Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2026 có nhiều thay đổi quan trọng về mức giảm trừ gia cảnh, khiến việc kê khai trở nên phức tạp hơn. Do đó, nếu chuẩn bị hồ sơ không chính xác, người nộp thuế có thể nộp sai, nộp muộn và bị xử phạt. Trong bài viết này, JobsGO sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị bộ hồ sơ chuẩn xác để hoàn thuế nhanh chóng nhất.

1. Hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2026 gồm những gì?

Căn cứ theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, bộ hồ sơ được chia làm 3 trường hợp chính:

1.1. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế

Đối với cá nhân tự quyết toán thì hồ sơ tự quyết toán thuế TNCN bao gồm:

  • Mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
  • Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC (nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc)
  • Bản sao chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc bản sao chứng từ nộp thuế tại nước ngoài đối với trường hợp có thu nhập từ nước ngoài. Nếu tổ chức chi trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân thì CQT sẽ căn cứ vào dữ liệu trên hệ thống thuế để xem xét, xử lý hồ sơ.
  • Bản sao các hóa đơn, chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).
  • Tài liệu chứng minh về số tiền đã nhận được từ các đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
  • Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (NPT) nếu cá nhân chưa đăng ký người phụ thuộc theo quy định để tính giảm trừ cho NPT tại thời điểm quyết toán thuế.

1.2. Đối với tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập

Đối với tổ chức chi trả thu nhập cần chuẩn bị giấy tờ quyết toán thuế TNCN sau:

  • Mẫu 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC
  • Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần, mẫu 05-1/BKQTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC
  • Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu 05-2/BKQTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC
  • Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh, mẫu 05-3/BKQTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC

Lưu ý: Đối với trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay, cá nhân cần lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.

hồ sơ quyết toán thuế tncn - image 1

Hồ sơ quyết toán thuế gồm những gì? Cách làm hồ sơ quyết toán thuế TNCN

>>> Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

1.3. Khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Trong quá trình quyết toán thuế TNCN, nếu phát hiện sai sót sau khi đã kê khai, tổ chức và cá nhân được phép thực hiện khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế theo từng trường hợp cụ thể như sau:

  • Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế: Người nộp thuế chỉ cần nộp Bản giải trình khai bổ sung kèm theo các tài liệu liên quan (nếu có), không phải lập tờ khai bổ sung.
  • Trường hợp chưa nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Tổ chức, cá nhân thực hiện khai bổ sung đối với tờ khai tháng hoặc quý phát sinh sai sót, sau đó tổng hợp lại số liệu chính xác vào hồ sơ quyết toán thuế năm.
  • Trường hợp đã nộp hồ sơ quyết toán thuế năm: Việc khai bổ sung được thực hiện theo từng đối tượng:
  • Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế: chỉ cần khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế năm.
  • Tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công: phải đồng thời khai bổ sung hồ sơ quyết toán thuế năm và các tờ khai tháng/quý có sai sót tương ứng.

Việc hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế TNCN sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân hạn chế rủi ro sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo quyết toán đúng hạn.

2. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 13762/CTHN-HKDCN, nơi nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được xác định cụ thể như sau:

2.1. Hình thức nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tiếp

Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế, xác định cơ quan Thuế tiếp nhận hồ sơ phụ thuộc vào tình trạng cư trú và nơi tính giảm trừ gia cảnh của cá nhân trong kỳ tính thuế:

  • Trường hợp cá nhân có thu nhập tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế: Nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm.
  • Trường hợp cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên:
  • Nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm.
  • Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân được lựa chọn nộp tại cơ quan Thuế quản lý tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.
  • Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc trong năm:
  • Tại tổ chức cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh: Nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng đó.
  • Tại tổ chức cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh: Nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế nơi cá nhân cư trú (thường trú hoặc tạm trú).
  • Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh ở bất kỳ tổ chức nào: Nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế nơi cá nhân cư trú.
  • Trường hợp cá nhân hiện tại không làm việc tại tổ chức nào: Nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế nơi cá nhân cư trú.
  • Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc hợp đồng dịch vụ (đã khấu trừ 10%): Nộp hồ sơ tại cơ quan Thuế nơi cá nhân cư trú.

