Excel là một công cụ rất được ưa chuộng hiện nay vì sự hữu ích của nó với người dùng. Việc thành thạo Excel sẽ là tiền đề giúp bạn gặt hái được nhiều thành công trong công việc. Trong bài viết này, JobsGO sẽ giới thiệu cho bạncác hàm trong excel để giúp có thể nhuần nhuyễn và làm chủ được phần mềm này nhé!
Hàm MIN/ MAX là hàm được sử dụng để tính giá trị nhỏ nhất/ giá trị lớn nhất của vùng dữ liệu được chọn.
Cú pháp:
=MIN(X1:X2)
=MAX(X1:X2)
Trong đó:
X1, X2 lần lượt là địa chỉ của ô đầu và ô cuối của dãy muốn tìm Min, Max.
Ví dụ hàm MIN: Để tìm giá trị nhỏ nhất của vùng dữ liệu trong bảng bên dưới, ta áp dụng công thức =MIN(A2:C5), kết quả nhận được sẽ là 25.
Ví dụ hàm MAX: Để tìm giá trị lớn nhất của vùng dữ liệu trong bảng bên dưới, ta áp dụng công thức =MIN(A2:C5), kết quả nhận được sẽ là 89.
Hàm Min
Hàm Max
1.3 Hàm COUNT/ COUNTA
COUNT là hàm được sử dụng khi muốn đếm số lượng những ô trong vùng dữ liệu có chứa số. Cú pháp của hàm này là:
=COUNT(Value1,…)
Trong đó: Value1 là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm.
Ví dụ: Để đếm số lượng các số trong vùng dữ liệu đã chọn, bạn áp dụng công thức =COUNT(A2:C5). Kết quả đạt được là tổng số lượng ô có chứa số.
Khác với COUNT, hàm COUNTA được dùng để đếm những ô không trống (tức là những ô đã chứa dữ liệu) trong một phạm vi nhất định. Cú pháp của hàm COUNTA cũng khá tương đồng với hàm COUNT:
=COUNTA(Value1,…)
Tuy nhiên, với hàm COUNT A: vùng dữ liệu sẽ bị giới hạn, tối đa là 255 ô (với Excel từ 2007 về sau) và tối đa 30 (với Excel từ 2003 về trước).
Ví dụ: Để đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu trong vùng được chọn, bạn áp dụng công thức =COUNT(A2:C5). Kết quả đạt được là số lượng ô có chứa kí tự hoặc số.
Đếm giá trị là số trong vùng dữ liệu
Hàm COUNTA
1.4 Hàm AVERAGE
Khi muốn tính giá trị trung bình của một dãy số, người ta sẽ sử dụng hàm AVERAGE.
Cú pháp của hàm này vô cùng đơn giản:
=AVERAGE(number1,number2,…)
Trong đó:
number1 (Bắt buộc): Tham chiếu ô hoặc phạm vi vùng dữ liêu muốn tính trung bình.
number2,… (Tùy chọn): Tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình. Number 2 được giới hạn tối đa 255 ô.
Ví dụ: Để tính lương trung bình theo dữ liệu trong bảng bên dưới, ta có công thức =AVERAGE(C3:C8) và nhận được kết quả là giá trị trung bình của 6 tháng lương.
Hàm PRODUCT là hàm tính tích của tất cả các đối số đã được chọn.
Cú pháp:
=PRODUCT(number1, number2,…)
Trong đó:
number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.
number2,… (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa là 255. [/info]
Ví dụ: Để tính tích của các số được chọn trong bảng bên dưới, bạn sử dụng hàm =PRODUCT(D2:D8)
Hàm PRODUCT
1.6 Hàm ODD/EVEN
Hàm ODD là hàm làm tròn số được trả về đến số nguyên lẻ gần nhất.
Cú pháp:
=ODD(Number)
Với Number: Là giá trị cần làm tròn
Ví dụ: Làm tròn số 4.6 đến số nguyên lẻ gần nhất nhận được kết quả là 5.
Hàm ODD
Hàm EVEN là hàm trả về số được làm tròn lên số nguyên chẵn gần nhất.
Cú pháp:
=EVEN(Number)
Với “Number”: Là giá trị cần làm tròn
Ví dụ: Làm tròn 53.4 đến số nguyên chẵn gần nhất nhận được kết quả là 54.
Hàm EVEN
Hàm tính toán bao gồm các công thức cơ bản trong Excel. Tiếp đến, hãy cùng JobsGO đi sâu khám phá những hàm phức tạp hơn nhé!
