Hồ sơ xin việc là tập hợp giấy tờ giúp nhà tuyển dụng nắm rõ thông tin, năng lực và mức độ chuyên nghiệp của ứng viên. Để tạo ấn tượng tốt, bạn cần chuẩn bị đúng chuẩn và đầy đủ. Vậy hồ sơ xin việc gồm những gì? Cùng JobsGO tìm hiểu chi tiết các giấy tờ cần có trong hồ sơ xin việc chuẩn nhất.
Xem nhanh nội dung
1. Hồ sơ xin việc là gì?
Bộ hồ sơ xin việc là tập hợp các giấy tờ, thông tin cá nhân cùng những tài liệu thể hiện trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm mà ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng khi ứng tuyển. Mục đích chính là giúp giới thiệu bản thân một cách chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội được mời phỏng vấn.
2. Một bộ hồ sơ xin việc gồm những gì?
Hiện nay, một hồ sơ xin việc gồm có:
- Đơn xin việc
- CV xin việc
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương
- Bản sao căn cước công dân
- Bản sao bằng cấp, chứng chỉ có chứng thực
- Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực
- Ảnh chân dung kích thước 4×6 hoặc 3×4
1 bộ hồ sơ xin việc bao gồm những gì? Gồm đơn xin việc, CV, sơ yếu lý lịch, bằng cấp và chứng chỉ
>>> Xem thêm: Bìa hồ sơ xin việc
3. Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết hồ sơ xin việc giúp bạn hoàn thiện bộ hồ sơ chuẩn nhất.
3.1 Sơ yếu lý lịch
Sơ yếu lý lịch là tài liệu cung cấp thông tin cá nhân, trình độ học vấn cùng quá trình công tác của ứng viên. Phần này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về bạn trước khi đưa ra quyết định.
Khi hoàn thiện sơ yếu lý lịch, bạn cần trình bày rõ ràng, chính xác các nội dung sau:
- Họ và tên: Viết in hoa, đúng theo thông tin trên căn cước công dân.
- Giới tính và ngày sinh: Ghi theo giấy tờ tùy thân hợp lệ.
- Dân tộc: Ghi theo giấy khai sinh. Nếu bố mẹ khác dân tộc, chọn dân tộc đã đăng ký trong giấy khai sinh.
- Tôn giáo: Ghi rõ nếu có, nếu không thì ghi “Không”.
- Nguyên quán và hộ khẩu thường trú: Ghi đúng theo giấy khai sinh và căn cước công dân.
- Nơi ở hiện tại: Ghi địa chỉ đang sinh sống.
- Số điện thoại: Dùng số liên hệ thường xuyên.
- Trình độ học vấn: Ghi bậc học cao nhất (ví dụ: 12/12, Cử nhân, Kỹ sư, Thạc sĩ).
- Thành phần gia đình: Nêu thông tin các thành viên (họ tên, năm sinh, quê quán, nghề nghiệp).
- Lời cam đoan và chữ ký: Khẳng định thông tin là chính xác, ký và ghi rõ họ tên.
- Xác nhận của địa phương: Cần có chứng thực của chính quyền để hồ sơ có giá trị pháp lý.
Hồ sơ xin việc bao gồm gì? Sơ yếu lý lịch giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ thông tin ứng viên
>>> Xem thêm: Sơ yếu lý lịch tự thuật
3.2 Đơn xin việc
Đơn xin việc, hay còn gọi là đơn ứng tuyển, là tài liệu thể hiện mong muốn được làm việc tại một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Thông qua đơn này, ứng viên giới thiệu bản thân, nêu lý do mong muốn được làm việc và thể hiện mức độ phù hợp với vị trí đang tuyển. Đơn có thể viết tay hoặc đánh máy, tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.
Dưới đây là bố cục chuẩn của một mẫu đơn xin việc:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ: “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam – Độc lập, Tự do, Hạnh phúc”
- Tiêu đề: Đơn xin việc
- Phần mở đầu:
- Kính gửi: Ghi rõ tên công ty hoặc bộ phận tuyển dụng.
- Nếu biết người phụ trách, hãy ghi cả danh xưng, ví dụ: “Kính gửi: Bà Nguyễn Thị B – Trưởng phòng Nhân sự Công ty ABC.”
- Thông tin cá nhân:
- Họ và tên: Viết đúng theo căn cước công dân
- Ngày tháng năm sinh: Trình bày chính xác
- Địa chỉ thường trú, tạm trú: Nêu rõ ràng để thuận tiện liên hệ
- Số điện thoại, email: Dùng thông tin đang sử dụng
- Lý do ứng tuyển: Trình bày ngắn gọn lý do bạn chọn công ty, vị trí muốn ứng tuyển và giá trị có thể đóng góp.
- Kỹ năng và kinh nghiệm: Nêu những điểm mạnh phù hợp với công việc. Có thể bổ sung định hướng nghề nghiệp để thể hiện tinh thần cầu tiến.
- Lời cảm ơn:
- Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc đơn
- Bày tỏ mong muốn được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn
- Cuối đơn, ký và ghi rõ họ tên.
Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì? Gồm đơn xin việc thể hiện mong muốn làm việc của ứng viên
3.3 Thẻ căn cước công dân (bản sao có chứng thực)
Căn cước công dân (CCCD) là giấy tờ tùy thân do cơ quan chức năng cấp, ghi nhận các thông tin cơ bản như họ tên, ngày sinh, quê quán, nơi thường trú cùng đặc điểm nhận dạng của mỗi cá nhân.
Trong bộ hồ sơ xin việc, bản sao có chứng thực CCCD giúp nhà tuyển dụng xác minh danh tính ứng viên, đồng thời đảm bảo tính chính xác trong quá trình xét duyệt. Ứng viên nên nộp bản sao còn hiệu lực trong vòng 6 tháng để thông tin được cập nhật đầy đủ và đúng quy định.
>>> Xem thêm: Thực tập sinh Marketing
3.4 CV xin việc
CV (Curriculum Vitae) là bản tóm tắt thông tin về học vấn, kinh nghiệm cùng các kỹ năng liên quan của ứng viên. Tài liệu này giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về năng lực, phong cách làm việc cũng như khả năng phù hợp với vị trí đang mở.
Một bản CV thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email, địa chỉ cư trú.
- Mục tiêu nghề nghiệp: Trình bày định hướng và mong muốn phát triển trong công việc.
- Trình độ học vấn: Liệt kê quá trình học tập và bằng cấp đạt được.
- Kinh nghiệm làm việc: Nêu rõ vị trí, thời gian, nhiệm vụ và kết quả đạt được trong các công việc trước.
- Kỹ năng: Tập trung vào các năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm phù hợp với vị trí ứng tuyển.
- Sở thích: Có thể thêm để thể hiện tính cách và giúp CV trở nên gần gũi hơn.
>>> Xem thêm: Mẫu CV xin việc online chuyên nghiệp
3.5 Chứng chỉ liên quan (nếu có)
Bằng cấp cùng các chứng chỉ là minh chứng rõ ràng cho năng lực học tập, chuyên môn của ứng viên. Bạn nên photo công chứng các loại giấy tờ như bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ ngoại ngữ hoặc tin học… để bổ sung vào hồ sơ.
Với một số vị trí, đây là điều kiện bắt buộc giúp nhà tuyển dụng đánh giá mức độ phù hợp giữa ứng viên và công việc. Do đó, hãy đọc kỹ yêu cầu tuyển dụng để chuẩn bị đầy đủ các chứng chỉ cần thiết. Nếu sở hữu nhiều chứng chỉ, chỉ nên chọn những loại có giá trị cao và liên quan trực tiếp đến vị trí đang ứng tuyển.
