Event không còn là một khái niệm xa lạ đối với chúng ta. Bạn chắc hẳn đã thường nghe thấy thuật ngữ này trong cuộc sống hàng ngày hay trên các phương tiện truyền thông. Bạn có muốn biết thêm chi tiết về thuật ngữ này? Events là gì? Công việc của nhân viên tổ chức Event chuyên nghiệp như thế nào? Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây nhé.
Events là thuật ngữ tiếng Anh, được dịch ra tiếng Việt với nghĩa là sự kiện. Sự kiện là một hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực: văn hóa, xã hội, chính trị,… Đây là các hoạt động tập hợp một số lượng lớn khán giả, những người tham gia tại một thời điểm và địa điểm nhất định. Một số sự kiện quen thuộc như: Hội nghị khách hàng, hội thảo, chương trình ca nhạc, triển lãm, hội chợ,… Trong Tiếng Anh, Event đi với giới từ in, on, at,…để diễn tả thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện.
Hiện nay, events được phân chia thành nhiều loại như sau:
Quy mô sự kiện: sự kiện nhỏ, sự kiện lớn
Không gian tổ chức: sự kiện ngoài trời, sự kiện trong nhà, sự kiện kết hợp, v.v.
Hình thức tổ chức: sự kiện online, sự kiện offline, v.v.
Mục đích: lễ cưới, sinh nhật, khai trương, giới thiệu sản phẩm mới, v.v.
Events Là Gì?
2. Làm Events Là Gì?
Làm event là hoạt động được lên kế hoạch, xây dựng và thực hiện nhằm thu hút nhiều người tham gia và được biết đến theo mục đích của người muốn tổ chức sự kiện. Mỗi event đều có mục đích và chủ đề riêng. Tùy theo quy mô của sự kiện mà bạn lựa chọn địa điểm, cách trang trí, bố cục của sân khấu cho phù hợp với các loại hình tổ chức sự kiện.
Hiện nay, việc làm event luôn thu hút sự quan tâm, lựa chọn của đông đảo bạn trẻ. Đặc biệt, công việc này rất phù hợp với những bạn yêu thích làm việc thoải mái, năng động, thích tham gia các hoạt động xã hội, giải trí, nghệ thuật.
Event trên Facebook có nghĩa là Facebook tổ chức sự kiện. Event Facebook là một tính năng cho phép chủ sở hữu trang web tạo lời mời trên lịch dựa trên một sự kiện. Một sự kiện trên Facebook có thể được gửi đến một nhóm người được chọn và bao gồm thông báo, tin tức về sự kiện, thời gian và ngày diễn ra sự kiện.
Sự kiện trên Facebook có tính năng để người dùng Facebook gửi lời mời đến bạn bè một cách dễ dàng theo hình thức cá nhân hóa. Do tính chất tương tác của Facebook, một sự kiện trên Facebook cũng có thể giúp tạo ra bình luận về một sự kiện cụ thể
3.2. Critical Event Là Gì?
Đây là sự kiện quan trọng. Sự kiện này thường sẽ nhận được sự quan tâm đặc biệt, gây sự chú ý với các phương tiện truyền thông,… Nếu xảy ra bất kỳ rủi ro gì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng với bên tổ chức sự kiện.
3.3. Event Executive Là Gì?
Event Executive Là Gì?
Event executive hay còn được gọi là nhân viên điều hành sự kiện, là một vị trí quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện và quản lý dự án. Người đảm nhận vai trò này chịu trách nhiệm chính trong việc lên kế hoạch, tổ chức và thực hiện các sự kiện đa dạng từ hội nghị doanh nghiệp, triển lãm thương mại cho đến các buổi tiệc cưới hay lễ hội âm nhạc. Họ làm việc với khách hàng để hiểu rõ mong muốn và mục tiêu của sự kiện, sau đó phối hợp với các bên liên quan để đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Công việc của một event executive đòi hỏi sự kỹ lưỡng trong quản lý thời gian, ngân sách và nguồn lực. Họ phải có khả năng đa nhiệm, xử lý tình huống nhanh nhạy và kỹ năng giao tiếp xuất sắc để điều phối giữa nhiều bên khác nhau như nhà cung cấp, đối tác và khách hàng. Ngoài ra, họ cũng cần có óc sáng tạo để đề xuất ý tưởng độc đáo, giúp sự kiện nổi bật và đáng nhớ.
3.4. Event Service Là Gì?
Event Service hay dịch vụ tổ chức sự kiện là một ngành nghề chuyên biệt nhằm cung cấp các giải pháp toàn diện cho việc lên kế hoạch, tổ chức và thực hiện các loại sự kiện đa dạng. Dịch vụ này bao gồm nhiều khía cạnh như lựa chọn địa điểm, thiết kế không gian, quản lý logistics, điều phối nhân sự, cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng và thậm chí cả việc xử lý các thủ tục pháp lý liên quan.
