Agenda Là Gì? 7 Bước Thực Hiện Một Agenda Chuyên Nghiệp

Agenda là gì? Đây là thuật ngữ thông dụng thường được dùng trong công tác tổ chức sự kiện, cuộc họp, hội nghị của các doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu rõ bản chất của Agenda, các bước để tạo lập một Agenda hoàn hảo nhất thì bạn hãy theo dõi bài viết sau đây của JobsGO nhé!

1. Agenda Là Gì?

Agenda tiếng Việt là gì? Nó được hiểu là nhật ký công tác hay chương trình nghị sự. Trong một Agenda sẽ bao gồm nhiều công việc, kế hoạch cần phải thực hiện trong một hội thảo, chương trình.

Thông thường Agenda sẽ được sử dụng trong lĩnh vực kinh tế. Nó có thể là vấn đề phát sinh và phải xử lý ngay trong cuộc họp, hội nghị, hội thảo.

2. Phân Biệt Agenda Với Các Thuật Ngữ Tương Đồng

• Schedule được hiểu là lịch trình, khá giống với Agenda. Thế nhưng Agenda lại được sử dụng một cách rộng rãi hơn trong công việc hoặc mô tả kế hoạch của tương lai.
• Diary được hiểu là sổ nhật ký, dùng để ghi chép hàng ngày. Bên trong có ngày tháng năm và khoảng trống để bạn ghi chép các nội dung quan trọng.
• Timetable mang nghĩa là lịch trình, kế hoạch công việc, đây là thuật ngữ hay nhầm lẫn với Agenda nhất. Tuy nhiên Timetable chỉ đề cập đến 1 thời gian ngắn, cố định, không có thay đổi. Còn Agenda lại có nhiều nội dung đa dạng, phong phú, thời gian linh hoạt hơn.

3. Những Yếu Tố Quan Trọng Của Một Agenda

Một agenda chuyên nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu. Đặc biệt nó cũng sẽ giúp cho người đọc hiểu rõ các đầu mục cần thực hiện để nâng cao hiệu quả.

3.1. Tiêu Đề Của Cuộc Họp

Tiêu đề cực kỳ quan trọng trong Agenda, nó giúp cho người đọc nắm bắt nhanh, đầy đủ nội dung bên trong. Chính vì vậy mà khi đặt tên bạn cần phải lưu ý chọn tên ngắn gọn, súc tích. Đặc biệt bạn cần phải chọn font chữ dễ nhìn, nên viết in hoa, kích thước to hơn các phần còn lại để tăng sự nổi bật.

3.2. Thời Gian, Địa Điểm, Thành Phần Tham Dự

Về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cần phải được thể hiện đầy đủ, chi tiết ngay bên dưới của tiêu đề. Việc ghi chi tiết sẽ giúp bạn không mất thời gian để tìm kiếm từng thông tin nhỏ, không bỏ sót và dễ dàng theo dõi quá trình, tiến độ công việc.

3.3. Nội Dung Chương Trình

Nội dung chương trình cần phải chi tiết theo từng mục và sắp xếp theo mốc thời gian. Để nâng cao hiệu quả hơn, bạn nên ghi chú tên của người phụ trách phần đó. Điều này giúp nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia hơn.

Lưu ý về thời lượng diễn ra phải phù hợp, đảm bảo phân bổ thời gian hợp lý cho các phần triển khai nội dung. Làm như vậy sẽ giúp cho chương trình không bị lố thời gian, ảnh hưởng đến người khác.

4. Cách Thực Hiện Một Agenda Chuyên Nghiệp

Để xây dựng và thực hiện một Agenda chuyên nghiệp, hiệu quả bạn có thể tham khảo ngay 7 bước mà JobsGO đề cập dưới đây.

4.1. Xác Định Mục Đích Của Cuộc Họp

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ ràng mục đích của cuộc họp. Mục đích này cần cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn. Ví dụ:

• Mục đích chung: Trao đổi về tiến độ dự án X.
• Mục đích cụ thể:

• Xác định các rào cản, khó khăn đang gặp phải.
• Đề xuất giải pháp để giải quyết khó khăn đó.
• Phân công nhiệm vụ và thời hạn hoàn thành cho từng giải pháp.

4.2. Hỏi Ý Kiến Người Tham Dự Về Vấn Đề Họ Muốn Thảo Luận

Để đảm bảo Agenda đáp ứng nhu cầu của tất cả mọi người, bạn hãy hỏi ý kiến của những người tham dự về vấn đề họ muốn thảo luận. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách:

• Gửi email trước cuộc họp để thu thập ý kiến.
• Bắt đầu cuộc họp bằng việc hỏi mọi người muốn thảo luận về vấn đề gì.

4.3. Liệt Kê Câu Hỏi Bạn Muốn Giải Đáp

Dựa trên mục đích và ý kiến thu thập được, bạn hãy liệt kê các câu hỏi bạn muốn giải đáp trong cuộc họp. Việc này giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng và đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả.

4.4. Xác Định Mục Đích Của Mỗi Nhiệm Vụ

Đối với mỗi vấn đề cần thảo luận, bạn cũng cần xác định mục đích cụ thể của nó. Ví dụ:

• Vấn đề: Xác định các rào cản, khó khăn đang gặp phải.
• Mục đích: Liệt kê tất cả các khó khăn gặp phải và phân loại các khó khăn theo mức độ ảnh hưởng.

4.5. Xác Định Người Dẫn Dắt Cho Từng Chủ Đề

Trong Agenda bạn hãy chỉ định người dẫn dắt cho từng chủ đề thảo luận. Điều này giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra trôi chảy và tập trung. Người dẫn dắt có trách nhiệm:

• Giới thiệu chủ đề thảo luận.
• Kiểm soát thời gian thảo luận.
• Đảm bảo tất cả mọi người có cơ hội tham gia thảo luận.

4.6. Ước Tính Thời Gian Thảo Luận Mỗi Vấn Đề

Khi xây dựng Agenda bạn nên dự trù thời gian cho mỗi vấn đề giúp bạn kiểm soát thời gian của cuộc họp và đảm bảo tất cả các vấn đề quan trọng đều được thảo luận đầy đủ.

4.7. Tổng Kết Lại Cuộc Họp

Cuối cuộc họp, bạn hãy dành thời gian để tổng kết lại những gì đã được thảo luận và quyết định. Việc này giúp bạn đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu rõ vấn đề và nắm được kết quả của cuộc họp và những gì cần thực hiện tiếp theo.

5. Tham Khảo Agenda Mẫu Cho Chương Trình Hiệu Quả

Nếu sắp tới bạn được giao làm Agenda cho một chương trình mà chưa biết phải xây dựng như thế nào thì có thể tham khảo mẫu sau:

Qua bài viết trên đây, bạn đọc đã hiểu rõ Agenda là gì chưa? Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp nhiều thông tin hữu ích, tiếp thêm kỹ năng xây dựng và thiết lập một Agenda hoàn hảo dành cho bạn.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai Là Người Xây Dựng Agenda?

Người xây dựng Agenda sẽ là thư ký, người tổ chức cuộc họp hoặc người trực tiếp tham gia vào cuộc họp.

2. Mục Đích Của Agenda Là Gì?

Mục đích khi xây dựng Agenda là:

• Giúp cuộc họp hiệu quả: Xác định mục đích, tập trung thảo luận, kiểm soát thời gian.
• Giúp người tham dự chuẩn bị: Biết trước nội dung, chuẩn bị tài liệu, tập trung vào vấn đề.
• Giúp lưu lại kết quả: Ghi lại thảo luận, quyết định, theo dõi tiến độ, làm tài liệu tham khảo.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: