Không chỉ có kế toán doanh nghiệp mà kế toán hành chính sự nghiệp cũng rất quan trọng cho các hoạt động của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp nhà nước. Tìm hiểu kỹ hơn về kế toán hành chính sự nghiệp và những thông tin cần biết về nó qua chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!
Kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) là vị trí công việc trong các môi trường hành chính sự nghiệp như: Trường học, bệnh viện, ủy ban,… Người làm kế toán HCSN đều có đầy đủ kiến thức chuyên môn, kỹ năng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán cho cơ quan hành chính sự nghiệp.
Kế toán hành chính sự nghiệp có vai trò vô cùng quan trọng, cụ thể như sau:
Chấp hành đúng các tiêu chuẩn định mức, quy định về chế độ kế toán trong cơ quan, tổ chức hành chính sự nghiệp theo luật pháp được Nhà nước ban hành.
Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý tài chính – kinh tế, tăng cường hoạt động kiểm soát – quản lý tài sản công, chi quỹ ngân sách nhà nước, nâng cao chất lượng công tác và quản lý đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Đảm bảo vấn đề thống nhất từ nội dung cho đến phương pháp áp dụng chế độ kế toán phù hợp theo yêu cầu quản lý của cơ quan nhà nước.
Bên cạnh vai trò quản lý, kiểm soát tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các loại vật tư tài sản công và chấp hành dự toán thu, chi theo định mức của Nhà nước, kế toán hành chính sự nghiệp còn đảm nhận chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách Nhà nước. Điều này góp phần quan trọng vào việc sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả cao.
Công việc của kế toán hành chính sự nghiệp
Để đạt được hiệu quả trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán hành chính sự nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
3.1 Ghi chép thông tin
Kế toán hành chính sự nghiệp có trách nhiệm ghi chép thông tin chi tiết về tất cả các giao dịch kinh tế trong đơn vị. Công việc này bao gồm việc theo dõi và ghi chép việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn và quá trình hình thành kinh phí.
Việc ghi chép chi tiết giúp đảm bảo rằng nguồn lực doanh nghiệp được sử dụng đúng cách, đúng mục đích. Điều này không chỉ làm tăng uy tín của doanh nghiệp mà còn làm tăng sự tin tưởng từ phía cổ đông, đối tác và cộng đồng.
Ngoài ra, thông tin chi tiết về việc sử dụng tài sản và quá trình hình thành kinh phí giúp quản lý đưa ra các quyết định chính xác về việc phân bổ vốn và nguồn lực. Điều này đặt nền móng cho việc tối ưu hóa hiệu suất tài chính và đạt được kết quả kinh doanh tốt.
3.2 Kiểm soát và theo dõi dự toán thu chi
Một nhiệm vụ quan trọng mà kế toán hành chính sự nghiệp cần thực hiện là kiểm soát và theo dõi việc thực hiện dự toán thu chi của đơn vị. Người làm việc tại vị trí này đảm bảo rằng mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp tuân thủ các chỉ tiêu, định mức và quy định của Nhà nước. Thêm vào đó, kế toán hành chính sự nghiệp cũng kiểm tra tình hình quản lý và sử dụng vật tư tài sản, giúp đảm bảo quy trình thanh toán, cũng như chế độ chính sách được thực hiện đúng quy định.
3.3 Kiểm soát và theo dõi việc phân phối ngân sách
Kế toán hành chính sự nghiệp chịu trách nhiệm kiểm soát và theo dõi quá trình phân phối nguồn kinh phí cho các đơn vị cấp dưới.
Kế toán hành chính sự nghiệp cần đảm bảo rằng mọi đơn vị đều được nhận nguồn kinh phí một cách công bằng; tránh hiện tượng chênh lệch, bất công trong phân phối. Điều này tạo nên một môi trường công bằng và tích cực, tăng cường lòng tin, sự hài lòng từ phía nhân viên, cũng như các đơn vị liên quan.
Thông qua việc kiểm soát chi tiết quá trình phân phối, kế toán hành chính sự nghiệp cũng giúp nhà quản lý hiểu rõ về nhu cầu và hiệu suất làm việc của từng đơn vị. Điều này cho phép nhà quản lý thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và đảm bảo rằng mỗi đơn vị đều đạt được mục tiêu.
3.4 Báo cáo tài chính
Kế toán hành chính sự nghiệp sẽ định kỳ lập và nộp báo cáo tài chính cho quản lý cấp trên và cơ quan khác theo quy định. Những báo cáo này không chỉ phản ánh đầy đủ về tình hình kinh tế tài chính của đơn vị mà còn cung cấp thông tin chi tiết về thu chi, nợ phải thu, nợ phải trả và các chỉ tiêu tài chính khác. Các báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh tính minh bạch và chính xác của các giao dịch tài chính.
3.5 Cung cấp thông tin phục vụ việc xây dựng kế hoạch dự toán
Kế toán hành chính sự nghiệp không chỉ là người ghi chép mà còn là người cung cấp thông tin hỗ trợ quá trình quản lý doanh nghiệp.
Kế toán hành chính sự nghiệp thường xuyên cung cấp thông tin và tài liệu cho quá trình xây dựng kế hoạch dự toán, định mức chi tiêu và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí. Những thông tin này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên cơ sở thông tin đầy đủ về tình hình tài chính của đơn vị.
4. Những nội dung cơ bản của kế toán hành chính sự nghiệp
Nội dung cơ bản trong kế toán hành chính sự nghiệp gồm có:
Những nội dung cơ bản của kế toán HCSN
4.1 Kế toán vật tư và tiền
Phản ánh tình hình xử lý vật tư, nguồn kinh phí nhận được từ ngân sách nhà nước sử dụng trong kỳ tăng hay giảm. Đồng thời cho thấy tình trạng thu – chi, giao – nhận dự toán đối với ngân sách nhà nước.
4.2 Kế toán tài sản cố định
Nhiệm vụ hạch toán liên quan đến tài sản cố định gồm có:
Tính chi phí cho hao mòn tài sản cố định
Chi phí cho mua sắm trang thiết bị mới
Thanh lý các tài sản cố định không sử dụng nữa.
4.3 Kế toán các khoản thu
Hạch toán của đơn vị HCSN có thu dùng tài khoản 551.
Hạch toán của đơn vị HCSN có sản xuất kinh doanh dùng tài khoản 311.
Hạch toán các khoản phải thu doanh nghiệp dùng tài khoản 131.
4.4 Kế toán các khoản tiền bảo hiểm, tiền lương
Hạch toán với các nghiệp vụ kế toán liên quan đến chi lương, trích lương cho BHYT, BHTN, BHXH, KPCĐ trong đơn vị HCSN.
4.5 Kế toán các khoản phải trả
Các khoản phải trả cho các đối tượng trong đơn vị sự nghiệp như: Nhà cung cấp, học sinh, sinh viên, giáo viên, bác sĩ,…
4.6 Kế toán các nguồn kinh phi
Bút toán cho các nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước như: Nguồn kinh phí dự án, hoạt động,…
4.7 Kế toán nguồn kinh phí kinh doanh
Cho biết nguồn kinh phí có từ đâu, được sử dụng như thế nào và hạch toán ra sao. Nguồn kinh phí này có giống với vốn kinh doanh trong doanh nghiệp hay không?
4.8 Kế toán các khoản chi
Đảm bảo các khoản chi cho hoạt động thường xuyên, chi theo đơn đặt hàng, chi dự án,… Đơn vị HCSN phải có dự toán và sử dụng nguồn kinh phí phù hợp.
4.9 Kế toán các khoản doanh thu
Phản ánh doanh thu của các đơn vị HCSN khi hoạt động sản xuất – kinh doanh.
4.10 Kế toán các khoản chi phí
Chi phí cho: Tiền công, nguyên vật liệu, lương, phụ cấp, chi phí hao mòn tài sản cố định, chi phí phân bổ công cụ, trang thiết bị sử dụng.
4.11 Kế toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Kế toán xử lý các nguồn kinh phí, các loại dự toán, khoản chi vào cuối niên độ kế toán.
