Ở các môi trường làm việc có xu hướng hội nhập quốc tế như hiện nay, kỹ năng làm việc nhóm trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mỗi người. Từ khi còn đang ở trên giảng đường, chúng ta đã được làm quen nhiều với việc làm nhóm nhưng không phải ai cũng hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng này. Vậy kỹ năng làm việc nhóm có vai trò như thế nào và những nguyên tắc cần tuân thủ để làm việc nhóm hiệu quả là gì? Hãy cùng JobsGO tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork) là khả năng làm việc hiệu quả cùng với các thành viên khác trong một nhóm hoặc tổ chức để đạt được mục tiêu chung. Đây là một kỹ năng quan trọng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm công việc, giáo dục, dự án xã hội,…
Làm việc nhóm hiệu quả đòi hỏi sự chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, đánh giá công việc của nhóm và thực thi quyết định nhóm. Không chỉ giúp đạt được kết quả tốt hơn, kỹ năng làm việc nhóm còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tạo sự đồng thuận trong nhóm.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
2. Tại sao kỹ năng làm việc nhóm quan trọng?
Kỹ năng làm việc nhóm rất quan trọng vì nó mang lại nhiều lợi ích cả cho cá nhân và tổ chức. Dưới đây là một số điểm chính về vai trò của kỹ năng này:
2.1 Chia nhỏ công việc cho hiệu quả tốt hơn
Đứng trước một dự án, một công việc quá lớn, chúng ta không tránh khỏi căng thẳng và cảm thấy quá tải bởi quá nhiều đầu việc khác nhau. Khi làm việc tập thể, khối lượng công việc sẽ được chia nhỏ theo đầu người. Mỗi thành viên chỉ cần dành nhiều nhất sự tập trung cho đầu việc của mình, tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều so với làm việc độc lập.
Khối lượng công việc giảm, áp lực cũng vì thế mà giảm theo. Kỹ năng teamwork giúp các cá nhân được làm việc với tâm trạng thoải mái hơn, nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả công việc nói chung.
2.2 Ra quyết định đúng đắn hơn khi teamwork
Khi làm việc cá nhân, ta chỉ có cái nhìn chủ quan về công việc. Nhiều người cùng làm đồng nghĩa với nhiều góc nhìn đa chiều, nhiều cách tiếp cận và xử lý vấn đề hơn. Các ý tưởng độc đáo và sáng tạo được đưa ra từ nhiều cái đầu chắc hẳn sẽ tốt hơn góc nhìn đơn điệu từ duy nhất một người. Sở hữu kỹ năng làm việc nhóm, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc rơi vào tình trạng thiếu ý tưởng.
Mỗi một quyết định, lựa chọn cuối cùng được đưa ra khi teamwork đã trải qua sự thảo luận, bàn bạc của các thành viên. Quá trình này giúp lọc những sai lầm không đáng có để đi đến quyết định đúng đắn và hợp lý nhất.
Kỹ năng làm việc nhóm có vai trò quan trọng trong việc phát huy tối đa năng lực của các cá nhân thông qua hoàn thiện và bổ sung lẫn nhau. Không có ai là hoàn hảo có thể tự tin đảm nhận tốt nhất được mọi đầu việc. Mỗi cá nhân sẽ có công việc sở trường, sở đoản riêng. Teamwork giúp tập trung được điểm mạnh của mỗi người và bổ sung những thiếu sót của nhau để công việc được hoàn thành trọn vẹn nhất.
Khi một cá nhân đưa ra ý kiến, luôn có các thành viên khác lắng nghe và đưa ra những lời góp ý. Từ đó, bản thân sẽ nhận ra mình còn thiếu sót ở đâu để sửa chữa và hoàn thiện hơn. Trong quá trình giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau cùng phát triển, các thành viên không chỉ thể hiện được hết khả năng của mình và còn học hỏi được những kiến thức và kỹ năng mới.
2.4 Tạo động lực và rèn tính kỷ luật
Khi làm việc độc lập, kết quả công việc ra sao đều phụ thuộc vào bạn và do bạn chịu trách nhiệm. Còn với làm việc nhóm, bạn không thể tự làm theo ý mình mà phải tuân theo những nguyên tắc mà nhóm đã thống nhất đặt ra trong kiểm soát nội bộ. Công việc lớn, nhóm đông thì yêu cầu bạn phải làm việc có tổ chức, có nề nếp càng cao. Nhờ đó, bạn nhất định sẽ rèn được cho mình tính kỷ luật chặt chẽ.