Bằng cấp và chứng chỉ giúp chứng minh năng lực chuyên môn, là phần quan trọng trong hồ sơ xin việc
3.6 Ảnh hồ sơ
Ảnh hồ sơ là chi tiết giúp bộ hồ sơ xin việc trông chuyên nghiệp, thường được dán lên sơ yếu lý lịch hoặc đính kèm cùng CV. Một tấm ảnh rõ nét, thể hiện sự nghiêm túc sẽ giúp bạn tạo thiện cảm ngay từ bước đầu.
Ứng viên nên dùng ảnh chụp trên nền trắng hoặc xanh, kích thước 3×4 cm hoặc 4×6 cm. Khi chụp, nên chọn trang phục lịch sự, giữ nét mặt tự nhiên, ánh nhìn tự tin để thể hiện tác phong chuyên nghiệp trước nhà tuyển dụng.
3.7 Giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe là chứng nhận do cơ sở y tế cấp, phản ánh tình trạng sức khỏe hiện tại của người được khám. Đây là một phần không thể thiếu trong hồ sơ xin việc, giúp nhà tuyển dụng nắm rõ khả năng làm việc của ứng viên.
Hiện nay, giấy khám sức khỏe thường có hai mẫu: A4 hai mặt hoặc A3 gấp đôi (bốn mặt). Ứng viên nên chọn mẫu phù hợp theo yêu cầu của doanh nghiệp. Lưu ý, giấy khám sức khỏe phải được cấp bởi cơ sở y tế có thẩm quyền và còn hiệu lực trong vòng 6 tháng tính từ ngày khám để đảm bảo thông tin chính xác, hợp lệ.
Giấy khám sức khỏe chứng minh tình trạng thể chất, giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng làm việc
>>> Xem thêm: Resume nghĩa là gì ? Phân biệt Resume và CV
4. Mua hồ sơ xin việc ở đâu?
Ứng viên có thể dễ dàng mua bộ hồ sơ xin việc tại các quán photocopy, nhà sách hoặc đặt trực tuyến. Bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm sơ yếu lý lịch tự thuật, đơn xin việc viết tay (chưa điền thông tin) cùng một số mẫu giấy tờ cần thiết khác. Sau khi mua, bạn cần điền đầy đủ thông tin để hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp.
Ngoài ra, những giấy tờ quan trọng như CV xin việc, giấy tờ tùy thân, giấy khám sức khỏe… cần được chuẩn bị riêng. Các tài liệu này nên được photo công chứng hợp lệ theo quy định, bảo đảm thông tin chính xác và hợp pháp khi nộp cho nhà tuyển dụng.
>>> Xem thêm: Cách viết hồ sơ xin việc chuyên nghiệp nhất
5. Hồ sơ xin việc có cần công chứng không?
Hồ sơ xin việc có cần công chứng hay không phụ thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp cũng như quy định pháp luật hiện hành. Một số giấy tờ cần được photo công chứng để xác nhận tính hợp lệ của thông tin, giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đối chiếu khi tiếp nhận hồ sơ.
Các loại giấy tờ thường được yêu cầu công chứng gồm:
- Sơ yếu lý lịch tự thuật
- Giấy khai sinh
- Căn cước công dân
- Bằng cấp, chứng chỉ tốt nghiệp (Đại học, Cao đẳng, THPT…)
- Giấy khám sức khỏe: Không bắt buộc photo công chứng nhưng cần có xác nhận từ cơ sở y tế nơi thực hiện khám.
>>> Tìm hiểu thêm: CV bản cứng là gì?
6. Cách sắp xếp hồ sơ xin việc thu hút nhà tuyển dụng
Ứng viên có thể lựa chọn cách sắp xếp hồ sơ phù hợp tùy theo yêu cầu của từng vị trí. Dưới đây là ba cách phổ biến giúp hồ sơ gọn gàng, dễ theo dõi:
- Cách sắp xếp truyền thống (theo thứ tự từ trên xuống): Đơn xin việc → Sơ yếu lý lịch → CV xin việc → Bằng cấp, chứng chỉ, giấy khen → Giấy khám sức khỏe → Các giấy tờ khác theo yêu cầu.
