FYI là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong email hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ FYI là gì và cách sử dụng nó. Vậy thì bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về FYI dành cho các bạn.
1. FYI là gì? Nghĩa của từ FYI trong các trường hợp
1.1 FYI là gì?
FYI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “For Your Information”, có nghĩa là “Thông tin cho bạn biết” hoặc “Gửi bạn để biết”.
FYI là gì?
FYI thường dùng trong email, là một phần riêng, tách biệt với những nội dung chính của email, chứa đựng thông tin liên quan đến thủ tục mới, nội quy,… mà người nhận cần biết. Bên cạnh đó, nó cũng được sử dụng trong các văn bản, tin nhắn, chú thích để cung cấp thông tin thêm cho người đọc hoặc đối tượng nhận được mà không cần phản hồi lại.
1.2 Nghĩa của từ FYI trong các trường hợp khác
Ngoài nghĩa trên, FYI còn sử dụng trong một số lĩnh vực, trường hợp khác với nghĩa như sau:
FYI (For Your Investment): đầu tư của bạn, nguồn vốn của bạn cho hoạt động kinh doanh, chứng khoán,…
FYI (Forget Your Idea): từ này nghĩa là “hãy quên ý tưởng đó đi”, thường dùng trong các cuộc trò chuyện.
FYI (Fungal Yeast Infection): đây là từ chỉ một loại bệnh nhiễm vi khuẩn nấm, dùng trong y học.
2. FYI trong email xuất hiện như thế nào?
Nguồn gốc của FYI được cho là bắt nguồn từ lĩnh vực quân sự và chính phủ. Trong các tài liệu quân sự hay chính phủ, FYI thường được sử dụng để truyền tải các thông tin quan trọng, báo cáo và tài liệu khác đến các quan chức, chỉ huy, nhân viên khác trong cùng một tổ chức hoặc các tổ chức khác.
Từ đây, FYI được sử dụng rộng rãi trong các cuộc trao đổi thư điện tử kinh doanh. Theo một số nguồn tin, FYI đã được các nhà báo, phóng viên dùng để làm nổi bật thông tin quan trọng cho người nhận từ những năm 1930. Nhờ đó mà người gửi không cần phải soạn hay gửi thêm thư, tin nhắn khác.
Cung cấp thông tin: FYI giúp người gửi email truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả đến người nhận, giúp họ có thể cập nhật và hiểu rõ hơn về vấn đề được đề cập.
Thể hiện sự tôn trọng: Việc sử dụng FYI trong email thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận, bởi vì nó cho thấy người gửi email đang chia sẻ thông tin với họ và muốn họ cập nhật thông tin mới nhất.
Tiết kiệm thời gian: FYI cho phép người gửi email truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi, mà không cần phải mất nhiều thời gian để viết một email dài và chi tiết hơn.
Tránh nhầm lẫn: Việc sử dụng FYI trong email còn giúp người nhận tránh nhầm lẫn hoặc hiểu lầm về mục đích của email. FYI trong email không yêu cầu phản hồi hoặc hành động từ người nhận, chỉ đơn giản là để chia sẻ thông tin.
4. Trường hợp sử dụng FYI
FYI được sử dụng trong nhiều trường hợp với các mục đích khác nhau như:
Truyền tải thông tin: FYI được sử dụng để truyền tải thông tin quan trọng hoặc tài liệu đến người nhận mà không yêu cầu phản hồi hay hành động cụ thể từ họ. Ví dụ, trong email, người gửi có thể sử dụng FYI để truyền tải thông tin về một sự kiện hoặc một dự án mới.
Chia sẻ thông tin khác: FYI cũng được sử dụng để chia sẻ các thông tin khác, chẳng hạn như thông tin về cuộc họp, thông báo về việc nghỉ lễ hay thay đổi trong tổ chức,..
Cảnh báo: FYI có thể được dùng để cảnh báo người nhận về một vấn đề quan trọng, chẳng hạn như sự cố kỹ thuật hoặc một vấn đề bảo mật.
Chuyển tiếp thông tin: FYI dùng để chuyển tiếp thông tin đến người khác, nhằm truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Thông báo: FYI có thể được sử dụng để thông báo cho người khác biết về một vấn đề quan trọng mà họ cần biết.
Giải thích: FYI được sử dụng để giải thích một khía cạnh nào đó của một vấn đề hoặc tình huống cho người nhận.
Thông tin nội bộ: FYI có thể truyền tải thông tin nội bộ trong một tổ chức hoặc công ty.
Thông tin định kỳ: nhiều doanh nghiệp sử dụng FYI để truyền tải thông tin định kỳ, chẳng hạn như thông tin về một cuộc họp định kỳ hàng tháng hoặc các bản tin thông tin thường xuyên.
Thông tin hỗ trợ: trong một số trường hợp, FYI còn được dùng để cung cấp thông tin hỗ trợ, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Thông tin đầu vào: FYI cũng được sử dụng để truyền tải thông tin đầu vào, chẳng hạn như ý kiến phản hồi hoặc ý tưởng đối với một dự án hoặc sản phẩm.
FYI và FYR đều là từ được sử dụng khá nhiều trong email. Tuy nhiên, chúng lại có ý nghĩa, mục đích sử dụng hoàn toàn khác nhau. Để phân biệt giữa FYI và FYR để sử dụng đúng, bạn hãy theo dõi nội dung dưới đây nhé.
