Backlog Là Gì? Khám Phá 6 Vai Trò Quan Trọng Của Backlog

Backlog là gì? Trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm, Backlog là danh sách các công việc, nhiệm vụ hoặc ý tưởng chưa được triển khai, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Bài viết này của JobsGO sẽ cung cấp góc nhìn tổng thể về Backlog là gì và khám phá 5 phương pháp giúp bạn quản lý Backlog hiệu quả nhất, từ đó giúp các nhà quản lý dự án và nhà phát triển sản phẩm nâng cao hiệu suất làm việc.

1. Backlog Là Gì?

Backlog Là Gì?

Backlog nghĩa là gì? Backlog là một danh sách ưu tiên các công việc, yêu cầu, tính năng hoặc nhiệm vụ cần thực hiện trong tương lai trong quá trình phát triển sản phẩm hoặc quản lý dự án. Ví dụ, trong một dự án phát triển phần mềm, Backlog có thể bao gồm các mục như sửa lỗi, bổ sung tính năng mới và cải tiến giao diện người dùng. Mỗi mục trong Backlog đều có thể được phân loại theo mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành. So với các thuật ngữ khác như “task list” hay “plan list”, Backlog không chỉ là tập hợp các công việc mà còn là hệ thống quản lý giúp phân chia công việc một cách khoa học và linh hoạt.

>>> Xem thêm: Ban quản lý dự án là gì? Tổng hợp thông tin hữu ích cho bạn

2. Lợi Ích Của Backlog Đối Với Doanh Nghiệp

Giá trị Backlog là gì? Backlog mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả Backlog có thể trải qua sự tổ chức tốt hơn, linh hoạt hơn và giảm thiểu rủi ro không lường trước.

2.1. Ưu Tiên Công Việc

Backlog giúp xác định và ưu tiên các công việc cần thực hiện tiếp theo. Các mô hình xếp hạng như MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) được áp dụng nhằm đảm bảo công việc quan trọng nhất luôn được ưu tiên. Khi các nhiệm vụ được xếp hạng theo mức độ cần thiết và giá trị mang lại, điều này góp phần duy trì tiến độ dự án ổn định.

2.2. Quản Lý Yêu Cầu Và Ý Tưởng

Một Backlog hiệu quả giúp tập hợp những ý tưởng và yêu cầu từ khách hàng, nhóm phát triển cũng như các bên liên quan. Ví dụ, khi khách hàng phản hồi về giao diện dùng thử không thân thiện, mục cải thiện giao diện sẽ được đưa vào Backlog và sắp xếp trên danh sách ưu tiên, đảm bảo không có ý kiến đóng góp nào bị bỏ sót.

2.3. Chuẩn Bị Cho Chu Kỳ Phát Triển

Trong các phương pháp Agile như Scrum, chu kỳ phát triển thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần. Backlog là nguồn cung cấp chính các công việc được lựa chọn cho từng sprint. Điều này giúp nhóm dự án chuẩn bị tốt hơn về thời gian và nguồn lực cần thiết cho mỗi chu kỳ.

2.4. Dự Đoán Và Quản Lý Rủi Ro

Nhờ có một cái nhìn tổng thể về công việc sắp tới, các nhà quản lý có thể dự đoán được tiến độ cũng như nguồn lực cần thiết. Việc phân tích các mục trong Backlog giúp xác định những rủi ro tiềm ẩn, từ đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa. Ví dụ, nếu một số tính năng mới có khả năng phát sinh lỗi cao, nhóm có thể sắp xếp lại thứ tự ưu tiên hoặc bổ sung tài nguyên cần thiết để giảm thiểu rủi ro.

2.5. Tăng Cường Tinh Thần Làm Việc Nhóm

Backlog còn là phương tiện giao tiếp hiệu quả trong nhóm dự án. Khi thông tin được chia sẻ minh bạch, mọi thành viên sẽ hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Điều này không chỉ hoà nhập tinh thần đồng đội mà còn đảm bảo quá trình làm việc diễn ra mượt mà, hiệu quả. Các cuộc họp định kỳ để review Backlog là cơ hội để các thành viên góp ý và đưa ra sáng kiến cải thiện quy trình làm việc.

