Trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn thì check – in, check – out là hai thuật ngữ được sử dụng thường xuyên. Vậy check in check out là gì? Quy trình cũng như có lưu ý gì khi thực hiện không? Cùng JobsGo đi tìm hiểu ngay.
Check in và check out là hai thuật ngữ quan trọng được sử dụng nhiều trong ngành du lịch và được định nghĩa như sau:
1.1. Check In Là Gì?
Check in được hiểu là đăng ký nhận phòng. Đây là bước đầu tiên một khách hàng cần thực hiện khi đến khách sạn. Trong quá trình check in, khách hàng sẽ cung cấp các thông tin như:
Thông tin đặt phòng: đã đặt phòng hay chưa, nếu đã đặt phòng thì số phòng bao nhiêu,…
Họ tên
Địa chỉ
Thời gian lưu trú
Chứng minh thư/ Căn cước công dân
Các thông tin khác theo yêu cầu của khách sạn.
Cùng trong bước này, nhân viên lễ tân khách sạn cũng sẽ hướng dẫn khách hàng về các dịch vụ mà khách sạn cung cấp và các quy định liên quan đến việc sử dụng phòng.
Check In Check Out Khách Sạn Là Gì?
1.2. Check Out Là Gì?
Check out là gì? Ngược với check in là check out. Như vậy, nếu check in là nhận phòng thì check out có nghĩa là trả phòng. Check out là bước cuối cùng mà khách hàng cần thực hiện trước khi rời khỏi khách sạn. Trong quá trình trả phòng, nhân viên khách sạn sẽ lên phòng mà khách thuê để kiểm tra lại thiết bị. Nếu xuất hiện các vấn đề như hỏng hóc, mất mát đồ đạc, nhân viên sẽ báo lại với quầy lễ tân để nhân viên lễ tân báo lại với khách hàng. Tiếp đó, nhân viên lễ tân sẽ tính toán tất cả các chi phí mà khách cần trả. Lúc này, khách sẽ trả tiền, trả chìa khóa/thẻ phòng và nhận lại giấy tờ tùy thân; sau đó ra về.
Thông thường, giờ check in và check out sẽ được thông báo rõ ràng với khách hàng, cụ thể:
2.1. Thời Gian Check In, Check Out Khách Sạn Việt Nam
Các khách sạn hiện nay đã quy định rõ ràng về thời gian check in và check out. Thông thường, khách có thể bắt đầu nhận phòng từ 14:00 chiều và phải trả phòng trước 12:00 trưa ngày hôm sau. Điều này có nghĩa là một ngày lưu trú tiêu chuẩn kéo dài 22 giờ, bắt đầu từ buổi chiều ngày đến và kết thúc vào buổi trưa ngày hôm sau.
Quy định này giúp khách sạn có đủ thời gian chuẩn bị phòng cho khách mới đến. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số khách sạn có thể áp dụng khung giờ linh hoạt hơn, tùy thuộc vào chính sách riêng của họ. Việc nắm rõ các quy định này giúp du khách lên kế hoạch chuyến đi hiệu quả và tránh những bất tiện không đáng có.
2.2. Quy Định Tính Phí Check In Sớm, Check Out Trễ
Các khách sạn thường có những quy định riêng về thời gian check in check out để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Thông thường, giờ nhận phòng bắt đầu từ 14h00 hoặc 15h00, trong khi giờ trả phòng là trước 11h00 hoặc 12h00 trưa ngày hôm sau. Tuy nhiên, nhiều khách sạn cũng linh hoạt trong việc cho phép khách check-in sớm hoặc check-out muộn nếu tình hình phòng trống cho phép, đôi khi có thể kèm theo một khoản phụ phí nhỏ.
Giờ Check In, Check Out Khách Sạn
3. Quy Trình Check In, Check Out Trong Khách Sạn
Dưới đây là quy trình check in và check out thường gặp của các khách sạn tại Việt Nam:
3.1. Quy Trình Check In
Quy trình check in khách sạn giữa khách lẻ và khách đi theo đoàn sẽ có sự khác biệt như sau:
3.1.1. Quy Trình Check In Cho Khách Lẻ
Chào đón khách và tiếp nhận thông tin từ khách hàng.
Xác định khách đã đặt phòng trước hay chưa, tùy vào yêu cầu của khách và tình hình thực tế mà sắp xếp phòng phù hợp.
Thông báo cho bộ phận liên quan chuẩn bị phòng và xác nhận về tình trạng phòng.
Xác nhận thông tin về giá phòng, loại phòng, số ngày lưu trú, phương thức thanh toán (trả trước hoặc trả sau), các dịch vụ kèm theo – dịch vụ đặc biệt – chương trình khuyến mãi của khách sạn.
Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân làm thủ tục nhận phòng cho khách, mời khách ký xác nhận đặt phòng.
Cung cấp cho khách thông tin về các tour du lịch, địa điểm du lịch, giá vé…
Hỏi khách có yêu cầu đặc biệt gì không.
Giao chìa khóa phòng cho khách.
Chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo bộ phận hành lý dẫn khách lên phòng.
Hoàn tất việc cập nhật hồ sơ của khách vào hệ thống.
