Trong suy nghĩ của nhiều người, việc làm văn phòng nói chung và việc làm hành chính nhân sự nói riêng là những người làm công việc nhàn hạ, không phải hoạt động nhiều. Thực chất, nhân viên hành chính văn phòng có khá nhiều áp lực và nhiều công việc phải làm. Mời bạn đọc cùng JobsGO tìm hiểu chi tiết về công việc của một nhân viên hành chính văn phòng trong bài viết dưới đây.
Để biết nhân viên hành chính văn phòng là gì, trước tiên chúng ta cần làm rõ khái niệm hành chính văn phòng:
1.1 Hành Chính Văn Phòng Là Gì?
Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên… Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Tiếp sau đây, JobsGO sẽ trả lời câu hỏi nhân viên hành chính văn phòng là gì?
1.2 Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Là Gì?
Nhân viên hành chính văn phòng là những người đảm nhận vai trò hỗ trợ và điều phối các hoạt động hành chính trong một doanh nghiệp:
Phụ trách công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính.
Theo dõi, quản lý phúc lợi của nhân viên, cơ sở vật chất trong công ty.
Đặt lịch hẹn, tổ chức hội thảo và các sự kiện lớn nhỏ, liên lạc với đối tác.
Tại các công ty quy mô lớn, bộ phận “Hành chính” và “Nhân sự” sẽ tách biệt. Còn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một phòng sẽ đảm nhiệm cả 2 công việc để trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.
Ngoài ra, khi công ty có nhu cầu thay đổi địa điểm làm việc, nhân viên hành chính cũng sẽ tham gia vào quá trình tìm thuê văn phòng phù hợp.
Nhân viên hành chính văn phòng phải đảm nhiệm một khối lượng công việc lớn, dưới đây là một số nhiệm vụ, công việc chính mà họ phải thực hiện:
2.1 Quản Lý Hồ Sơ, Giấy Tờ
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của nhân viên hành chính văn phòng là quản lý tài liệu và hồ sơ. Điều này bao gồm:
Sắp xếp và lưu trữ các tài liệu quan trọng: Nhân viên hành chính văn phòng phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu quan trọng được sắp xếp một cách có hệ thống và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Cập nhật, bảo mật thông tin: Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu và hồ sơ được bảo vệ an toàn, đồng thời cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Quản lý hệ thống lưu trữ điện tử: Thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm quản lý tài liệu như Microsoft SharePoint, Google Drive, hoặc Dropbox Business. Đảm bảo tất cả nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu cần thiết.
Nhân viên hành chính văn phòng thường hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc quản lý lương và thưởng:
Tổng hợp bảng chấm công hàng tháng: Thu thập, kiểm tra dữ liệu chấm công từ các bộ phận và xử lý các trường hợp đặc biệt như làm thêm giờ, nghỉ phép, nghỉ ốm. Đảm bảo tính chính xác của hệ thống dữ liệu chấm công trước khi tính lương.
Tính toán lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khấu trừ: Áp dụng các công thức tính lương theo quy định của công ty để tính toán các khoản thưởng, phụ cấp (như phụ cấp ăn trưa, đi lại) và các khoản khấu trừ (như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội).
Chuẩn bị và phát hành phiếu lương: tạo phiếu lương chi tiết cho từng nhân viên, đảm bảo tính bảo mật thông tin về lương bổng rồi mới gửi phiếu lương cho nhân viên (qua email, tin nhắn SMS, Zalo hoặc hệ thống nội bộ của doanh nghiệp).
Giải đáp thắc mắc của nhân viên về lương, thưởng: Giải thích chi tiết các mục trong phiếu lương khi có yêu cầu, phối hợp với bộ phận nhân sự để xử lý các trường hợp phức tạp liên quan đến lương thưởng.
2.3 Quản Lý Lịch Trình
Nhân viên hành chính văn phòng là người quản lý, điều phối lịch trình
Quản lý lịch trình là một phần quan trọng trong công việc của nhân viên hành chính văn phòng:
Sắp xếp các cuộc họp, hội thảo quan trọng: Lên lịch cho các cuộc họp, hội nghị trong nội bộ công ty hoặc các cuộc họp với đối tác bên ngoài. Gửi thư mời cho những người hay những bên tham dự. Chuẩn bị các thiết bị kỹ thuật, tài liệu cần thiết cho buổi họp.
Lên kế hoạch chi tiết cho các chuyến công tác của lãnh đạo và nhân viên, phụ trách các công việc như: Đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển; chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho chuyến công tác (như hộ chiếu, visa, tài liệu làm việc); theo dõi và cập nhật lịch trình khi có thay đổi.
