Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý kho hàng là quy trình tổng thể gồm nhiều công việc khác nhau. Cùng JobsGo đi tìm hiểu cụ thể về nghiệp vụ quản lý kho hàng trong doanh nghiệp để hiểu rõ hơn về công việc này nhé!

Lợi ích khi thực hiện quản lý kho hàng theo quy trình?

Quản lý kho là việc kiểm soát toàn bộ hoạt động hàng ngày của kho hàng như xuất/ nhập hàng hóa, chuyển kho, tồn kho,… Việc quản lý kho hàng theo quy trình sẽ đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Doanh nghiệp có thể bám sát tình hình xuất/ nhập kho, hàng tồn kho bằng con số chính xác. Từ đó, giúp doanh nghiệp điều chỉnh và đưa ra chiến lược phát triển phù hợp nhất.
• Tiết kiệm chi phí: Quy trình quản lý hàng hóa chuyên nghiệp giúp cho các quá trình khác được rút ngắn, tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và nhân lực.
• Vận hành trơn tru: Khi quy trình quản lý được đồng bộ giúp các hoạt động triển khai trong kho hàng trở nên dễ dàng, đơn giản hơn nhiều.
• Tăng sự hài lòng cho khách hàng: Nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu hóa mọi khâu từ việc nhập/ xuất hàng hóa, tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
• Dựa vào quy trình nghiệp vụ quản lý kho mà người quản lý có thể biết được lỗi ở công đoạn nào một cách nhanh chóng. Điều này giúp doanh nghiệp có hướng xử lý, giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và chính xác nhất, tránh tình trạng thất thoát xảy ra.

👉 Xem thêm: Nghề thủ kho là gì? Làm thế nào để trở thành thủ kho giỏi?

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng như thế nào? 

Nghiệp vụ quản lý kho là công tác quản trị về nguồn hàng, vật tư nhằm phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác quản lý kho bao gồm những nghiệp vụ sau:

Lập hồ sơ kho

Công việc đầu tiên đó chính là lập hồ sơ kho. Lập hồ sơ kho giúp hệ thống và sắp xếp lại hàng hóa theo một trật tự, quy tắc nhất định. Từ đó, giúp cho người quản lý dễ dàng kiểm soát, nắm bắt tình hình hàng hóa trong kho; và báo cáo lên cấp trên ngay lập tức khi có yêu cầu.

Làm thủ tục xuất và nhập hàng hóa

Các thủ tục xuất, nhập hàng hóa là nghiệp vụ quản lý kho hàng quan trọng không thể thiếu. Khi thực hiện công việc này, người quản lý cần phải kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ, chứng từ liên quan đến việc xuất/ nhập hàng hóa. Đồng thời, cần kiểm tra rõ số lượng, chất lượng của hàng hóa làm căn cứ ghi vào sổ sách để đối chiếu khi cần.

👉 Xem thêm: [Tổng hợp thông tin] Mô tả hệ thống quản lý bán hàng

Theo dõi hàng tồn

Công tác quản lý kho hàng còn giúp doanh nghiệp chủ động nắm bắt tình hình tồn kho của hàng hòa xem có đủ để phục vụ nhu cầu sản xuất/ kinh doanh hay không. Đồng thời, giúp doanh nghiệp có kế hoạch mua sắm thêm vật tư, hàng hóa nếu cần thiết.

Do vậy, theo dõi hàng tồn cũng là một trong những nghiệp vụ quản lý kho cần được thực hiện chặt chẽ, nghiêm túc nhằm đảm bảo quá trình sản xuất/ kinh doanh không bị gián đoạn.

Sắp xếp, kiểm kê hàng hóa

Để thực hiện quản lý kho hàng được thực hiện hiệu quả thì kho hàng cần được sắp xếp một cách có trật tự, khoa học để các vật tư được phân loại rõ ràng và có lưu ý riêng đối với những mặt hàng đặc thù. 

Đồng thời, việc kiểm kê hàng hóa cần được thực hiện định kỳ ít nhất 6 tháng/ lần và việc rà soát cần thực hiện chi tiết từng sản phẩm, đảm bảo mọi mặt hàng trước khi tung ra thị trường cần đạt chất lượng phù hợp nhất. Đây là yếu tố quan trọng mang tính quyết định giúp doanh nghiệp có được lòng tin của khách hàng.

Báo cáo

Các đơn hàng sau khi xuất/ nhập kho đều được tổng hợp lại một cách chi tiết về số lượng, chủng loại, sản phẩm bị lỗi, không đạt chất lượng. Tất cả các con số này cần được báo cáo và trình lên ban lãnh đạo và nó sẽ trở thành căn cứ trong quá trình quản lý kho hàng.

Vì vậy, để thực hiện tốt và đảm bảo các nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả thì người chịu trách nhiệm quản lý kho bãi cần chủ động trong việc áp dụng các phương pháp kỹ thuật công nghệ như quản lý kho hàng bằng Excel, hoặc các phần mềm để giảm tải khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

👉 Xem thêm: Nhân viên quản lý rủi ro là gì? Tổng hợp các thông tin bạn cần biết

Mong rằng thông qua bài viết cung cấp thông tin về quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng của Jobsgo.vn sẽ giúp bạn tối ưu được cách quản lý và đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: