Tổng hợp công thức Excel thông dụng – Dân văn phòng nhất định phải biết

Nắm vững các công thức Excel cơ bản là yêu cầu quan trọng đối với hầu hết vị trí nhân viên văn phòng hiện nay. Kỹ năng này không chỉ giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng, chính xác mà còn tạo lợi thế rõ rệt khi ứng tuyển. Trong bài viết, JobsGO sẽ tổng hợp và hệ thống lại những công thức Excel cần biết một cách ngắn gọn, dễ áp dụng.

1. Các thành phần của một công thức Excel

Một công thức Excel có thể được tạo thành từ một hoặc nhiều thành phần sau, tùy theo mục đích tính toán:

• Hằng số: Là các giá trị cố định (số hoặc văn bản) được nhập trực tiếp vào công thức. Ví dụ: 1*5, 2*6.
• Tham chiếu ô: Là tên ô hoặc vùng ô chứa dữ liệu cần tính toán, như A1, A1:A2. Ví dụ: =SUM(A1:A2) để tính tổng giá trị trong vùng A1 đến A2.
• Tên hàm: Là tên các hàm Excel dùng cho từng mục đích cụ thể. Ví dụ: SUM (tính tổng), COUNT (đếm).Các hàm: Là những công thức có sẵn trong Excel, giúp thực hiện phép tính tự động theo đối số. Ví dụ: SUM(A1:A2), COUNT(A1:A3), ROUND, SUBTOTAL.
• Toán tử: Là các ký hiệu dùng để thực hiện phép toán trong Excel, gồm:

• Toán tử số học: +, -, *, /
• Toán tử so sánh: =, <>, >, <, <=, >=

Các thành phần của cột công thức Excel

2. Tổng hợp công thức Excel cơ bản bạn cần biết

Dưới đây là các công thức trong Excel cơ bản mà bạn nên biết:

2.1. Hàm tính toán

2.1.1. Hàm SUM

Hàm SUM dùng để tính tổng tất cả các số trong dãy ô. Nghĩa là SUM có nhiệm vụ tính tổng giá trị các số hoặc dãy số trong ô mà bạn muốn tính.

Công thức: =SUM(Number1, Number2, …)

• Với: Number1, Number2… là giá trị các số hạng hoặc vùng dữ liệu cần tính tổng.
• Kết quả: Tổng của các giá trị được chọn.

Ví dụ các tính tổng bằng hàm SUM

2.1.2. Hàm MIN/MAX

Hàm MIN/MAX dùng để tìm giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất trong một tập hợp các số.

Công thức: =MIN(Number1, Number2, …) hoặc =MAX(Number1, Number2, …)

• Với: Number1, Number2… là các số hoặc vùng dữ liệu cần so sánh.
• Kết quả: Giá trị nhỏ nhất (MIN) hoặc lớn nhất (MAX) trong dãy.

Ví dụ về hàm MIN

2.1.3. Hàm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT/COUNTA dùng để đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu.

Công thức: =COUNT(Value1, …) hoặc =COUNTA(Value1, …)

• Với: COUNT dùng để đếm các ô chứa số; COUNTA dùng để đếm các ô không trống (chứa bất kỳ dữ liệu gì).
• Kết quả: Số lượng các ô thỏa mãn điều kiện đếm.

Ví dụ hàm COUNT

2.1.4. Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của một dãy số.

Công thức: =AVERAGE(Number1, Number2, …)

• Với: Number1, Number2… là các số hoặc vùng dữ liệu cần tính trung bình.
• Kết quả: Giá trị trung bình của các số hạng đã chọn.

Ví dụ hàm AVERAGE

2.1.5. Hàm PRODUCT

Hàm PRODUCT dùng để tính tích của tất cả các số được đưa vào làm đối số.

Công thức: =PRODUCT(Number1, Number2, …)

• Với: Number1, Number2… là các số hoặc dãy số cần nhân với nhau.
• Kết quả: Tích của các giá trị đã chọn.

Ví dụ hàm PRODUCT

2.1.6. Hàm NETWORKDAYS

Hàm NETWORKDAYS dùng để tính số lượng ngày làm việc toàn thời gian giữa hai ngày (loại trừ Thứ 7, Chủ nhật và các ngày lễ).