3.1.2. Quy Trình Check In Cho Khách Đoàn
Chào đón khách – nếu khách quen nên sử dụng tên khách thường xuyên.
Xác nhận chi tiết đặt buồng khách sạn của khách đoàn:
Kiểm tra, thông báo số buồng và hồ sơ đặt buồng của khách đoàn với người đại diện/ trưởng đoàn để tránh nhầm lẫn.
Xác nhận lại việc đặt buồng của khách để xác định lại số lượng buồng
Lập hồ sơ đăng ký đã chuẩn bị và xác nhận lại với khách một số thông tin đặt buồng: Tên khách – Tên công ty/ cơ quan – Loại buồng, số lượng buồng, yêu cầu đặt biệt về buồng – Thời gian lưu trú – Trách nhiệm và hình thức thanh toán.
Giới thiệu và gợi ý cho khách thuê loại buồng cao hơn loại khách đặt (nếu có thể) và chọn buồng phù hợp để phân cho khách (nếu có khách phát sinh).
Sửa số buồng đã viết bằng bút chì ghi trên phiếu trong hồ sơ đăng ký (nếu cần).
Thông báo cho bộ phận buồng chuẩn bị đón tiếp khách lên phòng…
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, xác nhận lại các thông tin cần thiết và trao đổi với người đại diện/ trưởng đoàn để hoàn thiện các thông tin, số lượng khách và buồng ở cho khách một cách chính xác, chu đáo.
Thông báo với người đại diện và xin CMT/ hộ chiếu của khách để đăng ký khách lưu trú tại khách sạn, điền nốt thông tin vào các phiếu trong hồ sơ đăng ký, bổ sung vào hồ sơ lưu trú – khai báo tạm trú tạm vắng cho công an.
Xác nhận trách nhiệm và hình thức thanh toán:
Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc du lịch, khéo léo yêu cầu khách đặt cọc. Số tiền đặt cọc là khoản tiền tương đương hoặc lớn hơn số tiền buồng mà khách dự định ở.
Nếu khách thanh toán bằng thẻ tín dụng: Mượn thẻ khách kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và quẹt thẻ.
Thông báo số buồng (nói nhỏ chỉ đủ cho khách nghe hoặc chỉ cho khách số buồng đã viết trên thẻ chìa khóa), để đảm bảo sự an toàn cho khách, đôi khi khách không muốn ai làm phiền.
Giao chìa khóa buồng/ thẻ từ cho khách.
Giới thiệu và giao các phiếu dịch vụ miễn phí.
Giới thiệu phiếu ăn sáng, tên nhà hàng, thời gian phục vụ bữa sáng và đề nghị khách giao phiếu ăn sáng cho nhân viên nhà hàng.
Giới thiệu đồ uống, các phiếu dịch vụ miễn phí khác như phiếu xông hơi, massage, làm đẹp, vị trí các dịch vụ, thời gian phục vụ và yêu cầu khách chuyển cho nhân viên phục vụ khi sử dụng.
Tư vấn giới thiệu các dịch vụ bổ sung và các dịch vụ vui chơi giải trí có ở khách sạn và khu vực lân cận.
Thông báo số điện thoại của bộ phận lễ tân để khách liên lạc khi cần
Liên hệ với bộ phận buồng hướng dẫn khách lên nhận phòng, hướng dẫn các thông tin có trong buồng và bộ phận mang hành lý giúp khách.
Điền nốt những thông tin còn thiếu vào phiếu đăng ký và phiếu khai báo tạm trú.
Đóng dấu thời gian đăng ký khách sạn lên phiếu đăng ký khách sạn.
Cập nhật thông tin của khách hàng vào máy tính (mở hóa đơn cho khách)
Đổi tình trạng buồng nếu khách yêu cầu.
Hoàn tất thủ tục đăng ký buồng cho đoàn và khai báo danh sách khách đoàn lưu trú tại khách sạn.
Quy Trình Check In, Check Out Trong Khách Sạn
3.2. Quy Trình Check Out
Tương tự như check in, khách lẻ và khách đoàn khi check out, quy trình cũng khác nhau, cụ thể:
3.2.1. Quy Trình Check Out Cho Khách Lẻ
Chào hỏi khách và hỏi khách có hài lòng khi lưu trú tại khách sạn không?
Hỏi số phòng và báo cho bộ phận buồng phòng kiểm tra phòng và minibar.
Kiểm tra trên hệ thống khách có mượn/ thuê đồ dùng của khách sạn không, nếu có thì đề nghị khách trả lại.
Kiểm tra trên hệ thống khách đã sử dụng những dịch vụ trả phí nào và xác nhận lại với khác.
Nhận thông báo của bộ phận buồng về tình trạng phòng, những đồ uống khách đã sử dụng trong minibar và xác nhận lại với khách.
Lập hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách kiểm tra lại.
Thông báo số tiền cuối cùng khách phải thanh toán.
Thực hiện việc thanh toán. Nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận vào hóa đơn và lưu lại hóa đơn để thực hiện thủ tục thanh toán với công ty. Nếu khách thực hiện việc thanh toán bằng voucher thì đối chiếu với khoản nào được thanh toán bằng voucher, khoản nào phải chi trả tiền; đính kèm voucher vào hóa đơn để làm căn cứ thanh toán.