2.6. Tối Ưu Hóa Sự Linh Hoạt

Trong môi trường kinh doanh biến động nhanh chóng, khả năng điều chỉnh linh hoạt các yêu cầu và công việc là rất quan trọng. Backlog cho phép các doanh nghiệp nhanh chóng cập nhật, thêm bớt hoặc thay đổi thứ tự ưu tiên dựa trên phản hồi của khách hàng và thay đổi chiến lược kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thích ứng kịp thời với những biến động của thị trường.

3. Nội Dung Và Cách Sử Dụng Backlog

Để sử dụng Backlog một cách hiệu quả, việc tổ chức nội dung và quy trình quản lý là rất quan trọng. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về nội dung của Backlog cũng như cách sử dụng nó đúng cách.

3.1. Nội Dung Của Backlog

Một Backlog đầy đủ thường bao gồm:

• Checklist các nhiệm vụ: Đây là danh sách các công việc cần hoàn thành, được xác định rõ ràng và chi tiết. Ví dụ, một checklist có thể liệt kê các nhiệm vụ như kiểm tra bug hệ thống, viết tài liệu hướng dẫn, cập nhật giao diện người dùng.
• Thời gian hoàn thành: Xác định thời gian hoặc hạn chót để hoàn thành mỗi nhiệm vụ giúp theo dõi tiến độ của dự án. Ví dụ, một số nhiệm vụ có thể được yêu cầu hoàn thành trong vòng 48 giờ, trong khi các tính năng lớn có kế hoạch triển khai trong 1-2 tuần.
• Người thực hiện: Thông tin về người hoặc nhóm chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ rất cần thiết. Khi mỗi mục trong Backlog đi kèm với tên người thực hiện, việc giao việc trở nên rõ ràng hơn và trách nhiệm được xác định cụ thể.
• Mức độ ưu tiên: Để xác định mức độ ưu tiên, có thể áp dụng các phương pháp như phân tích SWOT hoặc MoSCoW. Nhờ đó, các yêu cầu với tác động cao và giá trị kinh doanh lớn sẽ được ưu tiên xử lý trước.
• Trạng thái nhiệm vụ: Các trạng thái như “chưa bắt đầu”, “đang thực hiện”, “đã hoàn thành” hay “đã hủy” giúp theo dõi tiến trình của từng nhiệm vụ. Việc cập nhật trạng thái liên tục không chỉ cung cấp thông tin chính xác về tiến độ mà còn hỗ trợ quản lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

Một Backlog đầy đủ thường bao gồm một checklist các nhiệm vụ cần hoàn thành, được xác định rõ ràng và chi tiết. Bên cạnh đó, việc xác định thời gian hoàn thành hoặc hạn chót cho mỗi nhiệm vụ giúp theo dõi tiến độ dự án. Thông tin về người hoặc nhóm chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ cũng rất cần thiết để giao việc rõ ràng và xác định trách nhiệm cụ thể. Mức độ ưu tiên có thể được xác định bằng các phương pháp như phân tích SWOT hoặc MoSCoW, giúp ưu tiên các yêu cầu có tác động cao. Cuối cùng, việc cập nhật trạng thái nhiệm vụ, ví dụ như “chưa bắt đầu”, “đang thực hiện” hoặc “đã hoàn thành”, cung cấp thông tin chính xác về tiến độ và hỗ trợ quản lý điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

3.2. Cách Sử Dụng Đúng Backlog

Sử dụng Backlog đúng cách đòi hỏi quy trình giao tiếp chặt chẽ trong nhóm dự án. Các bước để sử dụng Backlog hiệu quả bao gồm:

• Giao tiếp và cập nhật thường xuyên: Các cuộc họp định kỳ để review Backlog là cần thiết. Nhóm dự án nên trao đổi, phân tích và cập nhật trạng thái của các mục trong Backlog để đảm bảo minh bạch thông tin và điều chỉnh kịp thời.
• Thiết lập các phiên họp “Backlog Grooming”: Phiên họp này giúp các thành viên làm mới, chi tiết hóa và ưu tiên lại yêu cầu. Nhờ đó, Backlog luôn được duy trì ở trạng thái sẵn sàng cho các chu kỳ phát triển tiếp theo.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Các công cụ quản lý dự án trực tuyến giúp theo dõi tiến độ, cập nhật nhiệm vụ và chia sẻ thông tin dễ dàng. Việc này đặc biệt hữu ích với các nhóm làm việc từ xa hoặc trong các dự án phức tạp.
• Tích hợp phản hồi từ khách hàng và bên liên quan: Backlog nên là cầu nối giữa yêu cầu từ khách hàng và nhóm phát triển. Khi nhận được phản hồi, nhóm cần rà soát lại Backlog để điều chỉnh các mục công việc cho phù hợp với nhu cầu thực tiễn.

>>> Xem thêm: Task Batching là gì? Phương pháp giúp bạn làm việc hiệu quả

4. Các Loại Backlog Phổ Biến

Các Loại Backlog Phổ Biến

Trong quá trình quản lý dự án, có ba loại Backlog phổ biến thường được sử dụng: Product Backlog, Sprint Backlog và Backlog Grooming. Mỗi loại có vai trò và ứng dụng khác nhau tùy thuộc vào giai đoạn phát triển dự án.

4.1. Product Backlog

 Product Backlog là gì? Product Backlog là danh sách toàn bộ các yêu cầu và tính năng cần có cho sản phẩm. Việc hiểu rõ Product range là gì có thể giúp định hình các yêu cầu này một cách hiệu quả hơn. Đây là kho lưu trữ chính của các nhiệm vụ từ cải tiến nhỏ đến các tính năng phức tạp. Được duy trì bởi Product Owner hoặc người quản lý sản phẩm, product Backlog phục vụ như nguồn cơ sở để lựa chọn các mục công việc cho từng sprint hoặc chu kỳ phát triển. Mỗi mục trong product Backlog phải được mô tả chi tiết nhằm đảm bảo tính khả thi và đáp ứng được các yêu cầu từ thị trường.

>>> Xem thêm: Product Owner là gì? Nhiệm vụ của Product Owner trong dự án

4.2. Sprint Backlog

Sprint Backlog là tập hợp các mục công việc cụ thể được rút ra từ Product Backlog để thực hiện trong một chu kỳ sprint. Mục tiêu của sprint Backlog là đảm bảo rằng nhóm sẽ cam kết hoàn thành những nhiệm vụ đã chọn trong khoảng thời gian ngắn, thường là *2 tuần* theo phương pháp Agile. Sprint Backlog giúp nhóm tập trung và theo dõi tiến độ hàng ngày nhằm đảm bảo rằng sản phẩm luôn có những cải tiến liên tục theo phương pháp Agile.

4.3. Backlog Grooming

Backlog Grooming (còn gọi là Backlog Refinement) là quá trình làm mới và tinh gọn Product Backlog. Trong phiên họp này, nhóm cùng Product Owner đánh giá lại, chi tiết hóa và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các mục trong Backlog. Quá trình grooming góp phần đảm bảo rằng các nhiệm vụ luôn được cập nhật, rõ ràng và sẵn sàng cho chu kỳ phát triển tiếp theo, từ đó giảm bớt những rủi ro trong quá trình triển khai.

5. Quy Trình Tạo Backlog

Quy trình tạo Backlog là khâu quan trọng để xây dựng nền tảng cho mọi dự án. Dưới đây là các bước cụ thể cùng với ví dụ minh họa, giúp bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế.

5.1. Xác Định Phạm Vi, Mục Tiêu

Bước đầu tiên trong quy trình tạo Backlog là xác định phạm vi và mục tiêu của dự án. Điều này đòi hỏi phải trả lời các câu hỏi như: “Dự án cần đạt được điều gì?”, “Sản phẩm sẽ phục vụ đối tượng nào?” và “Các tính năng chính cần có là gì?”. Việc trả lời những câu hỏi này giúp định hướng rõ ràng và xác định những yêu cầu quan trọng, từ đó hình thành nền tảng cho Product Backlog.

5.2. Lập Danh Sách Công Việc Theo Mức Độ Ưu Tiên

Sau khi đã xác định được phạm vi và mục tiêu, bước tiếp theo là lập danh sách các công việc cần thực hiện và sắp xếp theo mức độ ưu tiên. Phương pháp phân loại theo MoSCoW hoặc các tiêu chí đánh giá giá trị kinh doanh sẽ giúp nhóm ưu tiên các mục có tác động trực tiếp đến thành công của dự án.

5.3. Dự Đoán Thời Gian Hoàn Thành

Ước lượng thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ là bước không thể thiếu để thiết lập thời gian biểu cho dự án. Các kỹ thuật như Planning Poker hay phương pháp ước lượng theo kinh nghiệm trước đây sẽ giúp nhóm đưa ra dự đoán chính xác hơn. Việc có thời gian dự kiến giúp việc theo dõi, quản lý dự án được hiệu quả và khả thi hơn.

