chiến lược và KPI mang tính chiến thuật.
Đối với KPI mang tính chiến lược thì đây là các chỉ tiêu gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đó có thể là các chỉ số về lợi nhuận, doanh thu hay là thị phần, thương hiệu doanh nghiệp. Những chỉ tiêu này sẽ có tác động một cách trực tiếp đến sự phát triển của chiến lược doanh nghiệp.
Phân loại các chỉ số KPI
Ví dụ như là:
Chỉ tiêu KPI chiến lược với mục tiêu đặt ra là doanh thu 100 tỷ/năm. Hay KPI chiến lược đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có doanh thu cao, nhằm mang về lợi nhuận, thị phần tốt. Trường hợp không đạt được chỉ tiêu thì doanh nghiệp sẽ không có lợi nhuận hay thậm chí là mất thị phần vào tay của đối thủ.
KPI mang tính chiến thuật có thể hiểu là các chỉ tiêu ngắn hạn, những hoạt động cụ thể sẽ chỉ nhằm đến 1 mục tiêu chiến lược.
Ví dụ như là: Để có được 100 tỷ/năm thì doanh nghiệp sẽ cần đến 500 khách hàng ký hợp đồng với giá trị là khoảng 200 triệu/năm. Mà để có được 500 khách hàng thì doanh nghiệp lại cần đến khoảng 10.000 khách hàng tiếp cận. Và phòng Marketing sẽ cần đảm bảo mang về số lượng khách hàng tiếp cận như đã đề ra.
3. Tại sao nhiều doanh nghiệp không đạt được mức KPI đặt ra?
Hiện nay, việc đặt ra KPI cho công việc, các cá nhân, bộ phận là điều rất phổ biến ở các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít đơn vị thường xuyên làm việc thiếu hiệu quả và thể hiện là chỉ số đạt KPI thấp. Vậy tại sao điều đó lại có thể xảy ra?
Thứ nhất, các doanh nghiệp xác định mục tiêu trong hệ thống đánh giá KPI hời hợt, thiếu đi sự rõ ràng, các chỉ tiêu này đưa ra lại không phù hợp, không đảm bảo được các yếu tố về SMART.
Thứ hai, việc nhận thức về KPI của doanh nghiệp chưa chính xác vì truyền thông chưa được rộng rãi và chưa có sự chấp thuận của các nhân viên trong doanh nghiệp. Việc 1 số nhân viên làm việc kiểu đối phó với KPI có thể sẽ gây ảnh hưởng lớn cho cả tổ chức.
Thứ ba, nhiều doanh nghiệp chỉ đưa ra KPI cho có, thực hiện 1 cách máy móc, không bám sát mục tiêu.
Thứ tư, doanh nghiệp không có các trưởng nhóm, người đủ chuyên môn, năng lực để theo dõi và đánh giá về hiệu quả KPI.
Thứ năm, đội ngũ nhân viên còn non yếu và không đủ khả năng để đạt được các mức KPI đặt ra.
Nhiều doanh nghiệp không đạt được mức KPI đặt ra
Chính những lý do trên mà 1 vấn đề cần đặt ra đó là doanh nghiệp sẽ cần xem xét để đưa ra hệ thống KPI phù hợp, bám sát với mục tiêu. Đạt được KPI cũng sẽ là động lực lớn để nhân viên có thể cố gắng, giúp cho doanh nghiệp phát triển hơn.
4. Quy trình xây dựng hệ thống KPI hiệu quả cao cho doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống KPI theo quy trình sẽ giúp cho các hoạt động diễn ra được thuận lợi, đạt hiệu quả tốt hơn. Cụ thể 6 bước trong quy trình này như sau:
4.1. Xác định chủ thể xây dựng KPI
Chủ thể xây dựng KPI sẽ cần là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời họ cũng phải phải hiểu rõ về KPI là gì? (thường là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban…). Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan trong tổ chức.
Ưu điểm của bước này đó là mang lại tính khả thi cao và thể hiện rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phương pháp xây dựng KPI này cũng có hạn chế đó là sự thiếu khách quan trong xây dựng hệ thống KPI. Có thể KPI đưa ra quá thấp nên hầu hết sẽ đều cần xét duyệt lại bởi Ban lãnh đạo doanh nghiệp. Để dễ dàng hơn trong quá trình xây dựng, bạn có thể tham khảo file KPI mẫu để có được cái nhìn tổng quát và hướng dẫn cụ thể.
4.2. Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
Khi xây dựng một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án… hay cá nhân. Vì mỗi bộ phận sẽ có những chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, do đó sẽ không thể đánh đồng các KPI mà cần phải bám sát theo đúng tính chất công việc của họ.
4.3. Xác định vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận
Cần mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân gắn với trách nhiệm của từng chức danh. Đây sẽ chính là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể xây dựng nên được hệ thống KPI bám sát nhất. Từ đó các cá nhân, bộ phận sẽ đều cần thực hiện đúng những trách nhiệm của mình để đạt được mục tiêu đã đưa ra.
Đối với bước này thì việc xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu của KPI sẽ phân chia theo từng tiêu chí sau:
KPI của bộ phận chủ yếu sẽ dựa vào chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó như thế nào. Người xây dựng KPI sẽ đặt ra chỉ số chung theo đặc trưng của bộ phận và đây cũng là cơ sở để đưa ra KPI của từng vị trí chức danh.
KPI cho từng vị trí chức danh: việc xây dựng KPI cho người lao động sẽ căn cứ vào đúng mô tả công việc của họ. Đồng thời các chỉ số KPI cũng cần đảm bảo được tiêu chí liên quan đến SMART, đều cần có nguồn thu thập thông tin doanh nghiệp đang áp dụng một cách rõ ràng. Ngoài ra thì các kỳ đánh giá sẽ cần thực hiện theo tháng, quý hoặc năm.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu của KPI
4.5. Xác định khung điểm cho kết quả
Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành và tính hiệu quả công việc. Thường thì điểm số sẽ chia thành 2 – 5 mức độ cùng các điểm tương ứng, căn cứ vào kết quả hoàn thành công việc.
Nếu càng nhiều mức độ điểm thì việc đánh giá hiệu quả công việc sẽ càng khách quan hơn. Tuy nhiên thì việc chia quá nhỏ các tiêu chí, mức độ cũng gây ra không ít khó khăn khi xác định điểm số.
4.6. Đo lường – tổng kết – điều chỉnh
Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.
Tùy thuộc vào từng bộ phận, chức danh khác nhau trong doanh nghiệp mà các nhà quản lý sẽ điều chỉnh linh hoạt KPI. Thậm chí doanh nghiệp có thể thuê các chuyên gia tư vấn, có nhiều kinh nghiệm, kết hợp cùng nhân viên trong công ty để đánh giá và đưa ra mức điều chỉnh KPI phù hợp.
Bên cạnh đó, việc hiểu và sử dụng dashboard là gì cũng là một công cụ hữu ích để theo dõi và trực quan hóa các chỉ số KPI, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình hiệu suất công việc.
5. Công thức tính KPI cho một số bộ phận trong doanh nghiệp
Như đã đề cập ở trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có các mức và cách tính KPI khác nhau. Dưới đây là công thức chung cho một số bộ phận nổi bật, mời các bạn cùng tham khảo.
5.1. Tính KPI dành cho bộ phận kinh doanh và tiếp thị
Tính KPI dành cho bộ phận kinh doanh và tiếp thị
Việc xây dựng cũng như đánh giá KPI cho riêng bộ phận này sẽ dựa vào các tiêu chí sau:
Khả năng thu hút, tiếp cận khách hàng mới như thế nào?
Phân tích chi tiết các nhân khẩu học của cá nhân, các con số về tỷ lệ chốt đơn, tỷ lệ khách từ chối và cả số lượng đơn hàng đang được xử lý.
Tình trạng của khách hàng hiện tại ra sao?
Mức độ tiêu hao khách hàng cao không?
Doanh thu mà tổ chức, doanh nghiệp có được từ các phân khúc đối tượng khách hàng.
Số dư chưa thanh toán đã được tổ chức từ các phân khúc và đối tượng khách hàng cùng điều khoản thanh toán.
Thu nợ xấu trong các mối quan hệ với khách hàng như thế nào?
5.2. Tính KPI dành cho bộ phận nhân sự
Khách với bộ phận kinh doanh, công thức tính KPI dành cho bộ phận nhân sự sẽ như sau:
Tỷ lệ vòng đời của nhân viên tại doanh nghiệp sẽ tính = tổng số thời gian mà tất cả nhân viên làm việc tại công ty/tổng số lao động được tuyển vào làm việc.
Tỷ lệ nhân viên không đáp ứng được nhiệm vụ trong công việc = số lượng các cá nhân không hoàn thành/tổng số nhân viên đang làm việc tại công ty.
5.3. Tính KPI dành cho bộ phận sản xuất
Tính KPI dành cho bộ phận sản xuất
Riêng bộ phận sản xuất thì cách tính KPI sẽ có phần phức tạp hơn các bộ phận khác và dựa vào các chỉ tiêu sau:
OEE (tập hợp các số liệu phi tài chính) sẽ được tính = tính khả dụng trong sản xuất x hiệu suất công việc x chất lượng đạt được.
Tính khả dụng được tính = thời gian chạy/tổng số thời gian.
Hiệu suất làm việc = tổng số đếm/bộ đếm mục tiêu.
Chất lượng công việc = tổng số bộ phận thực hiện tốt công việc/tổng số bộ phận có trong doanh nghiệp.
Tỷ lệ thời gian trong chu kỳ = thời gian chu kỳ theo các tiêu chuẩn/thời gian chu kỳ thực tế.
Công suất sử dụng và tỷ lệ từ chối.
Trên đây là tổng hợp các thông tin cơ bản về KPI dành cho bạn đọc. Mong rằng bài viết của JobsGO sẽ hữu ích và là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng nên hệ thống KPI hiệu quả nhé.
Đừng quên thường xuyên truy cập vào website https://jobsgo.vn/ để cập nhật những thông tin mới nhất về các lĩnh vực mình quan tâm nhé.
Nam Nguyễn