Tại sao kỹ năng làm việc nhóm quan trọng?
Mất động lực khi làm việc là một điều khó tránh khỏi. Nhưng khi teamwork, bạn sẽ luôn có các thành viên khác động viên và truyền cảm hứng cho bạn. Ví dụ như khi bạn đang bế tắc và chán nản với ý tưởng marketing của mình thì tìm đến lời khuyên của các thành viên khác chính là một quyết định chính xác.
2.5 Phát triển kỹ năng cá nhân
Khi làm việc trong môi trường nhóm, mọi người thường phải tương tác và hợp tác với nhiều người có nền tảng, kỹ năng khác nhau. Điều này khuyến khích phát triển kỹ năng cá nhân một cách đáng kể.
Kỹ năng giao tiếp được cải thiện thông qua việc trò chuyện với các thành viên trong nhóm, kỹ năng quản lý thời gian được nâng cao để đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn và khả năng giải quyết xung đột được phát triển khi cần phải đối mặt với ý kiến trái chiều. Điều này giúp các bạn tự cải thiện mình, trở nên mạnh mẽ hơn trong việc quản lý công việc và tương tác với người khác không chỉ trong môi trường làm việc mà còn trong cuộc sống cá nhân.
2.6 Tạo ra sự đa dạng và sáng tạo
Khi các thành viên trong nhóm đều mang đến các ý kiến, góc nhìn đa dạng, điều này thúc đẩy sự sáng tạo và tạo ra giải pháp mới cho các vấn đề. Sự đa dạng trong môi trường làm việc đảm bảo rằng không có giới hạn trong việc tìm kiếm các cách tiếp cận khác nhau. Các ý kiến đa dạng có thể dẫn đến sự sáng tạo trong việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới, tìm ra giải pháp hiệu quả hơn cho các vấn đề phức tạp, từ đó thúc đẩy sự tiến bộ và phát triển trong tổ chức. Mô hình PDCA (Plan-Do-Check-Act) có thể được áp dụng trong việc cải tiến quy trình làm việc. Đặc biệt, trong những lúc bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm ý tưởng, việc làm hữu ích khi bí ý tưởng sáng tạo sẽ là giải pháp để khơi dậy nguồn cảm hứng mới cho bạn.
Kỹ năng làm việc nhóm có vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực. Khi hợp tác và tôn trọng lẫn nhau trong môi trường nhóm, các bạn cùng nhau tạo ra một không gian làm việc mà mọi người cảm thấy hạnh phúc và động viên nhau. Môi trường này khuyến khích sự cam kết đối với tổ chức và giúp cải thiện tinh thần làm việc. Một môi trường làm việc tích cực có thể tạo ra hiệu suất làm việc tốt hơn, giúp tổ chức thu hút và duy trì nhân tài.
2.8 Xây dựng mối quan hệ
Làm việc trong nhóm cung cấp cơ hội để xây dựng mối quan hệ xã hội mạnh mẽ. Khi tương tác và làm việc cùng nhau, các bạn có thể thấy sự hợp tác, tôn trọng và đồng thuận trong nhóm. Điều này tạo ra cơ hội xây dựng mối quan hệ cá nhân và chuyên nghiệp, mở ra cơ hội cho việc hợp tác trong tương lai, thúc đẩy sự phát triển cá nhân.
3. Những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm
Khi làm việc trong một nhóm, có nhiều kỹ năng quan trọng mà các bạn nên có để đảm bảo hiệu suất và tương tác nhóm tốt.
3.1 Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi làm việc trong nhóm. Nó bao gồm khả năng lắng nghe và trình bày ý kiến một cách rõ ràng, hiệu quả. Kỹ năng thích ứng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc làm việc nhóm, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh với các thay đổi và tình huống mới. Giao tiếp tốt giúp tránh hiểu lầm, thúc đẩy trao đổi thông tin suôn sẻ và tạo môi trường hợp tác tích cực trong nhóm. Kỹ năng này cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện sự tôn trọng đối với ý kiến và quan điểm của người khác.
Kỹ năng quản lý thời gian đảm bảo rằng công việc trong nhóm được hoàn thành đúng hạn. Thành viên nhóm cần biết cách ưu tiên nhiệm vụ, lập kế hoạch làm việc và đảm bảo sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Điều này giúp tránh tình trạng quá tải công việc, đảm bảo mục tiêu đạt được và thúc đẩy sự hiệu quả trong nhóm.
3.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề
Những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm
Kỹ năng này cho phép nhóm xác định các khó khăn hoặc xung đột và tìm cách giải quyết chúng. Nó bao gồm việc xác định vấn đề, thu thập thông tin, đánh giá tùy chọn, đưa ra quyết định thông minh. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhóm vượt qua các rào cản và tiến lên hướng mục tiêu chung một cách hiệu quả.
3.4 Kỹ năng tư duy phản biện
Kỹ năng tư duy phản biện đề cập đến khả năng phân tích thông tin, đặt ra câu hỏi và suy luận một cách logic. Nó giúp nhóm xem xét các vấn đề từ nhiều góc độ, tìm ra lý do và tạo ra quyết định dựa trên dữ liệu, thông tin có sẵn. Tư duy phản biện cũng khuyến khích sự sáng tạo và đánh giá xây dựng trong nhóm.
3.5 Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định là khả năng đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả trong nhóm. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu, thu thập thông tin, đánh giá lựa chọn và lập kế hoạch thực hiện. Quyết định thường được đưa ra dựa trên thông tin, đánh giá và thảo luận trong nhóm để đảm bảo sự đồng thuận.
3.6 Kỹ năng lãnh đạo
Đây là kỹ năng quan trọng để định hình hướng dẫn và tạo động lực trong nhóm. Người lãnh đạo trong nhóm cần biết cách thúc đẩy và tôn trọng ý kiến của các thành viên, đồng thời đảm bảo mục tiêu của nhóm được đạt được. Kỹ năng này giúp duy trì sự đoàn kết và tạo sự hòa hợp trong nhóm.
3.7 Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
Kỹ năng đàm phán, thuyết phục giúp giải quyết xung đột và đưa ra ý kiến một cách hiệu quả trong nhóm. Đàm phán đòi hỏi khả năng thương lượng và tìm kiếm sự đồng thuận, trong khi kỹ năng quan sát giúp bạn nhận biết tình huống và hiểu rõ hơn về thái độ, cảm xúc của các thành viên trong nhóm. Kỹ năng thuyết phục là khả năng thuyết phục người khác về ý kiến hoặc quan điểm của bạn. Cả ba kỹ năng này giúp tạo ra sự hòa hợp và giải quyết vấn đề trong nhóm.
4. Cách để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
Để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, các bạn có thể áp dụng những cách sau đây:
4.1 Đưa ra mục tiêu chung
Việc xác định mục tiêu chung là bước quan trọng để đảm bảo sự đồng thuận và tập trung trong nhóm. Mục tiêu chung giúp vạch ra hướng đi cụ thể, tạo sự hòa hợp và thúc đẩy sự hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu. Khi các bạn hiểu rõ mục tiêu, đóng góp hết mình để đạt được nó, thì sự hợp tác và kết quả cuối cùng sẽ được cải thiện.
4.2 Luôn lắng nghe ý kiến mọi người
Việc lắng nghe ý kiến của mọi người giúp đảm bảo rằng không ai bị bỏ qua và mọi ý kiến được xem xét. Điều này thúc đẩy sự tham gia tích cực và tạo sự đồng thuận trong nhóm. Bằng cách thể hiện sự tôn trọng đối với ý kiến của người khác, bạn tạo ra một môi trường mà mọi người cảm thấy được lắng nghe và đóng góp.
4.3 Cân bằng khối lượng công việc
Cân bằng khối lượng công việc là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng mọi người đóng góp một cách công bằng và không ai quá tải công việc trong khi người khác không có đủ việc để làm. Các thành viên trong nhóm cần hỗ trợ, tôn trọng nhau để đảm bảo rằng khối lượng công việc được chia đều và hiệu quả.
4.4 Phân chia công việc rõ ràng
Phân chia công việc rõ ràng giúp mọi người biết chính xác nhiệm vụ của họ và mục tiêu cần đạt. Điều này giúp đảm bảo hiệu quả trong việc hoàn thành công việc và tránh hiểu lầm về vai trò của mỗi người trong nhóm. Khi các bạn biết chính xác những gì cần làm, các bạn có thể làm việc một cách hiệu quả hơn mà không gặp trở ngại về thông tin hoặc trách nhiệm.