- Cách sắp xếp có thư giới thiệu (theo thứ tự từ trên xuống): Thư giới thiệu → CV xin việc → Bằng cấp, chứng chỉ, giấy khen → Đơn xin việc → Sơ yếu lý lịch → Giấy khám sức khỏe → Các giấy tờ khác theo yêu cầu.
- Cách sắp xếp theo yêu cầu tuyển dụng (theo thứ tự từ trên xuống): CV xin việc → Đơn xin việc → Sơ yếu lý lịch → Bằng cấp, chứng chỉ, giấy khen → Giấy khám sức khỏe → Các giấy tờ khác theo yêu cầu.
Lưu ý, thứ tự hồ sơ có thể thay đổi tùy theo quy định của từng doanh nghiệp hoặc ngành nghề, vì vậy ứng viên nên đọc kỹ hướng dẫn trước khi nộp để đảm bảo tính chuyên nghiệp.
>>> Xem thêm: Hồ sơ xin việc online
7. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc
Để hồ sơ xin việc thể hiện tính chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt, ứng viên nên chú ý một số điểm dưới đây:
- Tùy chỉnh theo từng công ty: Mỗi vị trí hoặc doanh nghiệp đều có yêu cầu riêng, vì thế không nên dùng cùng một mẫu cho mọi đơn ứng tuyển. Hãy điều chỉnh nội dung sao cho làm nổi bật kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với vị trí mong muốn.
- Xác thực thông tin: Sự trung thực luôn được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Toàn bộ thông tin trong hồ sơ cần chính xác, kèm bản sao công chứng của các giấy tờ như bằng cấp hoặc chứng chỉ để tăng độ tin cậy và thuận tiện cho quá trình kiểm tra.
- Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp: Trước khi nộp hồ sơ, hãy đọc lại cẩn thận để đảm bảo không có lỗi chính tả, diễn đạt hay định dạng. Những chi tiết nhỏ này thể hiện sự cẩn trọng và tôn trọng đối với công việc.
- Chọn phông chữ dễ đọc: Ưu tiên kiểu chữ rõ ràng, kích thước vừa phải, bố cục gọn gàng. Tránh sử dụng font cầu kỳ hoặc quá nhiều màu sắc khiến hồ sơ mất tính chuyên nghiệp.
>>> Xem thêm: Hồ sơ xin việc vào Samsung
Trên đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn hiểu rõ hồ sơ xin việc gồm những gì cùng cách chuẩn bị đầy đủ, trình bày mẫu để thu hút nhà tuyển dụng. Nếu bạn đang tìm kiếm việc làm tại Cần Thơ, Bình Dương hoặc những khu vực khác với mức lương hấp dẫn, hãy truy cập JobsGO – nền tảng tuyển dụng uy tín giúp kết nối nhanh chóng giữa ứng viên và hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc.
Câu hỏi thường gặp
1. Có thể nộp hồ sơ bản mềm trước, bản cứng sau không?
Có, nhiều công ty cho phép nộp bản mềm qua email rồi bổ sung bản cứng khi phỏng vấn.
2. Nhà tuyển dụng giữ lại hồ sơ có hợp lệ không?
Có, nếu bạn được tuyển. Nếu không trúng tuyển, họ có thể lưu lại để tham khảo.
3. Hồ sơ xin việc có cần dấu giáp lai không?
Không bắt buộc, chỉ yêu cầu trong một số ngành đặc thù như hành chính hoặc công an.
4. Hồ sơ xin việc online có khác gì hồ sơ giấy không?
Hồ sơ online thường tập trung vào CV, portfolio và các thông tin trực tuyến, ít yêu cầu bản sao công chứng ban đầu so với hồ sơ giấy truyền thống.
(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