Công thức: =NETWORKDAYS(Start_date, End_date, [Holidays])

• Với: Start_date (Ngày bắt đầu), End_date (Ngày kết thúc), Holidays (Danh sách ngày lễ tùy chọn).
• Kết quả: Tổng số ngày làm việc trong khoảng thời gian đó.

Ví dụ về hàm NETWORKDAYS

2.2. Hàm điều kiện logic

2.2.1. Hàm IF

Hàm IF dùng để kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đúng, và một giá trị khác nếu điều kiện sai.

Công thức: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

• Với: Logical_test là điều kiện kiểm tra; Value_if_true là kết quả khi đúng; Value_if_false là kết quả khi sai.
• Kết quả: Trả về một trong hai giá trị dựa trên kết quả kiểm tra logic.

Ví dụ hàm IF

2.2.2. Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF dùng để đếm số lượng các ô trong một vùng thỏa mãn một điều kiện nhất định.

Công thức: =COUNTIF(Range, Criteria)

• Với: Range là vùng cần đếm; Criteria là điều kiện để đếm (ví dụ: “>10”, “Táo”).
• Kết quả: Số lượng ô thỏa mãn điều kiện.

Ví dụ hàm COUNTIF

2.2.3. Hàm SUMIF

Hàm SUMIF dùng để tính tổng các giá trị trong một vùng thỏa mãn điều kiện cụ thể.

Công thức: =SUMIF(Range, Criteria, [Sum_range])

• Với: Range là vùng xét điều kiện; Criteria là điều kiện tính tổng; Sum_range là vùng thực tế cần tính tổng.
• Kết quả: Tổng các ô thỏa mãn điều kiện đưa ra.

Ví dụ về hàm SUMIF

2.2.4. Hàm AND

Hàm AND dùng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc, trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện đều đúng.

Công thức: =AND(Logical1, Logical2, …)

• Với: Logical1, Logical2… là các biểu thức logic cần kiểm tra.
• Kết quả: Trả về TRUE (Đúng) hoặc FALSE (Sai).

Ví dụ hàm AND

2.2.5. Hàm OR

Hàm OR dùng để kiểm tra nhiều điều kiện, trả về TRUE nếu có ít nhất một điều kiện đúng.

Công thức: =OR(Logical1, Logical2, …)

• Với: Logical1, Logical2… là các biểu thức logic cần kiểm tra.
• Kết quả: Trả về TRUE nếu có bất kỳ điều kiện nào đúng.

Ví dụ hàm OR

2.3. Hàm sử dụng trong văn bản

2.3.1. Hàm LEFT/RIGHT/MID

Hàm LEFT/RIGHT/MID dùng để trích xuất một số lượng ký tự nhất định từ một chuỗi văn bản.

Công thức: =LEFT(Text, Num_chars) =RIGHT(Text, Num_chars), =MID(Text, Start_num, Num_chars)

• Với: Text là chuỗi văn bản; Num_chars là số ký tự muốn lấy; Start_num là vị trí bắt đầu lấy (đối với hàm MID).
• Kết quả: Một phần của chuỗi văn bản gốc.

Ví dụ hàm LEFT

2.3.2. Hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE dùng để kết nối (nối) nhiều chuỗi văn bản lại thành một chuỗi duy nhất.

Công thức: =CONCATENATE(Text1, Text2, …)

• Với: Text1, Text2… là các ô hoặc chuỗi văn bản cần nối lại.
• Kết quả: Một chuỗi văn bản dài gồm các chuỗi thành phần ghép lại.

Ví dụ hàm CONCATENATE

2.4. Hàm ngày tháng

2.4.1. Hàm NOW

Hàm NOW dùng để hiển thị ngày và giờ hiện tại của hệ thống.

Công thức: =NOW()

• Với: Hàm này không có đối số.
• Kết quả: Giá trị ngày và giờ hiện tại (tự động cập nhật).

Ví dụ hàm NOW

2.4.2. Hàm DATE

Hàm DATE dùng để tạo ra một giá trị ngày tháng từ các số riêng lẻ của năm, tháng, ngày.

