Backlog Là Gì? 5 Phương Pháp Quản Lý Backlog Tốt Nhất

Trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm, backlog là một thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến. Vậy backlog là gì? Có những phương pháp quản lý backlog nào hiệu quả? Đừng rời mắt, câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.

1. Backlog Là Gì?

Theo cách hiểu chung nhất, Backlog có nghĩa là “tồn đọng”, tức là những công việc chưa hoàn thành hoặc chưa được triển khai. Đây là một danh sách các công việc, nhiệm vụ, tính năng cần được thực hiện trong tương lai.

Trong phạm vi quản lý dự án và phát triển phần mềm, backlog thường được sử dụng trong ngữ cảnh Scrum hay các phương pháp Agile khác. Đó là nơi mà các yêu cầu của dự án, ý tưởng, công việc đang chờ đợi để được lên kế hoạch và triển khai trong các chu kỳ phát triển tiếp theo.

Backlog có thể bao gồm các mục công việc như sửa lỗi, cải tiến sản phẩm, thậm chí là các tính năng mới. Quản lý backlog là một phần quan trọng của việc quản lý dự án, giúp đảm bảo rằng các công việc ưu tiên được ưu tiên và triển khai theo đúng hướng mục tiêu của dự án.

Xem thêm: Ban quản lý dự án là gì? Tổng hợp thông tin hữu ích cho bạn

2. Tầm Quan Trọng Của Backlog Trong Doanh Nghiệp

Backlog đóng một vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp và phát triển sản phẩm. Cụ thể vai trò của backlog như sau:

• Ưu tiên công việc: Backlog giúp tổ chức xác định và ưu tiên các công việc cần thực hiện tiếp theo. Các mục trong backlog thường được xếp hạng theo mức độ quan trọng, giúp nhóm tập trung vào những nhiệm vụ cần thiết nhất đối với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Quản lý yêu cầu và ý tưởng: Backlog là nơi lưu trữ các yêu cầu và ý tưởng mới từ khách hàng, nhóm phát triển hoặc các bên liên quan khác. Điều này giúp đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị mất và mọi ý kiến đóng góp được xem xét.
• Chuẩn bị cho chu kỳ phát triển: Trong phương pháp Agile như Scrum, backlog được sử dụng để chuẩn bị cho các chu kỳ phát triển. Các mục công việc từ backlog được chọn để triển khai trong khoảng thời gian ngắn, thường từ 1 – 4 tuần.
• Dự đoán và quản lý rủi ro: Backlog giúp cung cấp một cái nhìn tổng thể về công việc sắp tới. Điều này hỗ trợ trong việc dự đoán thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành các công việc trong tương lai. Nó cũng giúp nhận diện rủi ro và vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
• Tăng cường tinh thần làm việc nhóm: Backlog là công cụ mà các nhóm làm việc cùng nhau để hiểu rõ về hướng phát triển. Nó giúp tạo ra một tầm nhìn chung về các mục tiêu và sự ưu tiên, từ đó tăng cường tinh thần làm việc nhóm.
• Tối ưu hóa sự linh hoạt: Sự linh hoạt là rất quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay. Backlog cho phép doanh nghiệp điều chỉnh và ưu tiên lại các công việc một cách linh hoạt để đáp ứng những thách thức mới hoặc thay đổi trong chiến lược kinh doanh.

3. Nội Dung Và Cách Sử Dụng Backlog

Để quản lý backlog hiệu quả, bạn cần phải nắm rõ nội dung cũng như cách sử dụng Backlog.

3.1 Nội Dung Của Backlog

Một backlog sẽ thường gồm những nội dung cơ bản sau:

• Checklist các nhiệm vụ: Liệt kê các nhiệm vụ, công việc hoặc yêu cầu cần thực hiện trong dự án. Mỗi mục nên được mô tả một cách rõ ràng và chi tiết để mọi người hiểu được yêu cầu cần thiết.
• Thời gian hoàn thành: Xác định rõ ràng và cụ thể về ngày giờ bắt buộc hoàn thành nhiệm vụ. Thông tin này cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án và dễ dàng báo cáo tiến trình thực hiện công việc.
• Người thực hiện: Thông tin về người hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện từng nhiệm vụ. Xác định người thực hiện giúp phân chia công việc một cách rõ ràng và tạo trách nhiệm cá nhân trong dự án tập thể.
• Mức độ ưu tiên: Xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ, công việc nào quan trọng nhất và cần được hoàn thành trước. Các tiêu chí như giá trị, khả năng ảnh hưởng hoặc mức độ cần thiết có thể được sử dụng để đánh giá mức độ ưu tiên.
• Trạng thái nhiệm vụ: Thể hiện tình trạng thực hiện công việc như “chưa bắt đầu”, “đang thực hiện”, “đã hoàn thành” hoặc “đã hủy”. Theo dõi trạng thái nhiệm vụ giúp quản lý tiến độ, đồng thời xác định công việc nào cần quan tâm và ưu tiên.

