Timeline là thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến trong mọi ngành nghề. Vậy timeline là gì? Timeline mang lại lợi ích như thế nào trong công việc? Cách để xây dựng một timeline chuẩn, hiệu quả ra sao? Để giải đáp toàn bộ những thắc mắc trên, hãy đọc ngay bài viết dưới đây bạn nhé!
Timeline là gì? Timeline được hiểu là đường thời gian. Nó giống như kiểu xem hiển thị mục từ trái sang phải trong một tháng thời gian cụ thể. Hay nó còn là một sự trình bày chuỗi sự kiện theo thời gian, giúp người nhìn hiểu các mối quan hệ tạm thời nhanh, đơn giản nhất.
Timeline là gì?
Trong hoạt động kinh doanh, công việc, người ta thường sử dụng timeline. Lúc này nó sẽ có nhiệm vụ phác họa lại sự kiện quan trọng, thời gian, mục tiêu cho từng ngày. Chú thích đi cùng cho dòng thời gian cũng có thể ghi lại tiến trình thực tế.
Ngoài ra, timeline còn được sử dụng như thời gian biểu. Đây là công cụ hữu ích giúp chúng ta sử dụng thời gian hiệu quả và hình thành các thói quen khoa học, giảm stress.
Hiện nay, có rất nhiều loại timeline được sử dụng. Dưới đây là 3 loại phổ biến nhất được JobsGO tổng hợp lại:
Timeline công việc
Timeline công việc là gì? Nó là một bản tiến độ thực hiện công việc. Tại đây sẽ ghi chú lại toàn bộ quá trình, hoạt động từ tổng quan đến chi tiết mà một người cần làm trong khoảng thời gian nhất định. Workflow công việc càng sắp xếp khoa học, đúng trình tự thì càng dễ theo dõi. Nhìn vào bảng timeline đó, họ sẽ biết việc nào cần làm trước, việc nào làm sau, từ đó đem lại hiệu quả tối ưu nhất.
Về bản chất thì nó cũng là bảng công việc ở lĩnh vực truyền thông. Trong đó thể hiện thời gian bắt đầu, kết thúc, quá trình thực hiện, mục tiêu nhỏ, mục tiêu lớn. Tuy nhiên, timeline truyền thông sẽ cần tính logic và khoa học cao. Bởi mảng truyền thông có tầm ảnh hưởng rộng, nếu xảy ra sai sót thì cả quá trình sẽ thất bại. Chính vì thế mà người lên timeline cần thực hiện tỉ mỉ, chi tiết để không có lỗ hổng trong khâu thực hiện.
Đây chính là tính năng thời gian biểu cho một tài khoản facebook cá nhân. Nó giúp bạn nhìn thấy cuộc sống hàng ngày theo trình tự thời gian cùng ảnh hiển thị, ghi chú nội dung bài viết.
Các loại timeline phổ biến
Lợi ích của timeline công việc
Như đã đề cập ở trên, việc sử dụng timeline mang lại rất nhiều lợi ích cho chúng ta trong công việc. Cụ thể, nó biểu hiện ở các khía cạnh sau:
Tạo thời gian biểu khoa học
Một bảng timeline đã giúp bạn sắp xếp toàn bộ công việc, thời gian, mục tiêu cần đạt một cách rõ ràng nhất. Để đảm bảo được hiệu quả, bạn cần phải đưa ra thời gian bắt đầu và kết thúc. Đặc biệt, thời gian cần phải có sự tính toán, phân bổ một cách khoa học. Nó sẽ giúp bạn mỗi khi nhìn vào là biết hôm nay bạn cần làm gì? Làm như thế nào?
Chắc chắn, với một timeline chi tiết bạn sẽ tránh gây ra tình trạng có ngày rảnh rỗi, ngày lại quá tất bật với công việc.