Tiêu chí phân biệt
FYI
FYR
Khái niệm
Là viết tắt của “For Your Information, có nghĩa là “Thông tin cho bạn biết” hoặc “Gửi bạn để biết”.
Là viết tắt của “For Your Reference”, có nghĩa là dành cho bạn tham khảo.
Mục đích
Được sử dụng để thông báo cho người nhận biết về một vấn đề hoặc một thông tin mới quan trọng mà không yêu cầu hành động hay phản hồi từ người đó.
Được sử dụng để nhắc đến một tài liệu hoặc một thông tin khác đã đề cập trước đó mà người nhận có thể tham khảo.
Trường hợp sử dụng
Thường được sử dụng trong email điều hành hoặc thông báo cho nhiều người.
Thường được sử dụng trong email chủ đề riêng tư hoặc trao đổi giữa hai người.
Đối tượng hướng tới
Thường được sử dụng để truyền tải thông tin quan trọng đến người quản lý hoặc cấp trên.
Thường được sử dụng để chia sẻ thông tin tham khảo với đối tác hoặc khách hàng.
6. Một số thuật ngữ khác thường sử dụng trong email
Ngoài FYI hay FYR thì còn rất nhiều thuật ngữ khác cũng được sử dụng trong email mà các bạn nên biết đó là:
6.1 FYA
FYA là từ viết tắt của “For Your Action” trong tiếng Anh, có nghĩa là “Để bạn hành động”. FYA được sử dụng trong email để yêu cầu người nhận hành động hoặc thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Tương tự như FYI và FYR, FYA là một cách để người gửi email giao tiếp nhanh chóng, hiệu quả với người nhận, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp hoặc cần thiết.
Ví dụ: Nếu bạn gửi một email yêu cầu đồng nghiệp của mình hoàn thành báo cáo, bạn có thể sử dụng từ viết tắt FYA để yêu cầu họ hành động và báo cáo lại kết quả cho bạn.
6.2 RFQ
RFQ là viết tắt của “Request for Quotation” trong tiếng Anh, có nghĩa là “Yêu cầu báo giá”. Thuật ngữ này thường được sử dụng trong các email về kinh doanh, bán hàng.
Email RFQ thường chứa thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, số lượng, thời gian giao hàng và các yêu cầu khác liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ.
RFI (Request for Information) trong email là một yêu cầu thông tin được gửi đến một hoặc nhiều đối tượng để thu thập thông tin cần thiết. Email RFI thường được sử dụng trong các tình huống cần thu thập thông tin trước khi ra quyết định mua hàng hoặc dịch vụ. Nó chứa các câu hỏi về sản phẩm, dịch vụ hoặc chính sách của một công ty, tổ chức.
Khi sử dụng RFI trong email, người gửi cần đưa ra các câu hỏi cụ thể và chi tiết để đối tượng có thể cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ. Đồng thời, người gửi cũng cần định rõ thời hạn để đối tượng có thể trả lời email.
6.4 FW
FW là viết tắt của “Forward”, có nghĩa là “Chuyển tiếp” một email từ người gửi ban đầu đến một hoặc nhiều người khác.
Khi sử dụng FW trong email, người gửi thường chọn một email đã nhận được trước đó và chuyển tiếp nó đến một hoặc nhiều người khác mà họ cho là cần thiết. Thường thì người gửi sẽ gửi một tin nhắn đi kèm để giải thích về nội dung email được chuyển tiếp hoặc về lý do tại sao họ cho rằng các người nhận cần phải biết về email này.
6.5 P.S
P.S trong email là viết tắt của từ “Postscript”, có nghĩa là phần viết thêm ở cuối email sau phần kết thúc.
Thường thì P.S được sử dụng để bổ sung thêm thông tin quan trọng mà người gửi đã quên đề cập trong phần chính của email hoặc để lưu ý đến một điểm khác liên quan đến nội dung email. Nó có thể được sử dụng để tăng tính chất cá nhân và gần gũi trong giao tiếp qua email.
6.6 ETA
Trong email, “ETA” thường là viết tắt của cụm từ “Estimated Time of Arrival” (Thời gian dự kiến đến nơi). ETA thường được sử dụng để đề cập đến thời gian dự kiến hoặc ước tính cho một sự kiện, một mục đích nào đó.
Ví dụ, một người gửi email có thể hỏi về ETA của một bưu kiện được gửi cho họ hoặc thông báo về ETA của một cuộc họp, một chuyến đi.
6.7 BTW
BTW là viết tắt của cụm từ “By The Way”, dịch ra nghĩa là “nhân tiện này”. BTW thường được sử dụng để chuyển sang chủ đề khác một cách liên kết hoặc để thêm một thông tin bổ sung vào cuối email.
Ví dụ, sau khi giải đáp một câu hỏi, người gửi email có thể sử dụng BTW để đưa ra một thông tin liên quan đến chủ đề đó hoặc để đề cập đến một chủ đề khác.
Như vậy “FYI là gì?”, các bạn đã hiểu rõ rồi đúng không? JobsGO hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích, giúp các bạn biết cách sử dụng thuật ngữ này trong email.
Hồng Nguyễn