3.2 Cách Sử Dụng Đúng Backlog

Backlog thường là một phần quan trọng của các phương pháp quản lý dự án linh hoạt như Scrum hoặc Kanban. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người quản lý xác định và thu thập tất cả các công việc cần thực hiện.

Backlog nên được sử dụng để giao tiếp giữa nhóm dự án với các bên liên quan. Bằng cách theo dõi các mục công việc còn tồn đọng, tiến độ của dự án trở nên rõ ràng và dễ theo dõi. Việc này không chỉ giúp định rõ những gì đang diễn ra trong dự án mà còn tạo điều kiện cho quá trình giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm và đối tác bên ngoài.

Sử dụng đúng backlog cũng hỗ trợ trong việc nhận biết các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Khi đó, nhóm có thể đưa ra kế hoạch và xử lý các vấn đề ngay từ khi chúng mới xuất hiện, giúp giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực đối với tiến độ và chất lượng của dự án.

Xem thêm: Task Batching là gì? Phương pháp giúp bạn làm việc hiệu quả

4. Các Loại Backlog Phổ Biến

Hiện nay, có 3 loại backlog phổ biến nhất đó là: product backlog, sprint backlog, backlog grooming. Để hiểu rõ hơn về các loại backlog này, bạn hãy theo dõi nội dung dưới đây.

4.1 Product Backlog

Product backlog là một danh sách tổng hợp các yêu cầu, tính năng và công việc cần được thực hiện trong suốt quá trình phát triển sản phẩm. Đây là nơi tập trung toàn bộ công việc liên quan đến sản phẩm, từ các tính năng lớn đến những cải tiến nhỏ. Product backlog thường được xây dựng và duy trì bởi Product Owner. Nó là nguồn cơ bản cho việc lựa chọn các mục để thực hiện trong các chu kỳ tiếp theo.

Xem thêm: Product Owner là gì? Nhiệm vụ của Product Owner trong dự án

4.2 Sprint Backlog

Sprint backlog là một phần của product backlog. Nó tập trung vào những mục công việc cụ thể mà nhóm phát triển cam kết thực hiện trong một chu kỳ phát triển. Sprint backlog được xác định ở đầu mỗi chu kỳ trong quá trình lập kế hoạch và nó cung cấp một cái nhìn chi tiết về công việc cần được hoàn thành trong chu kỳ đó.

4.3 Backlog Grooming

Backlog grooming, hay còn gọi là backlog refinement, là quá trình đánh giá và làm mới product backlog. Trong quá trình này, nhóm và Product Owner thường họp lại để làm rõ, chi tiết hóa, ưu tiên hóa các mục trong product backlog. Mục tiêu là giữ cho backlog luôn có những mục công việc chi tiết và ưu tiên, sẵn sàng cho việc triển khai vào chu kỳ tiếp theo.

Backlog grooming giúp đảm bảo rằng các yêu cầu đều rõ ràng và thực hiện được, giảm thiểu sự mơ hồ và làm tăng khả năng thành công của dự án.

5. Quy Trình Tạo Backlog

Quy trình tạo backlog là một chuỗi các bước mà nhóm dự án thực hiện để xây dựng và quản lý danh sách công việc. Dưới đây là các bước cụ thể:

5.1 Xác Định Phạm Vi, Mục Tiêu

Quy trình tạo backlog thường bắt đầu bằng việc xác định phạm vi và mục tiêu của dự án. Điều này liên quan đến việc đặt ra câu hỏi: “Dự án cần đạt được điều gì?” và “Phạm vi của dự án là gì?”. Việc này giúp xác định rõ ràng các yêu cầu, tính năng cần có trong sản phẩm và là cơ sở để xây dựng product backlog.

5.2 Lập Danh Sách Công Việc Theo Mức Độ Ưu Tiên

Sau khi xác định mục tiêu, bước tiếp theo là lập danh sách công việc theo mức độ ưu tiên. Điều này bao gồm việc liệt kê tất cả các yêu cầu và công việc cần thực hiện, sau đó ưu tiên chúng dựa trên giá trị mang lại và ảnh hưởng đến mục tiêu dự án. Các công việc ưu tiên cao hơn thường được đưa vào đầu product backlog.

5.3 Dự Đoán Thời Gian Hoàn Thành

Dự đoán thời gian hoàn thành là bước quan trọng để đảm bảo kế hoạch dự án được thiết lập một cách hiệu quả. Nhóm cần ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc trong danh sách. Dự đoán này có thể dựa trên kinh nghiệm trước đó, ước lượng tổng hợp của nhóm hoặc sử dụng kỹ thuật ước lượng Agile như Planning Poker.