Theo dõi và nhắc nhở các deadline quan trọng: Nắm rõ deadline quan trọng của công ty và các dự án, gửi nhắc nhở cho các bên liên quan trước deadline; theo dõi tiến độ công việc và báo cáo cho cấp trên khi cần thiết.
2.4 Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự
Nhân viên hành chính văn phòng thường hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc quản lý hồ sơ nhân viên:
Lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân viên: Lưu trữ, cập nhật thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc của từng nhân viên đồng thời phải đảm bảo tính bảo mật, tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Theo dõi các thông tin như ngày nghỉ phép, đánh giá hiệu suất, đào tạo: Ghi nhận, cập nhật thông tin về ngày nghỉ phép của nhân viên; lưu trữ các báo cáo đánh giá hiệu suất làm việc; theo dõi quá trình đào tạo và phát triển của nhân viên.
Hỗ trợ trong quá trình tuyển dụng và onboarding nhân viên mới: Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho quá trình tuyển dụng; hỗ trợ trong việc sắp xếp phỏng vấn, kiểm tra sơ yếu lý lịch; chuẩn bị tài liệu, trợ giúp trong quá trình onboarding cho nhân viên mới.
Nhân viên hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp:
Trả lời điện thoại, email: Xử lý các cuộc gọi đến, chuyển tiếp đến đúng người hoặc bộ phận; trả lời, phân loại email, đảm bảo mọi thông tin được xử lý kịp thời; ghi nhận, chuyển tiếp các thông điệp quan trọng.
Tiếp đón khách hàng và đối tác: Tiếp đón, hướng dẫn khách đến đúng nơi cần đến; chuẩn bị khu vực tiếp khách, khu vực này phải luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp; và luôn tìm hiểu tâm lý khách hàng để có thể phục vụ đồ uống, đảm bảo sự thoải mái cho khách
Soạn thảo, gửi thư từ, báo cáo: Chuẩn bị các văn bản chuyên nghiệp liên quan đến thư cảm ơn, thư mời, báo cáo; kiểm tra lỗi chính tả và định dạng thư trước khi gửi; cần chắc chắn rằng các tài liệu được gửi đến đúng người, đúng hạn.
3. Yêu Cầu Cần Có Đối Với Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Yêu cầu cần có đối với nhân viên hành chính văn phòng
Công việc của 1 nhân viên hành chính văn phòng khá nhiều. Vì thế nếu bạn đang muốn theo ngành này thì cần đáp ứng những yêu cầu sau:
3.1 Về Bằng Cấp
Để trở thành nhân viên hành chính văn phòng, ứng viên cần phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên ở các chuyên ngành liên quan như: quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, hành chính, các ngành khoa học xã hội khác,…
Ngoài ra, các ứng viên còn cần thêm các chứng chỉ như: chứng chỉ tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint…), chứng chỉ ngoại ngữ (IELTS, TOEIC, TOPIK, HSK, JLPT hoặc chứng chỉ của ngôn ngữ khác tùy yêu cầu công việc),…
Nhân viên hành chính văn phòng cần thành thạo kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian để duy trì đúng tiến độ công việc, tránh để tình trạng công việc rơi vào trạng thái căng thẳng, gấp rút.
3.2.2 Kỹ Năng Làm Việc Nhóm
Làm việc nhóm là một phần không thể thiếu trong hầu hết các môi trường văn phòng, công sở. Việc hợp tác với đồng nghiệp từ các phòng ban khác nhau, chia sẻ thông tin và kiến thức với thành viên trong nhóm là rất quan trọng. Nhân viên văn phòng cũng cần biết cách điều phối, phân công công việc cũng như giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm khi cần thiết.
3.2.3 Kỹ Năng Giao Tiếp Và Lắng Nghe
Nhân viên hành chính văn phòng phải có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích bằng lời nói và văn bản. Là công việc giao tiếp giữa người với người trong một tập thể, nhân viên hành chính cần phải khéo léo trong cách ứng xử, giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe giúp họ hiểu và xử lý thông tin từ đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng một cách chính xác.
3.2.4 Kỹ Năng Quản Lý Hành Chính Văn Phòng
Tổ chức và lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống, quản lý hồ sơ điện tử và vật lý một cách hiệu quả là kỹ năng mà nhân viên hành chính văn phòng nào cũng phải có. Việc áp dụng các quy trình lưu trữ và bảo mật thông tin đúng cách giúp công việc trở nên thuận tiện hơn.