4.12 Kế toán báo cáo tài chính, sổ kế toán
Kế toán hành chính sự nghiệp cần liệt kê sổ sách, mục đích in từng loại, lập báo cáo tài chính và cung cấp cho các đối tượng trong và ngoài đơn vị vào cuối niên độ kế toán.
5. Các định khoản kế toán HCSN theo thông tư 107
Theo thông tư 107 các định khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm có:
Các định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107
Các định khoản kế toán HCSN theo thông tư 107
Tình huống áp dụng
Cách ghi
Rút tiền gửi Kho bạc, ngân hàng về quỹ tiền của đơn vị
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi kho bạc, ngân hàng.
Rút tạm ứng dự toán chi hoạt động để tiêu cho đơn vị
Khi rút tạm ứng dự toán
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 337 – Tạm thu (3371).
Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).
Khi chi trực tiếp từ quỹ trước đó đơn vị đã tạm ứng, là tiền mặt thuộc ngân sách nhà nước
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động
Có TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
Xuất tiền mặt tạm ứng cho NLĐ ở đơn vị
Nợ TK 141 – Tạm ứng.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Lao động thanh toán tạm ứng:
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
Có TK 141 – Tạm ứng.
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
Khi thanh toán bằng tiền
Nợ các TK 331, 332, 334…
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371).
Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
Ứng trước cho đơn vị cung cấp
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp:
Nợ 611 – Chi phí hoạt động.
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371)
Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.
Khi thanh toán tạm ứng với ngân sách Nhà nước
Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) (ghi âm).
Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) (ghi dương).
Khi thu lệ phí, phí
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 337 – Tạm thu (3373).
Hoặc có TK 138 – Phải thu khác (1383).
Thu khoản phải thu từ khách hàng
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
Thu hồi khoản từng cho người lao động trong đơn vị tạm ứng
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 141 – Tạm ứng.
Thu hồi nợ phải thu nội bộ
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 136 – Phải thu nội bộ.
Quỹ thừa chưa xác định được nguyên nhân
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 338 – Phải trả khác (3388).
Lãi từ đầu tư trái phiếu, túi phiếu, cổ tức,… và các khoản đầu tư khác
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1382).
Có TK 515 – Doanh thu tài chính.
Thu tiền bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, giá trị gia tăng, xuất khẩu, gián thu,…
Khi doanh thu có thể tách riêng các khoản thuế theo từng ngày
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán).
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh với giá chưa có thuế GTGT.
Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.
Khi doanh thu chưa thể tách riêng các khoản thuế theo từng ngày
Nợ TK 531 – Doanh thu hoạt động dịch vụ, sản xuất kinh doanh.
Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.
Khi đơn vị vay tiền
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 338 – Phải trả khác (3382).
Nhận vốn góp từ cá nhân, tổ chức và đơn vị bên ngoài
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.
Khách hàng đặt tiền trước khu mua hàng hóa, dịch vụ
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
Nhận ký quỹ, đặt cọc, ký cược
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 348 – Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.
Nhận lại tiền đơn vị đã ký quỹ, đặt cọc, ký cược
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 248 – Ký cược, ký quỹ, đặt cọc.
Phát sinh khoản thu hộ
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 338 – Phải trả khác (3381).
Nhượng bán, thanh lý tài sản cố định
Tài sản cố định được để lại đơn vị
Nợ TK 111- Tiền mặt (tính tổng giá thanh toán).
Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 711 – Thu nhập khác (7111) (không bao gồm thuế GTGT).
Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).
Tài sản cố định phải nộp lại ngân sách nhà nước
– Phản ánh số thu:
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 337 – Tạm thu (3378).
– Phản ánh số chi:
Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Chênh lệch chi nhỏ hơn thu:
Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
Có TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.
Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Thu tiền bán hồ sơ mời thầu công trình xây dựng cơ bản bằng tiền ngân sách nhà nước
Số thu bán hồ sơ mời thầu
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 337 – Tạm thu (3378).
Số chi lễ mở thầu
Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Chênh lệch chi nhỏ hơn thu phải nộp ngân sách nhà nước
Nợ TK 337- Tạm thu (3378).
Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.