Timeline sẽ nêu rõ công việc trong từng giai đoạn, nhiệm vụ cần thực hiện để cho bạn dự trù thời gian hoàn thành. Nếu hoàn thành trước chứng tỏ năng lực của bạn tốt, còn nếu không hoàn thành thì bạn nên cân nhắc lại thời gian thực hiện sao cho kịp. Khi đã hiểu rõ thực lực cá nhân bạn sẽ biết cách điều tiết phù hợp, tránh trường hợp lúc nhàn rỗi lúc nhiều việc.
Biết rõ việc cần làm
Mục tiêu, mục đích là cái mà bạn muốn đạt được khi thực hiện các hoạt động nào đó. Timeline sẽ giúp bạn vạch ra đường đi cho cả quá trình từ đầu cho đến kết quả. Bên cạnh đó, khi xây dựng timeline bạn đã lên sẵn các công việc cụ thể, cứ làm hết nhiệm vụ này sẽ đến một nhiệm vụ khác mà không cần suy nghĩ, đắn đo. Nó sẽ giúp bạn yên tâm hoàn thành mục tiêu. Vì khi xây dựng nó bạn đã có sự tính toán kỹ càng về thời gian nên sẽ không có chuyện bỏ sót, lãng phí thời gian.
Đảm bảo hiệu quả công việc
Lợi ích của timeline là gì?
Timeline thật sự cần thiết nếu công việc, dự án có nhiều đối tượng tham gia vào. Ví dụ như: Công việc của tôi cần hoàn thành thì mới đủ điều kiện để bạn làm các khâu tiếp theo. Lúc này sắp xếp thứ tự công việc trong timeline giúp bạn đảm bảo dự án tiến hành đúng trình tự.
👉 Xem thêm:To do list là gì? Các ứng dụng tạo To do list hiệu quả không thể bỏ qua
Cách xây dựng 1 timeline hiệu quả
Để xây dựng 1 timeline công việc hiệu quả, bạn cần thực hiện theo 3 bước dưới đây:
Nghiên cứu kỹ lưỡng chủ đề
Trước hết, bạn sẽ cần phải tìm hiểu, nghiên cứu thật kỹ về chủ đề mà mình thực hiện:
Thứ nhất, bạn cần phải thu thập các thông tin có liên quan đến chủ đề mình lựa chọn.
Thứ hai, lập danh sách sự kiện sẽ đưa vào timeline. Đây sẽ là khoảng thời gian bạn chắt lọc thông tin, sự kiện quan trọng, mấu chốt để đưa vào. Căn cứ vào mục đích mong muốn mà bạn có thể cân nhắc với sự kiện thu thập được. Lưu ý nhỏ, bạn không nên đưa ít hơn 5 và không nhiều hơn 20 sự kiện.
Thứ ba, sử dụng dòng thời gian sẽ giúp công việc của bạn thuận lợi, tạo sự hấp dẫn cho mọi người.
Xây dựng khung timeline
Khung timeline đóng vai trò rất quan trọng, bạn hãy xây dựng nó với 7 bước cơ bản sau:
Bước 1: Tìm kiếm mẫu dòng thời gian hợp lý để tạo ra khung timeline cho riêng mình.
Bước 2: Xác định quy mô dòng thời gian để phân chia thời gian cho mỗi sự kiện hợp lý.
Bước 3: Vẽ dòng thời gian cho dự án, phác thảo, đánh dấu cột mốc, mỗi một sự kiện tương ứng một mốc đỏ, độ dài sự kiện sẽ ứng với thời gian thực hiện.
Bước 4: Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc.
Bước 5: Đưa ra quyết định cách trình bày sự kiện trong timeline.
Bước 6: Chọn gia số thời gian (thập kỷ, năm, tháng hoặc ngày) sao cho phù hợp với dự án.
Bước 7: Điền các mốc sự kiện quan trọng trong khung timeline.
👉 Xem thêm: Pomodoro là gì? Sử dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả
Điền thông tin chi tiết
Cuối cùng, bạn sẽ điền đầy đủ thông tin chi tiết gồm:
Bước 1: Đặt tiêu đề cho dự án để người xem hiểu bạn đang muốn làm gì?
Bước 2: Thêm thông tin chi tiết, quan trọng trong từng giai đoạn nhỏ.