Công thức: =DATE(Year, Month, Day)

• Với: Year (Năm), Month (Tháng), Day (Ngày) là các số nguyên.
• Kết quả: Một giá trị định dạng ngày tháng hợp lệ.

Ví dụ hàm DATE

2.4.3. Hàm TIME

Hàm TIME dùng để tạo ra một giá trị thời gian từ các số riêng lẻ của giờ, phút, giây.

Công thức: =TIME(Hour, Minute, Second)

• Với: Hour (Giờ), Minute (Phút), Second (Giây) là các số nguyên.
• Kết quả: Một giá trị định dạng thời gian.

Ví dụ hàm Time

2.5. Hàm tra cứu dữ liệu

2.5.1. Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP dùng để tìm kiếm một giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của một bảng và trả về giá trị ở cột khác trên cùng hàng đó.

Công thức: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup])

• Với: Lookup_value là giá trị cần tìm; Table_array là bảng chứa dữ liệu; Col_index_num là số thứ tự cột lấy dữ liệu; Range_lookup là cách tìm (0 là chính xác, 1 là tương đối).
• Kết quả: Giá trị tìm thấy tại vị trí giao nhau giữa hàng chứa giá trị tìm kiếm và cột được chọn.

Ví dụ về hàm VLOOKUP

2.5.2. Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP dùng để tìm kiếm một giá trị trong hàng trên cùng của một bảng và trả về giá trị ở hàng khác trên cùng cột đó (tìm theo chiều ngang).

Công thức: =HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, [Range_lookup])

• Với: Tương tự VLOOKUP nhưng Row_index_num là số thứ tự hàng cần lấy dữ liệu.
• Kết quả: Giá trị tìm thấy trong bảng theo hàng ngang.

Ví dụ hàm HLOOKUP

2.5.3. Hàm MATCH

Hàm MATCH dùng để tìm kiếm một giá trị trong một vùng và trả về vị trí tương đối của giá trị đó.

Công thức: =MATCH(Lookup_value, Lookup_array, [Match_type])

• Với: Lookup_value là giá trị tìm; Lookup_array là vùng tìm kiếm; Match_type thường là 0 (tìm chính xác).
• Kết quả: Một con số đại diện cho vị trí (thứ tự) của giá trị đó trong vùng.

Ví dụ hàm MATCH

2.5.4. Hàm INDEX

Hàm INDEX dùng để trả về giá trị của một ô tại điểm giao nhau của một hàng và một cột cụ thể trong một vùng.

Công thức: =INDEX(Array, Row_num, [Column_num])

• Với: Array là vùng dữ liệu; Row_num là số hàng; Column_num là số cột.
• Kết quả: Giá trị nằm tại ô được chỉ định bởi hàng và cột.

Ví dụ hàm INDEX

2.5.5. Hàm CHOOSE

Hàm CHOOSE dùng để chọn một giá trị từ danh sách các giá trị dựa trên một số chỉ mục cho trước.

Công thức: =CHOOSE(Index_num, Value1, Value2, …)

• Với: Index_num là con số chỉ vị trí muốn lấy (1, 2, 3…); Value1, Value2… là danh sách các lựa chọn.
• Kết quả: Giá trị tương ứng với số chỉ mục đã chọn.

Ví dụ hàm CHOOSE

>>> Xem thêm: Toàn tập cách sử dụng Excel để quản lý dự án

Như vậy là JobsGO đã vừa cùng bạn điểm qua cấu trúc cùng cách dùng của hơn 20+ công thức Excel thông dụng nhất. Tiếp tục dõi theo website để đón đọc những thông tin liên quan, và thường xuyên cập nhật những thông tin tuyển dụng mới nhất nhé!

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao khi copy công thức sang ô khác thì kết quả bị sai?

Do bạn đang dùng địa chỉ tương đối (ví dụ: A1). Khi kéo công thức xuống, A1 sẽ tự động nhảy thành A2, A3....

2. Làm thế nào để cố định vùng dữ liệu trong công thức?

Để cố định vùng dữ liệu, bạn sử dụng ký hiệu $ trước tiêu đề hàng và cột.

3. Cách nối tên và họ từ hai cột khác nhau nhanh nhất trong Excel?

Để nối tên và họ từ hai cột khác nhau, bạn có thể dùng dấu & hoặc hàm CONCAT.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)