4.5 Tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau
Cách để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
Khi tin tưởng và tôn trọng nhau, các bạn sẽ sẵn sàng hỗ trợ và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Tôn trọng ý kiến của người khác, thể hiện sự tin tưởng và sẵn sàng hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Nó tạo ra môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự đoàn kết.
4.6 Nâng cao tinh thần gắn kết
Tinh thần gắn kết trong nhóm giúp các bạn cảm thấy mình là một phần quan trọng của một tổ chức chung. Để nâng cao tinh thần gắn kết, bạn có thể tổ chức các hoạt động ngoại khóa hoặc các sự kiện xã hội để thúc đẩy sự gắn kết giữa các thành viên. Tạo môi trường thân thiện và khuyến khích sự tương tác cá nhân khác ngoài môi trường làm việc để xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ.
4.7 Có trách nhiệm
Có trách nhiệm đối với nhiệm vụ và quyết định của nhóm là quan trọng để đảm bảo rằng mọi người hoàn thành công việc một cách đúng hạn, hiệu quả. Các bạn cần đảm bảo rằng những cam kết được tuân thủ và công việc hoàn thành đúng mục tiêu. Có trách nhiệm cũng đòi hỏi các bạn thực hiện công việc của mình một cách đầy đủ và đúng yêu cầu đặt ra.
4.8 Tích cực phản hồi, đóng góp mang tính xây dựng
Phản hồi, đóng góp mang tính xây dựng là cách để cải thiện nhóm và mối quan hệ cá nhân. Bạn hãy sẵn sàng cung cấp phản hồi xây dựng và đóng góp ý kiến để giúp nhóm phát triển. Phản hồi nên được trình bày một cách lịch sự và xây dựng để không làm tổn thương người khác, đồng thời giúp nhóm cải xây dựng. Phản hồi có thể giúp nhóm nhận biết và sửa lỗi, cải thiện quy trình làm việc, thúc đẩy sự phát triển cá nhân của mỗi thành viên.
4.9 Có sự ghi nhận
Có sự ghi nhận là yếu tố quan trọng để động viên và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm. Bằng cách công nhận và ghi nhận công lao của mọi người, bạn tạo ra sự động viên và lòng cam kết đối với công việc. Các phần thưởng, nhận xét tích cực và sự công nhận về thành tựu là cách để tạo sự ghi nhận trong nhóm.
Tóm lại, cải thiện kỹ năng làm việc nhóm đòi hỏi sự cam kết và thực hành liên tục. Bằng cách áp dụng những cách trên, bạn có thể giúp tạo môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự đoàn kết trong nhóm và đạt được kết quả tốt hơn trong công việc nhóm.
Có sự ghi nhận là điều quan trọng khi làm việc nhóm
5. Một số lưu ý cần tránh trong tổ chức hoạt động nhóm
Trong quá trình tổ chức hoạt động nhóm, việc tránh những thái độ, hành vi tiêu cực là quan trọng để đảm bảo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Cụ thể, những điều cần lưu ý đó là:
5.1 Quá cả nể
Khi có thành viên trong nhóm quá cả nể, họ có thể cảm thấy không tự tin và luôn sợ phản ứng của người khác. Điều này có thể dẫn đến việc họ không đóng góp ý kiến của mình hoặc không đưa ra ý kiến trái ngược, đồng thời làm mất cơ hội để tận dụng kiến thức và kinh nghiệm của họ. Tránh quá cả nể bằng cách khuyến khích mọi người tự tin và tôn trọng ý kiến của nhau.
5.2 Đùn đẩy trách nhiệm
Đùn đẩy trách nhiệm là hành vi không thể chấp nhận trong môi trường làm việc nhóm. Nó xuất phát từ việc tránh trách nhiệm và đổ lỗi cho người khác khi có sự cố xảy ra. Điều này có thể gây xung đột và giảm sự đoàn kết trong nhóm. Mỗi thành viên cần chấp nhận trách nhiệm cho công việc của họ và hỗ trợ lẫn nhau trong việc giải quyết vấn đề.
5.3 Không quan tâm đến công việc chung
Không quan tâm đến công việc chung là một thái độ tiêu cực khi mọi người chỉ tập trung vào công việc cá nhân mà không quan tâm đến mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm. Điều này có thể dẫn đến thiếu sự đoàn kết và hiệu suất làm việc kém. Để tránh điều này, các bạn cần thúc đẩy ý thức về mục tiêu và quyết định chung, đảm bảo rằng mọi người đóng góp vào công việc nhóm.