Bước 3: Viết một cách rõ ràng, ngắn gọn, cô đọng nội dung.
Bước 4: Thêm các hình ảnh cho timeline.
Trong phần trên đây JobsGO đã hướng dẫn bạn xong cách làm một timeline hoàn chỉnh. Để dự án thêm phần hiệu quả, bạn cũng có thể tham khảo thêm các mẫu timeline đẹp ở trên các trang mạng Internet.
Trong timeline, có 5 loại biểu đồ thường xuyên được sử dụng đó là:
Mốc thời gian
Trong timeline, biểu đồ mốc thời gian là loại cơ bản và được sử dụng nhiều nhất. Trong đó, nó thể hiện rõ ràng từng mốc thời gian, giai đoạn cụ thể của tiến trình cho người làm.
Ở mỗi một mốc thời gian bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về chuỗi sự việc trong quá khứ, tương lai. Bên cạnh đó, nó còn giúp bạn nắm thông tin trực quan hơn.
Thông thường với loại biểu đồ gantt sẽ được dùng trong việc quản lý dự án. Biểu đồ được xây dựng với các thanh ngang độ dài khác nhau, điều đó tương ứng với thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án.
Căn cứ vào tính chất, đặc thù công việc mà hoạt động có thời gian diễn ra sẽ khác nhau, thậm chí công việc có thể bị chồng chéo. Thế nhưng khi xây dựng gantt bạn sẽ dễ dàng trong việc theo dõi, xác định việc nào nên thực hiện trước.
Biểu đồ gantt khá dễ làm, điều quan trọng nhất bạn phải xác định công việc triển khai trong từng giai đoạn là gì? Thời gian bao lâu? Thế nhưng bạn cần lưu ý, gantt chỉ nên dùng cho dự án nhỏ, độ phức tạp thấp.
Biểu đồ dòng thời gian chuẩn
Loại biểu đồ nà sẽ thể hiện sự kiện, giai đoạn đơn lẻ với nội dung rõ ràng, cũng có thể kèm theo hình ảnh. Biểu đồ dòng thời gian chuẩn được sử dụng nhiều trong mô tả chu trình sống sự việc, sự vật, thành tự, lịch sử hình thành.
Biểu đồ chuỗi thời gian
Với biểu đồ chuỗi thời gian sẽ có hai trục X, Y thể hiện sự thay đổi các giá trị theo thời gian. Trục X là giá trị thời gian, trục Y là giá trị biến được đo hoặc cũng có thể ngược lại.
Dạng biểu đồ timeline này được sử dụng nhiều trong lĩnh vực khoa học, tài chính. Bởi nó giúp người dùng chụp lại biến động, thay đổi một cách rõ rệt nhất.
Biểu đồ dòng thời gian tương tác
Dòng thời gian tương tác là một dạng biểu đồ động. Nó cho phép người dùng thu nhỏ, phóng to, thay đổi dữ liệu theo thời gian mong muốn. Biểu đồ này thích hợp sử dụng trong dự án lớn, có nhiều thông tin, dữ liệu.
👉 Xem thêm:Big Idea là gì? Cách phát triển Big Idea trong các chiến dịch Marketing
Một số mẫu timeline chuyên nghiệp
Nếu bạn chưa từng tạo timeline và còn mơ hồ về hình thức, nội dung của nó thì hãy tham khảo ngay một số mẫu dưới đây để áp dụng hiệu quả nhé!
Mẫu timeline truyền thông sự kiện
Mẫu timeline công việc
Mẫu timeline theo dòng thời gian
Mẫu timeline quản lý công việc bằng excel
Timeline sự kiện là gì?
Mẫu timeline biểu đồ gantt
Timeline biểu đồ chuỗi thời gian
Qua bài viết này có thể thấy được timeline là gì? và hiểu được vai trò quan trọng, cần thiết của nó cho công việc, cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Nó giúp bạn đi đúng hướng để đến thành công. JobsGO mong rằng, nội dung trong bài viết sẽ thực sự hữu ích với các bạn.
Trang Bùi
