Backlog là gì? Phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

Backlog là gì? Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực phát triển sản phẩm hoặc dự án Agile, đây chính là tài liệu “xương sống” quyết định thứ tự ưu tiên và hướng đi của cả đội nhóm. Đừng để Backlog trở thành một danh sách lộn xộn! Hãy cùng tìm hiểu ngay cách quản lý nó để tăng tốc độ thành công của dự án bạn!

Xem nhanh nội dung

1. Backlog là gì?

Backlog là một thuật ngữ quan trọng, đặc biệt trong các phương pháp quản lý dự án linh hoạt (Agile), dùng để chỉ danh sách có thứ tự ưu tiên của tất cả các công việc, tính năng, yêu cầu, cải tiến, và sửa lỗi mà đội phát triển cần thực hiện. Nó được xem là nguồn duy nhất của công việc cho đội nhóm.

Các mục trong Backlog được sắp xếp dựa trên giá trị kinh doanh, rủi ro, và mức độ cần thiết, đảm bảo rằng đội nhóm luôn tập trung làm những công việc mang lại giá trị cao nhất trước tiên. Danh sách này không cố định mà được xem xét và điều chỉnh liên tục trong suốt vòng đời dự án.

Backlog dự án là gì?

>>> Xem thêm: Ban quản lý dự án là gì? Tổng hợp thông tin hữu ích cho bạn

2. Vai trò, ý nghĩa của Backlog là gì?

Backlog đóng vai trò là cầu nối chiến lược giữa tầm nhìn sản phẩm và công việc hàng ngày của đội phát triển. Việc quản lý Backlog hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa giá trị mang lại mà còn đảm bảo sự minh bạch và phối hợp nhịp nhàng trong toàn bộ tổ chức.

2.1. Đối với doanh nghiệp

Tối đa hóa giá trị: Đảm bảo đội phát triển luôn ưu tiên, thực hiện các tính năng, công việc mang lại giá trị kinh doanh cao nhất cho khách hàng và công ty trước tiên.
Quản lý đầu tư: Giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng về đầu tư đang được thực hiện (tài nguyên, thời gian), kết quả dự kiến, từ đó đưa ra quyết định phân bổ ngân sách và nguồn lực chính xác hơn.
Minh bạch chiến lược: Phản ánh một cách rõ ràng, dễ hiểu tầm nhìn sản phẩm và các mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp qua các mục công việc cụ thể.
Quản lý thay đổi: Cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng với các thay đổi của thị trường hoặc phản hồi của khách hàng bằng cách dễ dàng thêm, bớt hoặc sắp xếp lại các mục công việc.

>>> Xem thêm: Workaholic là gì?

2.2. Đối với quản lý, phát triển dự án

Lập kế hoạch và dự báo: Cung cấp cơ sở vững chắc để đội nhóm ước tính công việc (size, độ phức tạp) và lập kế hoạch cho các chu kỳ phát triển ngắn.
Tập trung nỗ lực: Giúp đội nhóm biết chính xác việc cần làm tiếp theo là gì, tránh lãng phí thời gian và nguồn lực vào những công việc không quan trọng.
Theo dõi tiến độ: Đóng vai trò là công cụ để theo dõi tiến độ tổng thể của dự án và đảm bảo đội nhóm đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu sản phẩm.
Hợp tác hiệu quả: Tạo ra một ngôn ngữ chung và nguồn thông tin duy nhất về các yêu cầu, thúc đẩy sự phối hợp giữa các thành viên trong đội.

2.3. Đối với giám đốc phát triển sản phẩm (PO)

Quyền lực ưu tiên: Cho phép PO toàn quyền quyết định thứ tự ưu tiên của các hạng mục công việc, đảm bảo sản phẩm được xây dựng theo lộ trình tối ưu hóa giá trị.
Công cụ giao tiếp: Là tài liệu chính thức để PO truyền đạt tầm nhìn sản phẩm, yêu cầu cụ thể đến đội phát triển và các bên liên quan khác.
Quản lý phạm vi: Giúp PO kiểm soát và quản lý phạm vi công việc một cách linh hoạt, thêm hoặc bớt các yêu cầu dựa trên giá trị và phản hồi mới.
Định hướng sản phẩm: Đảm bảo rằng mọi nỗ lực phát triển đều hướng tới việc đạt được mục tiêu sản phẩm đã đề ra, giúp sản phẩm không bị chệch hướng.

Vai trò, ý nghĩa của Backlog như thế nào?

>>> Xem thêm: Product Management là gì? Công việc của một Product Manager

3. Phân loại Backlog

Trong quá trình quản lý dự án, có ba loại Backlog phổ biến thường được sử dụng: Product Backlog, Sprint Backlog và Backlog Grooming. Mỗi loại có vai trò và ứng dụng khác nhau tùy thuộc vào giai đoạn phát triển dự án.

