Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng, Tiếng Nhật N2 (26967) [Đống Đa - Hn]

- Xử lý và duy trì chứng từ vận chuyển/hậu cần (vận đơn, hóa đơn, danh sách đóng gói, v.v.) phối hợp với các nhóm hậu cần và mua sắm.
- Hỗ trợ nhóm tài chính nhập dữ liệu giao dịch, chuẩn bị báo cáo cơ bản và hỗ trợ các công việc chốt sổ cuối tháng.
- Giao tiếp với các phòng ban nội bộ (bán hàng, mua sắm, hậu cần) và các đối tác bên ngoài (nhà cung cấp, công ty giao nhận vận tải) để theo dõi tình trạng đơn hàng, lô hàng, thanh toán và giao hàng.
- Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu/bảng tính nội bộ để biết thông tin nhà cung cấp, theo dõi lô hàng, hồ sơ hàng tồn kho và các số liệu vận hành khác.
- Theo dõi và cập nhật các công việc chưa hoàn thành (ví dụ: thiếu tài liệu, lô hàng bị chậm trễ, xác nhận thanh toán) và báo cáo các vấn đề khi cần thiết.
- Hỗ trợ các công việc hành chính như chuẩn bị tài liệu họp, sắp xếp thư từ nội bộ, lưu trữ hồ sơ công ty và hỗ trợ các dự án đặc biệt.
- Đề xuất và triển khai các cải tiến cho quy trình làm việc của bộ phận văn phòng (ví dụ: giảm nhập liệu thủ công, cải thiện luồng giao tiếp, chuẩn hóa tài liệu).

- Đảm bảo tuân thủ các chính sách nội bộ và các yêu cầu quy định liên quan (ví dụ: chứng từ xuất nhập khẩu, hồ sơ hợp đồng) và hỗ trợ kiểm toán nội bộ hoặc kiểm tra kiểm soát khi cần thiết.
- Thỉnh thoảng hỗ trợ các dự án đặc biệt như triển khai hệ thống, kiểm toán quy trình hoặc các sáng kiến ​​liên phòng ban để nâng cao hiệu quả.
- Các nhiệm vụ liên quan khác