Seminar là một trong những loại hình sự kiện được tổ chức khá nhiều hiện nay. Tuy nhiên, với những người ngoài ngành thì không phải ai cũng hiểu rõ seminar là gì hay quy trình tổ chức seminar như thế nào? Vậy thì bài viết dưới đây sẽ cung cấp đến bạn đọc những thông tin chi tiết nhất về seminar.
Seminar dịch ra tiếng Việt có nghĩa là hội thảo. Đây là dạng sự kiện được tổ chức để trình bày về các nghiên cứu chuyên đề, báo cáo kết quả công việc hay đơn giản là kết quả học tập.
Seminar là gì?
Tại buổi hội thảo, những người tham gia, đặc biệt là người trình bày sẽ phải tự chuẩn bị tài liệu, nội dung, thông tin cần thiết để chia sẻ, trao đổi và thảo luận với mọi người. Mục đích của buổi seminar chính là đưa ra một kết luận cuối cùng cho vấn đề, chủ đề nào đó.
Hay nói cách khác, tổ chức seminar là để cho các cá nhân, nhóm có thể đưa ra các quan điểm của riêng mình trước nhiều người.
Việc tổ chức seminar mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân, tổ chức. Song nó cũng tồn tại một số điểm hạn chế nhất định. Vậy hãy cùng JobsGO tìm hiểu về ưu, nhược điểm của seminar để có thể lựa chọn loại hình sự kiện phù hợp với mục đích của mình bạn nhé.
2.1 Ưu điểm
Người tham gia có thể chủ động chia sẻ ý kiến, quan điểm hay khai thác thông tin liên quan đến chủ đề thảo luận.
Người tham gia có thể đi sâu vào phân tích những câu hỏi, giả thiết mình đưa ra, tìm ra được những điều mới mẻ trong các lĩnh vực.
Các buổi hội thảo giúp tạo tiền đề, cơ hội cho hoạt động nghiên cứu chuyên sâu các đề tài, kích thích người tham gia phát triển tư duy phản biện.
Tham gia seminar, mọi người có thể rèn luyện tính chủ động, kiên nhẫn lắng nghe những ý kiến, đóng góp của mọi người, tư duy cũng trở nên linh hoạt hơn trong các tình huống.
Người tham gia có thể phát huy được khả năng phân tích, tổng hợp thông tin.
2.2 Nhược điểm
Seminar quá chú trọng về mặt hình thức nên đôi khi còn nhiều thiếu sót về nội dung.
Tổ chức hội thảo tốn khá nhiều thời gian khi người trình bày sẽ phải tự tìm kiếm thông tin, tài liệu đa dạng.
Chi phí để tổ chức hội thảo cũng khá tốn kém.
Theo nhiều chuyên gia, seminar chưa phải là giải pháp tốt nhất để giải quyết các vấn đề, nhất là trong học tập.
Quy trình để tổ chức, truyền thông một buổi seminar gồm:
Xác định đúng mục tiêu của buổi seminar
Đây là bước rất quan trọng, quyết định đến kết quả cuối cùng của buổi hội thảo. Để đảm bảo được điều này, bạn hãy đưa ra mục tiêu về nội dung cốt lõi, số lượng người tham gia buổi hội thảo,… Nếu chưa từng tổ chức, chưa có kinh nghiệm thì tốt nhất bạn hãy tham khảo ý kiến từ các chuyên gia nhé.
Xác định đối tượng mục tiêu của buổi seminar
Việc hiểu rõ những đối tượng tham gia hội thảo sẽ giúp bạn nắm rõ mong muốn, nguyện vọng hay tâm lý của họ. Từ đây, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những chiến lược phù hợp để thu hút, gia tăng hiệu quả cho buổi hội thảo.
Lựa chọn thời gian, địa điểm
Sau khi đã có mục tiêu cụ thể, rõ ràng, bạn sẽ bắt đầu triển khai kế hoạch tổ chức hội thảo bằng việc xác định, lựa chọn thời gian, địa điểm hợp lý, sao cho thu hút được nhiều người tham gia.
Chuẩn bị nội dung đầy đủ, chỉn chu
Yếu tố lớn nhất quyết định đến kết quả của buổi hội thảo chính là nội dung. Dù bạn đầu tư nhiều cho hình thức nhưng nội dung nhàm chán, không có kế hoạch thì vẫn sẽ khiến cho người tham gia thất vọng, thậm chí là bỏ về giữa chừng. Vậy nên, hãy làm sao để nội dung thật thu hút và gây hứng thú, tò mò cho mọi người nhé.
Có chiến lược truyền thông
Đối với các buổi seminar, mọi người sẽ không thể biết đến nếu bạn không truyền thông. Bạn có thể tận dụng mạng xã hội, phương tiện truyền thông hiện đại để đăng tải thông tin và mời mọi người tham gia. Cách tốt nhất là đưa ra một số chính sách, phần quà, phần thưởng hấp dẫn dành cho những người tham gia buổi hội thảo.
Tổ chức buổi seminar
Khi đã chuẩn bị đầy đủ các bước trên, bạn có thể bắt đầu tổ chức hội thảo. Tại đây, mọi người sẽ cùng nhau thảo luận, chia sẻ ý kiến, quan điểm và đưa ra những thống nhất cuối cùng cho vấn đề.
Bạn cũng đừng quên đề xuất người tham gia để lại đánh giá, đóng góp về buổi seminar để bạn có được những kinh nghiệm cho lần sau nhé.
Để buổi seminar thành công, bạn hãy lưu ý một số vấn đề sau:
Cung cấp những nội dung hữu ích
Một buổi hội thảo thành công là mang đến cho người tham gia những thông tin hay, hữu ích, có chiều sâu. Dù nhằm mục đích tiếp thị, giới thiệu sản phẩm thì bạn cũng hãy làm sao để không biến nó thành buổi bán hàng, điều này sẽ khiến người tham gia cảm thấy chán nản, không muốn tiếp tục nghe.
Tạo tương tác với người tham gia
Hội thảo không phải là việc bạn đứng trên sân khấu thao thao bất tuyệt còn người ở dưới chỉ nghe. Bạn hãy làm sao để tạo được sự tương tác với mọi người.
Bạn có thể đặt ra những câu hỏi hay yêu cầu người nghe đặt câu hỏi cho mình. Điều này tạo nên cuộc trò chuyện tự nhiên, thoải mái và góp phần đưa buổi seminar đi đến thành công.
Thể hiện phong cách cá nhân
Tổ chức hội thảo, bạn đừng bắt chước các chuyên gia, diễn giả mà hãy chứng minh bản thân có phong cách riêng. Như vậy, những người tham gia mới cảm thấy thú vị, muốn tìm hiểu về bạn cũng như những điều bạn chia sẻ.
Phân phát tài liệu thuyết trình chuyên nghiệp
Với những người tham gia hội thảo, bạn có thể phát cho họ tài liệu liên quan đến chuyên đề, báo cáo mình sẽ trình bày. Lưu ý, phía cuối tài liệu bạn hãy đính kèm thêm một số thông tin cá nhân/tổ chức/doanh nghiệp. Cách này sẽ giúp bạn mở rộng hơn các mối quan hệ với khách hàng, đối tác đấy nhé.
Mời các đơn vị truyền thông, báo chí
Để buổi hội thảo thành công, bạn nên mời thêm các đơn vị truyền thông, báo chí để họ hỗ trợ đăng tải thông tin lên nhiều kênh. Nhờ đó, khả năng tiếp cận đối tượng người tham gia sẽ cao hơn rất nhiều.
Xem thêm: Events là gì? Công việc của nhân viên tổ chức Event chuyên nghiệp
Những thông tin trên đây đã giải đáp giúp bạn “seminar là gì?” cùng cách để tổ chức buổi seminar hiệu quả. Hãy áp dụng ngay để có được một buổi hội thảo thành công bạn nhé.
Hồng Nguyễn