2. Các Hàm Điều Kiện
Nhắc đến hàm điều kiện, không thể không kể tới các hàm đặc trưng sau:
2.1 Hàm COUNTIF
Nếu muốn đếm số ô trong vùng dữ liệu thỏa mãn điều kiện nào đó, bạn cần dùng hàm COUNTIF.
Cú pháp của hàm COUNTIF là:
=COUNTIF(range,criteria)
Trong đó:
range: Vùng dữ liệu muốn đếm ô.
criteria: Điều kiện áp dụng cho những ô muốn đếm.
Ví dụ: Với bảng thống kê các mặt hàng và số lượng tồn như hình dưới
Để thống kê số lượng mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm, bạn hãy nhập công thức: =COUNTIF(C2:C11,”>150″)
Kết quả nhận được là có 8 mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm.
Hàm COUNTIF
2.2 Hàm IF
Nếu bạn muốn xác định dữ liệu có thỏa mãn điều kiện đặt ra hay không, hàm IF là hàm giúp bạn thực hiện điều đó.
Cú pháp:
=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
Trong đó:
Logical_test: Điều kiện bạn muốn đối chiếu.
Value_if_true: Giá trị trả về nếu thỏa điều kiện
Value_if_false: Giá trị trả về nếu không thỏa điều kiện.
Ví dụ: Với dữ liệu được cho trong bảng bên dưới, để đánh giá “Đạt” với học sinh từ 7 điểm trở lên và “Không đạt” với học sinh dưới điểm 7, ta có công thức: =IF(C2>=7,”Đạt”,”Không Đạt”), và được kết quả như hình bên dưới.
Nếu hàm SUM được dùng để tính tổng một vùng dữ liệu thì SUMIF sẽ đặc biệt hơn. Nó sẽ thực hiện tính tổng một vùng dữ liệu đáp ứng điều kiện nhất định.
Công thức của hàm này là:
=SUMIF(range,criteria,[sum_range])
Trong đó:
range: Phạm vi ô muốn áp dụng điều kiện.
criteria: Điều kiện muốn áp dụng để tính tổng. Điều kiện có thể ở dạng số, tham chiếu ô, văn bản…
sum_range: Đây là dãy ô thực tế mà bạn muốn sử dụng để tính tổng các số trong dãy đó. Nếu bạn bỏ qua sum_range, Excel sẽ tự động tính tổng các số trong range.
Ví dụ: Để tính tổng số màu cam ở cột A có số lượng xuất hiện trong cột B ở bảng đã cho bên dưới, bạn áp dụng công thức =SUMIF(A1:A8,”cam”,B1:B8)
Hàm SUMIF
3. Các Hàm Dùng Trong Văn Bản
Các hàm trong Excel áp dụng cho văn bản bao gồm:
3.1 Hàm LEFT/RIGHT/MID
Hàm LEFT được sử dụng khi muốn trích xuất chuỗi ký tự ở bên trái của văn bản được chọn.
Cú pháp:
=LEFT(text,[num_chars])
Trong đó:
text: Chuỗi văn bản chứa ký tự muốn cắt.
num_chars: Số lượng ký tự bạn muốn cắt.
Ví dụ: Trong bảng dưới đây, để tìm 3 ký tự đầu tiên tại ô B2, bạn nhập công thức =LEFT(B3,3)
Hàm LEFT
Tương tự như hàm LEFT, hàm RIGHT có thể sử dụng để tách chuỗi ký tự tính từ bên phải của dữ liệu được chọn.
Cú pháp:
=RIGHT(text,[num_chars])
Ví dụ: Để tìm 7 ký tự cuối tại ô B2, bạn áp dụng công thức =RIGHT(B3,7), nhấn Enter và được kết quả như hình.
Hàm RIGHT
Hàm MID cho phép bạn chọn ra một số lượng ký tự mong muốn từ một chuỗi văn bản nào đó.
Cú pháp của hàm MID là:
=MID(text, start_num, num_chars)
Trong đó:
text: Chuỗi văn bản bạn muốn trích xuất ký tự.
start_num: Vị trí của ký tự đầu tiên trong chuỗi ký tự bạn muốn cắt.
num_chars: Số ký tự bạn muốn cắt.