Product Backlog (Backlog sản phẩm): Đây là danh sách tổng thể, duy nhất và có thứ tự ưu tiên của mọi công việc (tính năng, lỗi, cải tiến) cần thiết cho sự phát triển của sản phẩm. Nó do PO quản lý và sắp xếp dựa trên giá trị kinh doanh, đồng thời là một tài liệu “sống” liên tục được thay đổi để phản ánh chiến lược mới.
Sprint Backlog (Backlog vòng lặp): Đây là một tập hợp con của Product Backlog, bao gồm các mục công việc mà đội phát triển đã cam kết hoàn thành trong khoảng thời gian của một Sprint cụ thể. Đội sẽ tự quản lý bằng cách chia nhỏ các mục lớn thành các tác vụ kỹ thuật nhỏ hơn để dễ dàng thực hiện trong ngày.
Backlog Grooming (Backlog Refinement/tinh chỉnh): Đây là một quy trình định kỳ và cần thiết giúp chuẩn bị và duy trì chất lượng của Product Backlog, đảm bảo các mục công việc sắp làm luôn rõ ràng, có đầy đủ chi tiết, được ước lượng độ phức tạp và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên một cách hợp lý.

Có 3 loại Backlog phổ biến: Product Backlog, Sprint Backlog và Backlog Grooming

>>> Xem thêm: Task Batching là gì? Phương pháp giúp bạn làm việc hiệu quả

4. Nội dung của một Backlog hoàn chỉnh

Một Backlog hiệu quả là nền tảng để triển khai dự án thành công. Dưới đây là các thành phần cơ bản giúp mô tả chi tiết và quản lý các mục công việc:

Mô tả công việc/yêu cầu: Mỗi mục trong Backlog phải được liệt kê rõ ràng, có mô tả chi tiết, đầy đủ thông tin để tất cả thành viên trong đội nhóm và các bên liên quan hiểu được yêu cầu, mục tiêu, giá trị của nhiệm vụ đó.
Mức độ ưu tiên: Cần xác định mức độ quan trọng của mỗi hạng mục. Điều này giúp đội nhóm biết được nhiệm vụ nào phải được thực hiện trước để tối đa hóa lợi ích, thường dựa trên các tiêu chí như giá trị kinh doanh, rủi ro, hoặc mức độ cần thiết của tính năng.
Ước tính độ phức tạp: Dự đoán độ phức tạp hoặc thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Thông tin này rất quan trọng cho việc lập kế hoạch Sprint và dự báo tiến độ tổng thể của dự án.
Người chịu trách nhiệm: Ghi rõ thông tin về cá nhân hoặc nhóm được giao phó thực hiện nhiệm vụ cụ thể này. Việc xác định rõ người thực hiện giúp tăng tính trách nhiệm và làm rõ luồng công việc.
Trạng thái hiện tại: Thể hiện tiến trình của nhiệm vụ tại thời điểm hiện tại. Các trạng thái phổ biến như To Do (Chưa làm), In Progress (Đang làm), Done (Hoàn thành) giúp quản lý nắm bắt được tổng quan và đốc thúc công việc kịp thời.
Deadline: Mặc dù phương pháp Agile không đặt nặng deadline cho mọi tác vụ, nhưng việc xác định một kỳ hạn mục tiêu hoặc ngày hoàn thành dự kiến đối với các hạng mục quan trọng sẽ hỗ trợ việc báo cáo và theo dõi tiến độ tổng thể của dự án.

Nội dung của một Backlog hoàn chỉnh

>>> Xem thêm: Category là gì?

5. Quy trình tạo Backlog chuẩn

Việc xây dựng một Backlog chất lượng không chỉ là liệt kê nhiệm vụ mà còn là một quy trình chiến lược, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa PO và đội phát triển. Tuân thủ quy trình tạo Backlog chuẩn sẽ giúp dự án luôn đi đúng hướng và tối đa hóa giá trị sản phẩm.

5.1. Xác định phạm vi, mục tiêu

Bước đầu tiên, PO phải xác định rõ ràng tầm nhìn sản phẩm, phạm vi dự án và các mục tiêu kinh doanh cần đạt được. Điều này bao gồm việc hiểu rõ khách hàng mục tiêu và các vấn đề cần giải quyết, từ đó giúp PO xây dựng các Epic (tính năng lớn) và User Story sơ khởi. Mục tiêu rõ ràng là kim chỉ nam để đảm bảo mọi công việc trong Backlog đều hướng tới việc tạo ra giá trị thiết thực và có ý nghĩa.

5.2. Lập danh sách các công việc ưu tiên

Sau khi có danh sách sơ bộ, PO cần lập danh sách chi tiết các công việc và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Việc ưu tiên được thực hiện dựa trên nhiều tiêu chí như giá trị kinh doanh, mức độ rủi ro, và mức độ cần thiết, sử dụng các kỹ thuật như MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t) hoặc Weighted Shortest Job First (WSJF). Chỉ những công việc mang lại giá trị cao nhất và cần thiết nhất mới được đưa lên đầu danh sách để làm trước.

>>> Xem thêm: Workload là gì?

5.3. Dự đoán thời gian hoàn thành

Đội phát triển sẽ tham gia vào quá trình ước tính độ lớn (thường dùng Story Points) và thời gian hoàn thành dự kiến cho các mục công việc ở top Backlog. Điều này giúp PO biết được bao nhiêu công việc có thể được hoàn thành trong một Sprint hoặc một khoảng thời gian nhất định, từ đó có thể dự báo tiến độ và đưa ra cam kết khả thi với các bên liên quan. Đây là bước quan trọng để chuyển đổi yêu cầu thành kế hoạch hành động cụ thể.

5.4. Phân chia công việc

Các mục công việc lớn (Feature, Epic) ở đầu Backlog cần được phân chia nhỏ thành các User Story và Tasks có thể hoàn thành trong một Sprint. Quá trình Backlog Grooming (Refinement) được thực hiện liên tục để thêm chi tiết, điều kiện chấp nhận (Acceptance Criteria) và đảm bảo các mục công việc luôn ở trạng thái “sẵn sàng để làm” trước khi đội phát triển bắt đầu Sprint mới.

Quy trình 5 bước tạo Backlog chuẩn

5.5. Theo dõi tiến trình

Backlog là tài liệu sống, do đó, cần phải theo dõi sát sao tiến độ của các công việc đang thực hiện và thường xuyên cập nhật các mục đã hoàn thành. Dựa trên phản hồi từ thị trường, khách hàng, và kết quả của các Sprint đã hoàn thành, PO sẽ điều chỉnh, thêm mới, loại bỏ hoặc sắp xếp lại thứ tự ưu tiên của các mục còn lại. Việc theo dõi tiến trình giúp đảm bảo tính minh bạch và sự linh hoạt của dự án.

>>> Xem thêm: Credential là gì?

6. Phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

Có nhiều phương pháp và công cụ khác nhau hỗ trợ quy trình quản lý Backlog, từ kỹ thuật đánh giá ưu tiên đến các hệ thống quản lý chuyên dụng. Dưới đây là những phương pháp phổ biến:

6.1. Đánh giá ưu tiên Moscow

Phương pháp MoSCoW là một kỹ thuật đơn giản nhưng mạnh mẽ để đánh giá mức độ ưu tiên của các mục trong Backlog. Tên gọi này là viết tắt của bốn cấp độ: Must have (Bắt buộc phải có), Should have (Nên có), Could have (Có thể có), và Won’t have (Sẽ không có). Bằng cách phân loại rõ ràng các yêu cầu, MoSCoW giúp PO đưa ra quyết định nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo rằng các tính năng cốt lõi luôn được ưu tiên hàng đầu.

6.2. Phương pháp quản lý Agile và Scrum

Scrum là khung làm việc phổ biến nhất trong Agile để quản lý Backlog. Trong Scrum, Backlog được quản lý bởi PO, người chịu trách nhiệm về nội dung, tính sẵn sàng và thứ tự ưu tiên. Hoạt động Backlog Refinement định kỳ giúp đảm bảo các mục công việc luôn rõ ràng và sẵn sàng. Khung làm việc này tạo ra một vòng lặp phản hồi liên tục, giúp Backlog luôn linh hoạt và thích ứng với thay đổi.

>>> Xem thêm: Agile và scrum: Sự giống và khác của hai phương pháp

6.3. Ứng dụng Excel

Sử dụng Excel hoặc các công cụ bảng tính là một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí để quản lý Backlog, đặc biệt đối với các dự án nhỏ hoặc đội nhóm mới bắt đầu. Bạn có thể dễ dàng tạo các cột cho mô tả, mức độ ưu tiên, ước tính, và người thực hiện. Mặc dù thiếu tính năng tự động hóa và trực quan như phần mềm chuyên dụng, nhưng Excel vẫn cung cấp đủ công cụ để theo dõi, sắp xếp các mục công việc một cách cơ bản.