Nếu khách thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “Đã thanh toán” vào hóa đơn và đưa cho khách.
Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ khách đã gửi, thư, bưu kiện (nếu có).
Giao cho khách phiếu Check-out card để chuyển cho nhân viên hành lý vận chuyển hành lý ra xe.
Giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách cần.
Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại.
3.2.2. Quy Trình Check Out Cho Khách Đoàn
Chuẩn bị sẵn danh sách khách đoàn.
Chào đón khách và xác nhận cách thức thanh toán của đoàn: chung cả đoàn hoặc riêng từng phòng.
Thông báo với bộ phận buồng kiểm tra tình trạng phòng.
Xác nhận các dịch vụ khách đoàn đã sử dụng trong quá trình lưu trú.
Lập hóa đơn thanh toán.
Yêu cầu trưởng đoàn hoặc đại diện từng phòng kiểm tra lại.
Thực hiện việc thanh toán: hóa đơn đã được thanh toán xong thì đưa lại cho khách, còn nếu hóa đơn được công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận, lưu lại để thanh toán với công ty.
Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy tờ tùy thân, đồ khách gửi, thư, bưu kiện (nếu có).
Tham khảo ý kiến của khách về dịch vụ khách sạn.
Giao cho khách Check-out card để Bellman chuyển hành lý ra xe cho khách.
Giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách có nhu cầu.
Tạm biệt khách, chúc khách lên đường may mắn và hẹn gặp lại.
4. Lễ Tân Cần Lưu Ý Gì Khi Thực Hiện Thủ Tục Check In, Check Out Cho Khách?
Lễ tân khách sạn cần lưu ý những điều sau khi thực hiện thủ tục Check In, Check Out để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Xác minh thông tin khách hàng: Kiểm tra giấy tờ tùy thân của khách hàng để xác minh thông tin đặt phòng và thanh toán.
Hướng dẫn chi tiết: Giới thiệu các tiện nghi và dịch vụ của khách sạn cho khách hàng: nhà hàng ở đâu, thời gian ăn thế nào, đi đến bể bơi theo đường nào,…
Hỗ trợ điều chỉnh thời gian Check In, Check Out: Hỗ trợ khách hàng nếu họ muốn đổi thời gian Check In, Check Out hoặc gia hạn thời gian lưu trú.
Xử lý khiếu nại: Chấp nhận và giải quyết bất kỳ khiếu nại nào của khách hàng về dịch vụ hoặc tiện nghi của phòng.
Thanh toán: Xác minh và hoàn tất quá trình thanh toán cho khách hàng.
Hướng dẫn điểm du lịch quanh khách sạn: Giới thiệu các điểm du lịch; các nhà hàng, khu vui chơi nổi tiếng quanh khách sạn.
Hỏi về trải nghiệm của khách: Khách hàng sẽ cảm thấy được tôn trọng; ngoài ra, ý kiến của khách hàng cũng có thể giúp khách sạn cải thiện chất lượng dịch vụ trong tương lai.
Lễ Tân Cần Lưu Ý Gì Khi Thực Hiện Thủ Tục Check In, Check Out Cho Khách?
5. Một Số Cụm Từ Tiếng Anh Với Check In Và Check Out
5.1. Một Số Cụm Từ Tiếng Anh Với Check In
Check-in time: thời gian cho phép khách hàng đăng ký nhận phòng.
Early check-in: đăng ký nhận phòng sớm hơn thời gian quy định.
Late check-in: đăng ký nhận phòng muộn hơn thời gian quy định.
Self check-in: tự động đăng ký nhận phòng bằng máy tính hoặc thiết bị điện tử.
Online check-in: đăng ký nhận phòng qua mạng internet.
Express check-in: đăng ký nhận phòng nhanh chóng, không cần đợi dài.
Trên đây JobsGo vừa giúp bạn đọc tìm hiểu check in check out là gì, giờ check in check out cũng như chi tiết quy trình check in check out khách sạn. Chúc bạn sẽ có được những chuyến du lịch vui vẻ và hạnh phúc.
Câu hỏi thường gặp
1. Express Check - Out Là Gì?
Express check - out là dịch vụ thanh toán và trả phòng nhanh được nhiều khách sạn hiện đại cung cấp nhằm giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và tránh xếp hàng chờ đợi.
2. Nếu Quên Check - Out Thì Sao?
Nếu vô tình quên check-out, hậu quả có thể khá phiền toái. Khách sạn thường sẽ cố gắng liên lạc với bạn để xác nhận tình trạng và nếu không thể liên lạc được, khách sạn có thể tính thêm phí cho một đêm lưu trú bổ sung.
Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chủ động liên hệ lại ngay khi nhận ra sự sơ suất, giải thích tình huống và yêu cầu khách sạn hoàn tất thủ tục check-out hộ đồng thời xác nhận các khoản phí cần thanh toán để tránh những chi phí không mong muốn phát sinh sau này.
Hoàn Nguyễn