Ví dụ: Để tìm 7 ký tự tại ô B2 bắt đầu từ vị trí thứ 3, bạn áp dụng công thức =LEFT(B3,3,7), nhấn Enter và được kết quả “ạm Văn ”
Hàm MID
3.2 Hàm LEN
Hàm LEN được sử dụng khi muốn đếm số ký tự trong một phạm vi nào đó. Số ký tự này được tính bao gồm cả khoảng trắng.
Cú pháp áp dụng hàm LEN là:
=LEN(chuỗi ký tự)
hoặc =LEN(ô chứa chuỗi ký tự)
Ví dụ: Để đếm số ký tự của “Điện máy XANH”, bạn áp dụng công thức =LEN(A1)
Hàm LEN
3.3 Hàm CONCAT
Khi muốn nối nội dung của các ô lại với nhau, bạn nên sử dụng hàm CONCAT.
Cú pháp của hàm CONCAT là:
=CONCAT(Text1;Text2…)
Trong đó: Text1, Text2 là nội dung của các ô văn bản cần nối.
Ví dụ: =CONCAT(“Điện”,” “,”máy”,” “,”XANH”,” “,”Xin”,” “,”Cám”,” “,”ơn.”) sẽ trả về “Điện máy XANH Xin Cám ơn.”
Hàm NOW là hàm được sử dụng với mục đích hiển thị thời gian thực tế trên hệ thống. Nó cũng được dùng trong trường hợp tính toán giá trị dựa trên ngày và thời gian hiện tại.
Cú pháp hàm NOW như sau:
=NOW()
Ví dụ: =NOW() : Trả về ngày và thời gian hiện tại trên hệ thống của bạn.
=NOW()+7: Trả về ngày và thời gian 7 ngày trong tương lai
Hàm NOW
4.2 Hàm DATE
Sử dụng hàm DATE trong Excel sẽ trả cho bạn kết quả về thời gian cụ thể theo lịch được cài đặt trên máy tính của bạn.
Cú pháp:
=DATE(Year,Month,Day)
Ví dụ: =DATE(2023,01,18) trả về kết quả ngày 18 tháng 1 năm 2023
Hàm DATE
5. Các Hàm Tra Cứu Dữ Liệu
Ngoài ra, còn có một số hàm được sử dụng trong tra cứu dữ liệu, cụ thể là:
5.1 Hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là hàm cho phép bạn có thể dò tìm dữ liệu trong một bảng, một phạm vi theo hàng dọc. Kết quả bạn nhận được sẽ là dữ liệu theo hàng ngang.
Lookup_value: Đây là giá trị mà bạn muốn tra cứu. Bạn có thể điền giá trị cụ thể hoặc địa chỉ của một ô trên bảng tính.
Table_array: Giới hạn của bảng cần dò tìm.
Col_index_num: Số thứ tự tính từ trái qua phải của cột cần dò tìm.
Range_lookup: xác định cách thức tìm kiếm là chính xác hay tương đối. Nếu bạn bỏ qua Range_lookup, Excel sẽ tự động mặc định là dò tìm tương đối.
Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò tìm tương đối.
Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò tìm chính xác.
Ví dụ: Để xác định mức phụ cấp cho nhân viên với dữ liệu được cho trong bảng dưới, tại ô E4, bạn điền công thức: =VLOOKUP(D4,$H$3:$I$8,2,0)
Giải thích công thức:
Dấu $ được sử dụng để cố định các dòng, các cột của bảng 2 khi bạn copy công thức sang các ô khác.
2 là số thứ tự của cột dữ liệu.
Range_lookup = 0 (FALSE) để dò tìm chính xác.
Hàm VLOOKUP
5.2 Hàm INDEX
Khi sử dụng hàm INDEX, bạn sẽ nhận được kết quả là một giá trị hoặc địa chỉ ô có chứa dữ liệu cần tra cứu.
Cú pháp:
=INDEX(array, row_num, column_num)
Với:
array: Array chính là phạm vi của ô hoặc hằng số mảng bạn muốn tra cứu.
row_num: Thứ tự của hàng trong phạm vi chứa giá trị muốn nhận.
column_num: Thứ tự của cột trong phạm vi chứa giá trị muốn nhận.
Ví dụ: Nếu bạn muốn tìm giá trị của phần tử ở dòng thứ 4, cột thứ 1 trong mảng (Mảng gồm 10 dòng và 4 cột (có địa chỉ là B4:E13)), bạn nhập công thức: =INDEX(B4:E13,4,1)
Giải thích công thức:
B4:E13 là mảng chứa giá trị cần trả về.