5.4. Phân Chia Công Việc

Công việc cần được chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể, dễ quản lý. Ví dụ, nếu một tính năng lớn cần tích hợp thì có thể chia nhỏ ra thành các mục con như “thiết kế giao diện”, “lập trình chức năng”, “kiểm thử nội bộ” và “triển khai sản xuất”. Việc phân chia rõ ràng giúp nhóm dễ dàng giao việc và theo dõi tiến độ từng phần.

5.5. Theo Dõi Tiến Trình

Sau khi công việc bắt đầu được triển khai, việc theo dõi tiến trình định kỳ qua các báo cáo và cuộc họp brief hàng ngày là rất cần thiết. Công cụ theo dõi trực tuyến hoặc bảng thông tin (dashboard) sẽ giúp nhóm cập nhật trạng thái và nhanh chóng phát hiện những bất thường, từ đó thực hiện các điều chỉnh kịp thời.

6. Các Phương Pháp Quản Lý Backlog Tốt Nhất

Các Phương Pháp Quản Lý Backlog Tốt Nhất

Có nhiều phương pháp quản lý Backlog hiệu quả, bao gồm đánh giá ưu tiên MoSCoW, Agile và Scrum, sử dụng Excel, phương pháp Kanban và các phần mềm quản lý công việc chuyên dụng. Dưới đây là một số phương pháp đã được chứng minh mang lại hiệu quả cao trong thực tế.

6.1. Đánh Giá Ưu Tiên Moscow

Phương pháp đánh giá ưu tiên Moscow chia yêu cầu thành bốn nhóm:

• Must have: Các yêu cầu cần thiết không thể thiếu.
• Should have: Các yêu cầu quan trọng nhưng có thể trì hoãn.
• Could have: Các yêu cầu ưu tiên thêm nếu có thời gian và tài nguyên.
• Won’t have: Các yêu cầu không phải là ưu tiên trong giai đoạn hiện tại.

Việc sử dụng bảng so sánh và phân tích rõ ràng giữa các nhóm giúp quá trình đánh giá trở nên minh bạch và dễ theo dõi.

6.2. Phương Pháp Quản Lý Agile Và Scrum

Agile và Scrum là hai phương pháp quản lý dự án linh hoạt, với sản phẩm Backlog và sprint Backlog là cốt lõi. Quy trình Scrum bao gồm các sự kiện như Daily Stand-up, Sprint Planning và Retrospective giúp nhóm nhanh chóng thích ứng với thay đổi và liên tục cải thiện hiệu suất làm việc.

>>> Xem thêm: Agile và scrum: Sự giống và khác của hai phương pháp

6.3. Ứng Dụng Excel

Excel vẫn là công cụ phổ biến cho việc quản lý Backlog nhờ tính linh hoạt cao. Bạn có thể tạo bảng quản lý với các cột như “Tên Nhiệm Vụ”, “Thời Gian”, “Người Thực Hiện”, “Ưu Tiên” và “Trạng Thái”. Bên cạnh đó, dùng biểu đồ và bộ lọc dữ liệu trong Excel sẽ giúp theo dõi tiến độ dự án một cách trực quan. Mặc dù phù hợp với các dự án nhỏ và vừa, với dự án phức tạp hơn, doanh nghiệp có thể cần kết hợp với các công cụ chuyên dụng khác.

>>> Xem thêm: Toàn tập cách sử dụng Excel để quản lý dự án

6.4. Phương Pháp Kanban

Phương pháp Kanban sử dụng sơ đồ trực quan với các cột danh sách như “Backlog”, “Đang Thực Hiện”, “Chờ Kiểm Tra” và “Hoàn Thành”. Mỗi nhiệm vụ sẽ được di chuyển qua các cột này tùy theo tiến độ. Phương pháp này giúp nhóm dễ dàng nắm bắt trạng thái công việc và có thể điều chỉnh ngay khi có sự thay đổi.

>>> Xem thêm: Kanban là gì? Ứng dụng Kanban trong công việc hiệu quả

6.5. Dùng Phần Mềm Quản Lý Công Việc

Các phần mềm quản lý công việc hiện nay cung cấp giao diện thân thiện, tự động hóa và tích hợp với nhiều công cụ khác nhau. Dù một số doanh nghiệp có thể thử nghiệm cách tiếp cận đơn giản với Excel, việc sử dụng phần mềm chuyên dụng thường giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng theo dõi tiến độ, đặc biệt trong các dự án với quy mô lớn và yêu cầu cao về dữ liệu.