>>> Xem thêm: Toàn tập cách sử dụng Excel để quản lý dự án

6.4. Phương pháp Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý trực quan tập trung vào việc giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) để tối ưu hóa luồng chảy. Trong Kanban, Backlog thường được hình dung dưới dạng một cột trên bảng. Đội nhóm sẽ kéo công việc từ cột Backlog vào các giai đoạn tiếp theo (ví dụ: Đang làm, Đã hoàn thành) khi họ có khả năng. Phương pháp này rất hiệu quả trong việc quản lý, hiển thị trực quan luồng công việc, giúp phát hiện và loại bỏ các nút thắt cổ chai.

Phương pháp quản lý Backlog hiệu quả

6.5. Dùng phần mềm quản lý công việc

Việc sử dụng các công cụ như Jira, Trello, Asana hoặc các phần mềm quản lý dự án Agile khác là phương pháp tối ưu nhất cho các đội nhóm chuyên nghiệp. Các phần mềm này không chỉ giúp tổ chức, sắp xếp, ước tính Backlog một cách trực quan mà còn tích hợp các tính năng quan trọng như theo dõi tiến độ, tạo báo cáo, quản lý Sprint và hợp tác nhóm. Chúng giúp tự động hóa quy trình quản lý Backlog, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi sai.

>>> Xem thêm: Product Range là gì?

7. Phân biệt Product Backlog và Sprint Backlog

Trong quy trình phát triển phần mềm theo phương pháp Agile, đặc biệt là Scrum, hai khái niệm Product Backlog – Sprint Backlog thường xuyên được nhắc đến và dễ gây nhầm lẫn nếu không hiểu rõ vai trò của từng loại. Vậy Product Backlog khác gì Sprint Backlog? Cùng tìm hiểu rõ hơn qua bảng dưới đây.

Tiêu chí	Product Backlog	Sprint Backlog
Phạm vi	Toàn bộ công việc, yêu cầu cần thiết cho toàn bộ sản phẩm từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc (hoặc ngừng phát triển).	Chỉ bao gồm các mục công việc đội phát triển cam kết hoàn thành trong một Sprint cụ thể.
Mục đích	Định hướng chiến lược sản phẩm, đảm bảo đội nhóm luôn tập trung vào các tính năng mang lại giá trị cao nhất.	Kế hoạch tác vụ ngắn hạn, giúp đội nhóm có một bản đồ chi tiết để hoàn thành mục tiêu Sprint.
Chủ sở hữu	PO chịu trách nhiệm quản lý, sắp xếp ưu tiên và đảm bảo tính minh bạch.	Đội phát triển tự quản lý cách thức hoàn thành các mục công việc này.
Tính chất	“Sống”, không bao giờ hoàn thành, liên tục được cập nhật và tinh chỉnh.	Cố định trong suốt thời gian Sprint diễn ra; công việc không được thay đổi.
Thành phần	Các mục lớn như Epic, Feature, User Story, Bugs, Technical Debt (được mô tả chi tiết sơ bộ).	Các User Story được chọn từ Product Backlog, được chia nhỏ thành các Tasks kỹ thuật cụ thể.
Thứ tự	Sắp xếp theo giá trị/mức độ ưu tiên (mục có giá trị cao nhất nằm trên cùng).	Sắp xếp theo thứ tự thực hiện trong Sprint, do đội nhóm tự sắp xếp.

Như vậy, bạn đã hiểu rõ Backlog là gì rồi đúng không? Backlog không chỉ là một danh sách, nó là công cụ chiến lược để đảm bảo đội nhóm luôn tập trung vào giá trị cao nhất. Nắm vững kỹ năng quản lý Backlog sẽ mở ra nhiều cơ hội sự nghiệp hấp dẫn.

Nếu bạn đang tìm kiếm các vị trí công việc liên quan đến quản lý dự án, hãy truy cập JobsGO ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để ưu tiên các mục trong Backlog?

Dựa trên giá trị kinh doanh mang lại, mức độ rủi ro, và mức độ cấp thiết, thường áp dụng các kỹ thuật như MoSCoW hay WSJF.

2. Mục công việc (Item) trong Backlog có thể là gì?

Có thể là User Story (yêu cầu người dùng), Epic (tính năng lớn), Bugs (lỗi), hoặc Technical Debt (nợ kỹ thuật).

3. Definition of Ready (DOR) liên quan gì đến Backlog?

DOR là tiêu chí đảm bảo các mục công việc ở đầu Backlog đã đủ rõ ràng, được ước lượng và sẵn sàng để đội phát triển bắt đầu làm trong Sprint.

4. Backlog trong logistics là gì?

Backlog trong logistics đề cập đến danh sách các đơn hàng, công việc vận chuyển hoặc lưu kho cần giải quyết, giúp theo dõi và tối ưu quy trình chuỗi cung ứng.

5. Backlog xây dựng là gì?

Backlog trong xây dựng là danh sách các công việc, nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình thi công, quản lý dự án xây dựng, giúp theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực hợp lý.