Kiểm soát nội bộ là bộ phận có vai trò quan trọng trong quá trình hình thành, phát triển của doanh nghiệp. Nó giúp nhà quản trị kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Vậy kiểm soát nội bộ là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có bộ phận kiểm soát nội bộ? Tất cả những thắc mắc này sẽ được JobsGO chia sẻ trong bài viết, cùng theo dõi nhé!
Kiểm soát nội bộ là gì? Kiểm soát nội bộ (KSNB) là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế hoạt động tài chính trong công ty dựa vào các thủ tục, quy chế, quy định đã được thiết lập nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ này sẽ giám sát từ nhân viên tới phòng ban và hệ thống của doanh nghiệp. Để từ đó hạn chế xuống mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
2. Mục tiêu và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở nước ta có 1 thực trạng khá phổ biến đó chính là phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp vẫn còn lỏng lẻo, chưa thực sự rõ ràng. Đặc biệt, những công ty nhỏ thì được quản lý theo kiểu gia đình, còn những doanh nghiệp lớn thì lại phân quyền cho cấp dưới mà lại thiếu đi sự kiểm soát đầy đủ.
Tất cả những mô hình này đều thiếu quy chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận, mà chỉ dựa trên sự tin tưởng cá nhân. Vì thế, doanh nghiệp khó có thể kiểm soát được những rủi ro, gian lận trong nội bộ.
Tại sao doanh nghiệp cần kiểm soát nội bộ?
Việc ra đời hệ thống kiểm soát là việc làm cần thiết giúp doanh nghiệp thiết lập cơ chế giám sát một cách khách quan nhất. Ở đó, chủ doanh nghiệp sẽ không quản lý bằng lòng tin, mà sẽ kiểm tra thông qua những quy định cụ thể, rõ ràng, nhằm:
Giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh, chẳng hạn như những vấn đề làm chậm kế hoạch, chất lượng giảm, giá thành sản phẩm tăng,…
Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán cùng báo cáo tài chính
Bảo vệ tài sản không bị mất mát, hư hỏng, hao hụt, gian lận, trộm cắp,…
Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các nội quy của công ty, cùng các quy định của luật pháp.
Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực để đạt được các mục tiêu đề ra
Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ động và gây dựng lòng tin đối với họ.
3. 5 bộ phận cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ
5 thành phần cấu thành nên Hệ thống kiểm soát nội bộ
3.1 Môi trường kiểm soát
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty và các yếu tố tạo ra môi trường trong đó mọi thành viên trong công ty đều nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Ví dụ, sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp của người quản lý, sự cần thiết phải tổ chức thể chế hợp lý, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, ban hành các quy tắc và quy định bằng văn bản, các quy tắc và quy định, quy trình kinh doanh … Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là cơ sở để hệ thống kiểm soát hoạt động nội bộ hiệu quả.
3.2 Đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
Ban lãnh đạo tập trung vào và khuyến khích nhân viên xác định, đánh giá và định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
Doanh nghiệp có các biện pháp, kế hoạch và thủ tục hành động cụ thể để giảm rủi ro thiệt hại đến một số giới hạn có thể chấp nhận được, hoặc doanh nghiệp đã thực hiện các bước để làm cho tất cả nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro
Doanh nghiệp đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
3.3 Hoạt động kiểm soát
Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
Doanh nghiệp đã xác định các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu hoạt động cơ bản làm chỉ tiêu quản lý trong việc lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất theo mục tiêu.
Xoanh nghiệp thường xuyên tổng hợp và công bố kết quả sản xuất, so sánh kết quả đạt được với các chỉ tiêu, định mức đã định trước và điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Ba lĩnh vực quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính với sự tách biệt rõ ràng giữa kế toán và thư ký.
Doanh nghiệp đã ban hành các văn bản quy định người có thẩm quyền và / hoặc thẩm quyền phê duyệt tất cả hoặc một số loại vấn đề tài chính.
Doanh nghiệp lưu giữ bằng chứng dưới dạng tài liệu để tạo điều kiện phân biệt rõ ràng mọi lúc giữa phần công việc đã thực hiện và phần giám sát, bao gồm cả việc xác định các cá nhân chịu trách nhiệm về sai sót.
3.4 Thông tin và truyền thông
Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:
Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật những thông tin quan trọng cho lãnh đạo và những người có năng lực.