Các công ty cung cấp dịch vụ này thường có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, có khả năng biến ý tưởng của khách hàng thành hiện thực đồng thời đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.
Từ các hội nghị doanh nghiệp, triển lãm thương mại đến các buổi tiệc cưới hay lễ hội âm nhạc, event service đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho người tham dự đồng thời góp phần vào sự thành công của chiến lược marketing và xây dựng thương hiệu cho các tổ chức.
Các nhân viên tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm về công việc dưới sự chỉ đạo của ban quản lý và đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ việc lên ý tưởng đến thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng một sự kiện diễn ra suôn sẻ. Cụ thể công việc của nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:
Công Việc Của Nhân Viên Event Là Gì?
4.1. Lên Kế Hoạch
Trước khi tổ chức một sự kiện, nhiệm vụ đầu tiên của người làm event là lập một kế hoạch. Nội dung cần có trong bản kế hoạch là thời gian, địa điểm, số lượng thành viên tham gia sự kiện. Dựa trên những thông tin này đơn vị tổ chức sẽ có cơ sở để chuẩn bị các hạng mục chi tiết và cụ thể hơn.
Người tổ chức event là những người chịu trách nhiệm tổng hợp các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành một sự kiện. Kinh phí của mỗi hạng mục phải được tính toán một cách chính xác và hợp lý nhất tránh lãng phí. Hạng mục nào quan trọng thì đầu tư nhiều, hạng mục nào không thực sự cần thiết thì nên cân nhắc về mức kinh phí.
4.3. Xác Định Đối Tượng Khách Mời
Khách mời là nhân tố quan trọng của một sự kiện. Tùy thuộc vào mục đích của sự kiện mà đối tượng khách mời cũng có sự khác biệt giữa các sự kiện. Do đó, việc xác định chính xác đối tượng khách mời sẽ giúp cho công tác tổ chức được chu toàn.
4.4. Lập Kịch Bản Tổ Chức Chi Tiết
Để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch thì một kịch bản chi tiết là điều cần thiết. Kịch bản sẽ bắt đầu từ lúc tiếp đón khách mời, nội dung khai mạc, nội dung trọng tâm, kết thúc sự kiện,… Kịch bản càng chi tiết thì càng ít xảy ra sai sót trong quá trình tổ chức sự kiện.
Để tổ chức được một event thành công cần phải trải qua rất nhiều hạng mục. Do đó, người tổ chức event cần biết cách phân công công việc một cách phù hợp nhất. Bạn sẽ là người phải lên danh sách những công việc cần thực hiện cho từng người và theo dõi, giám sát quá trình làm việc theo kịch bản.
Để theo đuổi công việc events thì người làm sự kiện cần đáp ứng được những yêu cầu như sau:
5.1. Tư Duy Sáng Tạo
Trong ngành tổ chức sự kiện, việc tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và đạt được mục tiêu truyền thông đòi hỏi sự sáng tạo không ngừng từ các chuyên gia. Mặc dù quy mô hoành tráng có thể gây ấn tượng ban đầu nhưng điều quan trọng hơn cả là nội dung và ý tưởng độc đáo của sự kiện.
Một event thực sự thành công không chỉ dừng lại ở việc khiến khán giả trầm trồ về mặt hình thức mà còn phải tạo ra được sự kết nối sâu sắc và trải nghiệm tích cực cho người tham dự. Điều này đòi hỏi sự cân bằng tinh tế giữa yếu tố hình thức và nội dung, đảm bảo rằng mỗi chi tiết của sự kiện đều góp phần vào việc truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
Vai trò của nhân viên event là vô cùng quan trọng, đặc biệt là trong giai đoạn thiết lập và vận hành chương trình. Để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả cao, cần phải duy trì sự tập trung cao độ và khả năng quan sát nhạy bén trong suốt quá trình. Họ không chỉ theo dõi mọi diễn biến một cách liên tục mà còn phải linh hoạt điều chỉnh và điều phối các hoạt động để phù hợp với kế hoạch đã đề ra. Sự chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất và khả năng xử lý tình huống nhanh chóng là yếu tố then chốt, góp phần quyết định vào sự thành công tổng thể của sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như dự kiến và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự.
5.3. Có Khả Năng Tổ Chức
Khả năng tư duy có tổ chức đóng vai trò quan trọng đối với những người làm trong lĩnh vực sự kiện. Nó giúp họ xây dựng một bức tranh toàn cảnh về toàn bộ quá trình, từ lên ý tưởng đến thực hiện và đánh giá sau sự kiện. Với tư duy này, họ có thể nắm bắt rõ ràng cách thức vận hành của sự kiện đồng thời phân bổ và điều phối các nguồn lực một cách khoa học. Từ đó, họ có thể đưa ra các quyết định sáng suốt, giải quyết vấn đề hiệu quả và đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện đều được chăm chút tỉ mỉ.
Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao chất lượng tổng thể của sự kiện, tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho khách tham dự. Có kinh nghiệm tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố không thể thiếu, vì nó cho phép các nhà tổ chức học hỏi từ những lần trước, từ đó cải thiện và nâng cao kỹ năng tổ chức của mình.
5.4. Sức Khỏe Tốt
Đối với những người trực tiếp tham gia vào quá trình chuẩn bị và điều hành sự kiện, yêu cầu về thể lực trở nên đặc biệt quan trọng. Công việc của họ thường xuyên phải di chuyển liên tục và xử lý các thiết bị. Chẳng hạn, việc vận chuyển và lắp đặt màn hình LED có trọng lượng lên đến hàng trăm kilogram là một thách thức không nhỏ. Ngoài ra, còn có rất nhiều thiết bị khác cần được di chuyển và thiết lập. Do đó, một sức khỏe tốt là điều kiện tiên quyết để đảm đương những nhiệm vụ này.
Thu nhập của nhân viên event tại Việt Nam phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí công việc, mức độ kinh nghiệm và quy mô của các dự án họ tham gia. Đối với những người mới bước chân vào ngành, mức lương khởi điểm thường dao động từ 4 đến 6 triệu đồng/ tháng. Tuy nhiên, khi tích lũy được kinh nghiệm và kỹ năng, họ có thể kỳ vọng mức thu nhập tăng lên đáng kể, từ 8 – 10 triệu đồng/ tháng, thậm chí có thể đạt tới 20 triệu đồng/ tháng đối với những người có chuyên môn cao.
Ngoài lương cơ bản, nhân viên tổ chức sự kiện còn có nhiều cơ hội để cải thiện thu nhập của mình. Họ có thể nhận thêm tiền làm ngoài giờ, hoa hồng từ các dự án hoặc phụ cấp công tác cho những sự kiện đặc biệt. Đặc biệt, khi đã xây dựng được danh tiếng và mạng lưới khách hàng, họ có thể mở rộng sang lĩnh vực tư vấn độc lập hoặc lập kế hoạch cho các sự kiện quy mô lớn, từ đó tạo ra nguồn thu nhập đáng kể.
Sự phát triển kinh tế đã tạo ra một làn sóng mới trong văn hóa tiêu dùng, với xu hướng tăng chi tiêu cho các sự kiện và lễ hội. Điều này đã thúc đẩy sự bùng nổ của ngành tổ chức sự kiện trong những năm gần đây. Các doanh nghiệp trong lĩnh vực này bao gồm cả nhà hàng và khách sạn đang tích cực tìm kiếm nhân sự có chuyên môn và kinh nghiệm để nâng cao vị thế cạnh tranh. Kết quả là, nhu cầu về nhân viên event ngày càng tăng, đặc biệt tại các trung tâm đô thị lớn như Hà Nội và TP. HCM, nơi thu hút đông đảo ứng viên trong lĩnh vực này.
Tại Việt Nam, thị trường tổ chức sự kiện đặc biệt sôi động trong các lĩnh vực như đám cưới và hội nghị. Những bạn có bằng cấp liên quan đến dịch vụ, quản lý nhà hàng hoặc khách sạn thường có lợi thế khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên event. Để tìm kiếm cơ hội việc làm trong ngành này, họ có thể sử dụng các nền tảng tuyển dụng công nghệ cao. Những nền tảng này không chỉ giúp kết nối với nhà tuyển dụng một cách hiệu quả mà còn cung cấp nhiều thông tin hữu ích về xu hướng thị trường và yêu cầu công việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
Để chọn lựa người phù hợp cho công việc trong ngành sự kiện, bạn có thể thực hiện một test nhóm tính cách để hiểu rõ hơn về khả năng làm việc nhóm và sự phù hợp của ứng viên với môi trường sự kiện
Trên đây là toàn bộ thông tin về events là gì? Hy vọng với những thông tin trên đây của JobsGO bạn sẽ hiểu thêm về tính chất của công việc tổ chức event này. Ngoài ra khái niệm Seminar là gì cũng là một trong những khái niệm quan trọng cần hiểu khi tổ chức các sự kiện.
Câu hỏi thường gặp
1. Tìm Việc Làm Event Ở Đâu?
Hiện nay, trước nhu cầu tuyển dụng vị trí nhân viên event không ngừng tăng lên nên không quá khó để tìm việc làm. Ví dụ như: tìm việc làm thông qua giới thiệu của người thân, bạn bè, tìm kiếm trên các website chuyên tuyển dụng như JobsGo,...
Hồng Nguyễn