3.2.5 Kiến Thức Tin Học Văn Phòng Cơ Bản
Trong thời đại số hóa, nhân viên hành chính văn phòng cần thành thạo các phần mềm văn phòng như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Thêm vào đó, việc sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana, Google Workspace cũng vô cùng cần thiết.
3.2.6 Kỹ Năng Xử Lý Tình Huống
Bất kỳ công việc nào cũng sẽ gặp khó khăn, vướng mắc. Đứng trước những vấn đề phát sinh, nhân viên hành chính tuyệt đối không được biến mọi chuyện trở nên căng thẳng hơn mà cần có cách xử lý mềm mỏng, tinh tế. Do vậy, nhân viên hành chính văn phòng cần có khả năng nhận diện và phân tích vấn đề một cách logic, luôn đóng vai trò như isfj người nuôi dưỡng để đưa ra các các giải pháp để giải quyết vấn đề nhanh nhất có thể.
Nhà tuyển dụng khi khi lựa chọn nhân viên văn phòng sẽ đề cao sự đa năng của ứng viên. Vì thế những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm và đảm nhận được nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,…thì sẽ được đánh giá cao.
Dưới đây là bảng mức lương của nhân viên hành chính văn phòng ở Việt Nam theo kinh nghiệm được JobsGO tổng hợp:
Kinh nghiệm
Mức lương trung bình
Mới ra trường
5,000,000 – 7,000,000 VND/tháng
1-2 năm
7,000,000 – 9,000,000 VND/tháng
2-3 năm
9,000,000 – 12,000,000 VND/tháng
3-5 năm
12,000,000 – 15,000,000 VND/tháng
5-7 năm
15,000,000 – 20,000,000 VND/tháng
Trên 7 năm
20,000,000 – 30,000,000+ VND/tháng
Lưu ý: Mức lương này là ước tính trung bình, có thể thay đổi tùy theo công ty, ngành nghề, vị trí địa lý. Tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM, mức lương có thể cao hơn 10-20% so với các tỉnh thành khác. Ngoài lương cơ bản, nhiều công ty còn có các khoản phụ cấp và thưởng khác nhau.
5. Cơ Hội Phát Triển Cho Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng
Nhiều người cho rằng ngành hành chính, văn phòng không có quá nhiều đất để cho nhân viên phát triển. Tuy nhiên, thực tế là ngành này cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc như sau:
4.1. Cấp Bậc Nhân Viên
Mức lương ở cấp bậc này khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ, bao gồm các vị trí:
Nhân viên tiếp tân: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
Nhân viên hỗ trợ hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
4.2. Cấp Bậc Thư Ký
Yêu cầu của cấp bậc này là nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên. Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ. Các vị trí có thể làm bao gồm:
Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…
Khi đã đạt đến một trình độ chuyên môn nhất định, có hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc phong phú, nhân viên hành chính văn phòng có cơ hội được thăng cấp thành trưởng phòng/giám đốc hành chính ( với mức lương 25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ), những vị trí này yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.
Dù không phải là một ngành quá “hot”, nhưng công việc nhân viên hành chính văn phòng vẫn là một vị trí đáng thử sức với những ai mong muốn tìm một công việc ổn định, lâu dài.
Câu hỏi thường gặp
1. Công Việc Hành Chính Nhân Sự Tạo Ra Giá Trị Gì Cho Doanh Nghiệp?
Công việc hành chính nhân sự đã giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí nhân sự, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến lao động, đồng thời cũng thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tích cực.
2. Tìm Kiếm Việc Làm Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng Ở Đâu?
Có mối quan hệ sẽ giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề, trong đó có cả công việc. Hơn nữa, công việc văn phòng thì ở bất cứ đâu cũng cần nên chắc chắn bạn sẽ kiếm được nhiều công việc tốt cho mình.
Ngoài ra, có rất nhiều nhà tuyển dụng đăng tải các thông tin tuyển trên ứng dụng, trang web tìm việc của JobsGO. Vì thế, ứng viên có vô vàn lựa chọn cho công việc nhân viên hành chính văn phòng. Đặc biệt, thông tin tuyển dụng cũng như hồ sơ ứng tuyển được thực hiện nhanh chóng, đơn giản ngay trên điện thoại, máy tính. Việc của bạn chỉ là tải App tìm việc JobsGO về điện thoại hoặc truy cập vào trang web jobsgo.vn và hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển là có thể ứng tuyển vị trí công việc mình muốn.
Nam Nguyễn