5.4 Phân Chia Công Việc

Phân chia công việc là quá trình chia nhỏ các công việc lớn thành các công việc con chi tiết và quản lý được. Điều này giúp làm rõ hơn về nhiệm vụ cụ thể mà nhóm cần thực hiện và tạo nền tảng cho việc chọn lọc các mục để bao gồm trong chu kỳ tiếp theo.

5.5 Theo Dõi Tiến Trình

Theo dõi tiến trình là bước quan trọng trong quy trình tạo backlog. Sau khi công việc bắt đầu, nhóm cần theo dõi tiến độ của mỗi mục trong backlog để đảm bảo rằng dự án tiếp tục diễn ra theo kế hoạch. Các điều chỉnh và cập nhật có thể được thực hiện dựa trên thông tin theo dõi để đảm bảo rằng dự án tiếp tục hướng đến mục tiêu được đề ra.

6. Các Phương Pháp Quản Lý Backlog Tốt Nhất

Để quản lý backlog hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp phổ biến sau đây:

6.1 Đánh Giá Ưu Tiên Moscow

Đánh giá ưu tiên Moscow (Must have, Should have, Could have, Won’t have) là một phương pháp quản lý backlog giúp ưu tiên các yêu cầu và công việc theo mức độ quan trọng.

• Must have: những yêu cầu không thể thiếu.
• Should have: những yêu cầu quan trọng nhưng có thể trì hoãn.
• Could have: những yêu cầu mà có thể thêm nếu có thời gian và tài nguyên.
• Won’t have: những yêu cầu không ưu tiên.

6.2 Phương Pháp Quản Lý Agile Và Scrum

Phương pháp quản lý Agile, đặc biệt là Scrum là một trong những cách tiếp cận phổ biến để quản lý backlog trong quá trình phát triển sản phẩm. Scrum sử dụng product backlog và sprint backlog để tổ chức công việc, với chu kỳ phát triển ngắn gọi là Sprint, giúp nhóm linh hoạt và có khả năng phản hồi nhanh chóng từ khách hàng.

Xem thêm: Agile và scrum: Sự giống và khác của hai phương pháp

6.3 Ứng Dụng Excel

Sử dụng Excel là một phương pháp đơn giản và linh hoạt để quản lý backlog. Trong Excel, bạn có thể tạo bảng và danh sách công việc, sắp xếp và lọc theo các tiêu chí khác nhau.

Bạn có thể sử dụng biểu đồ để theo dõi tiến trình dự án. Tuy nhiên, nó có thể không hiệu quả cho các dự án lớn hoặc yêu cầu quản lý phức tạp.

Xem thêm: Toàn tập cách sử dụng Excel để quản lý dự án

6.4 Phương Pháp Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý được sử dụng để theo dõi công việc trong quá trình và giữ cho quy trình làm việc mượt mà. Với Kanban, các mục công việc được di chuyển qua các bước khác nhau trong quy trình làm việc, từ backlog đến công việc đang thực hiện và cuối cùng là công việc hoàn thành. Phương pháp này thích hợp cho các dự án có tính chất thay đổi liên tục.

Xem thêm: Kanban là gì? Ứng dụng Kanban trong công việc hiệu quả

6.5 Dùng Phần Mềm Quản Lý Công Việc

Sử dụng phần mềm quản lý công việc như Jira, Trello hay Asana là một cách hiệu quả để quản lý backlog. Các công cụ này cung cấp giao diện thân thiện, tính năng tự động hóa và khả năng tích hợp với các công cụ khác. Chúng giúp theo dõi tiến trình, phản hồi từ người dùng và quản lý tài nguyên dự án một cách hiệu quả.

7. Ý Nghĩa Của Backlog

Backlog đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm, mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng cho nhóm dự án và doanh nghiệp.

7.1 Đối Với Quản Lý, Phát Triển Dự Án

• Giúp ưu tiên các yêu cầu, tính năng quan trọng nhất, có khả năng mang lại lợi ích cao cho cả khách hàng và doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh chính.
• Sử dụng Backlog để thảo luận với khách hàng, lắng nghe ý kiến và phản hồi của họ. Điều này giúp cải thiện sản phẩm và đáp ứng nhanh chóng vào nhu cầu thực tế của khách hàng.
• Backlog không chỉ là danh sách công việc mà còn là công cụ linh hoạt, cho phép điều chỉnh yêu cầu và công việc theo sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Doanh nghiệp có khả năng cập nhật và điều chỉnh backlog để phản ánh ngay lập tức sự thay đổi trong yêu cầu hoặc ưu tiên mới.