7. Ý Nghĩa Của Backlog

Backlog không chỉ đơn thuần là danh sách các công việc tồn đọng mà còn mang lại ý nghĩa lớn đối với quản lý dự án và phát triển sản phẩm.

7.1. Đối Với Quản Lý, Phát Triển Dự Án

• Tạo đà cho sự phát triển: Backlog giúp xác định những công việc ưu tiên, từ đó tạo ra một lộ trình phát triển bền vững cho dự án.
• Phản ứng nhanh với thay đổi: Nhờ có danh sách cập nhật liên tục, nhóm có thể nhanh chóng điều chỉnh dự án theo nhu cầu thực tế của khách hàng hoặc thay đổi trong chiến lược kinh doanh.
• Giảm thiểu rủi ro: Quá trình theo dõi và đánh giá liên tục các mục trong Backlog giúp phát hiện sớm các điểm nghẽn, từ đó đưa ra giải pháp xử lý kịp thời.

7.2. Đối Với Giám Đốc Phát Triển Sản Phẩm

• Quản lý nguồn lực: Backlog cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu và tính năng của sản phẩm, giúp giám đốc phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
• Xây dựng lộ trình phát triển: Dựa trên các mục được ưu tiên, giám đốc dễ dàng xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
• Đàm phán và tạo sự đồng thuận: Backlog là công cụ giúp truyền đạt rõ ràng yêu cầu giữa các bên liên quan, từ khách hàng cho đến nhóm phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa ra quyết định chiến lược.

>>> Xem thêm: Product Management là gì? Công việc của một Product Manager

8. Product Backlog Khác Gì Sprint Backlog?

Trong quy trình phát triển phần mềm theo phương pháp Agile, đặc biệt là Scrum, hai khái niệm Product Backlog và Sprint Backlog thường xuyên được nhắc đến và dễ gây nhầm lẫn nếu không hiểu rõ vai trò của từng loại. Vậy Product Backlog khác gì Sprint Backlog? Cùng tìm hiểu rõ hơn qua bảng dưới đây.

Vậy Backlog là gì? Nó chính là chìa khóa để quản lý dự án hiệu quả và phát triển sản phẩm bền vững. Qua bài viết này, hi vọng bạn đã nắm rõ các bí quyết quản lý Backlog từ xác định phạm vi, lập danh sách nhiệm vụ đến việc phân chia công việc và theo dõi tiến trình. Hy vọng rằng với những bí quyết này, bạn có thể quản lý Backlog hiệu quả hơn và đạt được những thành công lớn trong các dự án của mình. Đừng quên JobsGO luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bạn trên con đường sự nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Sàng Lọc Backlog Là Gì?

Sàng lọc Backlog là quá trình đánh giá, làm rõ và tái sắp xếp các mục trong Product Backlog nhằm đảm bảo chúng luôn được cập nhật và phù hợp với yêu cầu hiện tại.

2. Backlog Trong Xây Dựng Là Gì?

Backlog trong xây dựng là danh sách các công việc, nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình thi công và quản lý dự án xây dựng, giúp theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực hợp lý.

3. Backlog Trong Logistics Là Gì?

Backlog trong logistics đề cập đến danh sách các đơn hàng, công việc vận chuyển hoặc lưu kho cần giải quyết, giúp theo dõi và tối ưu quy trình chuỗi cung ứng.

4. Backlog Trong Sản Xuất Là Gì?

Backlog trong sản xuất là danh sách các công việc sản xuất, đơn đặt hàng hoặc yêu cầu cải tiến, được sử dụng để phân bổ công việc và quản lý tiến độ sản xuất hiệu quả.

5. ART Backlog Là Gì?

ART Backlog là danh sách các tính năng cấp cao (features/epics) dành cho Agile Release Train trong SAFe, do Product Manager quản lý.

6. Release Backlog Là Gì?

Release Backlog là tập hợp các hạng mục sẽ được hoàn thành trong một bản phát hành cụ thể, được trích từ Product Backlog.

7. Project Backlog Là Gì?

Project Backlog là danh sách toàn bộ công việc cần làm trong một dự án, bao gồm cả kỹ thuật và phi kỹ thuật.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)