5.4 Thiếu chủ động
Thiếu chủ động là khi các thành viên trong nhóm không đứng ra để đề xuất ý kiến, giải quyết vấn đề hoặc thúc đẩy tiến trình công việc. Điều này có thể dẫn đến mất thời gian và tăng áp lực đối với các thành viên khác. Để tránh điều này, bạn hãy khuyến khích mọi người tự tin hơn trong việc đóng góp và đề xuất các giải pháp, tạo môi trường mà mọi ý kiến được đánh giá cao.
5.5 Chỉ biết “gật đầu đồng ý”
Điều này có thể dẫn đến thiếu sự đa dạng ý kiến và không tận dụng được kiến thức, kinh nghiệm của mọi người. Để tránh điều này, bạn cần khuyến khích mọi người tham gia vào cuộc thảo luận, đặt câu hỏi, đưa ra ý kiến để tạo ra sự đa dạng trong quan điểm và quyết định của nhóm.
6. Thể hiện kỹ năng làm việc nhóm trước nhà tuyển dụng như thế nào?
Thể hiện kỹ năng làm việc nhóm trước nhà tuyển dụng như thế nào?
Để thể hiện kỹ năng làm việc nhóm trước nhà tuyển dụng, bạn có thể sử dụng các cách sau đây trong CV xin việc làm và buổi phỏng vấn:
6.1 Trong CV xin việc
Phần kỹ năng làm việc: Tạo một phần riêng trong CV của bạn để liệt kê các kỹ năng liên quan đến làm việc nhóm. Điều này bao gồm kỹ năng giao tiếp, khả năng lãnh đạo, khả năng giải quyết xung đột, khả năng làm việc trong môi trường đa dạng và khả năng tạo sự đồng thuận. Sử dụng từ ngữ mạnh mẽ để mô tả những kỹ năng này, ví dụ: “Kỹ năng lãnh đạo trong việc định hướng và tạo động viên cho nhóm” hoặc “Khả năng giải quyết xung đột bằng cách tạo ra giải pháp xây dựng”. Để hiểu rõ hơn về các kỹ năng và phong cách làm việc của bạn, bạn có thể thực hiện một bài trắc nghiệm MBTI miễn phí
Phần kinh nghiệm làm việc: Trong mô tả công việc và dự án trước đây, bạn hãy thêm vào những chi tiết về làm việc nhóm. Đặc biệt cần chú trọng đến vai trò của bạn trong nhóm, cách bạn đóng góp vào mục tiêu chung và kết quả mà bạn đã đạt được. Ví dụ: “Là người lãnh đạo trong dự án ABC, tôi đã hợp nhất ý kiến của mọi thành viên trong nhóm và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả”.
6.2 Trong buổi phỏng vấn
Thể hiện trong câu chuyện và ví dụ: Khi bạn trả lời câu hỏi trong buổi phỏng vấn, hãy sử dụng câu chuyện và ví dụ cụ thể về kỹ năng làm việc nhóm. Chẳng hạn như các trải nghiệm làm việc trong nhóm trước đây, nhấn mạnh vào vai trò của bạn, cách bạn tương tác với các thành viên khác và kết quả bạn đã đạt được. Hãy dùng các ví dụ cụ thể để minh họa khả năng làm việc nhóm của bạn.
Trả lời với tinh thần tích cực: Trong phần trả lời câu hỏi, bạn hãy luôn thể hiện tinh thần tích cực và sẵn sàng hợp tác. Bạn nên chú trọng đến việc làm việc trong nhóm như một cơ hội để học hỏi từ người khác và đóng góp vào mục tiêu chung. Đừng quên nêu rõ rằng bạn có khả năng giải quyết xung đột một cách xây dựng và thúc đẩy sự đoàn kết trong nhóm.
Hỏi về môi trường làm việc: Bạn có thể hỏi về môi trường làm việc trong công ty và cách họ thúc đẩy làm việc nhóm. Điều này cho thấy sự quan tâm của bạn đến việc làm việc nhóm và môi trường làm việc trong tổ chức.
Hy vọng những chia sẻ của JobsGO sẽ giúp bạn hiểu được vai trò quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm và cách để cải thiện kỹ năng này. Hãy nhớ rằng, làm việc nhóm không chỉ giúp bạn chinh phục thành công mà còn cho bạn những trải nghiệm ý nghĩa, đáng nhớ cùng những người đồng đội.
Hoàn Nguyễn