*Lưu ý: Đối với cá nhân có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo, nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế chính là cơ quan Thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ giảm thuế.

Đối với tổ chức trả thu nhập thực hiện nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN tại cơ quan Thuế trực tiếp quản lý tổ chức đó.

>>> Xem thêm: Cách quyết toán thuế 2 nơi đơn giản nhất

2.2. Hình thức nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN online

Hiện nay, cá nhân có thể nộp hồ sơ quyết toán và hoàn thuế TNCN online thông qua hai kênh chính do cơ quan thuế triển khai, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót giấy tờ.

2.2.1. Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online trên hệ thống Thuế Việt Nam

Cá nhân đăng nhập Cổng thông tin Thuế điện tử dành cho cá nhân bằng tài khoản Thuế điện tử hoặc tài khoản định danh VNeID, sau đó thực hiện các bước sau:

  • Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
  • Kê khai thông tin thu nhập, các khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ và số thuế đề nghị hoàn (nếu có)
  • Đính kèm chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ nộp thuế và các giấy tờ liên quan
  • Gửi hồ sơ điện tử và xác thực theo yêu cầu của hệ thống

Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xử lý hồ sơ theo quy định.

hồ sơ quyết toán thuế tncn - image 2

Truy cập hệ thống Thuế để thực hiện cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

2.2.2. Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online qua eTax Mobile

Ngoài cổng Thuế điện tử, cá nhân cũng có thể thực hiện cách quyết toán thuế TNCN trên eTax Mobile với các thao tác đơn giản:

  • Sử dụng chức năng Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN
  • Lập tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý theo dữ liệu hệ thống
  • Khai thông tin người phụ thuộc (nếu có) và đính kèm chứng từ khấu trừ
  • Nộp hồ sơ và xác thực bằng mã OTP

Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, cá nhân có thể tra cứu hồ sơ quyết toán thuế TNCN trên hệ thống Thuế điện tử hoặc eTax Mobile để biết hồ sơ đã được tiếp nhận, xử lý hay hoàn thuế hay chưa.

hồ sơ quyết toán thuế tncn - image 3

Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân online.

>>> Xem thêm: Thời hạn quyết toán thuế TNCN là khi nào?

Hy vọng qua bài viết của JobsGO đã giúp bạn đã nắm rõ hồ sơ quyết toán thuế TNCN, từ thành phần hồ sơ, thời hạn nộp đến các bước thực hiện đúng quy định. Việc chuẩn bị đầy đủ và nộp hồ sơ đúng hạn sẽ giúp cá nhân tránh rủi ro bị xử phạt, đồng thời đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế.

Câu hỏi thường gặp

1. Hạn nộp quyết toán thuế TNCN là khi nào?

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2026: cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nộp chậm nhất ngày 04/05/2026 (do hạn 30/4 trùng ngày lễ); tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập nộp chậm nhất ngày 31/3/2026.

2. Cá nhân có nhiều nguồn thu nhập thì hồ sơ quyết toán thuế TNCN cần chuẩn bị gì thêm?

Ngoài tờ khai 02/QTT-TNCN, cá nhân cần tổng hợp tất cả chứng từ khấu trừ thuế từ các đơn vị chi trả thu nhập để kê khai đầy đủ, tránh bị thiếu hoặc sai số liệu.

3. Không có chứng từ khấu trừ thuế thì có quyết toán thuế TNCN được không?

Vẫn có thể quyết toán, nhưng cá nhân cần liên hệ đơn vị trả thu nhập để xin cấp lại chứng từ hoặc tra cứu thông tin thu nhập trên hệ thống eTax để làm căn cứ kê khai.

4. Nếu kê khai sai trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN thì xử lý thế nào?

Cá nhân được phép nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh thông tin trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra hoặc xử phạt.

5. Cá nhân nghỉ việc giữa năm có phải tự làm hồ sơ quyết toán thuế TNCN không?

Có. Nếu trong năm có thu nhập từ nhiều nơi hoặc có số thuế nộp thừa, cá nhân cần tự lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)