7.2 Đối Với Giám Đốc Phát Triển Sản Phẩm

• Backlog chứa thông tin về yêu cầu và tính năng của sản phẩm từ nhiều nguồn, bao gồm cả ý tưởng từ khách hàng và nhóm phát triển. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc ghi lại và duy trì các yêu cầu quan trọng.
• Backlog là nguồn thông tin chính để định rõ phạm vi sản phẩm và xây dựng lộ trình phát triển. Qua sự ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh, giám đốc sản phẩm có thể xác định được những công việc quan trọng nhất và lên kế hoạch triển khai chúng một cách hiệu quả.
• Backlog là một công cụ quan trọng trong quá trình đàm phán và đồng thuận với khách hàng, nhóm phát triển và các bên liên quan khác. Nó giúp tạo ra sự hiểu biết chung về yêu cầu và kế hoạch của sản phẩm.
• Backlog cung cấp một cái nhìn tổng quan về tiến độ và tình trạng của công việc. Sử dụng nó, giám đốc sản phẩm có thể theo dõi, điều chỉnh tiến trình dự án để đảm bảo rằng mọi công việc diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.

Xem thêm: Product Management là gì? Công việc của một Product Manager

8. Câu Hỏi Thường Gặp Về Backlog

Ngoài những thông tin trên, một số câu hỏi liên quan đến backlog cũng được nhiều người quan tâm. Trong nội dung này, JobsGO sẽ giúp giải đáp những câu hỏi đó.

8.1 Product Backlog Khác Gì Sprint Backlog?

Sử dụng backlog nhưng không ít người vẫn chưa phân biệt được product backlog và sprint backlog. Thực tế, chúng có 1 số điểm khác nhau như sau:

Tiêu chí so sánh	Product backlog	Sprint backlog
Khái niệm	Là một danh sách đầy đủ của tất cả yêu cầu, tính năng và công việc mà sản phẩm cần để đạt được mục tiêu cuối cùng.	Là một tập hợp nhỏ hơn, chứa các công việc cụ thể mà nhóm đã cam kết thực hiện trong một chu kỳ phát triển.
Chức năng	Dùng để xác định hướng phát triển của sản phẩm và là nguồn đầu tiên của tất cả các công việc.	Dùng để thực hiện cam kết và đảm bảo rằng mục tiêu của chu kỳ sẽ được đạt được.
Mục tiêu	Xác định hướng phát triển dài hạn của sản phẩm, giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường.	Hoàn thành các công việc cụ thể trong một chu kỳ ngắn, đảm bảo sản phẩm luôn có giá trị và có thể triển khai.
Sự thay đổi	Thường xuyên được cập nhật, thay đổi theo phản hồi từ khách hàng, thị trường và nhóm phát triển.	Thay đổi ít hơn trong khi chu kỳ diễn ra để đảm bảo ổn định và không làm mất tập trung của nhóm.
Ví dụ	Thêm tính năng thanh toán qua ví điện tử, cải thiện hiệu suất hệ thống cho môi trường đa ngôn ngữ.	Phát triển giao diện thanh toán, kiểm thử tích hợp với ví điện tử và tối ưu hóa mã nguồn cho hiệu suất cao trong chu kỳ hiện tại.

8.2 Sàng Lọc Backlog Là Gì?

Sàng lọc backlog là quá trình đánh giá và ưu tiên lại các mục trong product backlog. Nhóm và Product Owner thường tổ chức các phiên làm mới để làm rõ, chi tiết hóa và xác định mức độ ưu tiên của các yêu cầu, công việc.

8.3 Backlog Trong Xây Dựng Là Gì?

Backlog trong xây dựng là một danh sách các công việc và nhiệm vụ cần hoàn thành trong dự án xây dựng. Nó giúp quản lý xác định và theo dõi tiến trình công việc, đồng thời giữ cho nhóm linh hoạt đối với thay đổi trong yêu cầu dự án.

8.4 Backlog Trong Sản Xuất Là Gì?

Backlog trong sản xuất là một danh sách các đơn đặt hàng hoặc công việc cần được thực hiện trong quá trình sản xuất. Nó giúp quản lý theo dõi và ưu tiên các công việc, đảm bảo rằng sản xuất diễn ra mượt mà và hiệu quả.

8.5 Backlog Trong Logistics Là Gì?

Backlog trong logistics thường áp dụng trong quản lý chuỗi cung ứng, là danh sách các đơn hàng, vận chuyển hoặc công việc cần được thực hiện trong lĩnh vực logistics. Nó giúp tổ chức và theo dõi các hoạt động để đảm bảo quá trình vận chuyển, lưu kho diễn ra hiệu quả.

Xem thêm: Ngành logistics là gì? Khám phá cơ hội việc làm ngành logistics

Có thể thấy, backlog là một công cụ rất quan trọng trong quản lý dự án của doanh nghiệp. Hy vọng rằng qua bài viết trên đây của JobsGO, bạn đọc đã hiểu rõ “backlog là gì?” cùng cách để quản lý backlog hiệu quả nhé.

Tìm việc làm ngay!

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: