Ngày nay, email đã trở thành phương tiện, công cụ trao đổi quan trọng trong công việc. Thế nhưng, liệu bạn đã biết về văn hóa giao tiếp qua email hay chưa? Nếu chưa, hãy cùng JobsGO tìm hiểu cách sử dụng email một cách chuyên nghiệp và có văn hóa nhé!
Một email được soạn thảo tốt sẽ giúp bạn thể hiện tính chuyên nghiệp và khiến người khác cảm thấy được tôn trọng, thoải mái khi làm việc với bạn. Và nó cũng góp phần giúp công việc của bạn đạt hiệu quả cao hơn. Vì thế, đừng nên bỏ qua những văn hóa giao tiếp qua email dưới đây:
Tiêu đề email cần rõ ràng, ngắn gọn
Hàng ngày chúng ta phải nhận rất nhiều email, do đó tiêu đề chính là yếu tố để email của mình được đọc nhanh chóng. Nhưng thực tế thì có rất nhiều người thường chưa hiểu rõ được tầm quan trọng của email nên họ thường bỏ trống hoặc có đặt thì cũng đặt cho có.
Một tiêu đề email chuẩn, chuyên nghiệp là tiêu đề ngắn gọn và có nhiệm vụ thông báo chính xác nội dung của email đó. Đặc biệt, không được viết các ký tự lạ trên tiêu đề, tránh trường hợp người nhận không đọc được.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần thay đổi tiêu đề cho phù hợp với nội dung, tránh trường hợp người nhận bị nhầm với mail mới và mail cũ. Chẳng hạn nếu bạn gửi email có tính định kỳ như báo cáo ngày/ tuần/ tháng thì bạn nên ghi thêm ngày tháng ở trong tiêu đề.
Email cũng có cấu trúc gồm 3 phần chính là: lời chào mở đầu, nội dung và kết thúc.
Lời chào mở đầu
Lời chào mở đầu cần thể hiện phép lịch sự và tôn trọng tới người nhận. Nó không cần quá dài dòng, phức tạp mà chỉ đơn giản là những câu như “Thân gửi anh/ chị…”, “Dear….”; “Xin chào,…”
Nội dung email
Nội dung của email là nội dung chính mà bạn muốn trao đổi, giao tiếp. Vì thế, nội dung của email cần phải ngắn gọn, đúng trọng tâm và nên chia thành các đoạn với trình tự được phân bổ hợp lý và logic hơn.
Đặc biệt, bạn cần kiểm tra ngữ pháp và lỗi chính tả để nội dung email có tính chuẩn xác cao. Bởi nếu không người nhận sẽ đặt câu hỏi về sự nghiêm túc, trình độ của bạn hoặc sự thiếu chuyên nghiệp và không tôn trọng họ.
Kết thúc
Khi kết thúc email sẽ là câu kết để cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc và không thể thiếu lời nhắc nhở về sự phản hồi email. Ngoài ra, bạn có thêm một lời chúc hay, tốt đẹp để tăng tình cảm, sự chân trọng như Chúc bạn có một ngày tốt lành/ Thân mến/ Your faithfully/ Regards,….
Chữ ký email
Hãy thiết lập chữ ký email để tăng tính chuyên nghiệp và giúp người nhận dễ dàng hơn trong việc phản hồi. Chữ ký email cần bao gồm đầy đủ tên, chức vụ, fax, số điện thoại và địa chỉ cơ quan,…
Phân loại khi gửi email
Phân loại khi gửi email
Các bạn có thể gửi email cho người nhận bằng cách điền địa chỉ email vào 1 trong 3 phần TO, BCC, hoặc CC. Tuy nhiên, mỗi phần này đều có tính năng và ý nghĩa khác nhau. Do đó, bạn cần phải phân loại cẩn thận khi điền địa chỉ email để gửi cho người nhận. Và ngược lại, khi nhận mail từ người khác thì bạn cũng có thể xem email của mình nằm ở đâu, có ý nghĩa gì.
To: Là tính năng gửi trực tiếp cho người nhận và người này sẽ có nhiệm vụ xử lý và giải quyết vấn đề và người gửi mong đợi phản hồi từ người nhận.
BCC: Là tính năng dùng để gửi mail cho nhiều người nhận cùng 1 lúc, nhưng người nhận sẽ không thể biết được danh sách của những người cùng nhận được mail này.
CC: Là tính năng để gửi mail cho nhiều người nhận cùng 1 lúc và người nhận có thể biết được những ai cũng nhận được mail này. Và người gửi muốn người nhận có được thông tin này và không nhất thiết phải xử lý hoặc trả lời những nội dung trong mail đó.
Đa số người nhận mail đều không thích mở các file đính kèm. Bởi người nhận thường sợ nó có dính virus, hoặc có dung lượng lớn mất nhiều thời gian tải về. Do đó, cách tốt nhất là hãy dán thẳng nội dung vào trong mail. Trừ những trường hợp các file có dung lượng lớn như file ảnh thì hãy nén file này lại.
Cách trả lời mail
Khi bạn nhận được email từ người nào đó và phải phản hồi lại nhưng chưa có thời gian. Lúc này, hãy thông báo xác nhận rằng bạn đã nhận được mail và cho biết thời gian có câu trả lời chính xác.
Trường hợp nếu bạn có quá nhiều mail trong 1 ngày thì bạn nên thiết lập chế độ trả lời email tự động để thông báo và bạn sẽ giải quyết khi đọc thư.
Hãy điền email của người nhận sau cùng
Hãy kiểm tra tất cả các nội dung của email bao gồm tài liệu, ngữ pháp, chính tả,… trước khi điền email của người nhận. Bởi có thể chỉ một cái nhỡ tay là mail của bạn sẽ được gửi đi khi chưa hoàn chỉnh và bạn sẽ không thể thu hồi lại được mail này.
Lưu ý khác giúp email được đón nhận tốt hơn
Lưu ý khác giúp email được đón nhận tốt hơn
Bên cạnh những nguyên tắc về văn hóa giao tiếp qua email trên thì các bạn cũng cần phải lưu ý tới một số điều sau:
Không sử dụng background có màu mè mà chỉ nên dùng background màu trắng.
Màu chữ chỉ nên dùng màu đen hoặc màu xanh đậm.
Font chữ chỉ dùng các loại thông dụng như Time new roman, Arial,…
Kiểm tra lỗi chính tả và không dùng từ viết tắt, từ lóng trong email.
Không dùng chữ in hoa hoặc chữ in đậm cho toàn bức thư.
Địa chỉ email cần ngắn gọn, tránh lấy địa chỉ thiếu chuyên nghiệp và phản cảm.
Email vốn là công cụ được tạo ra nhằm phục vụ cho sự chuyên nghiệp, nên khi bạn sử dụng nó quá tùy tiện như những công cụ chat khác đã vô tình khiến cho chính bản thân mất đi thái độ làm việc nghiêm túc. Do đó đừng nên bỏ qua những văn hóa giao tiếp qua email cơ bản giúp tăng tính chuyên nghiệp và thiện cảm với người khác mà JobsGO đã chia sẻ ở trên nhé!
Hồng Nguyễn