Khi nộp
Nợ TK 333 – Các khoản phải nộp nhà nước.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Duy trì hoạt động đơn vị bằng hoạt động đấu thầu mua sắm
Phát sinh khoản thu từ đấu thầu
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 337 – Tạm thu (3378).
Phát sinh chi phí cho quá trình đấu thầu
Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Chênh lệch, chi – thu
– Nếu chi nhỏ hơn thu
Nợ TK 337 – Tạm thu (3378).
Có TK 511 – Thu do ngân sách nhà nước cấp (5118).
– Nếu chi lớn hơn thu
Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại;
Không xác định được chủ các khoản nợ phải trả;
Tiền phạt vì khách vi phạm hợp đồng, thu nợ hoạt động kinh doanh sản xuất khó đòi;
Giản hoàn thuế
Nợ TK 111 – Tiền mặt.
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 711 – Thu nhập khác (7118).
Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho
Nợ TK 152, 153.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Dùng ngân sách nhà nước, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ:
Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)
Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).
Có TK 014 – Nguồn phí khấu trừ, để lại.
Mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay
Nợ các TK 211, 213.
Có TK 111 – Tiền mặt.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Dùng nguồn ngân sách nhà nước, nguồn phí khấu trừ để lại, vay nợ nước ngoài, nguồn viện trợ để mua:
Nợ TK 337 – Tạm thu (3371, 3372, 3373).
Có TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631).
Có TK 014 – Nguồn phí để lại khấu trừ.
Mua vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ, dịch vụ, hàng hóa để dùng các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Giá vật liệu, dụng cụ, công vụ, tài sản cố định phản ánh giá mua chưa thuế.
Nợ các TK 152, 153, 156 (không bao gồm thuế).
Nợ TK 154 – Chi phí dịch vụ, sản xuất kinh doanh (dùng ngay cho sản xuất kinh doanh, không bao gồm thuế).
Nợ các TK 211, 213 (mua tài sản cố định chưa sử dụng ngay, không bao gồm thuế).
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 111 – Tiền mặt.
6. Một số câu hỏi liên quan đến kế toán HCSN
Một số thắc mắc được gửi về cho JobsGO liên quan đến kế toán hành chính sự nghiệp sẽ được chúng tôi giải đáp và chia sẻ chi tiết dưới đây:
Một số câu hỏi liên quan đến kế toán HCSN
6.1 Kỹ năng cần có với kế toán HCSN là gì?
Kỹ năng cần có cho các bạn làm kế toán hành chính sự nghiệp như sau:
Kỹ năng kiểm tra, phân loại, xử lý và lập các chứng từ kế toán.
Kỹ năng ghi sổ kế toán từ chứng từ kế toán, lập báo cáo tài chính.
Kỹ năng sử dụng các phần mềm kế toán thông dụng.
Kỹ năng tổng hợp, phân tích số liệu kế toán.
Kỹ năng mềm: Kỹ năng giao tiếp, ngoại ngữ, làm việc nhóm, ứng xử, tin học,…
6.2 Phân loại các đơn vị kế toán HCSN
Đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp trong phòng kế toán được phân loại thành:
Đơn vị HCSN đơn thuần: Sở tài chính, phòng ban huyện, xã,…
Đơn vị HCSN có thư: Bệnh viện, trường học,…
Đơn vị HCSN kinh doanh – sản xuất: Trung tâm giống vật nuôi huyện, tỉnh,..
Đơn vị HCSN dự án: Dự án tuyên truyền phòng chống virus sốt xuất huyết của trung tâm y tế,…
6.3 Kế toán HCSN có thể chuyển sang làm kế toán tổng hợp không?
Kế toán tổng hợp cần nhiều chuyên môn hơn kế toán HCSN, do đó khi bạn muốn chuyển từ kế toán HCSN sang làm kế toán tổng hợp cần đáp ứng các tiêu chí của tuyển dụng của vị trí đó.
Bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ về kế toán hành chính sự nghiệp. Tìm việc làm kế toán HCSN nói riêng và kế toán nói chung nhanh chóng nhất bằng cách tạo CV để ứng tuyển vào các Job trên JobsGO.vn ngay nhé!
Bảo Danh