4 là số thứ tự của hàng trong mảng chứa giá trị cần trả về.
1 là số thứ tự của cột trong mảng chứa giá trị cần trả về.
Sau khi nhập xong, bạn nhấn Enter. Kết quả trả về sẽ như hình dưới.
Hàm INDEX
5.3 Hàm MATCH
Hàm MATCH cho phép người dùng có thể tìm kiếm và xác định vị trí tương đối của giá trị mong muốn trong phạm vi nào đó.
Cú pháp của hàm là:
=Match(Lookup_value, Lookup_array, Match_type)
Trong đó:
Lookup_value: Giá trị mà bạn muốn tra cứu.
Lookup_array: Phạm vi chứa giá trị muốn tra cứu.
Match_type:
Kiểu khớp là 0: Trả về vị trí tương đối của giá trị trong trường hợp vùng dữ liệu chưa được sắp xếp.
Kiểu khớp là 1: Trả về vị trí của giá trị lớn nhất. Tuy nhiên, giá trị này nhỏ hơn hoặc bằng giá trị muốn tra cứu. (Giả sử dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần).
Kiểu khớp là -1: Trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất. Tuy nhiên, giá trị này lớn hơn hoặc bằng giá trị muốn tra cứu. (Giả sử dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự giảm dần).
Ví dụ: Để tìm vị trí của học sinh Lâm Thiên Trang trong những hồ sơ ứng tuyển, tại ô G3 ta thực hiện công thức: =MATCH(G1,A2:A9,0)
Lookup_value: giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
Table_array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu (không tính cột tiêu đề)c
Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy.
Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu.
“+ 0”: Dòng đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp.
“+ 1”: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định).
Ví dụ: Với điểm số đã có, ta cần xếp loại học sinh trong Bảng 1 dựa vào dữ liệu ở Bảng 2. Tại D4 ta có: =HLOOKUP(C4,$B$11:$F$12,2,1). Hàm HLOOKUP sẽ tiến hành dò tìm điểm số ở ô C4 trong Bảng 2 từ trái qua phải. Khi tìm thấy giá trị gần bằng, nó sẽ trả về kết quả xếp loại tương ứng nằm ở hàng 2.
Hàm HLOOKUP
6. Lợi Ích Khi Sử Dụng Các Hàm Trong Excel Là Gì?
Excel cung cấp các hàm tính toán linh hoạt, giúp bạn thực hiện các thao tác phức tạp trên dữ liệu dễ dàng hơn bao giờ hết.
6.1 Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc
Việc sử dụng các hàm trong Excel giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian dành cho các tác vụ lặp đi lặp lại. Thay vì phải nhập công thức một cách thủ công cho từng ô hoặc từng bảng dữ liệu, bạn có thể chọn một hàm thích hợp từ danh sách có sẵn. Sau khi nhập các tham số cần thiết, Excel sẽ tự động thực hiện phép tính, đưa ra kết quả ngay lập tức.
Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót do thao tác thủ công. Hơn nữa, với việc sử dụng hàm, bạn dễ dàng áp dụng các thay đổi cho nhiều ô dữ liệu bằng cách điều chỉnh tham số đầu vào, mà không cần phải chỉnh sửa từng công thức riêng lẻ.
6.2 Cải Thiện Độ Chính Xác Và Chất Lượng Thông Tin
Khi bạn sử dụng hàm, độ chính xác của kết quả tính toán sẽ cao hơn rất nhiều so với việc thực hiện tính toán bằng tay. Các hàm được lập trình sẵn trong Excel đã được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra lại các công thức và kết quả để phát hiện, sửa lỗi khi cần thiết, điều đó góp phần nâng cao độ tin cậy của dữ liệu mà bạn đang làm việc.
Các hàm trong Excel cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý và xử lý dữ liệu lớn. Nếu phát hiện sai sót trong dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng xác định, điều chỉnh mà không phải lo lắng về việc liệu các kết quả tính toán có bị ảnh hưởng hay không.
6.3 Cải Thiện Khả Năng Phân Tích Và Báo Cáo Thông Tin
Sử dụng các hàm trong Excel cho phép bạn thực hiện các phân tích dữ liệu một cách sâu sắc, hiệu quả hơn. Các hàm như VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX/MATCH giúp bạn tìm kiếm và lấy dữ liệu từ các bảng khác nhau mà không cần phải cuộn qua từng ô.