Hệ thống thông tin liên lạc của công ty đảm bảo rằng nhân viên ở tất cả các cấp có thể hiểu và nắm vững các quy tắc và tiêu chuẩn của tổ chức, đồng thời đảm bảo rằng thông tin được cung cấp cho các cấp liên quan và các cơ quan chức năng một cách kịp thời và chính xác.
Công ty đã thiết lập các kênh thông tin nóng (ủy ban hoặc cá nhân chịu trách nhiệm nhận báo cáo, hoặc lập hòm thư góp ý) để nhân viên báo cáo những hành vi, sự việc bất thường có thể gây thiệt hại cho công ty.
Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ dữ liệu để ngăn chặn sự truy cập và truy cập của người không có thẩm quyền.
Doanh nghiệp có kế hoạch và phương án phòng chống thiên tai, hiểm họa và / hoặc ứng phó với các sự kiện mất dữ liệu.
3.5 Giám sát
Đây là quá trình giám sát và đánh giá chất lượng của các kiểm soát nội bộ để đảm bảo chúng được thực hiện, điều chỉnh và cải tiến liên tục Hệ thống này hoạt động tốt nếu:
Doanh nghiệp có một hệ thống báo cáo có thể phát hiện ra những sai lệch so với mục tiêu và kế hoạch đã đặt ra. Khi các sai lệch được xác định, doanh nghiệp đã thực hiện các hành động sửa chữa thích hợp.
Đánh giá nội bộ được thực hiện bởi nhân viên có trình độ phù hợp, những người có thẩm quyền báo cáo trực tiếp với trách nhiệm và quản lý cấp cao hơn.
Các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát nội bộ được kiểm toán viên nội bộ hoặc bên ngoài xác định sẽ được báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc cấp trên (bao gồm cả Ban Giám đốc) một cách kịp thời để khắc phục kịp thời.
Công ty yêu cầu cấp quản lý cấp trung báo cáo ngay với ban lãnh đạo mọi hành vi gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy chế của công ty và các quy định pháp luật hiện hành có thể làm giảm uy tín của công ty. kinh doanh và gây tổn thất kinh tế.xx
Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
4. Những kỹ năng cần có của nhân viên kiểm soát nội bộ?
Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng cần thiết cần có của 1 nhân viên kiểm soát nội bộ:
4.1 Kiến thức chuyên môn
Những kỹ năng cần có của nhân viên kiểm soát nội bộ?
Yêu cầu cơ bản nhất để ứng tuyển vị trí kiểm soát nội bộ thì bạn cần tốt nghiệp chuyên ngành kế toán, kiểm toán. Bên cạnh đó, các bạn cũng nên học thêm 1 số chứng chỉ nghề nghiệp đi kèm khác như CFA, ACCA, MBA,…
Đặc biệt, nếu làm việc trong những công ty có tầm cỡ quốc tế thì kiểm soát nội bộ sẽ cần có kiến thức về lĩnh vực quốc tế cùng các thủ tục liên quan.
4.2 Kỹ năng phân tích và kiểm soát
Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhân viên kiểm soát nội bộ cần có. Đây sẽ là “trợ thủ” vô cùng đắc lực giúp kiểm soát viên có thể xác định tính chính xác và minh bạch về các vấn đề tài chính, quản trị và kế toán trong doanh nghiệp.
Nhân viên kiểm soát nội bộ cần đưa ra được những dự báo về rủi ro và cơ hội có thể đến với doanh nghiệp trong tương lai. Và để có thể dự đoán được thì bạn cần có kinh nghiệm chuyên sâu trong việc phân tích thị trường, người tiêu dùng, đối thủ, và thực trạng hiện tại của doanh nghiệp như thế nào.
Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết với kiểm soát nội bộ
Trong một số trường hợp kiểm soát nội bộ sẽ có trách nhiệm đại diện công ty để tham gia và trao đổi là việc với những cơ quan kiểm toán bên ngoài. Do đó, mọi người hãy tự chủ động đầu tư và trau dồi thêm nhiều kiến thức để công việc diễn ra thuận lợi nhất nhé!
Kiểm soát nội bộ là công việc khá hấp dẫn, hy vọng qua bài viết này của JobsGO đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về nghề kiểm soát nội bộ là gì? Từ đó, hãy trang bị thêm cho bản thân những kỹ năng và kinh nghiệm để có thể tìm được công việc và mức lương hấp dẫn như mong muốn.
Hồng Nguyễn