Bạn cũng có thể tạo ra các báo cáo trực quan bằng cách sử dụng các hàm để tự động hóa việc tính toán và cập nhật dữ liệu. Việc này rất hữu ích trong quá trình tạo ra các bảng điều khiển (dashboard) hoặc biểu đồ mà bạn có thể chia sẻ với đồng nghiệp hay cấp trên. Nhờ vào tính năng đó, các thông tin quan trọng được trình bày một cách trực quan, dễ hiểu hơn, giúp bạn đưa ra các quyết định dựa trên thông tin chính xác, kịp thời.
Hơn nữa, khả năng sử dụng các hàm cũng giúp bạn lọc và phân loại dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, nhanh chóng tìm ra các xu hướng cũng như mẫu trong dữ liệu mà có thể bạn đã bỏ lỡ khi xử lý thủ công.
7. Lưu Ý Khi Thực Hiện Các Hàm Trong Excel
Để đảm bảo công thức trong Excel được tính chính xác và tránh các sai sót không mong muốn, có một số lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ khi sử dụng các hàm.
Khi tạo các hàm trong Excel, bạn phải luôn bắt đầu bằng dấu “=” để Excel nhận diện đó là công thức. Dù tên hàm bạn nhập có viết hoa hay viết thường, Excel vẫn hiểu và thực thi đúng lệnh.
Trong quá trình nhập công thức, các đối số cần được đặt trong ngoặc đơn và phân tách bằng dấu phẩy. Đối số có thể là các loại dữ liệu khác nhau như số, văn bản, địa chỉ ô, phạm vi hoặc thậm chí là các hàm khác. Bạn cần đảm bảo các đối số được sắp xếp đúng cú pháp để hàm hoạt động chính xác.
Mỗi hàm có cú pháp riêng với các đối số cụ thể, vì vậy bạn nên chú ý đến số lượng và loại đối số khi sử dụng hàm. Bạn có thể tham khảo phần Gợi ý hàm của Excel, giúp hiển thị cú pháp, cung cấp ví dụ, để tránh các lỗi cú pháp trong quá trình bạn nhập công thức.
Tùy theo nhu cầu, bạn có thể dùng tham chiếu tương đối hoặc tham chiếu tuyệt đối trong công thức. Nếu cần cố định giá trị của ô hoặc vùng dữ liệu, bạn hãy thêm ký hiệu đô la ($) trước cột hoặc hàng để thiết lập tham chiếu tuyệt đối. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn sao chép công thức qua nhiều ô nhưng vẫn muốn giữ nguyên một phạm vi nhất định.
Sau khi nhập công thức, bạn nên kiểm tra kết quả để đảm bảo tính chính xác. Nếu phát sinh lỗi, chẳng hạn như #DIV/0!, #VALUE!, #NAME?, #REF!, #NUM!, #N/A, bạn kiểm tra lại cú pháp và đối số để điều chỉnh. Hiểu rõ các loại lỗi sẽ giúp bạn xử lý chúng nhanh chóng, hiệu quả.
Các hàm trong Excel rất phong phú và đa dạng, nhưng cũng đi kèm với độ phức tạp nhất định. Để sử dụng hàm một cách hiệu quả, bạn dành thời gian luyện tập, tìm hiểu kỹ cách áp dụng của từng hàm trong các trường hợp cụ thể. Thực hành thường xuyên sẽ giúp bạn làm chủ Excel nhanh chóng, thực hiện công việc một cách thông minh hơn.
Trên đây là các hàm trong Excel đặc trưng, nổi bật mà JobsGO muốn chia sẻ với bạn. Chắc hẳn rằng, với những thông tin hữu ích trên, bạn có thể dễ dàng làm chủ Excel chỉ trong vòng 1 nốt nhạc.
Câu hỏi thường gặp
1. Công Việc Nào Cần Thành Thạo Các Hàm Trong Excel?
Hiện nay, hầu hết các công việc văn phòng như Kế toán, Nhân sự, Marketing, Logistics… đều cần làm việc trên Excel. Chính vì thế việc thành thạo các hàm của Excel sẽ hỗ trợ các bạn xử lý và giải quyết công việc nhanh chóng, dễ dàng hơn.
2. Với Các Phiên Bản Excel Khác Nhau Thì Việc Áp Dụng Các Hàm Trong Excel Có Thay Đổi Không?
Dù bạn sử dụng phiên bản Excel nào thì công thức áp dụng các hàm trong Excel vẫn không có sự khác biệt. Do vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng.
Hồng Nguyễn
